Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 1 (σελ. 34) – ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΓΧΡΟΝΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Γ΄ ΕΠΑΛ
Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 1
Αναλυτικές απαντήσεις στις 5 ερωτήσεις του κεφαλαίου 1.
Ερώτηση 1 — Έννοια και νομικές μορφές της επιχείρησης
Ερώτηση: Τι καλείται επιχείρηση και σε ποιες νομικές μορφές συναντάται;
Απάντηση:
- Η αφετηρία — η οικονομική μονάδα (§1.9, σελ. 29): Οι κάθε είδους ΕΝΩΣΕΙΣ ΠΡΟΣΩΠΩΝ που σκοπεύουν στην ικανοποίηση ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΚΟΠΩΝ, αποτελούν οικονομικούς οργανισμούς, που καλούνται ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΛΟΙΠΟΝ ΜΟΝΑΔΑ, ΚΑΛΕΙΤΑΙ ΚΑΘΕ ΣΥΝΔΥΑΣΜΟΣ ΥΛΙΚΩΝ ΜΕΣΩΝ ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΝΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ.
Ο ορισμός της επιχείρησης: Στη σύγχρονη οικονομία, Η ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΜΟΝΑΔΑ, ΤΗΣ ΟΠΟΙΑΣ Η ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΚΑΛΥΠΤΕΙ ΤΗΝ ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΤΗΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΚΑΙ ΚΥΚΛΟΦΟΡΙΑ ΑΓΑΘΩΝ Ή ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΣΕ ΚΑΘΑΡΑ ΚΕΡΔΟΣΚΟΠΙΚΗ ΒΑΣΗ, ΕΙΝΑΙ Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ.
Οι συντελεστές παραγωγής που συνδυάζει: ΕΡΓΑΣΙΑ, ΦΥΣΗ, ΚΕΦΑΛΑΙΟ.
ΤΑ ΤΡΙΑ ΓΝΩΡΙΣΜΑΤΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ 1. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΜΟΝΑΔΑ — συνδυασμός υλικών μέσων και ανθρώπινης εργασίας 2. ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ — παραγωγή, ανταλλαγή και κυκλοφορία αγαθών ή υπηρεσιών 3. ΣΚΟΠΟΣ — καθαρά ΚΕΡΔΟΣΚΟΠΙΚΗ βάσηΟΙ ΝΟΜΙΚΕΣ ΜΟΡΦΕΣ
ΑΤΟΜΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ένας φορέας, απεριόριστη ευθύνη με όλη την περιουσία του ΕΤΑΙΡΙΚΕΣ — ΠΡΟΣΩΠΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΕΙΕΣ ΟΜΟΡΡΥΘΜΗ (Ο.Ε.) — όλοι οι εταίροι ευθύνονται απεριόριστα και εις ολόκληρον ΕΤΕΡΟΡΡΥΘΜΗ (Ε.Ε.) — ομόρρυθμοι με απεριόριστη ευθύνη και ετερόρρυθμοι με ευθύνη μέχρι την εισφορά τους ΕΤΑΙΡΙΚΕΣ — ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΧΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΕΙΕΣ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ (Ε.Π.Ε.) — ευθύνη μέχρι το ύψος της εταιρικής μερίδας ΑΝΩΝΥΜΗ (Α.Ε.) — κεφάλαιο διαιρεμένο σε μετοχές, ευθύνη του μετόχου μέχρι την αξία των μετοχών του ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΜΟΙ ενώσεις προσώπων με σκοπό την οικονομική εξυπηρέτηση των μελών τουςΗ σύνδεση με το γραφείο: Για να λειτουργήσει μια επιχείρηση και να πετύχει τους σκοπούς της, διεκπεραιώνει καθημερινά ΜΕΓΑΛΟ ΚΑΙ ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΟΓΚΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ, πάντα ΜΕ ΤΗΝ ΠΙΕΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ και με την προσταγή της «οικονομικής αρχής». Ακριβώς αυτό οδηγεί το γραφείο να αναζητά τη συνδρομή μηχανικών μέσων.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Οικονομική μονάδα καλείται κάθε συνδυασμός υλικών μέσων και ανθρώπινης εργασίας. Στη σύγχρονη οικονομία, η οικονομική μονάδα της οποίας η δραστηριότητα καλύπτει την παραγωγή και την ανταλλαγή και κυκλοφορία αγαθών ή υπηρεσιών σε καθαρά κερδοσκοπική βάση είναι η επιχείρηση. Συνδυάζει τους συντελεστές παραγωγής, δηλαδή την εργασία, τη φύση και το κεφάλαιο. Ως προς τη νομική της μορφή, η επιχείρηση συναντάται ως ατομική, όπου ο φορέας ευθύνεται απεριόριστα, ως προσωπική εταιρεία, δηλαδή ομόρρυθμη με απεριόριστη ευθύνη όλων των εταίρων ή ετερόρρυθμη με ομόρρυθμους και ετερόρρυθμους εταίρους, ως κεφαλαιουχική εταιρεία, δηλαδή εταιρεία περιορισμένης ευθύνης ή ανώνυμη εταιρεία με κεφάλαιο διαιρεμένο σε μετοχές, και τέλος ως συνεταιρισμός.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 2 — Σκοπός της επιχείρησης και οικονομική αρχή
Ερώτηση: Ποιος ο βασικός σκοπός ύπαρξης κάθε επιχείρησης και ποια είναι η βασική οικονομική αρχή;
Απάντηση:
- Ο σκοπός: η επιχείρηση ορίζεται (§1.9, σελ. 29) ως η οικονομική μονάδα που καλύπτει την παραγωγή και την ανταλλαγή και κυκλοφορία αγαθών ή υπηρεσιών ΣΕ ΚΑΘΑΡΑ ΚΕΡΔΟΣΚΟΠΙΚΗ ΒΑΣΗ — βασικός σκοπός της είναι επομένως το ΚΕΡΔΟΣ, μέσα από την ικανοποίηση των αναγκών της αγοράς.
Η οικονομική αρχή (αυτούσια): Ο άνθρωπος ανέκαθεν επεδίωκε ΤΗ ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΗ ΔΥΝΑΤΗ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΤΟΥ ΜΕ ΤΗΝ ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΤΗΣ ΜΙΚΡΟΤΕΡΗΣ ΔΥΝΑΤΗΣ ΠΡΟΣΠΑΘΕΙΑΣ. ΤΟ ΑΞΙΩΜΑ ΑΥΤΟ ΕΙΝΑΙ ΓΝΩΣΤΟ ΩΣ «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΡΧΗ» και βρίσκει εφαρμογή στις ΑΤΟΜΙΚΕΣ ΚΑΙ ΣΥΛΛΟΓΙΚΕΣ ΠΡΟΣΠΑΘΕΙΕΣ του ανθρώπου, που αποβλέπουν στην κάλυψη όλων των αναγκών του.
ΟΙ ΤΡΕΙΣ ΔΙΑΤΥΠΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΙΔΙΑΣ ΑΡΧΗΣ ΜΕΓΙΣΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ με δεδομένα μέσα ΔΕΔΟΜΕΝΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ με ελάχιστα μέσα ΒΕΛΤΙΣΤΗ ΣΧΕΣΗ μέσων και αποτελέσματοςΟ σκοπός του γραφείου υπηρετεί τον σκοπό της επιχείρησης (§1.1, σελ. 13): οι εργασίες γραφείου αποβλέπουν στη μέριμνα για την οργάνωση, παρακολούθηση και συντονισμό των εργασιών … για να εξασφαλιστεί Η ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑ ΣΤΑ ΥΨΗΛΟΤΕΡΑ ΔΥΝΑΤΑ ΕΠΙΠΕΔΑ, καθώς και για την παροχή όλων των αναγκαίων πληροφοριών και υπηρεσιών που θεωρούνται απαραίτητες ΓΙΑ ΤΗ ΜΕΓΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ τόσο από την ΠΟΣΟΤΙΚΗ όσο και από την ΠΟΙΟΤΙΚΗ πλευρά. Η πρακτική συνέπεια (§1.9): επειδή η επιχείρηση διεκπεραιώνει καθημερινά μεγάλο και πολύ σημαντικό όγκο εργασιών, πάντα ΜΕ ΤΗΝ ΠΙΕΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ ΚΑΙ ΜΕ ΤΗΝ ΠΡΟΣΤΑΓΗ ΤΗΣ «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ», το γραφείο αναζήτησε και διαρκώς επιζητά τη συνδρομή ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΜΕΣΩΝ … καθώς επίσης και ΕΙΔΙΚΩΝ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΩΝ ΜΕΘΟΔΩΝ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Βασικός σκοπός κάθε επιχείρησης είναι το κέρδος, αφού η επιχείρηση ορίζεται ως η οικονομική μονάδα της οποίας η δραστηριότητα καλύπτει την παραγωγή και την ανταλλαγή και κυκλοφορία αγαθών ή υπηρεσιών σε καθαρά κερδοσκοπική βάση. Η βασική οικονομική αρχή είναι ότι ο άνθρωπος ανέκαθεν επεδίωκε τη μεγαλύτερη δυνατή ικανοποίηση των αναγκών του με την καταβολή της μικρότερης δυνατής προσπάθειας, αξίωμα που βρίσκει εφαρμογή τόσο στις ατομικές όσο και στις συλλογικές προσπάθειες. Ακριβώς επειδή η επιχείρηση διεκπεραιώνει καθημερινά μεγάλο όγκο εργασιών με την πίεση του χρόνου και με την προσταγή της οικονομικής αρχής, το γραφείο αναζητά διαρκώς τη συνδρομή μηχανικών μέσων και μηχανογραφικών μεθόδων.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 3 — Αρμοδιότητες της Διοικητικής Υπηρεσίας
Ερώτηση: Αναφέρετε τις κυριότερες αρμοδιότητες μιας Διοικητικής Υπηρεσίας.
Απάντηση:
- Οι τέσσερις κύκλοι δραστηριοτήτων (§1.2, σελ. 15, αυτούσια):
ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ «από την ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ, από ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ σε εκθεσιακούς χώρους, από ΕΠΑΦΕΣ τηλεφωνικές και προσωπικές, από αποτελέσματα ΕΡΕΥΝΩΝ και από έρευνες της ΚΟΙΝΗΣ ΓΝΩΜΗΣ» ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ «ταξινομούνται και καταγράφονται σε ΕΙΔΙΚΑ ΒΙΒΛΙΑ ΚΑΙ ΕΝΤΥΠΑ, έτσι ώστε να είναι ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ ΣΕ ΠΡΩΤΗ ΖΗΤΗΣΗ» ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ «χρειάζεται ΣΥΣΧΕΤΙΣΜΟΣ, ΣΥΝΔΥΑΣΜΟΣ ΚΑΙ ΣΥΓΚΡΙΣΗ με άλλες» — π.χ. συγκέντρωση προσφορών, αξιολόγηση και επιλογή της πιο συμφέρουσας ΠΑΡΟΧΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ για την ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ λειτουργία (στατιστικά στοιχεία, εκθέσεις, αναφορές) και για τη σχέση με ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ (επιστολές, προσφορές, φορολογικές δηλώσεις)ΤΑ ΛΟΙΠΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ — πολύμορφα και πολυδιάστατα (σελ. 15):
● «Η ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΠΡΟΠΑΡΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ που απαιτούνται για να τεθεί σε λειτουργία η επιχείρηση» ● «Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΣΧΕΤΙΚΩΝ ΝΟΜΩΝ ΚΑΙ ΚΑΝΟΝΙΣΜΩΝ … με την ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ κτλ.» ● «Η ΜΕΛΕΤΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ των δραστηριοτήτων της επιχείρησης» ● «Η ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ, ο ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ, η σύνταξη ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΩΝ ΠΙΝΑΚΩΝ, καθώς και η ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ» ● «Η ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΙ ΜΕΛΕΤΗ ΤΩΝ ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ» ● «Η ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΚΑΙ ΦΥΛΑΞΗ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ» ● «Η ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΟΥ ΣΩΣΤΟΥ ΤΡΟΠΟΥ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ των διαφόρων τμημάτων με τις άλλες επιχειρήσεις και το κοινό»Και οι επιτελικές ενέργειες (§1.1, σελ. 14): Προγραμματίζεται … η λειτουργία του οργανωτικού σχήματος, ΣΧΕΔΙΑΖΕΤΑΙ ΤΟ ΠΡΟΪΟΝ, αποφασίζονται ο τρόπος και τα μέσα προώθησής του, μελετάται το ΚΟΣΤΟΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ, αποφασίζεται η ΕΠΕΚΤΑΣΗ ΤΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ και χαράζονται οι βασικές και κατευθυντήριες γραμμές της ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ της επιχείρησης.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Οι κυριότερες αρμοδιότητες μιας Διοικητικής Υπηρεσίας οργανώνονται σε τέσσερις κύκλους. Πρώτον, η συγκέντρωση πληροφοριών από την αλληλογραφία, από επισκέψεις σε εκθεσιακούς χώρους, από τηλεφωνικές και προσωπικές επαφές και από έρευνες. Δεύτερον, η καταγραφή τους, με ταξινόμηση σε ειδικά βιβλία και έντυπα ώστε να είναι διαθέσιμες σε πρώτη ζήτηση. Τρίτον, η επεξεργασία και αξιολόγησή τους με συσχετισμό, συνδυασμό και σύγκριση. Τέταρτον, η παροχή πληροφοριών για την εσωτερική λειτουργία και για τη σχέση με συνεργάτες και δημόσιες υπηρεσίες. Επιπλέον καθήκοντά της είναι η διεξαγωγή των προπαρασκευαστικών ενεργειών λειτουργίας, η εφαρμογή των νόμων και κανονισμών, η μελέτη συστημάτων παρακολούθησης, η καταγραφή των συναλλαγών και ο προσδιορισμός των οικονομικών αποτελεσμάτων, η ταξινόμηση και φύλαξη των εγγράφων και η εξασφάλιση της επικοινωνίας.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 4 — Προσόντα και καθήκοντα Ιδιαιτέρας Γραμματέως
Ερώτηση: Μπορείτε να αναφέρετε τα σημαντικότερα προσόντα και καθήκοντα μιας Ιδιαιτέρας Γραμματέως-Υπαλλήλου Γραφείου;
Απάντηση:
-
Η θέση της (§1.3.1, σελ. 17): Η Ιδιαιτέρα Γραμματέας είναι Η ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΒΟΗΘΟΣ ΤΟΥ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΥ ΤΗΣ … Αν και ιεραρχικά ΔΕΝ ΑΝΗΚΕΙ ΣΤΟ ΑΝΩΤΕΡΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ, … κατέχει μια ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΘΕΣΗ μέσα στην επιχείρηση. Είναι το «ΔΕΞΙ ΧΕΡΙ» ΤΟΥ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΥ ΤΗΣ.
ΤΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ (σελ. 18, αυτούσια σε συντομία):
● φροντίζει το γραφείο του προϊσταμένου «να είναι πάντοτε ΚΑΘΑΡΟ, ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟ» ● «ΥΠΟΔΕΧΕΤΑΙ ΤΟΥΣ ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ» ● «ΣΥΝΔΕΕΙ τον προϊστάμενό της με τα πρόσωπα στα οποία θέλει να μιλήσει» ● «καθορίζει ΤΟ ΧΡΟΝΟ (μέρα και ώρα) ΤΩΝ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΤΟΥ … Κρατά σημείωση σε ειδικό ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ-ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑΡΙΟ (DIARY) και του ΥΠΕΝΘΥΜΙΖΕΙ ΕΓΚΑΙΡΑ» ● «ΣΥΝΤΑΣΣΕΙ - ΣΤΕΝΟΓΡΑΦΕΙ - ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΕΙ επιστολές» ● «ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΖΕΙ ΤΙΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΡΑΤΑ ΠΡΑΚΤΙΚΑ» ● «ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΝΕΙ την εισερχόμενη και εξερχόμενη ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ» ● «ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΥΠΟΘΕΣΕΙΣ στις οποίες δεν είναι απαραίτητη η ανάμειξη του προϊσταμένου της» ● «ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΖΕΙ ΤΑ ΤΑΞΙΔΙΑ του προϊσταμένου της (εισιτήρια, κράτηση σε ξενοδοχείο, έγγραφα)»ΤΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ — ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΕΣ ΓΝΩΣΕΙΣ (σελ. 19): ΣΤΕΝΟΓΡΑΦΙΑ-ΧΕΙΡΙΣΜΟ ΤΟΥ Η/Υ · ΤΗΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΓΛΩΣΣΑ (ορθογραφία, γραμματική, σύνταξη) · ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗΣ-ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ · ΓΕΝΙΚΕΣ ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΓΝΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ · ΞΕΝΕΣ ΓΛΩΣΣΕΣ. ΤΑ ΑΛΛΑ (ΦΥΣΙΚΑ) ΠΡΟΣΟΝΤΑ
α. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΤΗΤΑ - ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΑ — «να χειρίζεται ΜΟΝΗ ΤΗΣ ορισμένα θέματα … χωρίς να περιμένει για όλα συμβουλές» β. ΕΠΙΜΕΛΕΙΑ, ΤΑΞΗ ΚΑΙ ΑΚΡΙΒΕΙΑ γ. ΕΥΓΕΝΕΙΑ ΚΑΙ ΚΑΛΟΙ ΤΡΟΠΟΙ — «Δεν επιτρέπεται να ΕΚΘΕΤΕΙ τον προϊστάμενό της και την επιχείρηση» δ. ΚΑΛΟΣ ΚΑΙ ΕΥΧΑΡΙΣΤΟΣ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑΣ ε. ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ — «είναι ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΠΡΟΣΟΝ. Λόγω της θέσης της είναι δυνατόν να περιέρχονται συχνά στην αντίληψή της γεγονότα ή καταστάσεις-πληροφορίες που ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΙΑΡΡΕΟΥΝ» στ. ΣΟΒΑΡΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΑ ζ. ΚΑΛΗ ΕΜΦΑΝΙΣΗ - ΕΥΧΑΡΙΣΤΟ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΤΙΚΟ — «κομψή και σεμνή … ΧΩΡΙΣ ΝΑ ΕΠΙΔΕΙΚΝΥΕΤΑΙ ΚΑΙ ΝΑ ΠΡΟΚΑΛΕΙ»
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η Ιδιαιτέρα Γραμματέας είναι η προσωπική βοηθός του προϊσταμένου της και, αν και ιεραρχικά δεν ανήκει στο ανώτερο προσωπικό, κατέχει πολύ σημαντική θέση, καθώς αποτελεί το δεξί του χέρι. Καθήκοντά της είναι να φροντίζει το γραφείο του, να υποδέχεται τους επισκέπτες, να τον συνδέει με τα πρόσωπα που ζητά, να καθορίζει τον χρόνο των συναντήσεών του κρατώντας σημείωση σε ειδικό ημερολόγιο και να του υπενθυμίζει έγκαιρα, να συντάσσει, στενογραφεί και πληκτρολογεί επιστολές, να προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και να κρατά πρακτικά, να διεκπεραιώνει την αλληλογραφία, να χειρίζεται υποθέσεις χωρίς την ανάμειξή του και να προετοιμάζει τα ταξίδια του. Ως επαγγελματικά προσόντα απαιτούνται η στενογραφία και ο χειρισμός ηλεκτρονικού υπολογιστή, η καλή γνώση της ελληνικής γλώσσας, οι αρχές ταξινόμησης και αρχειοθέτησης, γενικές εμπορικές και λογιστικές γνώσεις και ξένες γλώσσες. Ως φυσικά προσόντα αναφέρονται η προσωπικότητα και η πρωτοβουλία, η επιμέλεια, τάξη και ακρίβεια, η ευγένεια, ο ευχάριστος χαρακτήρας, η εχεμύθεια, η σοβαρότητα και υπευθυνότητα και η καλή εμφάνιση.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 5 — Μηχανικά μέσα του γραφείου
Ερώτηση: Γνωρίζετε τα κυριότερα μηχανικά μέσα τα οποία χρησιμοποιούνται στο χώρο του γραφείου; Ποια πλεονεκτήματα και ποια μειονεκτήματα προκύπτουν από τη χρήση τους;
Απάντηση:
-
Οι τέσσερις κατηγορίες (§1.9.1, σελ. 30, αυτούσια):
α. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ «γραφομηχανές, στενογραφικές μηχανές, πολύγραφος, φωτοαντιγραφικά κτλ.» β. ΠΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΓΡΑΠΤΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ, «καθώς και τη μεταβίβαση και το χειρισμό του εγγράφου» «τηλέφωνο, τηλέτυπο, φαξ, μηχανές σφράγισης και αποσφράγισης αλληλογραφίας κτλ.» γ. ΔΙΑΦΥΛΑΞΗΣ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ και αξιοποίησης των στοιχείων «Συστήματα αρχειοθέτησης, συστήματα διαλογής και επιλογής, έπιπλα κτλ.» δ. ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ «μηχανές παρουσίας, χρονομετρητές, υπογραφής κτλ.»Ο αναλυτικός κατάλογος (σελ. 32): γραφομηχανές · αριθμομηχανές · υπολογιστικές μηχανές (ταμειακές, ξενοδοχειακές, μισθοδοτικές, λογιστικές) · βοηθητικές μηχανές γραφείου (διευθύνσεων, γραμματοσήμανσης, θεώρησης, ημερομηνίας και ώρας, ανοίγματος φακέλων, διπλωτικές, εμφακελωτικές, ελέγχου υπογραφών, σελιδοποιητικές, πλαστικοποίησης, συρραπτικές, διατρητικές, καταστροφής εγγράφων, επιδιασκόπιο, ωρολόγια παρουσίας) · μηχανές αρχειοθέτησης · τηλεφωνικό κέντρο · μηχανές υπαγόρευσης · όργανα τηλεσυνεννόησης (Beep) - φορητοί πομποδέκτες · μεταβιβαστικοί αγωγοί · μαγνητικοί παραστατικοί πίνακες.
ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ (σελ. 30): Με την εισαγωγή των μηχανικών μέσων και μεθόδων στο χώρο του γραφείου, ΔΕΝ ΕΠΙΤΕΥΧΘΗΚΕ ΜΟΝΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΧΡΟΝΟΥ, ΧΡΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ, ΑΛΛΑ ΚΑΙ Η ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΩΝ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΘΑ ΗΤΑΝ ΑΔΥΝΑΤΟΝ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΑ ΝΑ ΕΚΤΕΛΕΣΤΟΥΝ.
ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ──────────────────────────────────────────────────────── ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΧΡΟΝΟΥ ΥΨΗΛΟ ΚΟΣΤΟΣ αγοράς και ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΧΡΗΜΑΤΩΝ συντήρησης ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΑΝΑΓΚΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ και ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ εξειδίκευσης του προσωπικού ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΩΝ που ΤΑΧΕΙΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΗ ΑΠΑΞΙΩΣΗ αλλιώς ήταν αδύνατα ΕΞΑΡΤΗΣΗ από τη λειτουργία τους ΑΚΡΙΒΕΙΑ και ομοιομορφία (βλάβη → παράλυση εργασιών) ΜΕΙΩΣΗ ΤΗΣ ΚΟΠΩΣΗΣ και ΜΕΙΩΣΗ ΘΕΣΕΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ και της μονοτονίας αποξένωση του εργαζομένουΗ οικονομική αρχή ως κριτήριο: η επιλογή κάθε μηχανής κρίνεται με το ίδιο αξίωμα που τη γέννησε — μεγαλύτερη δυνατή ικανοποίηση των αναγκών με την καταβολή της μικρότερης δυνατής προσπάθειας (§1.9, σελ. 29).
Σύνοψη: (ενδεικτική) Οι μηχανές γραφείου ταξινομούνται σε τέσσερις κατηγορίες. Πρώτον, οι μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων, όπως γραφομηχανές, στενογραφικές μηχανές, πολύγραφος και φωτοαντιγραφικά. Δεύτερον, οι μηχανές προφορικής και γραπτής επικοινωνίας και χειρισμού του εγγράφου, όπως τηλέφωνο, τηλέτυπο, φαξ και μηχανές σφράγισης της αλληλογραφίας. Τρίτον, οι μηχανές διαφύλαξης των εγγράφων, όπως τα συστήματα αρχειοθέτησης, διαλογής και επιλογής. Τέταρτον, οι μηχανές ελέγχου και ασφάλειας, όπως μηχανές παρουσίας, χρονομετρητές και μηχανές υπογραφής. Πλεονεκτήματα από τη χρήση τους είναι η οικονομία χρόνου, χρημάτων και ανθρώπινου δυναμικού, η ακρίβεια και η εκτέλεση έργων που διαφορετικά θα ήταν αδύνατον να εκτελεστούν. Μειονεκτήματα είναι το υψηλό κόστος αγοράς και συντήρησης, η ανάγκη εκπαίδευσης του προσωπικού, η ταχεία τεχνολογική απαξίωση, η εξάρτηση από τη σωστή λειτουργία τους και ο περιορισμός θέσεων εργασίας.
Κριτήρια αξιολόγησης:
