Λύσεις — Κεφάλαιο 11: Οι κυριότερες μορφές εγγράφων (σελ. 232) – ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΓΕΩΡΓΙΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ Β ΕΠΑΛ

Λύσεις — Κεφάλαιο 11: Οι κυριότερες μορφές εγγράφων (σελ. 232)

Ενδεικτικές λύσεις των 7 ερωτήσεων του κεφαλαίου (όλες σελ. 232): λόγοι διατήρησης εγγράφων ως μέσου επικοινωνίας, κυριότεροι τύποι εγγράφων, διαδικασία διακίνησης εισερχόμενων/εξερχόμενων, κανόνες σύνταξης εγγράφου, διαφορές αιτήσεων-αναφορών, αντικείμενο εξουσιοδότησης, αντικείμενο υπεύθυνων δηλώσεων.

Λόγοι που τα έγγραφα παραμένουν βασικό στοιχείο επικοινωνίας

Ερώτηση: Ποιοι λόγοι συνέβαλαν στο να παραμένουν και σήμερα τα έγγραφα το βασικό στοιχείο επικοινωνίας των σύγχρονων επιχειρήσεων;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 215-216): «Ακόμη και σήμερα με την τεράστια εξέλιξη της επιστήμης των επικοινωνιών και ιδίως την ανάπτυξη της τηλεφωνίας, τα έγγραφα παραμένουν το βασικό στοιχείο επικοινωνίας στις σύγχρονες επιχειρήσεις.»
• Αυτούσιο (σελ. 216): «Σ' αυτό συνέβαλαν η ανάπτυξη της τυπογραφίας, των ταχυδρομικών υπηρεσιών, των μεταφορών, το χαμηλό κόστος μεταφοράς των εγγράφων, η νομοθετική κατοχύρωση του απορρήτου των επιστολών και το ότι τα γραπτά κείμενα παραμένουν ως αποδεικτικά, μη αμφισβητήσιμα στοιχεία, ιδίως όταν έχουν κάποια επίσημη μορφή.»

Σύνοψη: Τα έγγραφα παραμένουν το βασικό στοιχείο επικοινωνίας των σύγχρονων επιχειρήσεων χάρη: στην ανάπτυξη της τυπογραφίας, των ταχυδρομικών υπηρεσιών και των μεταφορών, στο χαμηλό κόστος μεταφοράς τους, στη νομοθετική κατοχύρωση του απορρήτου των επιστολών και στο ότι τα γραπτά κείμενα αποτελούν αποδεικτικά και μη αμφισβητήσιμα στοιχεία, ιδίως όταν έχουν επίσημη μορφή — αυτό παραμένει αληθές παρά την εξέλιξη της τηλεφωνίας και των τηλεπικοινωνιών.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Οι κυριότεροι τύποι εγγράφων

Ερώτηση: Ποιοι είναι οι κυριότεροι τύποι εγγράφων;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 216): «Χαρακτηριστικά αναφέρουμε: έγγραφα επικοινωνίας, επιστολές, αποφάσεις, εγκύκλιοι, πρακτικά, υπομνήματα, αιτήσεις, εκθέσεις, αναφορές, υπηρεσιακά σημειώματα, εισηγήσεις, προτάσεις, βεβαιώσεις, πιστοποιητικά, πρωτόκολλα, εξουσιοδοτήσεις, υπεύθυνες δηλώσεις, βιογραφικά σημειώματα κ.λπ.»

Σύνοψη: Οι κυριότεροι τύποι εγγράφων είναι: έγγραφα επικοινωνίας, επιστολές, αποφάσεις, εγκύκλιοι, πρακτικά, υπομνήματα, αιτήσεις, εκθέσεις, αναφορές, υπηρεσιακά σημειώματα, εισηγήσεις, προτάσεις, βεβαιώσεις, πιστοποιητικά, πρωτόκολλα, εξουσιοδοτήσεις, υπεύθυνες δηλώσεις και βιογραφικά σημειώματα.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Η διαδικασία διακίνησης εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων

Ερώτηση: Ποια διαδικασία ακολουθείται κατά τη διακίνηση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων στις επιχειρήσεις;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 216): «Η παραλαβή της εισερχόμενης αλληλογραφίας γίνεται από τους υπαλλήλους της Γραμματείας, οι οποίοι και αποσφραγίζουν τους φακέλους... και πρωτοκολλούν τα έγγραφα... Στη συνέχεια, μεταφέρονται στον αρμόδιο υπάλληλο για το χαρακτηρισμό τους.»
• Αυτούσιο (σελ. 216-217): «Το εξερχόμενο έγγραφο συντάσσεται από τον αρμόδιο υπάλληλο σε σχέδιο, μονογράφεται από αυτόν και υποβάλλεται προς τα πάνω, διαδοχικά στον Τμηματάρχη, Διευθυντή κ.λπ.... Το σχέδιο μετά την υπογραφή του πηγαίνει στη Γραμματεία, όπου παίρνει την τελική του μορφή, πρωτοκολλείται... Εν συνεχεία αποστέλλεται στον ή στους παραλήπτες, αφού γίνει καταγραφή του στο βιβλίο διεκπεραίωσης.»

Σύνοψη: Το εισερχόμενο έγγραφο παραλαμβάνεται και αποσφραγίζεται από τη Γραμματεία (εκτός προσωπικών επιστολών), πρωτοκολλείται (ημερομηνία, αποστολέας, θέμα, αριθμός πρωτοκόλλου), χαρακτηρίζεται από τον αρμόδιο υπάλληλο (ποιο Τμήμα/άτομο θα το χειριστεί) και διανέμεται, με καταγραφή του προορισμού του στο πρωτόκολλο. Το εξερχόμενο έγγραφο συντάσσεται σε σχέδιο από τον αρμόδιο υπάλληλο, μονογράφεται και υποβάλλεται διαδοχικά προς έγκριση/υπογραφή στην ιεραρχία (Τμηματάρχης, Διευθυντής, ιδιοκτήτης ανάλογα με τη σημασία του), επιστρέφει στη Γραμματεία για την τελική του μορφή, πρωτοκολλείται, καταγράφεται στο βιβλίο διεκπεραίωσης, αποστέλλεται στον παραλήπτη και αντίγραφό του αρχειοθετείται.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Τι πρέπει να προσέχουμε κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου

Ερώτηση: Τι πρέπει να προσέχουμε κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 218): «ο συντάκτης πρέπει να γνωρίζει πολύ καλά το θέμα... και λαμβάνοντας υπόψη τους γραμματικούς και συντακτικούς κανόνες της Ελληνικής γλώσσας, να εκφράζεται με σαφήνεια, αποφεύγοντας σύνθετες έννοιες, με απλότητα χωρίς να χρησιμοποιεί δυσνόητες λέξεις ή εκφράσεις και με συντομία.»
• Αυτούσιο (σελ. 218-219): «θα πρέπει τέλος, από το ύφος του εγγράφου να διακρίνεται η ευγένεια και η αξιοπρέπεια του συντάκτη... και να αποφεύγονται εκφράσεις υπερβολής ή δουλοπρέπειας. Η χρησιμοποιούμενη γλώσσα πρέπει να είναι η τρέχουσα γλώσσα που χρησιμοποιείται από τον κόσμο που ασχολείται με την οικονομία και τις επιχειρήσεις, χωρίς εξεζητημένες και παλιομοδίτικες εκφράσεις.»

Σύνοψη: Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου πρέπει ο συντάκτης να γνωρίζει καλά το θέμα (έχοντας μελετήσει τα σχετικά στοιχεία/αρχείο), να τηρεί τους γραμματικούς και συντακτικούς κανόνες της ελληνικής γλώσσας, να εκφράζεται με σαφήνεια, απλότητα (χωρίς δυσνόητες λέξεις) και συντομία, να διατηρεί ύφος ευγενικό και αξιοπρεπές (χωρίς υπερβολές ή δουλοπρέπεια) και να χρησιμοποιεί τη σύγχρονη γλώσσα του οικονομικού/επιχειρηματικού κόσμου, χωρίς εξεζητημένες ή παλιομοδίτικες εκφράσεις. Σημασία έχει επίσης η καλή εμφάνιση του εγγράφου και του φακέλου.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Οι διαφορές αιτήσεων-αναφορών και ο τύπος σύνταξής τους

Ερώτηση: Ποιες είναι οι διαφορές αιτήσεων και αναφορών; Ποιο τύπο σύνταξης ακολουθούν;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 223): «Η αναφορά έχει διαφορετικό χαρακτήρα από την αίτηση. Με αυτή απλώς εκθέτουμε κάποια κατάσταση, ενώ με την αίτηση διατυπώνουμε συγκεκριμένο αίτημα που μας αφορά.»
• Αυτούσιο (σελ. 223): «Πάντως ο τύπος, η εμφάνιση και η σύνταξη της αναφοράς είναι ίδια με της αίτησης.»

Σύνοψη: Η αίτηση διατυπώνει συγκεκριμένο αίτημα που αφορά τον αιτούντα, ενώ η αναφορά απλώς εκθέτει/γνωστοποιεί μια κατάσταση ή ζήτημα, χωρίς να αφορά υποχρεωτικά άμεσα τον συντάκτη — μπορεί επίσης να ζητά τη λήψη μέτρων, αλλά αυτά δεν τον αφορούν άμεσα. Παρά τη διαφορά αυτή στο περιεχόμενο/σκοπό, ο τύπος, η εμφάνιση και η σύνταξη της αναφοράς είναι ίδια με αυτά της αίτησης.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Το αντικείμενο της εξουσιοδότησης και η θεώρηση γνησίου υπογραφής

Ερώτηση: Ποιο είναι το αντικείμενο των εξουσιοδοτήσεων; Γιατί χρειάζεται θεώρηση του γνησίου της υπογραφής του εξουσιοδοτούντος;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 224): «Η εξουσιοδότηση είναι ένα έγγραφο, με το οποίο δίνεται το δικαίωμα διενέργειας κάποιων εργασιών ή πράξεων από ένα πρόσωπο σε κάποιο άλλο.»
• Αυτούσιο (σελ. 224-225): «θα πρέπει αυτός που εξουσιοδοτεί να την έχει υπογράψει ενώπιον δημόσιας αρχής... έτσι ώστε να έχει "θεωρηθεί το γνήσιο της υπογραφής του", να υπάρχει δηλ. η διαβεβαίωση της επίσημης αρχής ότι πράγματι το άτομο που εξουσιοδοτεί είναι αυτό που αναγράφεται στην εξουσιοδότηση.»

Σύνοψη: Το αντικείμενο της εξουσιοδότησης είναι να δώσει σε ένα πρόσωπο το δικαίωμα να διενεργήσει εργασίες ή πράξεις για λογαριασμό ενός άλλου προσώπου (π.χ. είσπραξη ποσού όταν ο δικαιούχος αδυνατεί να παραστεί ο ίδιος), για μία φορά ή για μεγαλύτερο διάστημα. Χρειάζεται θεώρηση του γνησίου της υπογραφής του εξουσιοδοτούντος (συνήθως σε Αστυνομικό Τμήμα, ή ενώπιον συμβολαιογράφου για μεγαλύτερη βαρύτητα), ώστε να υπάρχει επίσημη διαβεβαίωση ότι το πρόσωπο που πράγματι υπέγραψε την εξουσιοδότηση είναι αυτό που αναγράφεται σε αυτήν.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Το αντικείμενο των υπεύθυνων δηλώσεων και το προτυπωμένο έντυπο

Ερώτηση: Ποιο είναι το αντικείμενο των υπευθύνων δηλώσεων; Συνήθως σε τι είδους έντυπο συντάσσονται;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 225): «Είναι προσωπικά έγγραφα με τα οποία δηλώνεται η αλήθεια ή η ύπαρξη κάποιου γεγονότος ή κατάστασης. Χρησιμοποιούνται, όταν δεν υφίσταται άλλο επίσημο έγγραφο που να επιβεβαιώνει το συγκεκριμένο στοιχείο.»
• Αυτούσιο (σελ. 225-226): «χρησιμοποιείται ειδικό έντυπο που έχει την έννοια χαρτοσημασμένης δήλωσης, σύμφωνα με το Ν. 1599/86.»

Σύνοψη: Το αντικείμενο των υπεύθυνων δηλώσεων είναι να δηλωθεί η αλήθεια ή η ύπαρξη ενός γεγονότος ή μιας κατάστασης, όταν δεν υπάρχει άλλο επίσημο έγγραφο που να το επιβεβαιώνει· η δήλωση ψευδών στοιχείων επισύρει κυρώσεις. Συνήθως συντάσσονται στο ειδικό προτυπωμένο έντυπο του Ν. 1599/86, ενώ όταν ο δηλών δεν παρίσταται ο ίδιος κατά την υποβολή, απαιτείται θεώρηση του γνησίου της υπογραφής, όπως και στην εξουσιοδότηση.

Κριτήρια αξιολόγησης: