Λύσεις — Κεφάλαιο 8: Το Γραφείο στη σύγχρονη επιχείρηση (σελ. 188-189) – ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΓΕΩΡΓΙΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ Β ΕΠΑΛ

Λύσεις — Κεφάλαιο 8: Το Γραφείο στη σύγχρονη επιχείρηση (σελ. 188-189)

Ενδεικτικές λύσεις των 6 ερωτήσεων του κεφαλαίου (Ε1-3 σελ. 188, Ε4-6 σελ. 189): ο ρόλος του Γραφείου, η διαχείριση πληροφοριών, ο καταμερισμός εργασίας σε Τμήματα και η διοικητική ιεραρχία.

Ο ρόλος του Γραφείου στη σύγχρονη επιχείρηση

Ερώτηση: Ποιος είναι ο ρόλος του Γραφείου στη σύγχρονη επιχείρηση;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 179-180): «Ο ρόλος του Γραφείου είναι η εκτέλεση διαφόρων δραστηριοτήτων διοικητικής φύσεως και ουσιαστικά η διαχείριση μιας σειράς πληροφοριών που αφορούν την επιχείρηση.»
• Αυτούσιο (σελ. 180): «Στο Γραφείο συγκεντρώνονται, ταξινομούνται, αναλύονται, αξιολογούνται, φυλάσσονται και ανταλλάσσονται πληροφορίες και στοιχεία.»
• Αυτούσιο (σελ. 178-179): «το κάθε Γραφείο, ακόμη και σε μια μεγάλη επιχείρηση, παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στην πορεία της μονάδας αυτής για την επίτευξη του στόχου της. Ειδικότερα, στις γεωργικές επιχειρήσεις... το Γραφείο σηκώνει όλο το βάρος της διοίκησης, αλλά και της εκτέλεσης όλων των τρεχουσών εργασιών.»

Σύνοψη: Ο ρόλος του Γραφείου στη σύγχρονη επιχείρηση είναι η εκτέλεση δραστηριοτήτων διοικητικής φύσεως και η διαχείριση πληροφοριών: συγκέντρωση, ταξινόμηση, ανάλυση, αξιολόγηση, φύλαξη και ανταλλαγή πληροφοριών και στοιχείων. Στις γεωργικές επιχειρήσεις, ιδίως στις εκμεταλλεύσεις μικρού μεγέθους, το Γραφείο σηκώνει όλο το βάρος τόσο της διοίκησης όσο και της εκτέλεσης των τρεχουσών εργασιών.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Ο ρόλος του Γραφείου στη διαχείριση πληροφοριών και οι δραστηριότητές του

Ερώτηση: Ποιος είναι ο ρόλος του Γραφείου στη διαχείριση των πληροφοριών και ποιες οι κυριότερες δραστηριότητές του;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 180): «οι δραστηριότητες ενός τέτοιου Γραφείου είναι: - Συγκέντρωση πληροφοριών... - Καταγραφή των πληροφοριών... - Επεξεργασία και αξιολόγηση των πληροφοριών... - Παροχή πληροφοριών... - Διοικητικές δραστηριότητες.»

Σύνοψη: Ο ρόλος του Γραφείου στη διαχείριση πληροφοριών είναι να τις συγκεντρώνει, να τις καταγράφει/αρχειοθετεί, να τις επεξεργάζεται και αξιολογεί και να τις παρέχει όπου χρειάζεται (εντός και εκτός της επιχείρησης). Οι κυριότερες δραστηριότητες είναι: (1) Συγκέντρωση πληροφοριών, (2) Καταγραφή των πληροφοριών (αρχειοθέτηση), (3) Επεξεργασία και αξιολόγηση των πληροφοριών, (4) Παροχή πληροφοριών σε επιμέρους μονάδες ή τρίτους, (5) Διοικητικές δραστηριότητες (π.χ. έλεγχος απόδοσης εργασίας, μισθοδοσία).

Κριτήρια αξιολόγησης:

Ο ορθολογικός καταμερισμός εργασίας σε επιμέρους μονάδες

Ερώτηση: Γιατί παίζει σημαντικό ρόλο ο ορθολογικός καταμερισμός εργασίας σε επιμέρους μονάδες σε μια επιχείρηση;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 181): «Ο καταμερισμός αυτός της εργασίας στοχεύει στην αποφυγή σύγχυσης, επικάλυψης αρμοδιοτήτων, σπατάλης προσωπικού και δαπανών. Η κάθε μονάδα έχει συγκεκριμένο έργο, διαφορετικό από αυτό των άλλων μονάδων.»
• Αυτούσιο (σελ. 181-182): «η κάθε μονάδα εξειδικεύεται στο αντικείμενο, για το οποίο είναι αρμόδια και συσσωρεύει εμπειρία.»

Σύνοψη: Ο ορθολογικός καταμερισμός εργασίας σε επιμέρους μονάδες είναι σημαντικός γιατί αποφεύγει τη σύγχυση, την επικάλυψη αρμοδιοτήτων και τη σπατάλη προσωπικού και δαπανών: κάθε μονάδα έχει συγκεκριμένο, διαφορετικό έργο, εξειδικεύεται σε αυτό και συσσωρεύει εμπειρία, αποφεύγοντας τόσο τον κίνδυνο να ασχολούνται πολλοί υπάλληλοι με το ίδιο θέμα όσο και να υπάρχουν θέματα με τα οποία δεν ασχολείται κανείς.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Τα Τμήματα μιας σύγχρονης επιχείρησης και το αντικείμενό τους

Ερώτηση: Ποια Τμήματα απαρτίζουν συνήθως μια σύγχρονη επιχείρηση; Ποιο είναι το αντικείμενο καθενός από αυτά;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 182): «Τα κυριότερα τμήματα μιας σύγχρονης επιχείρησης συνήθως είναι τα εξής: α. Τμήμα Διοικητικό β. Τμήμα Οικονομικό γ. Τμήμα Προμηθειών δ. Τμήμα Παραγωγής ε. Τμήμα Πωλήσεων στ. Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων.»
• Αυτούσιο (σελ. 184): «Τμήμα Παραγωγής: Η καρδιά της επιχείρησης. Προγραμματίζει το είδος και τις προδιαγραφές των παραγόμενων προϊόντων...»

Σύνοψη: Τα κυριότερα Τμήματα μιας σύγχρονης επιχείρησης είναι: (1) Διοικητικό — επιτελείο της επιχείρησης, σχεδιασμός και λήψη αποφάσεων, (2) Οικονομικό — προϋπολογισμός, δανεισμός, μισθοδοσία, φορολογικά (συχνά με το Λογιστήριο), (3) Προμηθειών — αναζήτηση πηγών προμήθειας και επιλογή εφοδίων, (4) Παραγωγής — «η καρδιά της επιχείρησης», προγραμματισμός και κοστολόγηση της παραγωγής, (5) Πωλήσεων — πρόγραμμα πωλήσεων, εκτέλεση παραγγελιών, διανομή προϊόντων, (6) Δημοσίων Σχέσεων — φροντίδα για την εικόνα της επιχείρησης και ενημέρωση του κοινού.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Η χρησιμότητα των οργανογραμμάτων

Ερώτηση: Σε τι μας χρησιμεύουν τα οργανογράμματα των επιχειρήσεων;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 187): «Τα οργανογράμματα χρησιμοποιούνται συχνά στις σύγχρονες επιχειρήσεις και απεικονίζουν εκτός από τη διοικητική ιεραρχία, τις διάφορες οργανικές μονάδες της επιχείρησης, την κατανομή των εργαζομένων σε οργανικές θέσεις κ.λπ.»

Σύνοψη: Τα οργανογράμματα χρησιμεύουν στο να απεικονίζουν με σαφήνεια τη διοικητική ιεραρχία μιας επιχείρησης, τις διάφορες οργανικές της μονάδες (Τμήματα κ.λπ.) και την κατανομή των εργαζομένων σε συγκεκριμένες οργανικές θέσεις.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Η σχέση διοικητικής ιεραρχίας, εξουσίας και φύσης εργασίας

Ερώτηση: Υπάρχει σχέση μεταξύ διοικητικής ιεραρχίας, βαθμού εξουσίας και φύσεως εργασίας και ποια είναι αυτή;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 186-187): «Όσο ανεβαίνουμε στη διοικητική ιεραρχία, τόσο αυξάνεται το διοικητικό έργο σε βάρος του εκτελεστικού, καθώς επίσης και ο βαθμός εξουσίας και ευθύνης. Αντίστροφα, στο κάτω μέρος της διοικητικής ιεραρχίας το έργο είναι καθαρά εκτελεστικό, η εξουσία σχεδόν ανύπαρκτη και η ευθύνη μικρή.»

Σύνοψη: Ναι, υπάρχει άμεση σχέση: όσο ανεβαίνει κανείς στη διοικητική ιεραρχία, τόσο αυξάνεται το διοικητικό έργο σε βάρος του εκτελεστικού, καθώς και ο βαθμός εξουσίας και ευθύνης. Αντίστροφα, στη βάση της ιεραρχίας το έργο είναι καθαρά εκτελεστικό, με σχεδόν ανύπαρκτη εξουσία και μικρή ευθύνη.

Κριτήρια αξιολόγησης: