Λύσεις — Κεφάλαιο 10: Το αρχείο της επιχείρησης (σελ. 214-215) – ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΓΕΩΡΓΙΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ Β ΕΠΑΛ

Λύσεις — Κεφάλαιο 10: Το αρχείο της επιχείρησης (σελ. 214-215)

Ενδεικτικές λύσεις των 6 ερωτήσεων του κεφαλαίου (Ε1 σελ. 214, Ε2-6 σελ. 215): έννοια αρχείου/ηλεκτρονικού αρχείου, ειδικά αρχεία γεωργικών επιχειρήσεων, μέσα ταξινόμησης/ταξιθέτησης, συστήματα και μέθοδοι αρχειοθέτησης, εκκαθάριση αρχείου.

Έννοια αρχείου, ηλεκτρονικού αρχείου και η χρησιμότητά τους

Ερώτηση: Τι ονομάζουμε αρχείο, τι ηλεκτρονικό αρχείο και ποια η χρησιμότητά τους στις σύγχρονες επιχειρήσεις;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 204): «Αρχείο ονομάζεται το σύνολο των πληροφοριών σε οποιαδήποτε μορφή (έγγραφα, επιστολές, συναλλακτικά παραστατικά, φωτογραφίες, έντυπα, φυλλάδια κ.λπ.) που τηρεί μια επιχείρηση, με οργανωμένο τρόπο, ώστε να μπορεί να ανατρέξει σ' αυτό οποιαδήποτε χρονική στιγμή.»
• Αυτούσιο (σελ. 204-205): «με ηλεκτρονικό τρόπο (ηλεκτρονικό αρχείο) με τη χρησιμοποίηση του ηλεκτρονικού υπολογιστή. Το ηλεκτρονικό αρχείο τηρείται για τα έγγραφα και πάσης φύσεως παραστατικά που έχουν παραχθεί στον ηλεκτρονικό υπολογιστή της επιχείρησης... ή έχουν διαβιβασθεί σε αυτό από άλλο υπολογιστή.»
• Αυτούσιο (σελ. 205): «μπορούμε να βρίσκουμε σύντομα και εύκολα οποιοδήποτε εισερχόμενο ή εξερχόμενο έγγραφο, πράγμα που αποτελεί και την ένδειξη του κατά πόσον είναι σωστά οργανωμένο και λειτουργικό το αρχείο.»

Σύνοψη: Αρχείο ονομάζεται το σύνολο των πληροφοριών κάθε μορφής (έγγραφα, παραστατικά, φωτογραφίες, φυλλάδια κ.λπ.) που τηρεί με οργανωμένο τρόπο μια επιχείρηση, ώστε να μπορεί να ανατρέξει σε αυτές οποτεδήποτε. Ηλεκτρονικό αρχείο ονομάζεται το αρχείο που τηρείται με τη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή, για έγγραφα που παράγονται ή διαβιβάζονται σε αυτόν. Η χρησιμότητά τους έγκειται στο ότι επιτρέπουν τη γρήγορη και εύκολη εύρεση οποιουδήποτε εγγράφου, διασφαλίζοντας παράλληλα τη φύλαξη υποχρεωτικών (π.χ. φορολογικών) στοιχείων και την καλύτερη οργάνωση/λειτουργία της επιχείρησης.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Τα ειδικά αρχεία των γεωργικών επιχειρήσεων και η χρησιμότητά τους

Ερώτηση: Ποια είναι τα ειδικά αρχεία που είναι δυνατόν να τηρούν οι γεωργικές επιχειρήσεις και ποια η χρησιμότητά τους;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 205): «μια γεωργική εκμετάλλευση ή μια γεωργική επιχείρηση είναι σκόπιμο να τηρεί αρχείο και για τεχνικά στοιχεία, σε συνδυασμό μάλιστα με τα οικονομικά, έτσι ώστε να διευκολύνεται η διάγνωση πιθανών προβλημάτων.»
• Αυτούσιο (σελ. 205-206): «Τέτοια αρχεία μπορεί να αφορούν το επίπεδο απόδοσης των διαφόρων καλλιεργειών ή εκτροφών... τα εφόδια και τις πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται (λιπάσματα, φυτοφάρμακα, στοιχεία για τις αρδεύσεις κ.λπ.), εδαφολογικές ή άλλες αναλύσεις.»
• Αυτούσιο (σελ. 207): «Είναι δυνατόν επίσης, να τηρούνται αρχεία σχετικά με τις διάφορες εργασίες που γίνονται είτε από ανθρώπους είτε από μηχανήματα... Αρχεία σχετικά με την υγεία των ζώων, τις αποδόσεις τους, τις γεννήσεις, τις ζωοτροφές... αρχεία σχετικά με τις πωλήσεις, τους πελάτες και τις αγορές.»

Σύνοψη: Οι γεωργικές επιχειρήσεις μπορούν να τηρούν ειδικά αρχεία με τεχνικά στοιχεία, σε συνδυασμό με τα οικονομικά, όπως: αρχεία απόδοσης καλλιεργειών/εκτροφών, αρχεία εφοδίων-πρώτων υλών (λιπάσματα, φυτοφάρμακα, αρδεύσεις), εδαφολογικές αναλύσεις, αρχεία εργασιών και κόστους μηχανημάτων, αρχεία υγείας/αποδόσεων/γεννήσεων ζώων και αρχεία πωλήσεων-πελατών-τιμών. Η χρησιμότητά τους είναι ότι διευκολύνουν τη διάγνωση προβλημάτων, απεικονίζουν πλευρές της μονάδας και βοηθούν στη λήψη σωστών αποφάσεων για την καλύτερη διαχείρισή της.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Τα κυριότερα μέσα ταξινόμησης και ταξιθέτησης εγγράφων

Ερώτηση: Ποια είναι τα κυριότερα μέσα ταξινόμησης και ταξιθέτησης των εγγράφων;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 208): «Μέσα ταξινόμησης: Φάκελοι (ντοσιέ, κλασέρ) σε διάφορα μεγέθη με μηχανισμό ή έλασμα ή χωρίς, φάκελοι με αυτιά, με χρωματιστούς πλαστικούς ή από χαρτόνι διαχωριστήρες, καρτέλες με ειδική γραμμογράφηση για συγκεκριμένες καταγραφές, δελτία, διαφανείς, πλαστικές θήκες κ.λπ.»
• Αυτούσιο (σελ. 208): «Μέσα ταξιθέτησης: Έπιπλα ξύλινα ή μεταλλικά, ντουλάπια, βιβλιοθήκες με ράφια, συρταροθήκες, φοριαμοί, ειδικά συστήματα κάθετης ή κρεμαστής αρχειοθέτησης ιδίως για καρτέλες ή δελτία.»

Σύνοψη: Τα κυριότερα μέσα ταξινόμησης είναι οι φάκελοι (ντοσιέ, κλασέρ) διαφόρων μεγεθών, με ή χωρίς μηχανισμό, με διαχωριστήρες, καρτέλες, δελτία και διαφανείς πλαστικές θήκες. Τα κυριότερα μέσα ταξιθέτησης είναι τα έπιπλα (ξύλινα/μεταλλικά), τα ντουλάπια, οι βιβλιοθήκες με ράφια, οι συρταροθήκες, οι φοριαμοί και τα ειδικά συστήματα κάθετης ή κρεμαστής αρχειοθέτησης (ιδίως για καρτέλες/δελτία).

Κριτήρια αξιολόγησης:

Τα βασικά συστήματα οργάνωσης της αρχειοθέτησης

Ερώτηση: Ποια είναι τα βασικά συστήματα οργάνωσης της αρχειοθέτησης;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 209): «Συγκεντρωτικό σύστημα: Όλα τα προς αρχειοθέτηση έγγραφα και λοιπά στοιχεία της επιχείρησης αρχειοθετούνται σε ένα συγκεκριμένο και μοναδικό χώρο.»
• Αυτούσιο (σελ. 209-210): «Αποκεντρωτικό σύστημα: Με το σύστημα αυτό, κάθε επιμέρους μονάδα της επιχείρησης αρχειοθετεί τα έγγραφα που την αφορούν στο δικό της χώρο.»

Σύνοψη: Τα δύο βασικά συστήματα οργάνωσης της αρχειοθέτησης είναι το συγκεντρωτικό σύστημα (όλα τα έγγραφα αρχειοθετούνται σε έναν μοναδικό χώρο, από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο — κυρίως σε μικρές επιχειρήσεις) και το αποκεντρωτικό σύστημα (κάθε επιμέρους μονάδα αρχειοθετεί τα δικά της έγγραφα — κυρίως σε μεγάλες επιχειρήσεις). Στην πράξη εφαρμόζεται συχνά συνδυασμός των δύο.

Κριτήρια αξιολόγησης:

Οι μέθοδοι ταξινόμησης των εγγράφων

Ερώτηση: Ποιες μέθοδοι χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση των εγγράφων;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 210-212): «Χρονολογική μέθοδος... Μέθοδος κατά θέμα: Είναι η πιο διαδεδομένη μέθοδος... Αλφαβητική μέθοδος... Αριθμητική μέθοδος... Γεωγραφική μέθοδος.»

Σύνοψη: Οι μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση των εγγράφων είναι πέντε: η χρονολογική (κατά ημερομηνία παραλαβής/δημιουργίας), η κατά θέμα (η πιο διαδεδομένη, με θεματολόγιο και κωδικούς), η αλφαβητική (κατά αλφαβητική σειρά, π.χ. επωνύμου), η αριθμητική (με βάση αριθμό, συνήθως πρωτοκόλλου) και η γεωγραφική (κατά νομό/γεωγραφικό διαμέρισμα).

Κριτήρια αξιολόγησης:

Η εκκαθάριση του αρχείου και ο ρόλος της

Ερώτηση: Τι ονομάζουμε εκκαθάριση αρχείου και ποιος είναι ο ρόλος της;

Απάντηση:

• Αυτούσιο (σελ. 213): «να προχωρεί στην εκκαθάριση του αδρανούς αρχείου, καταστρέφοντας τα έγγραφα που δεν έχουν πια κανένα λόγο διατήρησης.»
• Αυτούσιο (σελ. 212-213): «Για την καλή οργάνωση του αρχείου έχει σημασία η παρακολούθηση του λεγόμενου κύκλου ζωής των εγγράφων. Αυτή η εργασία μας βοηθάει να διατηρούμε ένα λειτουργικό αρχείο, απομακρύνοντας τα έγγραφα που δεν μας είναι πλέον χρήσιμα.»

Σύνοψη: Εκκαθάριση αρχείου ονομάζεται η διαδικασία ελέγχου, μετακίνησης (ενεργό → ημιενεργό → αδρανές) και τελικά καταστροφής των εγγράφων που δεν έχουν πλέον κανέναν λόγο διατήρησης. Ο ρόλος της είναι να διατηρεί το αρχείο λειτουργικό, απομακρύνοντας όσα δεν είναι πια χρήσιμα, χωρίς να συσσωρεύονται περιττά στοιχεία, ενώ σε μεγάλες επιχειρήσεις η καταστροφή καταγράφεται με ειδικό πρωτόκολλο.

Κριτήρια αξιολόγησης: