Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 4 (σελ. 106) – ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΓΧΡΟΝΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Γ΄ ΕΠΑΛ
Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 4
Αναλυτικές απαντήσεις στις 11 ερωτήσεις και στις 3 ασκήσεις πρωτοκόλλησης του κεφαλαίου 4.
Ερώτηση 1 — Σημασία και φορείς της αλληλογραφίας
Ερώτηση: Ποια η σημασία και οι φορείς της αλληλογραφίας;
Απάντηση:
- Η έννοια (§4.1, σελ. 93): Η αλληλογραφία αποτελεί ΤΟ ΣΠΟΥΔΑΙΟΤΕΡΟ ΜΕΣΟ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ και διεξάγεται με ΤΗΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΓΡΑΠΤΩΝ ΚΕΙΜΕΝΩΝ μεταξύ δύο ή περισσότερων φορέων, όπως είναι ΤΑ ΦΥΣΙΚΑ ΚΑΙ ΝΟΜΙΚΑ ΠΡΟΣΩΠΑ, ΟΙ ΔΗΜΟΣΙΟΙ ΚΑΙ ΙΔΙΩΤΙΚΟΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ, ΟΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΤΑ ΑΤΟΜΑ (ιδιώτες, επιχειρηματίες, υπάλληλοι κτλ.).
Η ΣΗΜΑΣΙΑ: Η σημασία της αλληλογραφίας, ΩΣ ΕΠΙΣΗΜΟΥ ΜΕΣΟΥ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ, ΕΙΝΑΙ ΜΕΓΑΛΗ, γιατί ΑΝΤΑΛΛΑΣΣΟΝΤΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ, ΙΔΕΕΣ, ΣΥΝΑΙΣΘΗΜΑΤΑ κτλ., και, ΩΣ ΓΡΑΠΤΟΣ ΛΟΓΟΣ, ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΙΣΧΥΡΟ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ.
ΟΙ ΦΟΡΕΙΣ: Ο φορέας που ΣΥΝΤΑΣΣΕΙ ΚΑΙ ΣΤΕΛΝΕΙ το γραπτό κείμενο καλείται ΣΥΝΤΑΚΤΗΣ Ή ΑΠΟΣΤΟΛΕΑΣ, ενώ εκείνος στον οποίο ΑΠΕΥΘΥΝΕΤΑΙ το γραπτό κείμενο καλείται ΑΠΟΔΕΚΤΗΣ Ή ΠΑΡΑΛΗΠΤΗΣ. Φορείς της αλληλογραφίας είναι ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΑ (ΦΥΣΙΚΑ Ή ΝΟΜΙΚΑ), ΟΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ, ΤΟ ΚΡΑΤΟΣ κτλ.
ΓΙΑΤΙ ΕΙΝΑΙ «ΙΣΧΥΡΟ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ» Πρβλ. κεφ. 2 (§2.7.2 α): το ΤΗΛΕΦΩΝΟ έχει «βασικό μειονέκτημα … ότι το περιεχόμενο … μπορεί να ξεχαστεί ή να παραποιηθεί και ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΑΠΟΔΕΙΞΕΙ ΚΑΝΕΙΣ τι είπε» Η αλληλογραφία, ως ΓΡΑΠΤΟΣ λόγος, αφήνει ΤΕΚΜΗΡΙΟΗ κρατική μέριμνα: Λόγω της σπουδαιότητας της αλληλογραφίας, ΤΟ ΚΡΑΤΟΣ ΕΧΕΙ ΑΝΑΛΑΒΕΙ ΤΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ με τη βοήθεια της υπηρεσίας ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΑ (ΕΛΤΑ), ενώ Η ΠΑΓΚΟΣΜΙΑ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΕΝΩΣΗ, της οποίας μέλος είναι και τα Ελληνικά Ταχυδρομεία, επιμελείται την ΤΑΧΥΤΕΡΗ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΣΤΕΡΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ … ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΚΡΑΤΩΝ. Και οι ιδιωτικοί φορείς: Τα τελευταία χρόνια έχουν αναπτυχθεί στο χώρο της διακίνησης της αλληλογραφίας ΙΔΙΩΤΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΕΙΕΣ οι οποίες μεταφέρουν ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΔΕΜΑΤΑ ΕΝΤΟΣ ΚΑΙ ΕΚΤΟΣ ΕΛΛΑΔΑΣ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η αλληλογραφία αποτελεί το σπουδαιότερο μέσο επικοινωνίας και διεξάγεται με την ανταλλαγή γραπτών κειμένων μεταξύ δύο ή περισσοτέρων φορέων. Η σημασία της, ως επίσημου μέσου επικοινωνίας, είναι μεγάλη, γιατί μέσω αυτής ανταλλάσσονται πληροφορίες, ιδέες και συναισθήματα, και επειδή, ως γραπτός λόγος, αποτελεί ισχυρό αποδεικτικό στοιχείο, σε αντίθεση με το τηλέφωνο. Φορείς της αλληλογραφίας είναι τα φυσικά και νομικά πρόσωπα, οι δημόσιοι και ιδιωτικοί οργανισμοί, οι επιχειρήσεις, οι οικονομικές μονάδες, το κράτος και τα άτομα. Ο φορέας που συντάσσει και στέλνει το γραπτό κείμενο καλείται συντάκτης ή αποστολέας, ενώ εκείνος στον οποίο απευθύνεται καλείται αποδέκτης ή παραλήπτης.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 2 — Η υπηρεσία διακίνησης
Ερώτηση: Μέσω ποιας υπηρεσίας γίνεται η διακίνηση της αλληλογραφίας;
Απάντηση:
- Η κρατική υπηρεσία (§4.1, σελ. 93): Λόγω της σπουδαιότητας της αλληλογραφίας, ΤΟ ΚΡΑΤΟΣ ΕΧΕΙ ΑΝΑΛΑΒΕΙ ΤΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΜΕ ΤΗ ΒΟΗΘΕΙΑ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΑ (ΕΛΤΑ).
Η διεθνής διάσταση: ενώ Η ΠΑΓΚΟΣΜΙΑ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΕΝΩΣΗ, ΤΗΣ ΟΠΟΙΑΣ ΜΕΛΟΣ ΕΙΝΑΙ ΚΑΙ ΤΑ ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΑ, ΕΠΙΜΕΛΕΙΤΑΙ ΤΗΝ ΤΑΧΥΤΕΡΗ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΣΤΕΡΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΤΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΠΟΥ ΔΙΕΞΑΓΕΤΑΙ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΚΡΑΤΩΝ.
Οι ιδιωτικές εταιρείες: Τα τελευταία χρόνια έχουν αναπτυχθεί στο χώρο της διακίνησης της αλληλογραφίας ΙΔΙΩΤΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΕΙΕΣ οι οποίες ΜΕΤΑΦΕΡΟΥΝ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΔΕΜΑΤΑ ΕΝΤΟΣ ΚΑΙ ΕΚΤΟΣ ΕΛΛΑΔΑΣ.
ΤΡΙΑ ΕΠΙΠΕΔΑ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΕΘΝΙΚΟ ΕΛ.ΤΑ. — κρατική υπηρεσία ΔΙΕΘΝΕΣ ΠΑΓΚΟΣΜΙΑ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΕΝΩΣΗ — συντονίζει τη διακρατική διακίνηση ΙΔΙΩΤΙΚΟ εταιρείες ταχυμεταφορών, εντός και εκτός ΕλλάδαςΚαι τα άλλα μέσα (§4.2, σελ. 95): Η αλληλογραφία διεξάγεται είτε με τη φροντίδα των ταχυδρομικών υπηρεσιών ΜΕ ΤΗ ΒΟΗΘΕΙΑ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ (ΤΗΛΕΓΡΑΦΙΚΑ, ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΑ, ΤΗΛΕΤΥΠΙΚΑ κτλ.). Το απόρρητο κατά τη διακίνηση (§4.4, σελ. 97): ΟΙ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΟΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΔΕΝ ΕΠΙΤΡΕΠΕΤΑΙ ΝΑ ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΖΟΥΝ ΤΗΝ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ Ή ΝΑ ΑΝΑΚΟΙΝΩΝΟΥΝ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΗΣ ΣΕ ΚΑΝΕΝΑ ΑΤΟΜΟ Ή ΚΡΑΤΙΚΗ ΑΡΧΗ, όπως και οι υπάλληλοι του ΟΤΕ ή των ιδιωτικών εταιριών τηλεπικοινωνίας δεν επιτρέπεται να αποκαλύπτουν το περιεχόμενο χωρίς ΕΙΣΑΓΓΕΛΙΚΗ ΑΠΟΦΑΣΗ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Λόγω της σπουδαιότητας της αλληλογραφίας, το κράτος έχει αναλάβει τη διακίνησή της με τη βοήθεια της υπηρεσίας Ελληνικά Ταχυδρομεία, δηλαδή των ΕΛ.ΤΑ. Σε διεθνές επίπεδο, η Παγκόσμια Ταχυδρομική Ένωση, της οποίας μέλος είναι και τα Ελληνικά Ταχυδρομεία, επιμελείται την ταχύτερη και ασφαλέστερη διακίνηση της αλληλογραφίας που διεξάγεται μεταξύ των διαφόρων κρατών. Τα τελευταία χρόνια έχουν αναπτυχθεί επίσης ιδιωτικές εταιρείες οι οποίες μεταφέρουν έγγραφα και δέματα εντός και εκτός Ελλάδας. Σημειώνεται ότι οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι δεν επιτρέπεται να αποσφραγίζουν την αλληλογραφία ούτε να ανακοινώνουν το περιεχόμενό της, χωρίς εισαγγελική απόφαση.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 3 — Διοικητική, δημόσια και διπλωματική
Ερώτηση: Ποια η διαφορά της διοικητικής αλληλογραφίας από τη δημόσια και διπλωματική;
Απάντηση:
- Οι τρεις ορισμοί (§4.2, σελ. 94-95, αυτούσια):
ΔΗΜΟΣΙΑ Ή ΚΡΑΤΙΚΗ «όταν διεξάγεται ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΚΡΑΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ Ή ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ» ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ «όταν διεξάγεται ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΚΡΑΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ Ή ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΠΟΛΙΤΩΝ» ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ «όταν διεξάγεται ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΚΡΑΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΕΚΠΡΟΣΩΠΩΝ ΤΟΥΣ ΣΤΑ ΑΛΛΑ ΚΡΑΤΗ (πρεσβευτών, διπλωματών κτλ.) Ή ΜΕΤΑΞΥ ΚΡΑΤΩΝ Ή ΔΙΕΘΝΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ στα πλαίσια της διεθνούς επικοινωνίας και των διεθνών συμβάσεων (ΔΙΑΠΙΣΤΕΥΤΗΡΙΑ, ΣΥΝΘΗΚΕΣ κτλ.)»ΤΟ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΤΗΣ ΔΙΑΚΡΙΣΗΣ — ΠΟΙΟΙ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΔΥΟ ΠΟΛΟΙ
ΑΠΟΣΤΟΛΕΑΣ ΑΠΟΔΕΚΤΗΣ ───────────────────────────────────────────────────────── ΔΗΜΟΣΙΑ κρατική αρχή → ΚΡΑΤΙΚΗ ΑΡΧΗ (εντός του κράτους, ΟΡΙΖΟΝΤΙΑ ή ΙΕΡΑΡΧΙΚΑ) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ κρατική αρχή ↔ ΠΟΛΙΤΗΣ (η αρχή προς τον διοικούμενο και αντίστροφα) ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ κράτος ↔ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΙ ΣΤΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ, ΑΛΛΑ ΚΡΑΤΗ, ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙΗ ουσιαστική διαφορά
ΔΗΜΟΣΙΑ και ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ κινούνται ΕΝΤΟΣ της εσωτερικής έννομης τάξης — διαφέρουν στο ΑΝ ο ένας πόλος είναι ΑΡΧΗ ή ΠΟΛΙΤΗΣ Η ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ υπερβαίνει τα σύνορα και διέπεται από το ΔΙΕΘΝΕΣ ΔΙΚΑΙΟ — γι' αυτό τα τυπικά της παραδείγματα είναι τα ΔΙΑΠΙΣΤΕΥΤΗΡΙΑ και οι ΣΥΝΘΗΚΕΣΠαραδείγματα
ΔΗΜΟΣΙΑ έγγραφο του Υπουργείου Παιδείας προς Διεύθυνση Εκπαίδευσης ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ αίτηση πολίτη προς τη Δ.Ο.Υ. και η απάντησή της ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ ρηματική διακοίνωση προς ξένη πρεσβεία, διαπιστευτήρια πρεσβευτήΗ τέταρτη κατηγορία για πληρότητα — η ΙΔΙΩΤΙΚΗ: όταν διεξάγεται ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΠΟΛΙΤΩΝ (ΙΔΙΩΤΩΝ), με υποδιαιρέσεις ΕΜΠΟΡΙΚΗ και ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η δημόσια ή κρατική αλληλογραφία διεξάγεται μεταξύ των κρατικών αρχών ή υπηρεσιών, δηλαδή και οι δύο πόλοι είναι φορείς του κράτους. Η διοικητική διεξάγεται μεταξύ των κρατικών αρχών ή υπηρεσιών και των πολιτών, δηλαδή ο ένας πόλος είναι η αρχή και ο άλλος ο διοικούμενος. Η διπλωματική διεξάγεται μεταξύ των κρατικών αρχών και των εκπροσώπων τους στα άλλα κράτη, δηλαδή των πρεσβευτών και διπλωματών, ή μεταξύ κρατών ή διεθνών οργανισμών, στο πλαίσιο της διεθνούς επικοινωνίας και των διεθνών συμβάσεων, με χαρακτηριστικά παραδείγματα τα διαπιστευτήρια και τις συνθήκες. Η ουσιαστική διαφορά είναι ότι η δημόσια και η διοικητική κινούνται εντός της εσωτερικής έννομης τάξης, ενώ η διπλωματική υπερβαίνει τα σύνορα και διέπεται από το διεθνές δίκαιο.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 4 — Οι διακρίσεις της ιδιωτικής αλληλογραφίας
Ερώτηση: Σε τι διακρίνεται η ιδιωτική αλληλογραφία; Αναπτύξτε κάθε μια χωριστά.
Απάντηση:
- Ο ορισμός (§4.2, σελ. 95): ΙΔΙΩΤΙΚΗ, όταν διεξάγεται ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΠΟΛΙΤΩΝ (ΙΔΙΩΤΩΝ). Η ιδιωτική αλληλογραφία διακρίνεται σε:
α. ΕΜΠΟΡΙΚΗ «όταν διεξάγεται ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥ ΕΜΠΟΡΙΚΟΥ ΚΟΣΜΟΥ Ή ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΕΜΠΟΡΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ ΤΟΥΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ» β. ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ «όταν διεξάγεται ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΙΔΙΩΤΩΝ ΣΤΑ ΠΛΑΙΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΤΟΥΣ ΣΧΕΣΕΩΝ»Η ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ — αναπτύσσεται στο κεφ. 6 του βιβλίου:
ΣΚΟΠΟΣ η ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ ΦΟΡΕΙΣ έμποροι μεταξύ τους, ή έμποροι και πελάτες ΥΦΟΣ ΤΥΠΙΚΟ, σαφές, σύντομο, με ΣΤΑΘΕΡΗ ΔΟΜΗ (επικεφαλίδα, ημερομηνία, αποδέκτης, θέμα, προσφώνηση, κυρίως κείμενο, φιλοφρόνηση, υπογραφή) ΤΥΠΙΚΑ ΕΙΔΗ προσφορά, παραγγελία, γνωστοποίηση αποστολής ή παραλαβής εμπορευμάτων, παράπονο, εξόφληση ΝΟΜΙΚΗ ΣΗΜΑΣΙΑ υψηλή — δεσμεύει τα μέρη και αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο σε τυχόν διαφοράΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ
ΣΚΟΠΟΣ οι ΠΡΟΣΩΠΙΚΕΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΕΣ ΣΧΕΣΕΙΣ ΦΟΡΕΙΣ ιδιώτες μεταξύ τους ΥΦΟΣ ΕΛΕΥΘΕΡΟ, οικείο, χωρίς δεσμευτικό τύπο ΤΥΠΙΚΑ ΕΙΔΗ ευχετήρια, συγχαρητήρια, συλλυπητήρια, πρόσκληση, ευχαριστήρια, φιλική επιστολή ΝΟΜΙΚΗ ΣΗΜΑΣΙΑ περιορισμένη — δεν αποσκοπεί σε συναλλαγήΗ προσοχή στην ορολογία: το βιβλίο χρησιμοποιεί τον όρο «ΠΡΟΣΩΠΙΚΕΣ ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ» ως τίτλο ολόκληρου κεφαλαίου (κεφ. 8) — εκεί το «προσωπικές» σημαίνει απευθυνόμενες σε συγκεκριμένο πρόσωπο (σε αντιδιαστολή με τις ΕΓΚΥΚΛΙΕΣ του κεφ. 7), όχι «μη εμπορικές». Η αντιδιαστολή με τον ειδικό χαρακτηρισμό (§4.3.1 α, σελ. 95): ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ως διαβάθμιση σημαίνει όταν πρέπει Ο ΙΔΙΟΣ Ο ΠΑΡΑΛΗΠΤΗΣ … ΚΑΙ ΚΑΝΕΙΣ ΑΛΛΟΣ, να λάβει γνώση του περιεχομένου τους — τρίτη, διαφορετική σημασία της ίδιας λέξης.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η ιδιωτική αλληλογραφία διεξάγεται μεταξύ των πολιτών, δηλαδή των ιδιωτών, και διακρίνεται σε δύο είδη. Πρώτον, στην εμπορική, όταν διεξάγεται μεταξύ του εμπορικού κόσμου ή μεταξύ των εμπόρων και των πελατών τους για την πραγματοποίηση εμπορικών συναλλαγών. Η εμπορική έχει τυπικό ύφος και σταθερή δομή, τυπικά είδη της είναι η προσφορά, η παραγγελία, η γνωστοποίηση αποστολής ή παραλαβής εμπορευμάτων και η εξόφληση, ενώ έχει υψηλή νομική σημασία, αφού δεσμεύει τα μέρη και αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο. Δεύτερον, στην προσωπική, όταν διεξάγεται μεταξύ των ιδιωτών στο πλαίσιο των προσωπικών και κοινωνικών τους σχέσεων. Η προσωπική έχει ελεύθερο και οικείο ύφος και τυπικά είδη της είναι οι ευχετήριες, συγχαρητήριες, συλλυπητήριες και ευχαριστήριες επιστολές και οι προσκλήσεις.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 5 — Αδιαβάθμητα και διαβαθμισμένα έγγραφα
Ερώτηση: Τι είναι αδιαβάθμητα και τι διαβαθμισμένα έγγραφα;
Απάντηση:
- Οι δύο ορισμοί (§4.3, σελ. 95, αυτούσια): Η αλληλογραφία διακρίνεται σε ΑΔΙΑΒΑΘΜΗΤΗ ΚΑΙ ΣΕ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΗ.
ΑΔΙΑΒΑΘΜΗΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ «είναι εκείνα που ΔΕΝ ΕΧΟΥΝ ΚΑΠΟΙΑ ΕΝΔΕΙΞΗ ΓΙΑ ΕΙΔΙΚΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ και εισέρχονται ή εξέρχονται στις υπηρεσίες-τμήματα ΩΣ ΚΟΙΝΑ» ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΑ «είναι εκείνα που ΧΡΕΙΑΖΟΝΤΑΙ ΕΙΔΙΚΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΦΕΡΟΥΝ ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗ ΕΝΔΕΙΞΗ»Η ένδειξη ως κριτήριο: η διάκριση δεν εξαρτάται από το περιεχόμενο αυτό καθεαυτό, αλλά από την ΥΠΑΡΞΗ Ή ΟΧΙ ΕΝΔΕΙΞΗΣ πάνω στο έγγραφο, η οποία επιβάλλει ειδική μεταχείριση. Οι βαθμοί ασφαλείας (§4.3.2, σελ. 96): Βαθμός ασφαλείας είναι Η ΕΝΔΕΙΞΗ ΠΟΥ ΓΡΑΦΕΤΑΙ ΣΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΑΠΑΙΤΟΥΝ ΑΥΣΤΗΡΟΤΕΡΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΣΗΜΕΙΩΝΕΤΑΙ ΠΑΝΩ ΔΕΞΙΑ. ΟΛΑ ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΜΕ ΒΑΘΜΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΖΟΝΤΑΙ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΑ.
ΟΙ ΒΑΘΜΟΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΣΕ ΚΑΤΙΟΥΣΑ ΤΑΞΗ α. ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΑ (Α.ΑΠ.) β. ΑΠΟΡΡΗΤΑ (ΑΠ) γ. ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΑ (ΕΠ) δ. ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ (ΠΕΡ) «χαρακτηρίζονται έγγραφα των οποίων το περιεχόμενο αφορά ΣΟΒΑΡΑ ΘΕΜΑΤΑ (ΕΘΝΙΚΑ, ΚΡΑΤΙΚΑ, ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΑ κτλ.) και ΔΕΝ ΑΠΟΚΑΛΥΠΤΕΤΑΙ ΣΕ ΜΗ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ» ε. ΕΙΔΙΚΟΥ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ (Ε.Χ.) — «μόνο σε έγγραφα που έχουν βαθμό ασφαλείας από «ΑΠΟΡΡΗΤΟ (Ε.Χ.)» και «ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ (Ε.Χ.)»Οι ειδικοί χαρακτηρισμοί (§4.3.1, σελ. 95): ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ — Ο χαρακτηρισμός αυτός ΑΦΟΡΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΑ Ή ΑΔΙΑΒΑΘΜΗΤΑ και χρησιμοποιείται όταν πρέπει ο ίδιος ο παραλήπτης … και κανείς άλλος πέραν αυτού, να λάβει γνώση · ΣΥΣΤΗΜΕΝΑ. Η σύνδεση με το εμπιστευτικό αρχείο (κεφ. 3, §3.8): τα εμπιστευτικά έγγραφα φέρουν τις ειδικές ενδείξεις ΑΠ, που σημαίνει «Απόρρητο», ή ΕΠ, που σημαίνει «Εμπιστευτικό» — οι ίδιες ενδείξεις της διαβάθμισης.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η αλληλογραφία διακρίνεται σε αδιαβάθμητη και σε διαβαθμισμένη. Αδιαβάθμητα είναι τα έγγραφα που δεν έχουν κάποια ένδειξη για ειδική μεταχείριση και εισέρχονται ή εξέρχονται στις υπηρεσίες και τα τμήματα ως κοινά. Διαβαθμισμένα, αντίθετα, είναι τα έγγραφα που χρειάζονται ειδική μεταχείριση και φέρουν συγκεκριμένη ένδειξη. Βαθμός ασφαλείας είναι η ένδειξη που γράφεται πάνω δεξιά στα έγγραφα τα οποία απαιτούν αυστηρότερες διαδικασίες διακίνησης, και όλα τα έγγραφα με βαθμό ασφαλείας χαρακτηρίζονται διαβαθμισμένα. Οι βαθμοί σε κατιούσα τάξη είναι άκρως απόρρητα, απόρρητα, εμπιστευτικά και περιορισμένης χρήσης, ενώ υπάρχει και ο χαρακτηρισμός ειδικού χειρισμού για τα απόρρητα και άκρως απόρρητα.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 6 — Προσωπικά και συστημένα έγγραφα
Ερώτηση: Ποια η διαφορά των προσωπικών από τα συστημένα έγγραφα;
Απάντηση:
- Οι δύο ειδικοί χαρακτηρισμοί (§4.3.1, σελ. 95, αυτούσια):
α. ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ «Ο χαρακτηρισμός αυτός αφορά έγγραφα ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΑ Ή ΑΔΙΑΒΑΘΜΗΤΑ και χρησιμοποιείται ΟΤΑΝ ΠΡΕΠΕΙ Ο ΙΔΙΟΣ Ο ΠΑΡΑΛΗΠΤΗΣ ΣΤΟΝ ΟΠΟΙΟ ΑΠΕΥΘΥΝΟΝΤΑΙ, ΚΑΙ ΚΑΝΕΙΣ ΑΛΛΟΣ ΠΕΡΑΝ ΑΥΤΟΥ, ΝΑ ΛΑΒΕΙ ΓΝΩΣΗ ΤΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΤΟΥΣ» β. ΣΥΣΤΗΜΕΝΑ «Χαρακτηρίζονται τα έγγραφα που ΠΑΡΑΔΙΔΟΝΤΑΙ ΣΤΗΝ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΚΑΙ ΑΠΟ ΑΥΤΗ ΣΤΟΝ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ ΜΕ ΑΠΟΔΕΙΞΗ, ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ-ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΤΟΥ»Η ΟΥΣΙΩΔΗΣ ΔΙΑΦΟΡΑ
ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΕΝΑ ───────────────────────────────────────────────────────── ΤΙ ΠΡΟΣΤΑΤΕΥΕΙ το ΑΠΟΡΡΗΤΟ του την ΑΠΟΔΕΙΞΗ της περιεχομένου αποστολής και παραλαβής ΑΦΟΡΑ ΠΟΙΟΣ θα διαβάσει ΑΝ και ΠΟΤΕ παραδόθηκε ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΣ ένδειξη στον ΑΠΟΔΕΙΞΗ και ΥΠΟΓΡΑΦΗ φάκελο παραλήπτη ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΤΗ αφορά ΚΑΙ ανεξάρτητο από τη ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗ διαβαθμισμένα ΚΑΙ διαβάθμιση αδιαβάθμηταΟΙ ΤΕΣΣΕΡΙΣ ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΤΗΣ ΣΥΣΤΗΜΕΝΗΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΠΛΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ (αυτούσια):
1. «ΠΑΡΑΔΙΔΕΤΑΙ ΣΤΟΝ ΑΡΜΟΔΙΟ ΥΠΑΛΛΗΛΟ ΤΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ (ΔΕΝ ΤΟ ΡΙΧΝΟΥΜΕ ΣΤΟ ΓΡΑΜΜΑΤΟΚΙΒΩΤΙΟ). Αυτός ΕΚΔΙΔΕΙ ΑΠΟΔΕΙΞΗ η οποία δίδεται στον ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ» 2. «ΕΠΙΚΟΛΛΑΤΑΙ ΣΤΟ ΦΑΚΕΛΟ ΕΤΙΚΕΤΑ ΜΕ ΤΗ ΛΕΞΗ «ΣΥΣΤΗΜΕΝΟ» Ή «REGISTERED»» 3. «Το ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΟ ΤΕΛΟΣ για τη συστημένη επιστολή ΕΙΝΑΙ ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΟ» 4. «Ο ΠΑΡΑΛΗΠΤΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ ΥΠΟΓΡΑΦΕΙ ΣΕ ΕΙΔΙΚΟ ΒΙΒΛΙΟ Ή ΣΕ ΕΙΔΙΚΟ ΕΝΤΥΠΟ που προσκομίζει ο ταχυδρομικός διανομέας ή καλείται να παραλάβει ο ίδιος την επιστολή από το Ταχυδρομείο αφού υπογράψει»Το πρακτικό αποτέλεσμα: Με τον τρόπο αυτό ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΘΕΙ Η ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΕΝΩΝ ΕΠΙΣΤΟΛΩΝ, ΚΑΙ ΓΙ' ΑΥΤΟ ΤΟ ΛΟΓΟ ΤΙΣ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕ, ΣΥΝΗΘΩΣ, ΣΤΗΝ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΕΠΙΤΑΓΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΣΗΜΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ. Ο συνδυασμός: μια επιστολή μπορεί να είναι ταυτόχρονα «ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ» και «ΣΥΣΤΗΜΕΝΗ» — οι δύο χαρακτηρισμοί δεν αλληλοαποκλείονται, γιατί προστατεύουν διαφορετικά αγαθά.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Ο χαρακτηρισμός προσωπικά αφορά έγγραφα διαβαθμισμένα ή αδιαβάθμητα και χρησιμοποιείται όταν πρέπει ο ίδιος ο παραλήπτης στον οποίο απευθύνονται, και κανείς άλλος πέραν αυτού, να λάβει γνώση του περιεχομένου τους. Συστημένα, αντίθετα, χαρακτηρίζονται τα έγγραφα που παραδίδονται στην ταχυδρομική υπηρεσία και από αυτή στον παραλήπτη με απόδειξη, για τη διασφάλιση της αποστολής και της παράδοσης και παραλαβής τους. Η συστημένη επιστολή διαφέρει από την απλή στο ότι παραδίδεται στον αρμόδιο υπάλληλο του ταχυδρομείου, ο οποίος εκδίδει απόδειξη προς τον αποστολέα, στο ότι επικολλάται ετικέτα με τη λέξη συστημένο, στο ότι το ταχυδρομικό τέλος είναι μεγαλύτερο, και στο ότι ο παραλήπτης υπογράφει για την παραλαβή. Επομένως τα προσωπικά προστατεύουν το απόρρητο του περιεχομένου, ενώ τα συστημένα την απόδειξη της αποστολής και της παραλαβής.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 7 — Βαθμοί ασφαλείας και προτεραιότητας
Ερώτηση: Ποιοι είναι οι βαθμοί ασφαλείας και ποιοι προτεραιότητας;
Απάντηση:
-
ΒΑΘΜΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ (§4.3.2, σελ. 96): είναι Η ΕΝΔΕΙΞΗ ΠΟΥ ΓΡΑΦΕΤΑΙ ΣΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΑΠΑΙΤΟΥΝ ΑΥΣΤΗΡΟΤΕΡΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΣΗΜΕΙΩΝΕΤΑΙ ΠΑΝΩ ΔΕΞΙΑ. ΟΛΑ ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΜΕ ΒΑΘΜΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΖΟΝΤΑΙ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΑ.
ΟΙ ΒΑΘΜΟΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΣΕ ΚΑΤΙΟΥΣΑ ΤΑΞΗ α. ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΑ (Α.ΑΠ.) β. ΑΠΟΡΡΗΤΑ (ΑΠ) γ. ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΑ (ΕΠ) δ. ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗΣ ΧΡΗΣΗΣ (ΠΕΡ) ε. ΕΙΔΙΚΟΥ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ (Ε.Χ.)Το περιεχόμενό τους: Με τους πιο πάνω βαθμούς ασφαλείας χαρακτηρίζονται έγγραφα των οποίων ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΑΦΟΡΑ ΣΟΒΑΡΑ ΘΕΜΑΤΑ (ΕΘΝΙΚΑ, ΚΡΑΤΙΚΑ, ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΑ κτλ.) ΚΑΙ ΔΕΝ ΑΠΟΚΑΛΥΠΤΕΤΑΙ ΣΕ ΜΗ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ. Το «Ειδικού χειρισμού»: Ο χαρακτηρισμός χρησιμοποιείται, ΟΤΑΝ ΚΡΙΘΕΙ ΑΝΑΓΚΑΙΟ, ΜΟΝΟ ΣΕ ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΒΑΘΜΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΑΠΟ «ΑΠΟΡΡΗΤΟ (Ε.Χ.)» ΚΑΙ «ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ (Ε.Χ.)».
ΒΑΘΜΟΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ (§4.3.3, σελ. 96-97): είναι Η ΕΝΔΕΙΞΗ ΠΟΥ ΓΡΑΦΕΤΑΙ ΣΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ, ΕΠΑΝΩ ΔΕΞΙΑ, ΜΕ ΣΚΟΠΟ ΤΟΝ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟ ΤΗΣ ΤΑΧΥΤΗΤΑΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΔΟΣΗΣ ΣΤΟΝ ΑΠΟΔΕΚΤΗ. Λαμβάνεται δε πάντοτε υπόψη ΚΑΙ Η ΤΑΧΥΤΗΤΑ ΠΟΥ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΔΗΛΩΣΗ ΤΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΠΟΥ ΑΠΟΡΡΕΟΥΝ ΑΠΟ ΤΟ ΕΓΓΡΑΦΟ.
ΟΙ ΒΑΘΜΟΙ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ ΣΕ ΚΑΤΙΟΥΣΑ ΤΑΞΗ ΑΣΤΡΑΠΙΑΙΟ ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΑ ΕΠΕΙΓΟΝ ΑΜΕΣΟ ή ΕΠΕΙΓΟΝ ΚΑΤΕΠΕΙΓΟΝ ΚΟΙΝΟ ΕΠΕΙΓΟΝΟ κοινός χαρακτηρισμός: Στις περιπτώσεις που ΔΕΝ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΕΙΤΑΙ ΚΑΠΟΙΟΣ ΒΑΘΜΟΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ, χρησιμοποιείται ο χαρακτηρισμός «ΚΟΙΝΟ» (ROUTINE). Η ΚΡΙΣΙΜΗ ΔΙΑΚΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΥΟ ΕΝΝΟΙΩΝ
ΒΑΘΜΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΒΑΘΜΟΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ ───────────────────────────────────────────────────────── ΤΙ ΡΥΘΜΙΖΕΙ ΠΟΙΟΣ έχει ΠΟΣΟ ΓΡΗΓΟΡΑ πρέπει να πρόσβαση φτάσει και να απαντηθεί ΣΚΟΠΟΣ ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ ΤΑΧΥΤΗΤΑ ΘΕΣΗ πάνω δεξιά πάνω δεξιά ΣΥΝΔΥΑΣΜΟΣ ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΟΙ — ένα έγγραφο μπορεί να είναι «ΑΠΟΡΡΗΤΟ» και ταυτόχρονα «ΚΑΤΕΠΕΙΓΟΝ»
Σύνοψη: (ενδεικτική) Βαθμός ασφαλείας είναι η ένδειξη που γράφεται πάνω δεξιά στα έγγραφα τα οποία απαιτούν αυστηρότερες διαδικασίες διακίνησης, και όλα τα έγγραφα με βαθμό ασφαλείας χαρακτηρίζονται διαβαθμισμένα. Οι βαθμοί σε κατιούσα τάξη είναι τα άκρως απόρρητα, τα απόρρητα, τα εμπιστευτικά και τα περιορισμένης χρήσης, ενώ υπάρχει και ο χαρακτηρισμός ειδικού χειρισμού, που χρησιμοποιείται μόνο σε απόρρητα και άκρως απόρρητα έγγραφα. Βαθμός προτεραιότητας είναι η ένδειξη που γράφεται επίσης επάνω δεξιά, με σκοπό τον καθορισμό της ταχύτητας αποστολής και επίδοσης στον αποδέκτη. Οι βαθμοί προτεραιότητας σε κατιούσα τάξη είναι το αστραπιαίο, το άμεσο, το κατεπείγον και το επείγον, ή εναλλακτικά το εξαιρετικά επείγον, το επείγον και το κοινό, ενώ όταν δεν δικαιολογείται κάποιος βαθμός χρησιμοποιείται ο χαρακτηρισμός κοινό.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 8 — Τα στάδια της εισερχόμενης αλληλογραφίας
Ερώτηση: Ποια στάδια ακολουθεί μια επιστολή ή ένα έγγραφο από τη στιγμή που θα μπει στην επιχείρηση μέχρι να φτάσει στο αρμόδιο όργανο;
Απάντηση:
- Το πλαίσιο (§4.5.1, σελ. 98): Η εισερχόμενη αλληλογραφία, μέχρι να φτάσει στο αρμόδιο όργανο για να ενεργήσει τα σχετικά, ακολουθεί τα παρακάτω στάδια.
α. ΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΤΗΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ «Η αλληλογραφία ΠΑΡΑΔΙΔΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΟ ΔΙΑΝΟΜΕΑ στα γραφεία της υπηρεσίας ή επιχείρησης ή ΠΑΡΑΛΑΜΒΑΝΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΑΡΜΟΔΙΟ ΥΠΑΛΛΗΛΟ … ΚΑΤΕΥΘΕΙΑΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΘΥΡΙΔΑ (ΓΡΑΜΜΑΤΟΘΥΡΙΔΑ)» β. ΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΤΗΣ ΔΙΑΛΟΓΗΣ «αρμόδιος υπάλληλος … κάνει ΤΗ ΔΙΑΛΟΓΗ ΚΑΙ ΤΟ ΔΙΑΧΩΡΙΣΜΟ ΤΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΣΕ «ΠΡΟΣΩΠΙΚΕΣ», «ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ», «ΕΠΕΙΓΟΥΣΕΣ» ΚΑΙ «ΚΟΙΝΕΣ» ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ» γ. ΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΤΗΣ ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΓΝΩΣΗΣ «την ΑΠΟΣΦΡΑΓΙΖΕΙ ΜΕ ΧΑΡΤΟΚΟΠΤΗ Ή ΑΛΛΟ ΜΗΧΑΝΙΚΟ ΜΕΣΟ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΑΒΑΖΕΙ» δ. ΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΤΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΜΟΥ «ΧΡΕΩΝΕΙ ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ, ΣΤΟ ΤΜΗΜΑ Ή ΣΤΟΝ ΑΡΜΟΔΙΟ ΥΠΑΛΛΗΛΟ … ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ» ε. ΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΤΗΣ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ «γίνεται ΣΕ ΕΙΔΙΚΟ ΒΙΒΛΙΟ ΠΟΥ ΛΕΓΕΤΑΙ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ»Τι καθορίζει ο χαρακτηρισμός (αυτούσια):
1. «Η ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ που ήρθε στην επιχείρηση το έγγραφο» 2. «Το ΤΜΗΜΑ που είναι αρμόδιο να το παραλάβει για τις παραπέρα ενέργειες» 3. «Ο ΤΡΟΠΟΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ που επιθυμεί η διοίκηση να ακολουθήσει το έγγραφο» ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ 1) 15-6-19.. 2) 21-3-19.. 3) 30-1-19.. Τμήμα Προμηθειών Τμήμα Λογιστηρίου Τμήμα Δημ. Σχέσεων (άμεση ενέργεια) (αρχείο)Η σφραγίδα του εισερχομένου (σελ. 100): Πάνω σε κάθε εισερχόμενο έγγραφο ΜΠΑΙΝΕΙ ΕΙΔΙΚΗ ΜΙΚΡΗ ΣΦΡΑΓΙΔΑ, στο πάνω αριστερό ή δεξιό μέρος … με τις εξής ενδείξεις:
Ημερ. Λήψης ................. Αρ. Πρωτ. ................... (ο αύξ. αριθμός της καταχώρισης στο βιβλίο Πρωτοκόλλου) Αρμόδια Υπηρεσία ...........Η θέση της Γραμματείας (§4.5, σελ. 98): η υπηρεσία διεξαγωγής της αλληλογραφίας ΣΥΓΚΡΟΤΕΙΤΑΙ ΣΕ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ, η οποία πλαισιώνεται με το κατάλληλο προσωπικό (ΓΡΑΦΕΙΣ, ΚΛΗΤΗΡΕΣ) … και έχει έργο ΤΗΝ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΗΣ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ, ΤΗΝ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ, ΤΗΝ ΤΑΞΙΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΑΦΥΛΑΞΗ ΤΗΣ, καθώς και ΤΗΝ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΗΣ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΗΣ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η εισερχόμενη αλληλογραφία, μέχρι να φτάσει στο αρμόδιο όργανο, ακολουθεί πέντε στάδια. Πρώτο, το στάδιο της παραλαβής, όπου η αλληλογραφία παραδίδεται από τον ταχυδρομικό διανομέα ή παραλαμβάνεται από τη γραμματοθυρίδα. Δεύτερο, το στάδιο της διαλογής, όπου γίνεται ο διαχωρισμός σε προσωπικές, απόρρητες, επείγουσες και κοινές επιστολές. Τρίτο, το στάδιο της αποσφράγισης και ανάγνωσης, με χαρτοκόπτη ή άλλο μηχανικό μέσο. Τέταρτο, το στάδιο του χαρακτηρισμού, όπου η αλληλογραφία χρεώνεται στο αρμόδιο τμήμα ανάλογα με το αντικείμενο του εγγράφου και καθορίζονται η ημερομηνία άφιξης, το αρμόδιο τμήμα και ο τρόπος ενέργειας. Πέμπτο, το στάδιο της καταχώρισης στο ειδικό βιβλίο που λέγεται πρωτόκολλο, με ταυτόχρονη σφράγιση του εγγράφου με τις ενδείξεις ημερομηνία λήψης, αριθμός πρωτοκόλλου και αρμόδια υπηρεσία.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 9 — Το στάδιο της καταχώρισης
Ερώτηση: Τι γνωρίζετε για το στάδιο της καταχώρισης;
Απάντηση:
-
Ο ορισμός (§4.5.1 ε, σελ. 100): Η καταχώριση της εισερχόμενης αλληλογραφίας γίνεται ΣΕ ΕΙΔΙΚΟ ΒΙΒΛΙΟ ΠΟΥ ΛΕΓΕΤΑΙ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ. Η δομή του πρωτοκόλλου: Το πρωτόκολλο περιλαμβάνει ΔΥΟ ΜΕΡΗ: ΤΟ ΑΡΙΣΤΕΡΟ, ΟΠΟΥ ΚΑΤΑΧΩΡΙΖΕΤΑΙ Η ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ, ΚΑΙ ΤΟ ΔΕΞΙΟ, ΟΠΟΥ ΚΑΤΑΧΩΡΙΖΕΤΑΙ Η ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΗ. Σε πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούνται ΔΥΟ ΒΙΒΛΙΑ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ, ΕΝΑ ΓΙΑ ΤΑ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΚΑΙ ΕΝΑ ΓΙΑ ΤΑ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ ΕΓΓΡΑΦΑ. Τι γράφεται: Στο πρωτόκολλο γράφονται ΜΕ ΟΡΙΣΜΕΝΗ ΤΑΞΗ, που εξαρτάται από τη ΓΡΑΜΜΟΓΡΑΦΗΣΗ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ, τα στοιχεία του εγγράφου, όπως: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΕΚΔΟΣΗΣ, ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ, ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ, ΑΡΜΟΔΙΟ ΤΜΗΜΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΛΑΒΗ κ.ά.
Η ΓΡΑΜΜΟΓΡΑΦΗΣΗ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (υπόδειγμα σελ. 104-105)
┌──────────────────────────────────────────────────────┐ │ ΤΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ │ ├───────┬───────┬──────────┬───────┬─────────┬─────────┤ │ Αυξ. │ Αριθ. │ Προέ- │ Ημερ. │ΠΕΡΙΛΗΨΗ │ Ημερομ. │ │ αριθ. │ │ λευση │ │ │παραλαβής│ │Πρωτοκ.│ │ │ │ │ │ ├───────┼───────┼──────────┼───────┼─────────┼─────────┤ │ 1. │ │ │ │ │ │ └───────┴───────┴──────────┴───────┴─────────┴─────────┘ ┌──────────────────────────────────────────────────────┐ │ ΤΟΥ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ │ ├──────────┬────────────┬────────────┬─────────────────┤ │ Σχετικοί │ Κατεύθυνση │ ΠΕΡΙΛΗΨΗ │ Ημερομηνία │ │ αριθμοί │ │ │ │ └──────────┴────────────┴────────────┴─────────────────┘Η σφραγίδα πάνω στο έγγραφο: Πάνω σε κάθε εισερχόμενο έγγραφο ΜΠΑΙΝΕΙ ΕΙΔΙΚΗ ΜΙΚΡΗ ΣΦΡΑΓΙΔΑ, στο ΠΑΝΩ ΑΡΙΣΤΕΡΟ Ή ΔΕΞΙΟ ΜΕΡΟΣ του εγγράφου ή σε άλλο ελεύθερο μέρος, με τις εξής ενδείξεις: ΗΜΕΡ. ΛΗΨΗΣ … ΑΡ. ΠΡΩΤ. … (ο αύξ. αριθμός της καταχώρισης στο βιβλίο Πρωτοκόλλου) ΑΡΜΟΔΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑ … Και πρόσθετες ενδείξεις: ανάλογα με την οργάνωση της υπηρεσίας διεκπεραίωσης, μπορεί στην ειδική σφραγίδα να γραφτούν και άλλες ενδείξεις, όπως, π.χ., Ο ΑΡΙΘΜΟΣ ΦΑΚΕΛΟΥ ΤΗΣ ΥΠΟΘΕΣΗΣ, Η ΧΡΟΝΟΛΟΓΙΑ … Η σημασία του αριθμού πρωτοκόλλου: είναι ο μοναδικός αύξων αριθμός που ταυτοποιεί το έγγραφο μέσα στην υπηρεσία και επιτρέπει τη σύνδεση εισερχομένου και εξερχομένου (στήλη «Σχετικοί αριθμοί»), δηλαδή τη σύνδεση ερωτήματος και απάντησης. Η καταχώριση και στην εξερχόμενη (§4.5.2 δ): Το έγγραφο καταχωρίζεται στο βιβλίο πρωτοκόλλου ΜΕ ΤΟΝ ΤΡΟΠΟ ΠΟΥ ΑΝΑΛΥΣΑΜΕ ΣΤΟ ΣΤΑΔΙΟ ΤΗΣ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η καταχώριση της εισερχόμενης αλληλογραφίας γίνεται σε ειδικό βιβλίο που λέγεται πρωτόκολλο. Το πρωτόκολλο περιλαμβάνει δύο μέρη, το αριστερό όπου καταχωρίζεται η εισερχόμενη αλληλογραφία και το δεξιό όπου καταχωρίζεται η εξερχόμενη, ενώ σε πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούνται δύο χωριστά βιβλία. Στο πρωτόκολλο γράφονται, με ορισμένη τάξη που εξαρτάται από τη γραμμογράφηση του βιβλίου, τα στοιχεία του εγγράφου, δηλαδή η ημερομηνία εισόδου και έκδοσης, τα στοιχεία του αποστολέα, σύντομη περίληψη του κειμένου και το αρμόδιο τμήμα για την παραλαβή. Παράλληλα, πάνω σε κάθε εισερχόμενο έγγραφο μπαίνει ειδική μικρή σφραγίδα με τις ενδείξεις ημερομηνία λήψης, αριθμός πρωτοκόλλου, δηλαδή ο αύξων αριθμός καταχώρισης, και αρμόδια υπηρεσία.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 10 — Παραβολή και υπογραφή
Ερώτηση: Είναι απαραίτητο να προηγηθεί το στάδιο της παραβολής από εκείνο της υπογραφής; Γιατί;
Απάντηση:
- ΝΑΙ, είναι απολύτως απαραίτητο.
Η θέση των δύο σταδίων στην εξερχόμενη αλληλογραφία (§4.5.2): η επιστολή, αφού συνταχθεί και πληκτρολογηθεί, περνά από ΠΑΡΑΒΟΛΗ — τον αντιπαραβολικό έλεγχο του πληκτρολογημένου κειμένου με το πρωτότυπο σχέδιο — και κατόπιν από ΥΠΟΓΡΑΦΗ από το αρμόδιο όργανο που δεσμεύει την επιχείρηση.
Η ΣΕΙΡΑ ΤΩΝ ΣΤΑΔΙΩΝ ΤΗΣ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΗΣ ΣΥΝΤΑΞΗ → ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΗ → ΠΑΡΑΒΟΛΗ → ΥΠΟΓΡΑΦΗ → ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ → ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ → ΕΜΦΑΚΕΛΩΣΗ → ΓΡΑΜΜΑΤΟΣΗΜΑΝΣΗ → ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΣΤΟ ΒΙΒΛΙΟ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣΤΡΕΙΣ ΛΟΓΟΙ ΓΙΑΤΙ Η ΠΑΡΑΒΟΛΗ ΠΡΟΗΓΕΙΤΑΙ
1. Η ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΔΕΣΜΕΥΕΙ Με την υπογραφή το έγγραφο γίνεται ΕΠΙΣΗΜΟ και ΔΕΣΜΕΥΤΙΚΟ για την επιχείρηση. Ο υπογράφων αναλαμβάνει την ΕΥΘΥΝΗ του περιεχομένου· δεν μπορεί να αναλάβει ευθύνη για κείμενο που ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΕΛΕΓΧΘΕΙ 2. Η ΔΙΟΡΘΩΣΗ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΑΚΥΡΩΝΕΙ ΤΗΝ ΥΠΟΓΡΑΦΗ Αν βρεθεί λάθος μετά την υπογραφή, το έγγραφο πρέπει να πληκτρολογηθεί και να υπογραφεί ΞΑΝΑ — δηλαδή χάνεται χρόνος και εργασία, σε αντίθεση με την ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΡΧΗ (κεφ. 1, §1.9) 3. Η ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ ΕΙΝΑΙ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ Το βιβλίο ορίζει (§4.1) ότι η αλληλογραφία «ΩΣ ΓΡΑΠΤΟΣ ΛΟΓΟΣ, ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΙΣΧΥΡΟ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ». Ένα λάθος σε ποσό, ημερομηνία, ποσότητα ή όρο μπορεί να δεσμεύσει την επιχείρηση με ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ή ΝΟΜΙΚΕΣ συνέπειεςΤι ελέγχεται στην παραβολή
● ΟΡΘΟΓΡΑΦΙΑ, ΣΥΝΤΑΞΗ, ΣΤΙΞΗ ● ΟΡΘΟΤΗΤΑ ΑΡΙΘΜΩΝ — ποσά, ποσότητες, ημερομηνίες, αριθμοί τιμολογίων και συμβολαίων ● ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΟΔΕΚΤΗ — επωνυμία, διεύθυνση, Τ.Κ. ● ΠΛΗΡΟΤΗΤΑ — ότι υπάρχουν όλα τα ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ που αναφέρονται στο κείμενο ● ΣΥΜΦΩΝΙΑ με το εγκεκριμένο σχέδιοΗ αναλογία με το εμπιστευτικό αρχείο (κεφ. 3, §3.8): και εκεί το βιβλίο τονίζει ότι Η ΑΠΩΛΕΙΑ ΕΝΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ Ή Η ΕΠΙΠΟΛΑΙΗ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΕΝΟΣ ΘΕΜΑΤΟΣ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΕΧΕΙ ΣΟΒΑΡΕΣ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ Ή ΝΟΜΙΚΕΣ, ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ. Η ίδια αρχή στην αναπαραγωγή (§4.5.2 γ): όταν το έγγραφο είναι εγκύκλιος, μπαίνει κάτω από το κείμενο η φράση «ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ» και ΥΠΟΓΡΑΦΕΤΑΙ ΑΠΟ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟ ΠΡΟΣΩΠΟ — δηλαδή και το αντίγραφο ελέγχεται πριν βεβαιωθεί.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Ναι, είναι απαραίτητο να προηγηθεί η παραβολή της υπογραφής. Παραβολή είναι ο αντιπαραβολικός έλεγχος του πληκτρολογημένου κειμένου με το πρωτότυπο σχέδιο, ώστε να διαπιστωθεί ότι δεν υπάρχουν λάθη σε ορθογραφία, σύνταξη, αριθμούς, ποσά, ημερομηνίες και στοιχεία του αποδέκτη και ότι υπάρχουν όλα τα συνημμένα. Η παραβολή πρέπει να προηγείται για τρεις λόγους. Πρώτον, γιατί με την υπογραφή το έγγραφο γίνεται επίσημο και δεσμευτικό και ο υπογράφων αναλαμβάνει την ευθύνη του περιεχομένου, την οποία δεν μπορεί να αναλάβει για κείμενο που δεν έχει ελεγχθεί. Δεύτερον, γιατί διόρθωση μετά την υπογραφή επιβάλλει επαναπληκτρολόγηση και νέα υπογραφή, με σπατάλη χρόνου και εργασίας. Τρίτον, γιατί η αλληλογραφία, ως γραπτός λόγος, αποτελεί ισχυρό αποδεικτικό στοιχείο και ένα λάθος μπορεί να έχει σοβαρές οικονομικές ή νομικές συνέπειες.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 11 — Συμπλήρωση των στοιχείων στον φάκελο
Ερώτηση: Συμπληρώστε στο εξωτερικό μέρος του φακέλου με δικά σας στοιχεία όλα τα στοιχεία που απαιτούνται (στοιχεία αποστολέα, παραλήπτη κτλ.).
Απάντηση:
-
Ο κανόνας (§4.5.2 ε, σελ. 101): Έξω από το φάκελο ΑΝΑΓΡΑΦΕΤΑΙ Η ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ ΚΑΙ ΤΟΥ ΑΠΟΔΕΚΤΗ, Η ΟΠΟΙΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΣΩΣΤΗ, ΚΑΘΑΡΟΓΡΑΜΜΕΝΗ ΚΑΙ ΜΕ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΟ ΚΩΔΙΚΑ.
ΤΟ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (σελ. 101)
┌──────────────────────────────────────────────────────┐ │ ΞΥΛΕΜΠΟΡΙΚΗ Α.Ε. ┌──────────┐ │ │ Αγίας Λαύρας 3 │Γραμματό- │ │ │ Τ.Κ. 125 07 ΑΘΗΝΑ │ σημο │ │ │ └──────────┘ │ │ │ │ Κύριο, │ │ Παπαδιαμάντη Αλέξ. │ │ Ξυλέμπορο │ │ Ερμού 50 │ │ 565 33 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ │ └──────────────────────────────────────────────────────┘ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΗ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΜΕ ΔΙΚΑ ΜΑΣ ΣΤΟΙΧΕΙΑ
┌──────────────────────────────────────────────────────┐ │ ΑΦΟΙ ΔΗΜΗΤΡΙΟΥ Ο.Ε. ┌──────────┐ │ │ Εμπορία Ηλεκτρικών Ειδών │Γραμματό- │ │ │ Πατησίων 128 │ σημο │ │ │ Τ.Κ. 112 57 ΑΘΗΝΑ └──────────┘ │ │ ΤΗΛ.: 210 8231450 │ │ │ │ ΣΥΣΤΗΜΕΝΟ │ │ │ │ Κύριον │ │ Γεώργιον Παπαδόπουλον │ │ Διευθυντήν Πωλήσεων │ │ «ΗΛΕΚΤΡΟΤΕΧΝΙΚΗ Α.Ε.» │ │ Λεωφ. Νίκης 45 │ │ 546 22 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ │ └──────────────────────────────────────────────────────┘ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΑΤΑ ΘΕΣΗ
ΠΑΝΩ ΑΡΙΣΤΕΡΑ — Ο ΑΠΟΣΤΟΛΕΑΣ επωνυμία · αντικείμενο (προαιρετικά) · οδός και αριθμός Τ.Κ. και ΠΟΛΗ με ΚΕΦΑΛΑΙΑ · τηλέφωνο (προαιρετικά) ΠΑΝΩ ΔΕΞΙΑ — το ΓΡΑΜΜΑΤΟΣΗΜΟ ή η σφραγίδα γραμματοσήμανσης ΚΕΝΤΡΟ-ΔΕΞΙΑ ΚΑΙ ΧΑΜΗΛΟΤΕΡΑ — Ο ΠΑΡΑΛΗΠΤΗΣ προσφώνηση (Κύριον / Κυρίαν / Προς) · ονοματεπώνυμο ή επωνυμία · ιδιότητα · οδός και αριθμός Τ.Κ. και ΠΟΛΗ με ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ (όπου απαιτούνται) ΣΥΣΤΗΜΕΝΟ / REGISTERED · ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ · ΕΠΕΙΓΟΝ · ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΩΣΟ θυριδωτός φάκελος (σελ. 101): Μεγάλη εξυπηρέτηση και οικονομία χρόνου προσφέρει ο φάκελος που έχει ΜΙΑ ΔΙΑΦΑΝΗ ΘΥΡΙΔΑ, από την οποία ΔΙΑΒΑΖΕΤΑΙ Η ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΓΡΑΜΜΕΝΗ ΠΑΝΩ ΣΤΟ ΕΓΓΡΑΦΟ. Ο φάκελος αυτός λέγεται ΘΥΡΙΔΩΤΟΣ. Στην περίπτωση αυτή η διεύθυνση του παραλήπτη στο έγγραφο πρέπει να είναι ΠΛΗΡΗΣ και ΤΟ ΔΙΠΛΩΜΑ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΠΡΟΣΕΚΤΙΚΟ, ώστε να φαίνεται η διεύθυνση από τη θυρίδα. Γιατί απαιτείται ο Τ.Κ.: επιτρέπει την αυτόματη διαλογή στα ταχυδρομικά κέντρα και μειώνει δραστικά τον χρόνο και τα λάθη παράδοσης.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Έξω από τον φάκελο αναγράφεται η διεύθυνση του αποστολέα και του αποδέκτη, η οποία πρέπει να είναι σωστή, καθαρογραμμένη και με ταχυδρομικό κώδικα. Πάνω αριστερά γράφονται τα στοιχεία του αποστολέα, δηλαδή η επωνυμία, η οδός και ο αριθμός, ο ταχυδρομικός κώδικας και η πόλη με κεφαλαία και προαιρετικά το τηλέφωνο. Πάνω δεξιά τοποθετείται το γραμματόσημο ή η σφραγίδα γραμματοσήμανσης. Στο κέντρο και δεξιά, χαμηλότερα, γράφονται τα στοιχεία του παραλήπτη, δηλαδή η προσφώνηση, το ονοματεπώνυμο ή η επωνυμία, η ιδιότητα, η οδός και ο αριθμός, ο ταχυδρομικός κώδικας και η πόλη με κεφαλαία. Όπου απαιτείται προστίθενται ενδείξεις όπως συστημένο, προσωπικό ή επείγον. Μεγάλη εξυπηρέτηση προσφέρει ο θυριδωτός φάκελος, που έχει διαφανή θυρίδα από την οποία διαβάζεται η διεύθυνση του παραλήπτη γραμμένη πάνω στο έγγραφο.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 1 — Πρωτοκόλληση προσφοράς και αποδοχής
Ερώτηση: Η επιχείρηση "Ν. ΚΑΡΑΓΙΩΡΓΗΣ" που εδρεύει στην Πάτρα, στέλνει την με αριθμό πρωτοκόλλου 382/15.1.85 επιστολή με θέμα "προσφορά τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης" στην επιχείρηση "ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε.", που εδρεύει στη Ναύπακτο. Στις 5.2.85 η "ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε." ενημερώνει με επιστολή της στη "Ν. ΚΑΡΑΓΙΩΡΓΗΣ", ότι αποδέχεται την προσφορά και επιθυμεί να της αναθέσει παραγγελία.
Απάντηση:
-
Η εκφώνηση: Να καταχωριστούν οι πιο κάτω ασκήσεις ΣΤΙΣ ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΕΣ ΣΤΗΛΕΣ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ, έτσι ώστε να φαίνονται ΟΛΕΣ ΟΙ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ που αναφέρονται σε αυτές. Η ανάλυση των ενεργειών
ΕΝΕΡΓΕΙΑ 1 Η «Ν. ΚΑΡΑΓΙΩΡΓΗΣ» (Πάτρα) ΣΤΕΛΝΕΙ επιστολή αρ. 382/15.1.85 στην «ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε.» (Ναύπακτος) → ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ για την ΚΑΡΑΓΙΩΡΓΗΣ → ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ για την ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΕΝΕΡΓΕΙΑ 2 Στις 5.2.85 η «ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε.» ΑΠΑΝΤΑ → ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ για την ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ → ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ για την ΚΑΡΑΓΙΩΡΓΗΣΗ καταχώριση γίνεται στα ΔΥΟ βιβλία πρωτοκόλλου, μία στο καθένα.
Α. ΤΟ ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΤΗΣ «Ν. ΚΑΡΑΓΙΩΡΓΗΣ» (Πάτρα)
ΤΟΥ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ┌────────┬──────────────┬───────────────────┬───────────┐ │Σχετικοί│ Κατεύθυνση │ ΠΕΡΙΛΗΨΗ │Ημερομηνία │ │αριθμοί │ │ │ │ ├────────┼──────────────┼───────────────────┼───────────┤ │ 382 │«ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ │Προσφορά τιμοκατα- │ 15.1.85 │ │ │ Α.Ε.» │λόγου και όρων │ │ │ │ ΝΑΥΠΑΚΤΟΣ │πώλησης │ │ └────────┴──────────────┴───────────────────┴───────────┘ ΤΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ┌──────┬─────┬──────────────┬───────┬──────────┬────────┐ │ Αυξ. │Αριθ.│ Προέλευση │ Ημερ. │ ΠΕΡΙΛΗΨΗ │Ημερομ. │ │αριθ. │ │ │ │ │παραλαβ.│ ├──────┼─────┼──────────────┼───────┼──────────┼────────┤ │ 1 │ 382 │«ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ │5.2.85 │Αποδοχή │ 7.2.85 │ │ │σχετ.│ Α.Ε.» │ │προσφοράς │ │ │ │ │ ΝΑΥΠΑΚΤΟΣ │ │— ανάθεση │ │ │ │ │ │ │παραγγελίας│ │ └──────┴─────┴──────────────┴───────┴──────────┴────────┘Β. ΤΟ ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΤΗΣ «ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε.» (Ναύπακτος)
ΤΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ┌──────┬─────┬──────────────┬────────┬──────────┬───────┐ │ Αυξ. │Αριθ.│ Προέλευση │ Ημερ. │ ΠΕΡΙΛΗΨΗ │Ημερομ.│ │αριθ. │ │ │ │ │παραλ. │ ├──────┼─────┼──────────────┼────────┼──────────┼───────┤ │ 1 │ 382 │«Ν. ΚΑΡΑΓΙΩΡ- │15.1.85 │Προσφορά │18.1.85│ │ │ │ ΓΗΣ» ΠΑΤΡΑ │ │τιμοκατα- │ │ │ │ │ │ │λόγου και │ │ │ │ │ │ │όρων │ │ │ │ │ │ │πώλησης │ │ └──────┴─────┴──────────────┴────────┴──────────┴───────┘ ΤΟΥ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ┌────────┬──────────────┬───────────────────┬───────────┐ │Σχετικοί│ Κατεύθυνση │ ΠΕΡΙΛΗΨΗ │Ημερομηνία │ │αριθμοί │ │ │ │ ├────────┼──────────────┼───────────────────┼───────────┤ │ 382 │«Ν. ΚΑΡΑΓΙΩΡ- │Αποδοχή προσφοράς │ 5.2.85 │ │(σχετ.) │ ΓΗΣ» ΠΑΤΡΑ │και ανάθεση │ │ │ │ │παραγγελίας │ │ └────────┴──────────────┴───────────────────┴───────────┘Η στήλη «Σχετικοί αριθμοί»: εδώ φαίνεται ο σύνδεσμος μεταξύ των δύο εγγράφων. Η απάντηση της «ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε.» φέρει σχετικό τον αριθμό 382 της αρχικής προσφοράς, ώστε ερώτημα και απάντηση να συνδέονται στο αρχείο. Η σφραγίδα του εισερχομένου (§4.5.1 ε, σελ. 100): πάνω σε κάθε εισερχόμενο μπαίνει σφραγίδα με Ημερ. Λήψης, Αρ. Πρωτ. και Αρμόδια Υπηρεσία — εν προκειμένω το Τμήμα Πωλήσεων.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η άσκηση περιλαμβάνει δύο ενέργειες που καταχωρίζονται και στα δύο βιβλία πρωτοκόλλου. Στο βιβλίο της Ν. Καραγιώργης, η επιστολή προσφοράς με αριθμό 382 της δεκάτης πέμπτης Ιανουαρίου 1985 καταχωρίζεται στο μέρος του εξερχομένου, με κατεύθυνση την ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε. Ναυπάκτου και περίληψη προσφορά τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης. Η απάντηση της πέμπτης Φεβρουαρίου καταχωρίζεται στο μέρος του εισερχομένου, με προέλευση την ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε., σχετικό αριθμό το 382 και περίληψη αποδοχή προσφοράς και ανάθεση παραγγελίας. Αντίστροφα, στο βιβλίο της ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Α.Ε., η προσφορά καταχωρίζεται ως εισερχόμενο με προέλευση τη Ν. Καραγιώργης Πατρών, και η απάντηση ως εξερχόμενο με σχετικό αριθμό το 382. Η στήλη των σχετικών αριθμών συνδέει το ερώτημα με την απάντηση.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 2 — Πρωτοκόλληση απάντησης σε αίτηση
Ερώτηση: Επιχείρηση, σε απάντηση της υπ' αριθμ. 1652/13.3.86 αίτησης της κ. Ν. Μαρκέλλου, της στέλνει επιστολή, προκειμένου να της γνωρίσει ότι η κενή θέση οικονομικών συμβούλων της επιχείρησης καλύφτηκε.
Απάντηση:
-
Η ανάλυση των ενεργειών
ΕΝΕΡΓΕΙΑ 1 Η κ. Ν. ΜΑΡΚΕΛΛΟΥ υποβάλλει ΑΙΤΗΣΗ → ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ για την επιχείρηση, με αριθμό πρωτοκόλλου 1652 και ημερομηνία 13.3.86 ΕΝΕΡΓΕΙΑ 2 Η επιχείρηση ΑΠΑΝΤΑ ότι η θέση καλύφθηκε → ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ για την επιχείρηση, ΣΧΕΤΙΚΟ με το 1652Προσοχή στον αριθμό 1652: πρόκειται για τον αριθμό πρωτοκόλλου της ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ — η κ. Μαρκέλλου είναι ιδιώτης και δεν τηρεί βιβλίο πρωτοκόλλου. Ο αριθμός δόθηκε κατά την παραλαβή της αίτησης.
ΤΟ ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
ΤΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ┌──────┬──────┬───────────────┬────────┬─────────┬──────┐ │ Αυξ. │Αριθ. │ Προέλευση │ Ημερ. │ΠΕΡΙΛΗΨΗ │Ημερ. │ │αριθ. │ │ │ │ │παραλ.│ ├──────┼──────┼───────────────┼────────┼─────────┼──────┤ │ 1652 │ — │Μαρκέλλου Ν. │13.3.86 │Αίτηση │13.3. │ │ │ │(ιδιώτης) │ │πρόσληψης│ 86 │ │ │ │ │ │σε θέση │ │ │ │ │ │ │οικονομι-│ │ │ │ │ │ │κού │ │ │ │ │ │ │συμβούλου│ │ └──────┴──────┴───────────────┴────────┴─────────┴──────┘ ΤΟΥ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ┌─────────┬───────────────┬──────────────────┬──────────┐ │Σχετικοί │ Κατεύθυνση │ ΠΕΡΙΛΗΨΗ │Ημερομηνία│ │ αριθμοί │ │ │ │ ├─────────┼───────────────┼──────────────────┼──────────┤ │ 1652 │Μαρκέλλου Ν. │Γνωστοποίηση │ ../3/86 │ │ /13.3.86│(ιδιώτης) │κάλυψης της κενής │ │ │ │ │θέσης οικονομικών │ │ │ │ │συμβούλων — │ │ │ │ │απάντηση στην υπ' │ │ │ │ │αριθμ. 1652/13.3. │ │ │ │ │86 αίτηση │ │ └─────────┴───────────────┴──────────────────┴──────────┘Η αναφορά του σχετικού στο ίδιο το κείμενο: η απαντητική επιστολή αρχίζει με «Σε απάντηση της υπ' αριθμ. 1652/13.3.86 αιτήσεώς σας …» — έτσι ο σύνδεσμος αποτυπώνεται και στο βιβλίο πρωτοκόλλου και στο σώμα του εγγράφου. Ο χαρακτηρισμός (§4.5.1 δ, σελ. 99): η αίτηση χρεώνεται στο ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ με ένδειξη «άμεση ενέργεια», ώστε να ετοιμαστεί η απάντηση. Μετά την αποστολή, ο χαρακτηρισμός γίνεται «αρχείο». Το είδος της αλληλογραφίας (§4.2, σελ. 94): πρόκειται για ΙΔΙΩΤΙΚΗ αλληλογραφία, αφού διεξάγεται μεταξύ επιχείρησης και ιδιώτη — και μάλιστα ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ως προς την κ. Μαρκέλλου, καθώς δεν αφορά εμπορική συναλλαγή.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η άσκηση περιλαμβάνει δύο ενέργειες που καταχωρίζονται στο βιβλίο πρωτοκόλλου της επιχείρησης. Στο μέρος του εισερχομένου καταχωρίζεται η αίτηση της κυρίας Ν. Μαρκέλλου με αύξοντα αριθμό πρωτοκόλλου 1652, ημερομηνία δεκάτη τρίτη Μαρτίου 1986, προέλευση την ίδια ως ιδιώτη και περίληψη αίτηση πρόσληψης σε θέση οικονομικού συμβούλου. Στο μέρος του εξερχομένου καταχωρίζεται η απάντηση της επιχείρησης, με σχετικό αριθμό το 1652 της δεκάτης τρίτης Μαρτίου, κατεύθυνση την κυρία Μαρκέλλου και περίληψη γνωστοποίηση κάλυψης της κενής θέσης οικονομικών συμβούλων. Σημειώνεται ότι ο αριθμός 1652 είναι ο αριθμός πρωτοκόλλου της επιχείρησης, αφού η αιτούσα είναι ιδιώτης και δεν τηρεί βιβλίο πρωτοκόλλου.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 3 — Πρωτοκόλληση αίτησης μαθήτριας
Ερώτηση: Η μαθήτρια Λαμπρινάκη Μαρία υποβάλλει στις 26/4/19.. στο Λύκειό της αίτηση για να της χορηγηθεί βεβαίωση φοίτησής της. Το Λύκειο καταχωρίζει στο βιβλίο πρωτοκόλλου την αίτησή της και εκδίδει τη βεβαίωση στις 30/4/19..
Απάντηση:
-
Η ανάλυση των ενεργειών
ΕΝΕΡΓΕΙΑ 1 Η μαθήτρια ΥΠΟΒΑΛΛΕΙ ΑΙΤΗΣΗ στις 26/4/19.. → ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ για το Λύκειο ΕΝΕΡΓΕΙΑ 2 Το Λύκειο ΕΚΔΙΔΕΙ ΤΗ ΒΕΒΑΙΩΣΗ στις 30/4/19.. → ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ για το Λύκειο, ΣΧΕΤΙΚΟ με την αίτησηΤο είδος της αλληλογραφίας (§4.2, σελ. 94): ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ — όταν διεξάγεται ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΚΡΑΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ Ή ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΠΟΛΙΤΩΝ. Το Λύκειο είναι δημόσια υπηρεσία και η μαθήτρια πολίτης.
ΤΟ ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΤΟΥ ΛΥΚΕΙΟΥ
ΤΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ┌──────┬──────┬───────────────┬─────────┬─────────┬─────┐ │ Αυξ. │Αριθ. │ Προέλευση │ Ημερ. │ΠΕΡΙΛΗΨΗ │Ημερ.│ │αριθ. │ │ │ │ │παρ. │ ├──────┼──────┼───────────────┼─────────┼─────────┼─────┤ │ 245 │ — │Λαμπρινάκη │26/4/19..│Αίτηση │26/4/│ │ │ │Μαρία, │ │χορήγη- │19.. │ │ │ │μαθήτρια │ │σης │ │ │ │ │ │ │βεβαίωσης│ │ │ │ │ │ │φοίτησης │ │ └──────┴──────┴───────────────┴─────────┴─────────┴─────┘ ΤΟΥ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ┌─────────┬───────────────┬──────────────────┬──────────┐ │Σχετικοί │ Κατεύθυνση │ ΠΕΡΙΛΗΨΗ │Ημερομηνία│ │ αριθμοί │ │ │ │ ├─────────┼───────────────┼──────────────────┼──────────┤ │ 245 │Λαμπρινάκη │Χορήγηση βεβαίωσης│30/4/19.. │ │/26.4.19.│Μαρία, │φοίτησης — σε │ │ │ │μαθήτρια │απάντηση της υπ' │ │ │ │ │αριθμ. 245/26.4. │ │ │ │ │19.. αίτησης │ │ └─────────┴───────────────┴──────────────────┴──────────┘Η ΣΦΡΑΓΙΔΑ ΣΤΗΝ ΑΙΤΗΣΗ (§4.5.1 ε, σελ. 100)
┌─────────────────────────────────────┐ │ Ημερ. Λήψης ....... 26/4/19.. │ │ Αρ. Πρωτ. ......... 245 │ │ Αρμόδια Υπηρεσία .. ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ │ └─────────────────────────────────────┘Ο χρόνος ανταπόκρισης: από την 26/4 ως την 30/4 μεσολαβούν τέσσερις ημέρες — εύλογο διάστημα για την αναζήτηση των στοιχείων φοίτησης, τη σύνταξη, την παραβολή και την υπογραφή της βεβαίωσης από τον Διευθυντή. Η αντιστοιχία με τα στάδια (§4.5.1): η αίτηση περνά από παραλαβή (πρωτόκολλο του Λυκείου) → διαλογή (κοινή) → χαρακτηρισμό («ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ — άμεση ενέργεια») → καταχώριση· η βεβαίωση από σύνταξη → παραβολή → υπογραφή → πρωτοκόλληση → παράδοση στην ενδιαφερόμενη.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Πρόκειται για διοικητική αλληλογραφία, αφού διεξάγεται μεταξύ δημόσιας υπηρεσίας και πολίτη, και περιλαμβάνει δύο ενέργειες. Στο μέρος του εισερχομένου του βιβλίου πρωτοκόλλου του Λυκείου καταχωρίζεται η αίτηση της μαθήτριας Λαμπρινάκη Μαρίας, με αύξοντα αριθμό πρωτοκόλλου, ημερομηνία εικοστή έκτη Απριλίου, προέλευση την ίδια τη μαθήτρια και περίληψη αίτηση χορήγησης βεβαίωσης φοίτησης. Πάνω στην αίτηση μπαίνει σφραγίδα με την ημερομηνία λήψης, τον αριθμό πρωτοκόλλου και την αρμόδια υπηρεσία, δηλαδή τη γραμματεία. Στο μέρος του εξερχομένου καταχωρίζεται η βεβαίωση που εκδόθηκε στις τριάντα Απριλίου, με σχετικό αριθμό εκείνον της αίτησης, κατεύθυνση τη μαθήτρια και περίληψη χορήγηση βεβαίωσης φοίτησης.
Κριτήρια αξιολόγησης:
