Λύσεις — Κεφάλαιο 9: Οι μηχανές γραφείου και η χρησιμότητά τους (σελ. 203) – ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΓΕΩΡΓΙΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ Β ΕΠΑΛ

Λύσεις — Κεφάλαιο 9: Οι μηχανές γραφείου και η χρησιμότητά τους (σελ. 203)

Ενδεικτικές λύσεις των 7 ερωτήσεων του κεφαλαίου (σελ. 203): μηχανοργάνωση, πλεονεκτήματα και κατηγορίες μηχανών γραφείου, μηχανές δημιουργίας/αναπαραγωγής εγγράφων, υπολογιστικές μηχανές και μηχανήματα επικοινωνίας.

Η έννοια της μηχανοργάνωσης της επιχείρησης

Ερώτηση: Τι εννοούμε με τον όρο "μηχανοργάνωση" της επιχείρησης;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 189-190): «το Γραφείο της σύγχρονης επιχείρησης είναι σε μεγάλο βαθμό "μηχανοργανωμένο". Αυτό σημαίνει ότι οι πάσης φύσεως πληροφορίες, τα έγγραφα, οι οικονομικές συναλλαγές κ.λπ. δημιουργούνται, αναλύονται και διακινούνται με τη βοήθεια συγχρόνων μηχανικών μέσων, μεταξύ των οποίων κορυφαία θέση καταλαμβάνει ο ηλεκτρονικός υπολογιστής.»

Σύνοψη: Με τον όρο «μηχανοργάνωση» εννοούμε ότι το Γραφείο της επιχείρησης χρησιμοποιεί σύγχρονα μηχανικά μέσα (με κορυφαίο τον ηλεκτρονικό υπολογιστή) για τη δημιουργία, ανάλυση και διακίνηση των πάσης φύσεως πληροφοριών, εγγράφων και οικονομικών συναλλαγών, αντί για τη «χειροκίνητη» λειτουργία του γραφείου.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Τα πλεονεκτήματα των μηχανών γραφείου

Ερώτηση: Ποια πλεονεκτήματα προσφέρει η χρήση μηχανών γραφείου;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 190): «Σημαντική αύξηση της ταχύτητας διεξαγωγής των εργασιών. Αύξηση της απόδοσης των εργαζομένων και μείωση του κόστους εργασίας. Διεξαγωγή της εργασίας με λιγότερο κόπο και λιγότερα λάθη. Απόλυτη ακρίβεια στους υπολογισμούς. Υψηλή ποιότητα εγγράφων... Δυνατότητα καταγραφής, επεξεργασίας και αποθήκευσης εξαιρετικά μεγάλου αριθμού στοιχείων (data). Διασφάλιση εγγράφων, αρχείων, παραστατικών από κάθε φυσική φθορά και ζημιές.»

Σύνοψη: Η χρήση μηχανών γραφείου προσφέρει: αύξηση της ταχύτητας διεξαγωγής εργασιών, αύξηση της απόδοσης των εργαζομένων και μείωση κόστους εργασίας, λιγότερο κόπο και λιγότερα λάθη, απόλυτη ακρίβεια στους υπολογισμούς, υψηλή ποιότητα εγγράφων, δυνατότητα καταγραφής/επεξεργασίας/αποθήκευσης μεγάλου όγκου στοιχείων και διασφάλιση εγγράφων/αρχείων από φυσική φθορά και ζημιές.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Ο αντίλογος για τη μηχανοργάνωση των επιχειρήσεων

Ερώτηση: Ποιος αντίλογος έχει δημιουργηθεί σχετικά με τη "μηχανοργάνωση" των σύγχρονων επιχειρήσεων;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 190-191): «Προβληματισμοί που δημιουργήθηκαν στο παρελθόν για τη χρήση των μηχανών γραφείου και ιδίως των ηλεκτρονικών υπολογιστών, όσον αφορά την αύξηση της λεγόμενης "τεχνολογικής ανεργίας", ανεργίας δηλ. που πηγάζει από υποκατάσταση των ανθρώπων από τις μηχανές, σήμερα έχουν σχεδόν εξαλειφθεί λόγω της τεράστιας ανάπτυξης θέσεων εργασίας στον κλάδο της πληροφορικής και σε συναφείς κλάδους».
• Αυτούσιο (σελ. 191): «Τα μειονεκτήματα αυτά περιορίζονται στις μικρές επιχειρήσεις, οι οποίες... εκ των πραγμάτων αντιμετωπίζουν ένα υψηλό κόστος για επένδυση στον τομέα αυτό και υψηλό κόστος για μισθούς... του απαιτούμενου εξειδικευμένου προσωπικού.»

Σύνοψη: Ο αντίλογος αφορούσε τον κίνδυνο αύξησης της «τεχνολογικής ανεργίας», δηλαδή ανεργίας από την υποκατάσταση ανθρώπων από μηχανές· ο προβληματισμός αυτός έχει σήμερα σχεδόν εξαλειφθεί λόγω της ανάπτυξης θέσεων εργασίας στην πληροφορική και σε συναφείς κλάδους. Τα όποια μειονεκτήματα περιορίζονται πλέον στις μικρές επιχειρήσεις, που αντιμετωπίζουν υψηλό κόστος επένδυσης και εξειδικευμένου προσωπικού.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Οι κατηγορίες των μηχανών γραφείου

Ερώτηση: Σε ποιες κατηγορίες διακρίνονται οι μηχανές γραφείου;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 191): «Ανάλογα με τις υπηρεσίες που μας παρέχουν οι μηχανές γραφείου διακρίνονται στις παρακάτω κατηγορίες: Μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων, Υπολογιστικές μηχανές, Μηχανήματα επικοινωνίας, Βοηθητικά μηχανήματα, Ηλεκτρονικοί υπολογιστές και προσαρτημένες συσκευές.»

Σύνοψη: Οι μηχανές γραφείου διακρίνονται σε πέντε κατηγορίες: (1) μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων, (2) υπολογιστικές μηχανές, (3) μηχανήματα επικοινωνίας, (4) βοηθητικά μηχανήματα, (5) ηλεκτρονικοί υπολογιστές και προσαρτημένες συσκευές.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Οι κυριότερες μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων

Ερώτηση: Ποιες είναι οι κυριότερες μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 191-193): «Γραφομηχανές... Πολύγραφος: Ειδικά μηχανήματα που χρησιμεύουν για την παραγωγή μεγάλου αριθμού αντιγράφων... Φωτοαντιγραφικά μηχανήματα: Τα μηχανήματα αυτά χρησιμοποιούνται σήμερα ευρύτατα στις επιχειρήσεις...»

Σύνοψη: Οι κυριότερες μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων είναι: οι γραφομηχανές (πλέον αντικατεστημένες κατά βάση από τους υπολογιστές), ο πολύγραφος (παραγωγή μεγάλου αριθμού αντιγράφων μέσω ειδικής μεμβράνης) και τα φωτοαντιγραφικά μηχανήματα (αναπαραγωγή κειμένων, διαγραμμάτων, εικόνων με χαμηλό κόστος, μεγάλη ταχύτητα και αριθμό αντιγράφων).

Κριτήρια αξιολόγησης:

Οι κυριότερες υπολογιστικές μηχανές

Ερώτηση: Ποιες είναι οι κυριότερες υπολογιστικές μηχανές;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 195): «Ηλεκτρονικές αριθμομηχανές: Στην κατηγορία αυτή ανήκουν οι κάθε φύσεως υπολογιστικές μηχανές που εκτελούν μαθηματικές πράξεις...»
• Αυτούσιο (σελ. 196): «Ταμειακές, λογιστικές μηχανές: Χρησιμοποιούνται για την έκδοση αποδείξεων λιανικής πώλησης. Έχουν και δυνατότητα εκτέλεσης αριθμητικών πράξεων, απομνημόνευσης κωδικών, υπολογισμού του Φόρου Προστιθέμενης Αξίας κ.λπ.»

Σύνοψη: Οι κυριότερες υπολογιστικές μηχανές είναι οι ηλεκτρονικές αριθμομηχανές (από απλά «κομπιουτεράκια» μέχρι πιο σύνθετες με χαρτοταινία) και οι ταμειακές/λογιστικές μηχανές (έκδοση αποδείξεων λιανικής, υπολογισμός ΦΠΑ, απομνημόνευση κωδικών, με προδιαγραφές από το Υπουργείο Οικονομικών).

Κριτήρια αξιολόγησης:

Ο ρόλος και τα κυριότερα μηχανήματα επικοινωνίας

Ερώτηση: Ποιος είναι ο ρόλος των μηχανημάτων επικοινωνίας στη σύγχρονη επιχείρηση; Ποια τα κυριότερα από αυτά;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 196): «Τα μηχανήματα επικοινωνίας επιτρέπουν την επικοινωνία του γραφείου με το εσωτερικό της επιχείρησης και με κάθε τρίτο. Κρατούν μηνύματα, μεταβιβάζουν έντυπο υλικό και εικόνες.»
• Αυτούσιο (σελ. 196-199): οι κυριότερες συσκευές: «Τηλεφωνικές συσκευές... Τηλεομοιοτυπική συσκευή (fax)... Telex... Κινητό τηλέφωνο... Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (E-mail)».
• Αυτούσιο (σελ. 199): «Στην κατηγορία των μηχανημάτων επικοινωνίας μπορεί να αναφερθεί και μια σειρά άλλων συσκευών για το γραφείο μικρότερης σημασίας, όπως: Οπτικό τηλέφωνο... Τηλεφωνικοί ειδοποιητές... Μεγάφωνα... Μαγνητόφωνα... Τηλεόραση κλειστού κυκλώματος».

Σύνοψη: Ο ρόλος των μηχανημάτων επικοινωνίας είναι να επιτρέπουν την επικοινωνία του γραφείου με το εσωτερικό της επιχείρησης και με κάθε τρίτο, κρατώντας μηνύματα και μεταβιβάζοντας έντυπο υλικό και εικόνες. Τα κυριότερα είναι: οι τηλεφωνικές συσκευές, το fax, το telex (σε υποχώρηση), το κινητό τηλέφωνο και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail), καθώς και μικρότερης σημασίας συσκευές όπως οπτικό τηλέφωνο, τηλεφωνικοί ειδοποιητές, μεγάφωνα, μαγνητόφωνα και τηλεόραση κλειστού κυκλώματος.

Κριτήρια αξιολόγησης: