Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 8 (σελ. 248-296) – ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΓΧΡΟΝΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Γ΄ ΕΠΑΛ
Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 8
Αναλυτικές λύσεις στις 18 ασκήσεις σύνταξης προσωπικών εμπορικών επιστολών του κεφαλαίου 8.
Άσκηση 1 — Προσφορά λαδιού ύστερα από σύσταση
Ερώτηση: α) Η Σ. Συνετός Ο.Ε., βιομηχανία παραγωγής λαδιού, ύστερα από σύσταση κοινού φίλου, προσφέρει ορισμένη ποσότητα λαδιού σε εξαιρετική τιμή στη Α.Ε. "ΑΝΤΩΝΙΟΥ".
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ (§8.3.1). Ιδιαιτερότητα: πρώτη επαφή — άρα η σύσταση του κοινού φίλου αναφέρεται στην αρχή, γιατί αποτελεί τη γέφυρα εμπιστοσύνης.
Σ. ΣΥΝΕΤΟΣ Ο.Ε. ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΛΑΔΙΟΥ Ελαιώνος 15 241 00 ΚΑΛΑΜΑΤΑ ΤΗΛ.: 27210-84330 FAX: 27210-84331 ────────────────────────────────────────────────────────── Καλαμάτα, 18 Νοεμβρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 512 Προς Κυρίους ΑΝΤΩΝΙΟΥ Α.Ε. Εμπορία Τροφίμων Πειραιώς 145 118 54 ΑΘΗΝΑ ΘΕΜΑ: «Προσφορά ελαιολάδου» Κύριοι, Ύστερα από σύσταση του κοινού μας φίλου κ. Ιωάννη Δημητρακόπουλου, απευθυνόμαστε σε εσάς για να σας προσφέρουμε ελαιόλαδο της φετινής μας παραγωγής. Η επιχείρησή μας λειτουργεί από το 1975 στην περιοχή της Μεσσηνίας και επεξεργάζεται αποκλειστικά ελαιόκαρπο της ποικιλίας Κορωνέικη. Διαθέτουμε πιστοποιημένο σύστημα διασφάλισης ποιότητας και δικό μας τυποποιητήριο. Σας προσφέρουμε: ● ΕΙΔΟΣ: Εξαιρετικό παρθένο ελαιόλαδο, οξύτητα έως 0,5% ● ΠΟΣΟΤΗΤΑ: 20.000 κιλά ● ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ: μεταλλικά δοχεία των 5 και 15 κιλών ● ΤΙΜΗ: ΕΙΔΙΚΗ ΤΙΜΗ ΓΝΩΡΙΜΙΑΣ, κατά 12% χαμηλότερη από τον τιμοκατάλογό μας ● ΟΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ: μετρητά με έκπτωση 3% ή συναλλαγματική τριών μηνών ● ΠΑΡΑΔΟΣΗ: εντός δέκα ημερών από την παραγγελία, με δικά μας μεταφορικά μέσα ● ΙΣΧΥΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ: μέχρι την 31η Δεκεμβρίου 20.. Είμαστε στη διάθεσή σας για την αποστολή δείγματος και για κάθε πρόσθετη πληροφορία ή διευκρίνιση. Έχουμε την πεποίθηση ότι θα βρείτε τους όρους μας ευνοϊκούς. Με εκτίμηση Για τη Σ. ΣΥΝΕΤΟΣ Ο.Ε. Ο Διαχειριστής ΣΠΥΡΙΔΩΝ ΣΥΝΕΤΟΣ ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ 1. Αναλυτικός τιμοκατάλογος 2. Πιστοποιητικό χημικής ανάλυσης Σ.Σ./Κ.Λ.Τα στοιχεία μιας πλήρους προσφοράς: ΕΙΔΟΣ - ΠΟΣΟΤΗΤΑ - ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ - ΤΙΜΗ - ΟΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ - ΠΑΡΑΔΟΣΗ - ΙΣΧΥΣ. Η ισχύς είναι κρίσιμη: η προσφορά δεσμεύει τον προσφέροντα, άρα πρέπει να έχει χρονικό όριο. Η χρήση κουκκίδων (§8.2, σελ. 243): οι όροι παρατίθενται με κουκκίδες, γιατί έτσι δίνεται ΕΜΦΑΣΗ σε σημαντικά θέματα και ο αναγνώστης τους εντοπίζει με μια ματιά. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 512 / 18-11-20.., θέμα «Προσφορά ελαιολάδου». ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ ΠΡΟΣ ΠΕΛΑΤΕΣ 20..», με αλφαβητική υποδιαίρεση κατά επωνυμία πελάτη (ΑΝΤΩΝΙΟΥ Α.Ε.), ώστε να ανευρίσκεται μαζί με την τυχόν απάντηση και την παραγγελία που θα ακολουθήσει.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή προσφοράς εμπορευμάτων. Επειδή πρόκειται για πρώτη επαφή, η σύσταση του κοινού φίλου αναφέρεται στην αρχή, γιατί λειτουργεί ως γέφυρα εμπιστοσύνης. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα με την επωνυμία Σ. ΣΥΝΕΤΟΣ Ο.Ε., βιομηχανία παραγωγής λαδιού, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία της ΑΝΤΩΝΙΟΥ Α.Ε. και θέμα την προσφορά ελαιολάδου. Το κείμενο ξεκινά με την αναφορά στη σύσταση, συστήνει σύντομα την επιχείρηση και την ποιότητα της παραγωγής της, και παραθέτει με κουκκίδες τους όρους της προσφοράς: το είδος και την οξύτητα, την ποσότητα, τη συσκευασία, την εξαιρετική τιμή γνωριμίας με το ποσοστό έκπτωσης, τους όρους πληρωμής, τον χρόνο και τον τρόπο παράδοσης και τον χρόνο ισχύος της προσφοράς, που είναι απαραίτητος γιατί η προσφορά δεσμεύει τον προσφέροντα. Κλείνει με διάθεση αποστολής δείγματος και με φιλοφρόνηση. Συνημμένα αποστέλλονται τιμοκατάλογος και πιστοποιητικό ανάλυσης. Πρωτοκολλείται στα εξερχόμενα και αρχειοθετείται στον φάκελο των προσφορών προς πελάτες, κατά αλφαβητική σειρά επωνυμίας.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 2 — Προσφορά καλλυντικών
Ερώτηση: β) Η ΒΙΟΦΑΡΜ Ε.Ε. προσφέρει καλλυντικά των εταιρειών BOR και RINS στην Αποθήκη Καλλυντικών Sylphis.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ (§8.3.1) από αντιπρόσωπο δύο ξένων οίκων προς χονδρέμπορο.
ΒΙΟΦΑΡΜ Ε.Ε. ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΕΣ ΚΑΛΛΥΝΤΙΚΩΝ Λ. Κηφισίας 122 115 26 ΑΘΗΝΑ ΤΗΛ.: 210-6985440 FAX: 210-6985441 ────────────────────────────────────────────────────────── Αθήνα, 9 Φεβρουαρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 96 Προς Κυρίους ΑΠΟΘΗΚΗ ΚΑΛΛΥΝΤΙΚΩΝ «SYLPHIS» Αριστοτέλους 64 546 23 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ ΘΕΜΑ: «Προσφορά καλλυντικών των οίκων BOR και RINS» Κύριοι, Έχουμε τη χαρά να σας γνωρίσουμε ότι η εταιρεία μας ανέλαβε την ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΗ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΥΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΛΛΑΔΑ των γνωστών οίκων καλλυντικών BOR και RINS. Οι δύο οίκοι διαθέτουν μακρά παράδοση στον χώρο και τα προϊόντα τους καλύπτουν πλήρως τη σύγχρονη ζήτηση: ● BOR — σειρές περιποίησης προσώπου και σώματος, αντηλιακά, προϊόντα ευαίσθητης επιδερμίδας ● RINS — σειρές μακιγιάζ, αρώματα, προϊόντα περιποίησης μαλλιών Όλα τα είδη φέρουν ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ και υποστηρίζονται από πανελλαδική διαφημιστική εκστρατεία, η οποία ξεκινά την 1η Μαρτίου. Οι όροι συνεργασίας που σας προσφέρουμε είναι: ● ΕΚΠΤΩΣΗ ΧΟΝΔΡΙΚΗΣ: 35% επί της λιανικής τιμής ● ΠΡΟΣΘΕΤΗ ΕΚΠΤΩΣΗ: 5% για παραγγελίες άνω των 10.000 ευρώ ● ΟΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ: μετρητά με έκπτωση 3% ή συναλλαγματική εξήντα ημερών ● ΠΑΡΑΔΟΣΗ: ελεύθερα στην αποθήκη σας, εντός πέντε εργάσιμων ημερών ● ΕΠΙΣΤΡΟΦΕΣ: γίνονται δεκτά τα αδιάθετα είδη των εποχικών σειρών Σας αποστέλλουμε συνημμένα τους καταλόγους των δύο οίκων και τον τιμοκατάλογο χονδρικής. Ο αρμόδιος συνεργάτης μας για τη Βόρεια Ελλάδα θα επικοινωνήσει μαζί σας για να σας παρουσιάσει τα δείγματα. Πάντοτε πρόθυμοι για συνεργασία, αναμένουμε τις παραγγελίες σας. Με εκτίμηση Για τη ΒΙΟΦΑΡΜ Ε.Ε. Ο Εμπορικός Διευθυντής ΕΛΕΝΗ ΒΑΣΙΛΑΚΗ ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ 1. Κατάλογος προϊόντων BOR 2. Κατάλογος προϊόντων RINS 3. Τιμοκατάλογος χονδρικής 20.. Ε.Β./Θ.Μ.Τα επιχειρήματα πειστικότητας (κατά το §8.4.2, που ισχύει και εδώ): τα ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΩΝ ΕΙΔΩΝ (πιστοποίηση, εύρος σειρών), η ΜΕΓΑΛΗ ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ (η διαφημιστική εκστρατεία), η ΑΡΤΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ (αποκλειστική αντιπροσώπευση, αρμόδιος συνεργάτης, όροι επιστροφών). Γιατί δηλώνεται η αποκλειστικότητα: ο χονδρέμπορος πρέπει να γνωρίζει ότι δεν θα βρει τα προϊόντα από άλλη πηγή σε καλύτερους όρους — στοιχείο που ενισχύει την προσφορά. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 96 / 9-2-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ 20..», υποφάκελος «SYLPHIS - ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ».
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή προσφοράς εμπορευμάτων από αντιπρόσωπο προς χονδρέμπορο. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα με την επωνυμία ΒΙΟΦΑΡΜ Ε.Ε., αντιπροσωπείες καλλυντικών, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία της Αποθήκης Καλλυντικών Sylphis και θέμα την προσφορά καλλυντικών των οίκων BOR και RINS. Το κείμενο γνωστοποιεί πρώτα ότι η εταιρεία ανέλαβε την αποκλειστική αντιπροσώπευση των δύο οίκων για την Ελλάδα, στοιχείο που ενισχύει την προσφορά, παρουσιάζει με κουκκίδες τις σειρές προϊόντων κάθε οίκου, τονίζει την πιστοποίηση των ευρωπαϊκών προδιαγραφών και την πανελλαδική διαφημιστική εκστρατεία που θα στηρίξει τις πωλήσεις, και παραθέτει τους όρους συνεργασίας: έκπτωση χονδρικής, πρόσθετη έκπτωση για μεγάλες παραγγελίες, όρους πληρωμής, χρόνο και τόπο παράδοσης και πολιτική επιστροφών. Συνημμένα αποστέλλονται οι κατάλογοι των δύο οίκων και ο τιμοκατάλογος χονδρικής, ενώ αναγγέλλεται επίσκεψη του αρμόδιου συνεργάτη με δείγματα. Πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται στον φάκελο των προσφορών, στον υποφάκελο του συγκεκριμένου πελάτη.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 3 — Παραλαβή ελαττωματικών ποτηριών
Ερώτηση: α) Να συνταχτεί και να πληκτρολογηθεί επιστολή με την οποία γνωρίζετε στον αποστολέα την παραλαβή εμπορευμάτων, ποτηριών με κατώτερης ποιότητας κρύσταλλο, καθώς επίσης και την παραλαβή κιβωτίων απ' αυτά που αναφέρονταν στην παραγγελία. Να ζητηθούν οι λόγοι και ο διακανονισμός της διαφοράς.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ (§8.3.3) — με παράπονα. Διπλή απόκλιση: ποιοτική (κατώτερο κρύσταλλο) και ποσοτική (λιγότερα κιβώτια).
Ο τόνος: παρά το παράπονο, το ευγενικό ύφος (§6.5.5) διατηρείται — ο στόχος είναι ο διακανονισμός, όχι η ρήξη.
ΥΑΛΙΚΑ ΒΟΡΕΙΟΥ ΕΛΛΑΔΟΣ Ε.Π.Ε. ΕΜΠΟΡΙΑ ΕΙΔΩΝ ΕΣΤΙΑΣΗΣ Λαγκαδά 178 564 30 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ ΤΗΛ.: 2310-728450 FAX: 2310-728451 ────────────────────────────────────────────────────────── Θεσσαλονίκη, 22 Απριλίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 178 Προς Κυρίους ΚΡΥΣΤΑΛΛΟΥΡΓΙΑ ΑΤΤΙΚΗΣ Α.Ε. Θέση Ρίκια - ΒΙ.ΠΕ. 194 00 ΚΟΡΩΠΙ ΘΕΜΑ: «Παραλαβή της παραγγελίας μας 214/3-4-20.. - Διαπίστωση διαφορών» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η παραγγελία μας 214/3-4-20.. Το δελτίο αποστολής σας 1188/17-4-20.. Κύριοι, Σας γνωρίζουμε ότι την 21η Απριλίου 20.. παραλάβαμε τα εμπορεύματα της ανωτέρω παραγγελίας μας. Κατά τον έλεγχο της παραλαβής διαπιστώσαμε, με λύπη μας, ΔΥΟ ΔΙΑΦΟΡΕΣ σε σχέση με την παραγγελία: 1. ΠΟΙΟΤΙΚΗ ΔΙΑΦΟΡΑ Τα ποτήρια που παραλάβαμε είναι ΚΑΤΩΤΕΡΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΚΡΥΣΤΑΛΛΟΥ από εκείνα που παραγγείλαμε και από τα δείγματα που είχαμε λάβει. Η διαφορά είναι εμφανής τόσο στη διαύγεια όσο και στο πάχος του υλικού. 2. ΠΟΣΟΤΙΚΗ ΔΙΑΦΟΡΑ Παραλάβαμε ΛΙΓΟΤΕΡΑ ΚΙΒΩΤΙΑ από όσα αναφέρονταν στην παραγγελία μας: Παραγγελθέντα: 50 κιβώτια Παραληφθέντα: 38 κιβώτια ΕΛΛΕΙΜΜΑ: 12 κιβώτια Τα εμπορεύματα παραμένουν στην αποθήκη μας ΑΝΕΠΑΦΑ και ΣΤΗ ΔΙΑΘΕΣΗ ΣΑΣ. ΠΑΡΑΚΑΛΟΥΜΕ: α) να μας γνωρίσετε ΤΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ των παραπάνω διαφορών, και β) να μας προτείνετε τον ΤΡΟΠΟ ΔΙΑΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ τους, δηλαδή είτε την ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ των ειδών και τη ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ της ποσότητας, είτε την ΑΝΑΛΟΓΗ ΜΕΙΩΣΗ ΤΗΣ ΤΙΜΗΣ και τη ΔΙΟΡΘΩΣΗ ΤΟΥ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ. Επειδή τα είδη προορίζονταν για συγκεκριμένη παραγγελία πελάτη μας, παρακαλούμε για την ΑΜΕΣΗ απάντησή σας. Θεωρούμε ότι πρόκειται για μεμονωμένο περιστατικό και είμαστε βέβαιοι ότι θα το αντιμετωπίσετε με τη γνωστή συνέπειά σας. Με εκτίμηση Για τα ΥΑΛΙΚΑ ΒΟΡΕΙΟΥ ΕΛΛΑΔΟΣ Ε.Π.Ε. Ο Διαχειριστής ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΝΑΣΙΟΣ ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ 1. Αντίγραφο δελτίου αποστολής με τις παρατηρήσεις μας 2. Φωτογραφίες δειγμάτων Δ.Ν./Π.Ι.Τα πέντε στοιχεία ενός τεκμηριωμένου παραπόνου
1. ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗ — αριθμοί ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ και ΔΕΛΤΙΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ στο πεδίο ΣΧΕΤΙΚΑ (§6.5.7) 2. ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ — αποδεικνύει ΕΓΚΑΙΡΗ διαμαρτυρία 3. ΑΚΡΙΒΗΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ της διαφοράς, ΠΟΣΟΤΙΚΟΠΟΙΗΜΕΝΗ 4. ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ των εμπορευμάτων προς έλεγχο 5. ΣΑΦΕΣ ΑΙΤΗΜΑ — ΛΟΓΟΙ και ΤΡΟΠΟΣ ΔΙΑΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ, με ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΕΣ προτάσειςΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 178 / 22-4-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ - ΚΡΥΣΤΑΛΛΟΥΡΓΙΑ ΑΤΤΙΚΗΣ», μαζί με την παραγγελία 214, το δελτίο αποστολής και το τιμολόγιο, ώστε ο φάκελος να τεκμηριώνει ολόκληρη τη συναλλαγή.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή γνωστοποίησης παραλαβής εμπορευμάτων με παράπονα, αφού διαπιστώνονται δύο αποκλίσεις, μία ποιοτική και μία ποσοτική. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τον παραλήπτη, θέμα την παραλαβή της παραγγελίας και τη διαπίστωση διαφορών και πεδίο σχετικά με τους αριθμούς της παραγγελίας και του δελτίου αποστολής. Το κείμενο βεβαιώνει την ημερομηνία παραλαβής, ώστε να αποδεικνύεται η έγκαιρη διαμαρτυρία, και περιγράφει αριθμημένα τις δύο διαφορές: πρώτον, ότι τα ποτήρια είναι κατώτερης ποιότητας κρυστάλλου από εκείνα που παραγγέλθηκαν και από τα δείγματα, με αναφορά στη διαύγεια και στο πάχος, και δεύτερον, ότι παραλήφθηκαν λιγότερα κιβώτια, με παράθεση παραγγελθέντων, παραληφθέντων και ελλείμματος. Δηλώνεται ότι τα εμπορεύματα παραμένουν ανέπαφα και στη διάθεση του αποστολέα και ζητούνται ρητά οι λόγοι των διαφορών και ο τρόπος διακανονισμού, με εναλλακτικές την αντικατάσταση και συμπλήρωση ή την ανάλογη μείωση της τιμής και διόρθωση του τιμολογίου. Ο τόνος παραμένει ευγενικός, γιατί στόχος είναι ο διακανονισμός. Πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται στον φάκελο του προμηθευτή μαζί με τα σχετικά παραστατικά.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 4 — Παραλαβή εμπορευμάτων σε καλή κατάσταση
Ερώτηση: β) Να συνταχθεί και να πληκτρολογηθεί επιστολή με την οποία γνωστοποιείτε στον αποστολέα την παραλαβή των εμπορευμάτων σε καλή κατάσταση.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ (§8.3.3) — θετική, άρα σύντομη. Παρά τη συντομία της, έχει τριπλή αξία: επιβεβαιώνει την ορθή εκτέλεση, κλείνει τον κύκλο της συναλλαγής και προετοιμάζει τη νέα παραγγελία.
ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΗΠΕΙΡΟΥ Α.Ε. ΕΙΣΑΓΩΓΕΣ - ΧΟΝΔΡΙΚΗ ΠΩΛΗΣΗ Δωδώνης 88 453 32 ΙΩΑΝΝΙΝΑ ΤΗΛ.: 26510-45620 FAX: 26510-45621 ────────────────────────────────────────────────────────── Ιωάννινα, 15 Σεπτεμβρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 340 Προς Κυρίους ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ ΕΙΔΩΝ ΟΙΚΙΑΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ «ΟΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗ» Α.Ε. Θέση Καλυφτάκη 145 64 ΚΗΦΙΣΙΑ ΘΕΜΑ: «Γνωστοποίηση παραλαβής εμπορευμάτων» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η παραγγελία μας 88/25-8-20.. Το δελτίο αποστολής σας 2417/11-9-20.. Κύριοι, Σας γνωρίζουμε με ιδιαίτερη ευχαρίστηση ότι την 14η Σεπτεμβρίου 20.. ΠΑΡΑΛΑΒΑΜΕ τα εμπορεύματα της ανωτέρω παραγγελίας μας. Μετά από τον έλεγχο που διενεργήσαμε, διαπιστώσαμε ότι: ● Η ΠΟΣΟΤΗΤΑ ανταποκρίνεται ΑΚΡΙΒΩΣ στην παραγγελία μας και στο δελτίο αποστολής σας, ● Η ΠΟΙΟΤΗΤΑ των ειδών είναι ΣΥΜΦΩΝΗ ΜΕ ΤΑ ΔΕΙΓΜΑΤΑ που είχαμε λάβει, ● Η ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ ήταν ΑΡΤΙΑ και τα εμπορεύματα έφτασαν ΣΕ ΑΨΟΓΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ, χωρίς καμία φθορά, και ● Η ΠΑΡΑΔΟΣΗ έγινε ΕΝΤΟΣ ΤΟΥ ΣΥΜΦΩΝΗΘΕΝΤΟΣ ΧΡΟΝΟΥ. Σας ευχαριστούμε για την ταχύτητα και τη συνέπεια με την οποία εκτελέσατε την παραγγελία μας. Η εξόφληση του σχετικού τιμολογίου θα γίνει σύμφωνα με τους συμφωνηθέντες όρους, δηλαδή με τραπεζικό έμβασμα την 30ή Σεπτεμβρίου 20... Ελπίζουμε σε μια μακρόχρονη και εξίσου ομαλή συνεργασία και θα επανέλθουμε σύντομα με νέα παραγγελία. Με εκτίμηση Για την ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΗΠΕΙΡΟΥ Α.Ε. Ο Προϊστάμενος Προμηθειών ΒΑΣΙΛΕΙΟΣ ΤΖΙΜΑΣ Β.Τ./Ρ.Κ.Γιατί αξίζει να γράφεται και η θετική επιστολή
● ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΝΕΙ την ορθή εκτέλεση — αποτρέπει μελλοντικές αμφισβητήσεις ΚΑΙ ΓΙΑ ΤΑ ΔΥΟ ΜΕΡΗ ● ΚΛΕΙΝΕΙ τον κύκλο: παραγγελία → αποστολή → ΠΑΡΑΛΑΒΗ → εξόφληση ● ΔΗΛΩΝΕΙ τον χρόνο και τον τρόπο ΕΞΟΦΛΗΣΗΣ ● ΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙ την ΚΑΛΗ ΘΕΛΗΣΗ — το 4ο ποιοτικό κριτήριο (§6.5.2): ο προμηθευτής που εισπράττει ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗ εξυπηρετεί προθυμότερα την επόμενη φοράΗ αντίστιξη με την προηγούμενη άσκηση: και οι δύο επιστολές είναι γνωστοποιήσεις παραλαβής· η μία ζητεί διακανονισμό, η άλλη επιβεβαιώνει και ευχαριστεί. Η δομή είναι κοινή: ΣΧΕΤΙΚΑ → ημερομηνία παραλαβής → αποτέλεσμα ελέγχου → συνέπεια. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 340 / 15-9-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ - ΟΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗ Α.Ε. 20..», μαζί με την παραγγελία 88 και το δελτίο αποστολής 2417.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή γνωστοποίησης παραλαβής εμπορευμάτων σε καλή κατάσταση. Είναι θετική, άρα σύντομη, έχει όμως τριπλή αξία, αφού επιβεβαιώνει την ορθή εκτέλεση, κλείνει τον κύκλο της συναλλαγής και προετοιμάζει τη νέα παραγγελία. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τον παραλήπτη, θέμα τη γνωστοποίηση παραλαβής και πεδίο σχετικά με την παραγγελία και το δελτίο αποστολής. Το κείμενο βεβαιώνει την ημερομηνία παραλαβής και παραθέτει με κουκκίδες το αποτέλεσμα του ελέγχου: ότι η ποσότητα ανταποκρίνεται ακριβώς στην παραγγελία και στο δελτίο αποστολής, ότι η ποιότητα είναι σύμφωνη με τα δείγματα, ότι η συσκευασία ήταν άρτια και τα εμπορεύματα έφτασαν σε άψογη κατάσταση χωρίς φθορές, και ότι η παράδοση έγινε εντός του συμφωνηθέντος χρόνου. Ακολουθούν ευχαριστίες για την ταχύτητα και τη συνέπεια, δήλωση του χρόνου και του τρόπου εξόφλησης του τιμολογίου και ευχή για μακρόχρονη συνεργασία. Πρωτοκολλείται στα εξερχόμενα και αρχειοθετείται στον φάκελο του προμηθευτή μαζί με τα σχετικά παραστατικά.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 5 — Ζήτηση δειγμάτων ειδών σκι
Ερώτηση: α) Κατάστημα αθλητικών ειδών, ζητά δείγματα ειδών σκι, από την ΑΘΛΟΣΠΟΡ Α.Ε.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΖΗΤΗΣΗΣ ΔΕΙΓΜΑΤΩΝ, ΤΙΜΩΝ ΚΑΙ ΟΡΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ (§8.4.1, σελ. 256). Ο κανόνας του βιβλίου: Οι επιστολές πρέπει να είναι ΣΑΦΕΙΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΟΜΕΣ.
ΑΘΛΗΤΙΚΑ ΕΙΔΗ «ΟΛΥΜΠΟΣ» Κ. ΠΑΠΑΪΩΑΝΝΟΥ Πλατεία Ελευθερίας 12 502 00 ΠΤΟΛΕΜΑΪΔΑ ΤΗΛ.: 24630-22140 FAX: 24630-22141 ────────────────────────────────────────────────────────── Πτολεμαΐδα, 5 Σεπτεμβρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 61 Προς Κυρίους ΑΘΛΟΣΠΟΡ Α.Ε. Λ. Βουλιαγμένης 340 173 42 ΑΓ. ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΘΕΜΑ: «Ζήτηση δειγμάτων, τιμών και όρων πώλησης ειδών σκι» Κύριοι, Το κατάστημά μας δραστηριοποιείται από δεκαετίας στην πώληση αθλητικών ειδών στην περιοχή της Δυτικής Μακεδονίας και, λόγω της γειτνίασης με τα χιονοδρομικά κέντρα του νομού, προτίθεται να επεκτείνει τη σειρά των ΕΙΔΩΝ ΣΚΙ που διαθέτει, ενόψει της χειμερινής περιόδου. Παρακαλούμε, συνεπώς, να μας αποστείλετε: 1. ΔΕΙΓΜΑΤΑ ή, εφόσον αυτό δεν είναι εφικτό, ΑΝΑΛΥΤΙΚΟΥΣ ΕΙΚΟΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟΥΣ ΚΑΤΑΛΟΓΟΥΣ των ειδών σκι που εμπορεύεστε (πέδιλα, μπατόν, δέστρες, κράνη, γυαλιά και ενδύματα σκι), 2. ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟ ΧΟΝΔΡΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ, 3. ΤΟΥΣ ΟΡΟΥΣ ΠΩΛΗΣΗΣ, και συγκεκριμένα: ● τα ποσοστά έκπτωσης ανά ύψος παραγγελίας, ● τον τρόπο και τον χρόνο πληρωμής, ● τον χρόνο και τον τόπο παράδοσης, ● τα έξοδα μεταφοράς και ασφάλισης, ● την εγγύηση και την πολιτική επιστροφών των αδιάθετων ειδών. Επειδή η χειμερινή περίοδος πλησιάζει, παρακαλούμε για την ΑΜΕΣΗ απάντησή σας. Περιμένουμε ευχάριστες ειδήσεις σας. Με τιμή ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΠΑΠΑΪΩΑΝΝΟΥ Κ.Π./Α.Ζ.Γιατί η επιστολή είναι σύντομη αλλά πλήρης
● ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΑΙΤΟΥΝΤΟΣ σε δύο σειρές — ο προμηθευτής πρέπει να ξέρει ΣΕ ΠΟΙΟΝ απαντά ● ΣΑΦΗΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΙΔΩΝ — ΟΧΙ «αθλητικά είδη» αλλά ΕΙΔΗ ΣΚΙ, με απαρίθμηση ● ΑΡΙΘΜΗΜΕΝΟ ΑΙΤΗΜΑ (§8.2: κουκκίδες και αρίθμηση «για να ΔΩΣΟΥΝ ΕΜΦΑΣΗ ΣΕ ΣΗΜΑΝΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ») — ο παραλήπτης απαντά ΣΗΜΕΙΟ ΠΡΟΣ ΣΗΜΕΙΟ ● ΑΙΤΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΟΥ ΕΠΕΙΓΟΝΤΟΣ — η εποχικότητα του προϊόντοςΗ θέση της επιστολής στον κύκλο (§8.4.1): προηγείται η ΕΡΕΥΝΑ ΤΗΣ ΑΓΟΡΑΣ — οι προδιαγραφές, οι τρέχουσες τιμές, η ποιότητα, οι όροι διακανονισμού. Επειδή δεν είναι δυνατόν να επισκεφτούμε προσωπικά τον καθένα, η ίδια επιστολή στέλνεται σε περισσότερους προμηθευτές, ώστε να συγκριθούν οι προσφορές. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 61 / 5-9-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΕΡΕΥΝΑ ΑΓΟΡΑΣ - ΕΙΔΗ ΣΚΙ 20..», ώστε οι απαντήσεις όλων των προμηθευτών να συγκεντρωθούν στο ίδιο σημείο και να συγκριθούν.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή ζήτησης δειγμάτων, τιμών και όρων πώλησης, η οποία κατά το βιβλίο πρέπει να είναι σαφής και σύντομη. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα του καταστήματος αθλητικών ειδών, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία της ΑΘΛΟΣΠΟΡ Α.Ε. και θέμα τη ζήτηση δειγμάτων, τιμών και όρων πώλησης ειδών σκι. Το κείμενο συστήνει σύντομα το κατάστημα και αιτιολογεί το ενδιαφέρον, δηλαδή τη γειτνίαση με χιονοδρομικά κέντρα και την επικείμενη χειμερινή περίοδο, και στη συνέχεια διατυπώνει αριθμημένο αίτημα: πρώτον δείγματα ή αναλυτικούς εικονογραφημένους καταλόγους των ειδών σκι, με απαρίθμηση των κατηγοριών, δεύτερον τιμοκατάλογο χονδρικής πώλησης, και τρίτον τους όρους πώλησης, δηλαδή τα ποσοστά έκπτωσης ανά ύψος παραγγελίας, τον τρόπο και χρόνο πληρωμής, τον χρόνο και τόπο παράδοσης, τα έξοδα μεταφοράς και ασφάλισης και την πολιτική εγγύησης και επιστροφών. Κλείνει με αιτιολογημένο αίτημα άμεσης απάντησης λόγω της εποχικότητας. Πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται στον φάκελο της έρευνας αγοράς, ώστε να συγκριθούν οι απαντήσεις όλων των προμηθευτών.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 6 — Ζήτηση δειγμάτων και τιμών καλλυντικών
Ερώτηση: β) Το κατάστημα καλλυντικών ειδών Γ. ΖΗΣΗ, μετά από εγκύκλιο επιστολή της ΦΑΜΑΡ Α.Ε., ζητά δείγματα και τιμές της νέας σειράς περιποίησης προσώπου, καλοκαιρινής περιόδου της εταιρείας LARINS που αντιπροσωπεύει.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΖΗΤΗΣΗΣ ΔΕΙΓΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΙΜΩΝ (§8.4.1) — απάντηση σε εγκύκλιο. Η αναφορά στην εγκύκλιο μπαίνει στο πεδίο ΣΧΕΤΙΚΑ (§6.5.7), γιατί η παρούσα επιστολή συνδέεται με προηγούμενο έγγραφο.
ΚΑΤΑΣΤΗΜΑ ΚΑΛΛΥΝΤΙΚΩΝ ΕΙΔΩΝ Γ. ΖΗΣΗ Ερμού 47 105 63 ΑΘΗΝΑ ΤΗΛ.: 210-3245880 FAX: 210-3245881 ────────────────────────────────────────────────────────── Αθήνα, 14 Μαρτίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 39 Προς Κυρίους ΦΑΜΑΡ Α.Ε. Αντιπροσωπείες Καλλυντικών Λ. Μεσογείων 215 115 25 ΑΘΗΝΑ ΘΕΜΑ: «Ζήτηση δειγμάτων και τιμών της νέας καλοκαιρινής σειράς LARINS» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η από 8-3-20.. εγκύκλια επιστολή σας Κύριοι, Λάβαμε την ανωτέρω εγκύκλια επιστολή σας, με την οποία μας γνωστοποιείτε την κυκλοφορία της ΝΕΑΣ ΣΕΙΡΑΣ ΠΕΡΙΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΟΥ ΚΑΛΟΚΑΙΡΙΝΗΣ ΠΕΡΙΟΔΟΥ της εταιρείας LARINS, την οποία αντιπροσωπεύετε, και σας ευχαριστούμε για την ενημέρωση. Το κατάστημά μας ενδιαφέρεται ζωηρά για τη σειρά αυτή, καθώς τα προϊόντα LARINS απολαμβάνουν ήδη υψηλής ζήτησης από την πελατεία μας. Παρακαλούμε, συνεπώς, να μας αποστείλετε: 1. ΔΕΙΓΜΑΤΑ όλων των κωδικών της νέας σειράς περιποίησης προσώπου (ενυδατικές κρέμες, αντηλιακά προσώπου, γαλακτώματα καθαρισμού και προϊόντα μετά την ηλιοθεραπεία), 2. ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟ ΧΟΝΔΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΤΙΜΕΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ, 3. ΤΟΥΣ ΟΡΟΥΣ ΠΩΛΗΣΗΣ (εκπτώσεις, τρόπο πληρωμής, χρόνο παράδοσης, ελάχιστη παραγγελία), και 4. ΤΟ ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΒΙΤΡΙΝΑΣ που τυχόν διαθέτετε για τη στήριξη των πωλήσεων. Επειδή η καλοκαιρινή περίοδος πλησιάζει και επιθυμούμε να προλάβουμε την έναρξή της, παρακαλούμε για τη ΓΡΗΓΟΡΗ απάντησή σας. Ζητήστε για το συμφέρον σας τιμές και όρους συνεργασίας που θα μας επιτρέψουν μια σταθερή και μακροχρόνια σχέση. Με τιμή ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΖΗΣΗΣ Γ.Ζ./Μ.Α.Τα σημεία που διαφοροποιούν αυτή την επιστολή από την προηγούμενη
● ΥΠΑΡΧΕΙ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΕΓΓΡΑΦΟ → πεδίο ΣΧΕΤΙΚΑ και ρητή ΑΝΑΦΟΡΑ ΚΑΙ ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΑ για την εγκύκλιο ● ΥΠΑΡΧΕΙ ΗΔΗ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΪΟΝ («απολαμβάνουν ήδη υψηλής ζήτησης») → ΕΝΙΣΧΥΕΙ τη διαπραγματευτική θέση του αιτούντος ● ΖΗΤΕΙΤΑΙ ΚΑΙ ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΒΙΤΡΙΝΑΣ — στοιχείο τυπικό στο λιανεμπόριο καλλυντικών ● Η ΕΠΟΧΙΚΟΤΗΤΑ (καλοκαιρινή σειρά) αιτιολογεί το ΕΠΕΙΓΟΝΗ αναμενόμενη απάντηση (§8.4.2, σελ. 261): η ΦΑΜΑΡ Α.Ε. οφείλει να απαντήσει ΟΣΟ ΤΟ ΔΥΝΑΤΟ ΓΡΗΓΟΡΟΤΕΡΑ, να ΕΥΧΑΡΙΣΤΕΙ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΤΙΜΗΣΗ, να τονίζει τα ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΩΝ ΕΙΔΩΝ και την ΕΙΔΙΚΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ (π.χ. ΕΚΠΤΩΣΗ). ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 39 / 14-3-20..· η εγκύκλιος της ΦΑΜΑΡ έχει ήδη πρωτοκολληθεί στα εισερχόμενα. ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ - ΦΑΜΑΡ Α.Ε.», μαζί με την εισερχόμενη εγκύκλιο, ώστε ερώτημα και αφορμή να τηρούνται μαζί.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή ζήτησης δειγμάτων και τιμών, η οποία αποτελεί απάντηση σε εγκύκλια επιστολή, γι' αυτό η εγκύκλιος αναφέρεται στο πεδίο σχετικά. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα του καταστήματος καλλυντικών Γ. ΖΗΣΗ, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία της ΦΑΜΑΡ Α.Ε. και θέμα τη ζήτηση δειγμάτων και τιμών της νέας καλοκαιρινής σειράς LARINS. Το κείμενο επιβεβαιώνει τη λήψη της εγκυκλίου και ευχαριστεί για την ενημέρωση, δηλώνει ζωηρό ενδιαφέρον επισημαίνοντας ότι τα προϊόντα LARINS έχουν ήδη υψηλή ζήτηση από την πελατεία, στοιχείο που ενισχύει τη διαπραγματευτική θέση, και διατυπώνει αριθμημένο αίτημα: δείγματα όλων των κωδικών της νέας σειράς με απαρίθμηση των κατηγοριών, τιμοκατάλογο χονδρικής και προτεινόμενες τιμές λιανικής, τους όρους πώλησης δηλαδή εκπτώσεις, τρόπο πληρωμής, χρόνο παράδοσης και ελάχιστη παραγγελία, καθώς και διαφημιστικό υλικό βιτρίνας. Ζητείται γρήγορη απάντηση λόγω της εποχικότητας της σειράς. Πρωτοκολλείται στα εξερχόμενα και αρχειοθετείται στον φάκελο του προμηθευτή μαζί με την εισερχόμενη εγκύκλιο.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 7 — Αποστολή φυλλαδίου συστημάτων αρχειοθέτησης
Ερώτηση: α) Η επιχείρηση «ΡΑΝ Α.Ε.» αποστέλλει ενημερωτικό φυλλάδιο των συστημάτων αρχειοθέτησης που διαθέτει, καθώς και τους όρους πώλησης που προσφέρει: φόρτωση άμεση, παράδοση CIF, πληρωμή σε μετρητά με έκπτωση 10% ή με συναλλαγματική τριών (3) μηνών.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΔΕΙΓΜΑΤΩΝ, ΤΙΜΩΝ ΚΑΙ ΟΡΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ (§8.4.2, σελ. 261) — απαντητική, άρα οφείλει να ευχαριστεί και να είναι πειστική.
Οι όροι της εκφώνησης (η ερμηνεία τους):
ΦΟΡΤΩΣΗ ΑΜΕΣΗ τα είδη είναι ΕΤΟΙΜΑ, φορτώνονται χωρίς αναμονή ΠΑΡΑΔΟΣΗ CIF «COST INSURANCE FREIGHT (κόστος, ασφάλεια, ναύλος)» — κεφ. 5, σελ. 176. Στην τιμή ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ το κόστος του εμπορεύματος, η ΑΣΦΑΛΙΣΗ και ο ΝΑΥΛΟΣ μέχρι τον λιμένα προορισμού ΠΛΗΡΩΜΗ α) ΜΕΤΡΗΤΑ με ΕΚΠΤΩΣΗ 10%, ή β) ΣΥΝΑΛΛΑΓΜΑΤΙΚΗ ΤΡΙΩΝ ΜΗΝΩΝΡΑΝ Α.Ε. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ - ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Ιερά Οδός 288 122 42 ΑΙΓΑΛΕΩ ΤΗΛ.: 210-5312470 FAX: 210-5312471 ────────────────────────────────────────────────────────── Αιγάλεω, 6 Μαΐου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 233 Προς Κυρίους ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ ΑΙΓΑΙΟΥ Α.Ε. Μιαούλη 21 185 37 ΠΕΙΡΑΙΑΣ ΘΕΜΑ: «Αποστολή ενημερωτικού φυλλαδίου και όρων πώλησης συστημάτων αρχειοθέτησης» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η από 28-4-20.. επιστολή σας Κύριοι, Σας ευχαριστούμε θερμά για το ενδιαφέρον σας και για την προτίμηση που δείχνετε στην εταιρεία μας. Σε απάντηση της ανωτέρω επιστολής σας, σας αποστέλλουμε συνημμένα το ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΦΥΛΛΑΔΙΟ των συστημάτων αρχειοθέτησης που διαθέτουμε, καθώς και τον αναλυτικό τιμοκατάλογό μας. Η εταιρεία μας δραστηριοποιείται από εικοσαετίας στον εξοπλισμό γραφείου και τα συστήματά μας: ● καλύπτουν ΟΛΑ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗΣ (αλφαβητικό, αριθμητικό, χρονολογικό, γεωγραφικό, θεματικό), ● διατίθενται σε ΚΑΘΕΤΗ, ΟΡΙΖΟΝΤΙΑ ΚΑΙ ΠΕΡΙΣΤΡΕΦΟΜΕΝΗ διάταξη, ώστε να αξιοποιείται πλήρως ο χώρος, ● είναι ΕΠΕΚΤΑΣΙΜΑ, με πρόσθετες μονάδες που προσαρμόζονται στις υπάρχουσες, ● συνοδεύονται από ΕΓΓΥΗΣΗ ΠΕΝΤΕ ΕΤΩΝ και εξασφαλισμένη προμήθεια ανταλλακτικών, και ● υποστηρίζονται από ΔΩΡΕΑΝ ΜΕΛΕΤΗ ΚΑΙ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ από τους τεχνικούς μας. ΟΙ ΟΡΟΙ ΠΩΛΗΣΗΣ που σας προσφέρουμε είναι: ● ΦΟΡΤΩΣΗ: ΑΜΕΣΗ ● ΠΑΡΑΔΟΣΗ: CIF (κόστος, ασφάλεια και ναύλος περιλαμβανόμενα στην τιμή, μέχρι τον τόπο προορισμού) ● ΠΛΗΡΩΜΗ: είτε ΣΕ ΜΕΤΡΗΤΑ, ΜΕ ΕΚΠΤΩΣΗ 10%, είτε ΜΕ ΣΥΝΑΛΛΑΓΜΑΤΙΚΗ ΤΡΙΩΝ (3) ΜΗΝΩΝ Είμαστε στη διάθεσή σας για επίδειξη των συστημάτων στον χώρο σας και για μελέτη των αναγκών αρχειοθέτησης της επιχείρησής σας. Έχουμε την πεποίθηση ότι θα βρείτε τους όρους μας ευνοϊκούς. Με εκτίμηση Για τη ΡΑΝ Α.Ε. Ο Εμπορικός Διευθυντής ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΡΑΠΤΗΣ ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ 1. Ενημερωτικό φυλλάδιο συστημάτων αρχειοθέτησης 2. Τιμοκατάλογος 20.. Ν.Ρ./Β.Σ.Τα τρία στοιχεία που επιβάλλει το §8.4.2
1. ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΑ «ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΤΙΜΗΣΗ ΚΑΙ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ» — πρώτη παράγραφος 2. ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ των ζητηθέντων στοιχείων 3. ΠΕΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑ «με την ΠΑΡΑΘΕΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΩΝ ΠΟΥ ΑΠΟΔΕΙΚΝΥΟΥΝ ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ, ΤΗΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑ … ΤΗΝ ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ, ΚΑΘΩΣ ΚΑΙ ΤΗΝ ΑΡΤΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ» — η λίστα των πέντε πλεονεκτημάτων + Η ΕΙΔΙΚΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ: η ΕΚΠΤΩΣΗ 10% τοις μετρητοίςΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 233 / 6-5-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ - ΠΕΛΑΤΕΣ 20..», υποφάκελος του πελάτη· αντίγραφο στο αρχείο τιμοκαταλόγων.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή αποστολής ενημερωτικού φυλλαδίου, τιμών και όρων πώλησης, η οποία είναι απαντητική και οφείλει να ευχαριστεί και να είναι πειστική. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα της ΡΑΝ Α.Ε., συστήματα αρχειοθέτησης, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τον παραλήπτη, θέμα την αποστολή του φυλλαδίου και των όρων πώλησης και πεδίο σχετικά με την επιστολή ζήτησης. Το κείμενο ευχαριστεί πρώτα για την προτίμηση, γνωστοποιεί την αποστολή του φυλλαδίου και του τιμοκαταλόγου, και παραθέτει με κουκκίδες τα πλεονεκτήματα των συστημάτων, δηλαδή ότι καλύπτουν όλα τα συστήματα ταξινόμησης, ότι διατίθενται σε κάθετη, οριζόντια και περιστρεφόμενη διάταξη, ότι είναι επεκτάσιμα, ότι συνοδεύονται από πενταετή εγγύηση και ανταλλακτικά και ότι υποστηρίζονται από δωρεάν μελέτη και εγκατάσταση. Στη συνέχεια δηλώνει τους όρους πώλησης όπως τους ορίζει η άσκηση: φόρτωση άμεση, παράδοση CIF, δηλαδή με το κόστος, την ασφάλεια και τον ναύλο περιλαμβανόμενα, και πληρωμή είτε σε μετρητά με έκπτωση δέκα τοις εκατό είτε με συναλλαγματική τριών μηνών. Κλείνει με προσφορά επίδειξης και μελέτης. Πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται στον φάκελο των προσφορών προς πελάτες.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 8 — Αποστολή τιμοκαταλόγου λαδιών
Ερώτηση: β) Ο συνεταιρισμός «ΕΛΑΙΟΥΡΓΙΚΗ» αποστέλλει στο «SUPER MARKET - HELLAS» τιμοκατάλογο και ικανοποιητικούς όρους πώλησης. Η οξύτητα των λαδιών που παράγει και εμπορεύεται είναι 0 έως 3 και η ποιότητα άριστη. Το λάδι διατίθεται σε δοχεία των 5,10,15 κιλών και σε βαρέλια των 150 και 200 κιλών.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΤΙΜΩΝ ΚΑΙ ΟΡΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ (§8.4.2, σελ. 261) προς αλυσίδα λιανικής.
ΑΓΡΟΤΙΚΟΣ ΣΥΝΕΤΑΙΡΙΣΜΟΣ «ΕΛΑΙΟΥΡΓΙΚΗ» ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΛΑΙΟΛΑΔΟΥ Αγροτικού Συνεταιρισμού 4 241 00 ΜΕΣΣΗΝΗ ΤΗΛ.: 27220-31450 FAX: 27220-31451 ────────────────────────────────────────────────────────── Μεσσήνη, 27 Οκτωβρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 417 Προς Κυρίους «SUPER MARKET - HELLAS» Α.Ε. Τμήμα Προμηθειών Λ. Κηφισού 96 121 33 ΠΕΡΙΣΤΕΡΙ ΘΕΜΑ: «Αποστολή τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης ελαιολάδου» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η από 18-10-20.. επιστολή σας Κύριοι, Σας ευχαριστούμε ιδιαίτερα για το ενδιαφέρον σας και σας αποστέλλουμε συνημμένα τον ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟ των προϊόντων μας. Ο Συνεταιρισμός μας συγκεντρώνει την παραγωγή 1.200 ελαιοπαραγωγών της Μεσσηνίας και διαθέτει ιδιόκτητο ελαιοτριβείο και τυποποιητήριο. ΤΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΜΑΣ ● ΟΞΥΤΗΤΑ: από 0 έως 3 ● ΠΟΙΟΤΗΤΑ: ΑΡΙΣΤΗ, με πιστοποιητικό χημικής ανάλυσης για κάθε παρτίδα ● ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΕΣ: - ΔΟΧΕΙΑ των 5, 10 και 15 ΚΙΛΩΝ - ΒΑΡΕΛΙΑ των 150 και 200 ΚΙΛΩΝ ΟΙ ΟΡΟΙ ΠΩΛΗΣΗΣ ● ΕΚΠΤΩΣΗ: 8% για παραγγελίες άνω των 5.000 κιλών και 12% άνω των 15.000 κιλών ● ΠΛΗΡΩΜΗ: μετρητά με έκπτωση 3% ή συναλλαγματική εξήντα ημερών ● ΠΑΡΑΔΟΣΗ: ΕΛΕΥΘΕΡΑ ΣΤΙΣ ΑΠΟΘΗΚΕΣ ΣΑΣ, με δικά μας μεταφορικά μέσα, εντός επτά ημερών ● ΣΤΑΘΕΡΟΤΗΤΑ ΤΙΜΩΝ: οι τιμές παραμένουν σταθερές για ολόκληρη την ελαιοκομική περίοδο Είμαστε σε θέση να καλύψουμε τις ανάγκες όλων των καταστημάτων σας με ΣΤΑΘΕΡΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΑΔΙΑΛΕΙΠΤΗ ΤΡΟΦΟΔΟΣΙΑ, ενώ μπορούμε να αναλάβουμε και την τυποποίηση με ΔΙΚΗ ΣΑΣ ΕΤΙΚΕΤΑ. Στη διάθεσή σας για αποστολή δειγμάτων και για επίσκεψη στις εγκαταστάσεις μας. Ελπίζουμε σε μια μελλοντική συνεργασία. Με εκτίμηση Για τον Α.Σ. «ΕΛΑΙΟΥΡΓΙΚΗ» Ο Πρόεδρος του Δ.Σ. ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΚΩΣΤΟΠΟΥΛΟΣ ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ 1. Τιμοκατάλογος ελαιοκομικής περιόδου 20.. 2. Πιστοποιητικά χημικής ανάλυσης Π.Κ./Δ.Α.Γιατί η οξύτητα δηλώνεται πρώτη: στο ελαιόλαδο η οξύτητα είναι το κύριο ποιοτικό κριτήριο — όσο χαμηλότερη, τόσο ανώτερο το προϊόν. Το εύρος 0 έως 3 που δίνει η εκφώνηση καλύπτει από το εξαιρετικό παρθένο (έως 0,8) μέχρι το ελαιόλαδο κατηγορίας λαμπάντε, άρα ο συνεταιρισμός μπορεί να καλύψει διαφορετικά τμήματα της αγοράς. Γιατί αναφέρονται όλες οι συσκευασίες: το super market χρειάζεται τις μικρές συσκευασίες (5, 10, 15 κιλά) για τη λιανική και τα βαρέλια (150, 200 κιλά) για την τυποποίηση με δική του ετικέτα ή για τα τμήματα έτοιμου φαγητού. Το πρόσθετο επιχείρημα: η ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΜΕ ΔΙΚΗ ΣΑΣ ΕΤΙΚΕΤΑ — ισχυρό κίνητρο για αλυσίδα λιανικής, γιατί της επιτρέπει προϊόν ιδιωτικής ετικέτας. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 417 / 27-10-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΠΕΛΑΤΕΣ - SUPER MARKET HELLAS», μαζί με το εισερχόμενο αίτημα.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή αποστολής τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης προς αλυσίδα λιανικής. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα του Αγροτικού Συνεταιρισμού ΕΛΑΙΟΥΡΓΙΚΗ, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία του SUPER MARKET HELLAS, θέμα την αποστολή τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης ελαιολάδου και πεδίο σχετικά. Το κείμενο ευχαριστεί για το ενδιαφέρον, γνωστοποιεί την αποστολή του τιμοκαταλόγου, παρουσιάζει σύντομα τον συνεταιρισμό και παραθέτει τα χαρακτηριστικά των προϊόντων όπως τα ορίζει η άσκηση: οξύτητα από μηδέν έως τρία, άριστη ποιότητα με πιστοποιητικό χημικής ανάλυσης ανά παρτίδα και συσκευασίες σε δοχεία των πέντε, δέκα και δεκαπέντε κιλών και σε βαρέλια των εκατόν πενήντα και διακοσίων κιλών. Ακολουθούν οι όροι πώλησης, δηλαδή κλιμακωτή έκπτωση ανά ποσότητα, τρόπος πληρωμής με μετρητά ή συναλλαγματική, παράδοση ελεύθερα στις αποθήκες του πελάτη και σταθερότητα τιμών για ολόκληρη την ελαιοκομική περίοδο. Ως πρόσθετο επιχείρημα προσφέρεται η δυνατότητα τυποποίησης με ετικέτα του πελάτη. Πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται στον φάκελο του πελάτη μαζί με το εισερχόμενο αίτημα.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 9 — Παραλαβή δειγμάτων και τιμοκαταλόγων
Ερώτηση: α) Κατάστημα πώλησης αθλητικών ειδών ενημερώνει τη βιομηχανία «ΒΙΟΚΙΝΗΣΗ» Α.Ε. για την παραλαβή δειγμάτων και τιμοκαταλόγων.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΔΕΙΓΜΑΤΩΝ, ΤΙΜΩΝ ΚΑΙ ΟΡΩΝ (§8.4.3, σελ. 265) — τρίτο στάδιο του κύκλου: ζήτηση → αποστολή → ΠΑΡΑΛΑΒΗ.
Ο ρόλος της: επιβεβαιώνει τη λήψη, αποτρέπει άσκοπες επαναλήψεις από τον προμηθευτή και δηλώνει τι θα ακολουθήσει.
ΑΘΛΗΤΙΚΑ ΕΙΔΗ «ΝΙΚΗ» Ε.Π.Ε. Ελ. Βενιζέλου 145 176 71 ΚΑΛΛΙΘΕΑ ΤΗΛ.: 210-9578230 FAX: 210-9578231 ────────────────────────────────────────────────────────── Καλλιθέα, 19 Ιανουαρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 24 Προς Κυρίους ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ ΑΘΛΗΤΙΚΩΝ ΕΙΔΩΝ «ΒΙΟΚΙΝΗΣΗ» Α.Ε. Θέση Τρύπιο Λιθάρι - ΒΙ.ΠΕ. 193 00 ΑΣΠΡΟΠΥΡΓΟΣ ΘΕΜΑ: «Παραλαβή δειγμάτων και τιμοκαταλόγων» ΣΧΕΤΙΚΑ: 1. Η επιστολή μας 11/8-1-20.. 2. Η επιστολή σας 47/14-1-20.. Κύριοι, Σας γνωρίζουμε ότι την 18η Ιανουαρίου 20.. ΠΑΡΑΛΑΒΑΜΕ ΑΝΕΛΛΙΠΩΣ: ● τα ΔΕΙΓΜΑΤΑ των αθλητικών ειδών που σας ζητήσαμε με την υπ' αριθ. 1 σχετική επιστολή μας, ● τον ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟ ΧΟΝΔΡΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ, και ● το ΕΝΤΥΠΟ ΤΩΝ ΟΡΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ. Σας ευχαριστούμε θερμά για την ΤΑΧΥΤΗΤΑ με την οποία ανταποκριθήκατε στο αίτημά μας, καθώς και για την πληρότητα του υλικού που μας αποστείλατε. Τα δείγματα βρίσκονται ήδη υπό αξιολόγηση από το τμήμα αγορών μας. Μετά την ολοκλήρωση της σύγκρισης με τις υπόλοιπες προσφορές που έχουμε συγκεντρώσει, θα σας γνωστοποιήσουμε τις αποφάσεις μας ΕΝΤΟΣ ΔΕΚΑΠΕΝΤΕ ΗΜΕΡΩΝ. Σε περίπτωση που χρειαστούμε πρόσθετες διευκρινίσεις ή δείγματα άλλων κωδικών, θα επικοινωνήσουμε άμεσα μαζί σας. Σας ευχαριστούμε για την προτίμηση που μας δείχνετε και ελπίζουμε σε μια καρποφόρα συνεργασία. Με εκτίμηση Για τα ΑΘΛΗΤΙΚΑ ΕΙΔΗ «ΝΙΚΗ» Ε.Π.Ε. Ο Διαχειριστής ΣΤΕΦΑΝΟΣ ΜΑΡΑΓΚΟΣ Σ.Μ./Ε.Τ.Τα τέσσερα στοιχεία της επιστολής παραλαβής
1. ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗ των προηγούμενων εγγράφων — πεδίο ΣΧΕΤΙΚΑ με ΔΥΟ αναφορές: το ΑΙΤΗΜΑ μας και η ΑΠΑΝΤΗΣΗ τους 2. ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΤΗΤΑ της παραλαβής («ΑΝΕΛΛΙΠΩΣ»), με ΑΠΑΡΙΘΜΗΣΗ των παραληφθέντων 3. ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΑ για την ταχύτητα και την πληρότητα 4. ΔΗΛΩΣΗ ΤΩΝ ΕΠΟΜΕΝΩΝ ΒΗΜΑΤΩΝ και ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ απάντησης — το ουσιωδέστερο, γιατί ο προμηθευτής ξέρει ΠΟΤΕ να περιμένει την παραγγελίαΗ ειλικρίνεια ως τακτική: η αναφορά ότι γίνεται σύγκριση με τις υπόλοιπες προσφορές δεν βλάπτει — αντίθετα, υπενθυμίζει διακριτικά στον προμηθευτή ότι υπάρχει ανταγωνισμός και τον προδιαθέτει για ευνοϊκότερους όρους. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 24 / 19-1-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΕΡΕΥΝΑ ΑΓΟΡΑΣ - ΑΘΛΗΤΙΚΑ ΕΙΔΗ 20..», υποφάκελος «ΒΙΟΚΙΝΗΣΗ Α.Ε.», μαζί με τα δείγματα (καταγεγραμμένα σε κατάσταση) και τον τιμοκατάλογο.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή γνωστοποίησης παραλαβής δειγμάτων και τιμοκαταλόγων, που αποτελεί το τρίτο στάδιο του κύκλου ζήτηση, αποστολή, παραλαβή. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα του καταστήματος αθλητικών ειδών, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία της ΒΙΟΚΙΝΗΣΗ Α.Ε., θέμα την παραλαβή δειγμάτων και τιμοκαταλόγων και πεδίο σχετικά με δύο αναφορές, δηλαδή την επιστολή ζήτησης και την απαντητική επιστολή του προμηθευτή. Το κείμενο βεβαιώνει την ημερομηνία και την πληρότητα της παραλαβής, απαριθμώντας τα δείγματα, τον τιμοκατάλογο χονδρικής και το έντυπο των όρων πώλησης και παράδοσης, ευχαριστεί για την ταχύτητα και την πληρότητα του υλικού, και δηλώνει τα επόμενα βήματα, δηλαδή ότι τα δείγματα βρίσκονται υπό αξιολόγηση και ότι μετά τη σύγκριση με τις υπόλοιπες προσφορές θα γνωστοποιηθούν οι αποφάσεις εντός συγκεκριμένης προθεσμίας. Η αναφορά στη σύγκριση με άλλες προσφορές υπενθυμίζει διακριτικά τον ανταγωνισμό. Πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται στον φάκελο της έρευνας αγοράς, στον υποφάκελο του συγκεκριμένου προμηθευτή.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 10 — Παραλαβή τιμοκαταλόγου νέων μοντέλων
Ερώτηση: β) Η αντιπροσωπεία αυτοκινήτων Γ. ΒΓΕΝΟΠΟΥΛΟΥ, γνωστοποιεί στη «Γ. ΚΟΣΜΙΔΗΣ» Α.Ε., αντιπροσωπεία αυτοκινήτων OLVO, την παραλαβή τιμοκαταλόγου των νέων μοντέλων της εταιρείας καθώς και τους όρους πώλησης αυτών.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΤΙΜΩΝ ΚΑΙ ΟΡΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ (§8.4.3, σελ. 265). Ιδιαιτερότητα: η σχέση είναι γενικός αντιπρόσωπος → τοπικός μεταπωλητής (dealer), άρα η επιστολή προετοιμάζει σύμβαση διανομής, όχι απλή αγορά.
ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΑ ΑΥΤΟΚΙΝΗΤΩΝ Γ. ΒΓΕΝΟΠΟΥΛΟΥ Εθνικής Αντιστάσεως 210 264 41 ΠΑΤΡΑ ΤΗΛ.: 2610-452870 FAX: 2610-452871 ────────────────────────────────────────────────────────── Πάτρα, 11 Μαρτίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 76 Προς Κυρίους «Γ. ΚΟΣΜΙΔΗΣ» Α.Ε. Αντιπροσωπεία Αυτοκινήτων OLVO Λ. Κηφισίας 280 152 32 ΧΑΛΑΝΔΡΙ ΘΕΜΑ: «Παραλαβή τιμοκαταλόγου νέων μοντέλων και όρων πώλησης» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η επιστολή σας 158/5-3-20.. Κύριοι, Σας γνωρίζουμε ότι την 10η Μαρτίου 20.. ΠΑΡΑΛΑΒΑΜΕ: ● τον ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟ ΤΩΝ ΝΕΩΝ ΜΟΝΤΕΛΩΝ της εταιρείας OLVO, ● τα ΤΕΧΝΙΚΑ ΦΥΛΛΑΔΙΑ και τις προδιαγραφές κάθε μοντέλου, και ● το ΕΝΤΥΠΟ ΤΩΝ ΟΡΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟΥΣ ΕΠΙΣΗΜΟΥΣ ΜΕΤΑΠΩΛΗΤΕΣ. Σας ευχαριστούμε για την πληρότητα της ενημέρωσης. Μελετήσαμε ήδη το υλικό και θεωρούμε ότι η νέα σειρά ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις της αγοράς της Δυτικής Ελλάδας, όπου δραστηριοποιούμαστε από δεκαπενταετίας. Επί των όρων πώλησης, θα θέλαμε να μας διευκρινίσετε τα εξής σημεία: 1. Το ΠΕΡΙΘΩΡΙΟ ΚΕΡΔΟΥΣ του μεταπωλητή ανά κατηγορία μοντέλου, 2. Τους όρους ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΣ (εκθεσιακά και δοκιμαστικά οχήματα), 3. Τη ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΗ ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑ που παρέχεται στον μεταπωλητή, και 4. Την ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΤΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ και την υποστήριξη σε ανταλλακτικά. Είμαστε στη διάθεσή σας για συνάντηση στα γραφεία σας, ώστε να οριστικοποιήσουμε τους όρους της συνεργασίας μας. Ελπίζουμε σε μια μελλοντική συνεργασία. Με εκτίμηση ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΒΓΕΝΟΠΟΥΛΟΣ Γ.Β./Λ.Σ.Η διαφορά από την προηγούμενη επιστολή παραλαβής
ΑΣΚΗΣΗ 9 ΑΠΛΗ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ + προθεσμία απάντησης ΑΣΚΗΣΗ 10 ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ + ΘΕΤΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ + ΑΙΤΗΜΑ ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΩΝ → η επιστολή ΠΡΟΧΩΡΑ τη διαπραγμάτευση αντί απλώς να την επιβεβαιώνειΓιατί ζητούνται διευκρινίσεις: στη σχέση αντιπροσωπείας ο τιμοκατάλογος δεν αρκεί — κρίσιμα είναι το περιθώριο κέρδους, η χρηματοδότηση αποθέματος, η γεωγραφική αποκλειστικότητα και η τεχνική υποστήριξη, στοιχεία που καθορίζουν αν η συνεργασία είναι βιώσιμη. Η αρίθμηση των ερωτημάτων (§8.2): επιτρέπει στον παραλήπτη να απαντήσει σημείο προς σημείο, χωρίς να παραλείψει κανένα. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 76 / 11-3-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: φάκελος «ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ OLVO - Γ. ΚΟΣΜΙΔΗΣ Α.Ε.», ο οποίος θα εξελιχθεί σε φάκελο σύμβασης αν η διαπραγμάτευση ευοδωθεί.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή γνωστοποίησης παραλαβής τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης, με την ιδιαιτερότητα ότι η σχέση είναι μεταξύ γενικού αντιπροσώπου και τοπικού μεταπωλητή, οπότε η επιστολή προετοιμάζει σύμβαση διανομής. Φέρει επικεφαλίδα της αντιπροσωπείας Γ. ΒΓΕΝΟΠΟΥΛΟΥ, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία της Γ. ΚΟΣΜΙΔΗΣ Α.Ε., θέμα την παραλαβή του τιμοκαταλόγου των νέων μοντέλων και των όρων πώλησης και πεδίο σχετικά. Το κείμενο βεβαιώνει την ημερομηνία παραλαβής και απαριθμεί τα παραληφθέντα, δηλαδή τον τιμοκατάλογο των νέων μοντέλων OLVO, τα τεχνικά φυλλάδια και το έντυπο των όρων πώλησης προς τους επίσημους μεταπωλητές, ευχαριστεί για την πληρότητα και αξιολογεί θετικά τη νέα σειρά για την τοπική αγορά. Στη συνέχεια ζητά αριθμημένες διευκρινίσεις για το περιθώριο κέρδους του μεταπωλητή, τους όρους χρηματοδότησης του αποθέματος, τη γεωγραφική αποκλειστικότητα και την εκπαίδευση του τεχνικού προσωπικού και την υποστήριξη σε ανταλλακτικά, στοιχεία που κρίνουν τη βιωσιμότητα της συνεργασίας. Κλείνει με πρόταση συνάντησης. Πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται στον φάκελο της συνεργασίας.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 11 — Κύκλος α: ανάθεση, αποδοχή, εκτέλεση παραγγελίας
Ερώτηση: α) 1. Ανάθεσης παραγγελίας. 2. Αποδοχής παραγγελίας. 3. Εκτέλεσης παραγγελίας.
Απάντηση:
-
Η οδηγία της άσκησης: η επιστολή του κάθε θέματος να αποτελεί ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΣΤΗΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ και τα στοιχεία και το περιεχόμενο να συμπληρωθούν από τους μαθητές. Η αρχειοθέτηση ζητείται ρητά ΜΕ ΧΡΟΝΟΛΟΓΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ. Ο ομαλός κύκλος (§8.5.1-8.5.2): ΑΝΑΘΕΣΗ → ΑΠΟΔΟΧΗ → ΕΚΤΕΛΕΣΗ.
1. ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ (αγοραστής → πωλητής)
ΕΠΙΠΛΟΕΜΠΟΡΙΚΗ ΚΡΗΤΗΣ Ε.Π.Ε. Λεωφ. Κνωσού 118 · 713 06 ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΤΗΛ.: 2810-264510 FAX: 2810-264511 ────────────────────────────────────────────────────────── Ηράκλειο, 4 Απριλίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 118 Προς: ΞΥΛΟΤΕΧΝΙΚΗ ΒΟΡΕΙΟΥ ΕΛΛΑΔΟΣ Α.Ε. ΒΙ.ΠΕ. Σίνδου · 570 22 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ ΘΕΜΑ: «Ανάθεση παραγγελίας» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η προσφορά σας 254/25-3-20.. Κύριοι, Με βάση την ανωτέρω προσφορά σας, σας αναθέτουμε την παρακάτω παραγγελία: ΚΩΔ. ΕΙΔΟΣ ΤΕΜ. ΤΙΜΗ/ΤΕΜ. ΑΞΙΑ Α-120 Γραφείο 160x80 δρυς 25 180,00 4.500,00 Α-205 Τροχήλατη συρταριέρα 25 75,00 1.875,00 Β-340 Βιβλιοθήκη 5 ραφιών 15 120,00 1.800,00 ΣΥΝΟΛΟ: 8.175,00 ΟΡΟΙ (σύμφωνα με την προσφορά σας): ● ΠΑΡΑΔΟΣΗ: ελεύθερα στην αποθήκη μας, έως 30-4-20.. ● ΠΛΗΡΩΜΗ: 50% με την παραγγελία, 50% με συναλλαγματική 60 ημερών ● ΕΚΠΤΩΣΗ: 8% επί της συνολικής αξίας Παρακαλούμε να μας επιβεβαιώσετε την αποδοχή της παραγγελίας και τον ακριβή χρόνο παράδοσης. Με τιμή ΙΩΑΝΝΗΣ ΔΑΣΚΑΛΑΚΗΣ2. ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΑΠΟΔΟΧΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ (πωλητής → αγοραστής)
ΞΥΛΟΤΕΧΝΙΚΗ ΒΟΡΕΙΟΥ ΕΛΛΑΔΟΣ Α.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Θεσσαλονίκη, 8 Απριλίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 301 ΘΕΜΑ: «Αποδοχή της παραγγελίας σας 118/4-4-20..» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η παραγγελία σας 118/4-4-20.. Κύριοι, Λάβαμε την ανωτέρω παραγγελία σας και σας ευχαριστούμε θερμά για την προτίμηση. Σας γνωρίζουμε ότι την ΑΠΟΔΕΧΟΜΑΣΤΕ ΠΛΗΡΩΣ, με τους όρους που αναφέρετε και οι οποίοι είναι σύμφωνοι με την προσφορά μας. Η παραγγελία μπήκε ήδη σε παραγωγή και σας βεβαιώνουμε ότι Η ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΘΑ ΓΙΝΕΙ ΤΗΝ 27η ΑΠΡΙΛΙΟΥ 20.., δηλαδή τρεις ημέρες νωρίτερα από τη ζητούμενη ημερομηνία. Σας ευχαριστούμε για την εμπιστοσύνη σας. Με εκτίμηση ΑΝΑΣΤΑΣΙΟΣ ΠΑΥΛΙΔΗΣ3. ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ (πωλητής → αγοραστής)
ΞΥΛΟΤΕΧΝΙΚΗ ΒΟΡΕΙΟΥ ΕΛΛΑΔΟΣ Α.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Θεσσαλονίκη, 25 Απριλίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 342 ΘΕΜΑ: «Εκτέλεση της παραγγελίας σας 118/4-4-20..» ΣΧΕΤΙΚΑ: 1. Η παραγγελία σας 118/4-4-20.. 2. Η επιστολή μας 301/8-4-20.. Κύριοι, Σας γνωρίζουμε με ευχαρίστηση ότι Η ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ΣΑΣ ΕΚΤΕΛΕΣΤΗΚΕ ΠΛΗΡΩΣ και τα εμπορεύματα ΑΠΟΣΤΕΛΛΟΝΤΑΙ ΣΗΜΕΡΑ. ● ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ: με τη μεταφορική εταιρεία «ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΙΚΗ Α.Ε.», φορτωτική 8842 ● ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΗ ΑΦΙΞΗ: 27η Απριλίου 20.. ● ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ: 25 γραφεία (κωδ. Α-120), 25 συρταριέρες (κωδ. Α-205), 15 βιβλιοθήκες (κωδ. Β-340), σε 65 κιβώτια ● ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ: 1544/25-4-20.., αξίας 7.521,00 ευρώ (μετά την έκπτωση 8%) Παρακαλούμε να ελέγξετε τα είδη κατά την παραλαβή και να μας γνωστοποιήσετε τυχόν παρατηρήσεις σας. Σας ευχαριστούμε για τη συνεργασία. Με εκτίμηση ΑΝΑΣΤΑΣΙΟΣ ΠΑΥΛΙΔΗΣΓιατί η επιστολή εκτέλεσης περιέχει αυτά τα στοιχεία: το §8.3.2 το ορίζει — ΤΟΝ ΤΡΟΠΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΤΟΥΣ (ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ, ΠΛΟΙΟ, ΤΡΕΝΟ κτλ.), ΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΟΥ ΘΑ ΦΤΑΣΟΥΝ και ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΑΠΟΣΤΑΛΕΝΤΩΝ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ (ΠΟΣΟΤΗΤΑ, ΕΙΔΗ, ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ). Και, κατά τον κανόνα, Η ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΦΤΑΣΕΙ ΠΡΙΝ ΤΑ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ — γι' αυτό αποστέλλεται με φαξ την ημέρα της φόρτωσης. ΧΡΟΝΟΛΟΓΙΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ (όπως ζητεί η άσκηση):
ΦΑΚΕΛΟΣ «ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ ΑΠΡΙΛΙΟΥ 20..» 4-4-20.. Ανάθεση παραγγελίας 118 8-4-20.. Αποδοχή παραγγελίας 301 25-4-20.. Εκτέλεση παραγγελίας 342 → κάθε έγγραφο μπαίνει ΜΕ ΤΗ ΣΕΙΡΑ ΤΗΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ ΤΟΥ, το ΝΕΟΤΕΡΟ ΕΠΑΝΩ, ώστε ο κύκλος να διαβάζεται ενιαία
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσονται τρεις αλληλοδιάδοχες επιστολές, καθεμία απάντηση στην προηγούμενη. Πρώτη είναι η επιστολή ανάθεσης παραγγελίας από τον αγοραστή, με αναφορά στην προσφορά στο πεδίο σχετικά, πίνακα των παραγγελλόμενων ειδών με κωδικό, ποσότητα, τιμή μονάδας και αξία, σύνολο, και τους όρους παράδοσης, πληρωμής και έκπτωσης, κλείνοντας με αίτημα επιβεβαίωσης. Δεύτερη είναι η επιστολή αποδοχής από τον πωλητή, η οποία ευχαριστεί για την προτίμηση, δηλώνει ρητά την πλήρη αποδοχή με τους αναφερόμενους όρους και βεβαιώνει τον ακριβή χρόνο παράδοσης. Τρίτη είναι η επιστολή εκτέλεσης, η οποία γνωστοποιεί ότι η παραγγελία εκτελέστηκε και τα εμπορεύματα αποστέλλονται, αναφέροντας, όπως ορίζει το βιβλίο, τον τρόπο αποστολής με τη μεταφορική εταιρεία και τη φορτωτική, την αναμενόμενη ημερομηνία άφιξης, την περιγραφή των αποσταλέντων ως προς ποσότητα, είδη και συσκευασία, και τα στοιχεία του τιμολογίου. Επειδή η επιστολή πρέπει να φτάσει πριν από τα εμπορεύματα, αποστέλλεται με φαξ την ημέρα της φόρτωσης. Και οι τρεις πρωτοκολλούνται και αρχειοθετούνται με χρονολογικό σύστημα στον φάκελο του μήνα.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 12 — Κύκλος β: αποστολή τιμοκαταλόγου, ανάθεση, ακύρωση
Ερώτηση: β) 1. Αποστολής τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης. 2. Ανάθεσης παραγγελίας. 3. Ακύρωσης παραγγελίας.
Απάντηση:
-
Ο κύκλος: ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΥ → ΑΝΑΘΕΣΗ → ΑΚΥΡΩΣΗ — ο κύκλος διακόπτεται από τον αγοραστή.
1. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΥ ΚΑΙ ΟΡΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ (πωλητής → αγοραστής)
ΧΑΡΤΟΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ «ΑΙΓΑΙΟΝ» Α.Ε. ΒΙ.ΠΕ. Λαμίας · 351 00 ΛΑΜΙΑ ΤΗΛ.: 22310-51240 FAX: 22310-51241 ────────────────────────────────────────────────────────── Λαμία, 6 Ιουνίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 288 Προς: ΒΙΒΛΙΟΠΩΛΕΙΑ «Ο ΛΟΓΟΣ» Ο.Ε. Κύπρου 33 · 383 33 ΒΟΛΟΣ ΘΕΜΑ: «Αποστολή τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η επιστολή σας 44/30-5-20.. Κύριοι, Σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας και σας αποστέλλουμε συνημμένα τον ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟ των χαρτικών ειδών μας. ● ΠΟΙΟΤΗΤΑ: χαρτί λευκότητας 165, πιστοποιημένο ● ΕΚΠΤΩΣΗ: 15% για παραγγελίες άνω των 500 δεσμίδων ● ΠΛΗΡΩΜΗ: μετρητά με έκπτωση 3% ή συναλλαγματική 90 ημερών ● ΠΑΡΑΔΟΣΗ: εντός δέκα ημερών, ελεύθερα στην αποθήκη σας ● ΙΣΧΥΣ ΤΙΜΩΝ: μέχρι 31-8-20.. Έχουμε την πεποίθηση ότι θα βρείτε τους όρους μας ευνοϊκούς. Με εκτίμηση ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΑΓΓΕΛΗΣ2. ΑΝΑΘΕΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ (αγοραστής → πωλητής)
ΒΙΒΛΙΟΠΩΛΕΙΑ «Ο ΛΟΓΟΣ» Ο.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Βόλος, 12 Ιουνίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 51 ΘΕΜΑ: «Ανάθεση παραγγελίας» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η προσφορά σας 288/6-6-20.. Κύριοι, Με βάση την ανωτέρω προσφορά σας, σας παραγγέλλουμε: ● 600 δεσμίδες χαρτί Α4, 80 gr ● 150 δεσμίδες χαρτί Α3, 80 gr ΟΡΟΙ: έκπτωση 15%, πληρωμή με συναλλαγματική 90 ημερών, παράδοση έως 25-6-20.. στην αποθήκη μας. Η τήρηση του χρόνου παράδοσης είναι για εμάς ΟΥΣΙΩΔΗΣ ΟΡΟΣ, γιατί τα είδη προορίζονται για την έναρξη της σχολικής περιόδου. Με τιμή ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ ΚΑΡΑΓΙΑΝΝΗΣ3. ΑΚΥΡΩΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ (αγοραστής → πωλητής)
ΒΙΒΛΙΟΠΩΛΕΙΑ «Ο ΛΟΓΟΣ» Ο.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Βόλος, 30 Ιουνίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 58 ΘΕΜΑ: «Ακύρωση της παραγγελίας μας 51/12-6-20..» ΣΧΕΤΙΚΑ: 1. Η παραγγελία μας 51/12-6-20.. 2. Η επιστολή μας 55/26-6-20.. (υπενθύμιση) Κύριοι, Με την υπ' αριθ. 1 σχετική παραγγελία μας σας αναθέσαμε την προμήθεια χαρτικών ειδών, με ΡΗΤΟ ΟΡΟ ΤΗΝ ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΕΩΣ ΤΗΝ 25η ΙΟΥΝΙΟΥ 20... Παρά την υπ' αριθ. 2 υπενθύμισή μας, μέχρι σήμερα ΔΕΝ ΠΑΡΑΛΑΒΑΜΕ ΤΑ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ ούτε λάβαμε οποιαδήποτε ενημέρωση για τον χρόνο αποστολής τους. Επειδή, όπως σας είχαμε γνωστοποιήσει, Η ΤΗΡΗΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΑΠΟΤΕΛΟΥΣΕ ΟΥΣΙΩΔΗ ΟΡΟ της παραγγελίας και η καθυστέρηση καθιστά τα είδη άχρηστα για τον σκοπό για τον οποίο προορίζονταν, σας γνωρίζουμε ότι ΑΚΥΡΩΝΟΥΜΕ ΤΗΝ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ ΜΑΣ 51/12-6-20.. στο σύνολό της. Παρακαλούμε να μην προβείτε σε καμία αποστολή. Σε περίπτωση που τα εμπορεύματα έχουν ήδη φορτωθεί, παρακαλούμε να μας ειδοποιήσετε αμέσως, ώστε να συνεννοηθούμε για την επιστροφή τους με δική σας επιβάρυνση. Λυπούμαστε ειλικρινά για την εξέλιξη αυτή και ελπίζουμε ότι σε επόμενη ευκαιρία η συνεργασία μας θα είναι ομαλότερη. Με τιμή ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ ΚΑΡΑΓΙΑΝΝΗΣΓιατί η ακύρωση είναι νόμιμη: ο ουσιώδης όρος δηλώθηκε ρητά στην παραγγελία, προηγήθηκε υπενθύμιση, και η παρέλευση της προθεσμίας καθιστά την παροχή άχρηστη για τον αγοραστή.
ΤΑ ΤΕΣΣΕΡΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΜΙΑΣ ΕΓΚΥΡΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ ΑΚΥΡΩΣΗΣ 1. ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗ της παραγγελίας και της υπενθύμισης (πεδίο ΣΧΕΤΙΚΑ) 2. ΥΠΕΝΘΥΜΙΣΗ ΤΟΥ ΟΥΣΙΩΔΟΥΣ ΟΡΟΥ που τέθηκε εξαρχής 3. ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΗ ΤΗΣ ΠΑΡΑΒΑΣΗΣ, με χρονική ακρίβεια 4. ΣΑΦΗΣ ΔΗΛΩΣΗ ΑΚΥΡΩΣΗΣ + ΟΔΗΓΙΑ για την περίπτωση που η αποστολή έχει ήδη γίνειΧΡΟΝΟΛΟΓΙΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: 6-6 τιμοκατάλογος · 12-6 παραγγελία · 26-6 υπενθύμιση · 30-6 ακύρωση — ο πλήρης φάκελος τεκμηριώνει ότι η ακύρωση δεν ήταν αιφνίδια.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσονται τρεις αλληλοδιάδοχες επιστολές, με τον κύκλο να διακόπτεται από τον αγοραστή. Πρώτη είναι η επιστολή αποστολής τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης από τον πωλητή, που ευχαριστεί για το ενδιαφέρον, γνωστοποιεί την αποστολή του τιμοκαταλόγου και δηλώνει την ποιότητα, τις εκπτώσεις, τους όρους πληρωμής, τον χρόνο παράδοσης και τη χρονική ισχύ των τιμών. Δεύτερη είναι η επιστολή ανάθεσης παραγγελίας, που παραπέμπει στην προσφορά, απαριθμεί τα είδη και τις ποσότητες, επαναλαμβάνει τους όρους και, κρίσιμα, δηλώνει ρητά ότι η τήρηση του χρόνου παράδοσης αποτελεί ουσιώδη όρο, γιατί τα είδη προορίζονται για την έναρξη της σχολικής περιόδου. Τρίτη είναι η επιστολή ακύρωσης, η οποία ταυτοποιεί την παραγγελία και την προηγηθείσα υπενθύμιση, υπενθυμίζει τον ουσιώδη όρο που είχε τεθεί εξαρχής, διαπιστώνει με χρονική ακρίβεια την παράβαση, δηλώνει σαφώς την ακύρωση της παραγγελίας στο σύνολό της και δίνει οδηγία για την περίπτωση που τα εμπορεύματα έχουν ήδη φορτωθεί. Η ακύρωση είναι νόμιμη, γιατί ο ουσιώδης όρος είχε δηλωθεί ρητά και είχε προηγηθεί υπενθύμιση. Όλες αρχειοθετούνται με χρονολογικό σύστημα, ώστε ο φάκελος να τεκμηριώνει ότι η ακύρωση δεν ήταν αιφνίδια.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 13 — Κύκλος γ: ανάθεση και αδυναμία εκτέλεσης
Ερώτηση: γ) 1. Ανάθεσης παραγγελίας 2. Αδυναμίας εκτέλεσης παραγγελίας.
Απάντηση:
-
Ο κύκλος: ΑΝΑΘΕΣΗ → ΑΔΥΝΑΜΙΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ — εδώ ο κύκλος διακόπτεται από τον πωλητή, σε αντίθεση με την προηγούμενη άσκηση.
1. ΑΝΑΘΕΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ
ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ «ΑΙΓΛΗ» Α.Ε. Παραλιακή Λεωφόρος 55 · 491 00 ΚΕΡΚΥΡΑ ΤΗΛ.: 26610-38720 FAX: 26610-38721 ────────────────────────────────────────────────────────── Κέρκυρα, 3 Μαΐου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 142 Προς: ΥΦΑΝΤΟΥΡΓΙΑ «ΛΕΥΚΟΣ ΟΙΚΟΣ» Α.Ε. ΒΙ.ΠΕ. Ναούσης · 592 00 ΝΑΟΥΣΑ ΘΕΜΑ: «Ανάθεση παραγγελίας λευκών ειδών» ΣΧΕΤΙΚΑ: Ο τιμοκατάλογός σας 96/20-4-20.. Κύριοι, Ενόψει της έναρξης της θερινής περιόδου, σας αναθέτουμε την παρακάτω παραγγελία: ● 800 σεντόνια μονά, λευκά, 100% βαμβακερά ● 400 σετ παπλωματοθήκες διπλές ● 1.200 πετσέτες μπάνιου, 500 gr/m² ΟΡΟΙ: έκπτωση 12%, πληρωμή 50% προκαταβολή και 50% με την παράδοση, ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΕΩΣ 5-6-20.. στην Κέρκυρα. Παρακαλούμε για την επιβεβαίωση της παραγγελίας. Με τιμή ΣΠΥΡΙΔΩΝ ΑΝΔΡΙΩΤΗΣ2. ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΑΔΥΝΑΜΙΑΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ
ΥΦΑΝΤΟΥΡΓΙΑ «ΛΕΥΚΟΣ ΟΙΚΟΣ» Α.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Νάουσα, 8 Μαΐου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 214 ΘΕΜΑ: «Αδυναμία εκτέλεσης της παραγγελίας σας 142/3-5-20..» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η παραγγελία σας 142/3-5-20.. Κύριοι, Λάβαμε την ανωτέρω παραγγελία σας και σας ευχαριστούμε ειλικρινά για την προτίμηση. Με ιδιαίτερη λύπη, ωστόσο, σας γνωρίζουμε ότι ΑΔΥΝΑΤΟΥΜΕ ΝΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΟΥΜΕ ΕΝΤΟΣ ΤΟΥ ΖΗΤΟΥΜΕΝΟΥ ΧΡΟΝΟΥ. Ο λόγος είναι ότι η μονάδα μας λειτουργεί ήδη στο σύνολο της δυναμικότητάς της, καλύπτοντας παραγγελίες που είχαν καταχωριστεί από τον Μάρτιο, ενώ παράλληλα αντιμετωπίζουμε καθυστέρηση στην παραλαβή πρώτων υλών από τον προμηθευτή μας του εξωτερικού. ΩΣΤΟΣΟ, ΣΑΣ ΠΡΟΤΕΙΝΟΥΜΕ ΤΙΣ ΕΞΗΣ ΛΥΣΕΙΣ: 1. ΜΕΡΙΚΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΑΜΕΣΑ: μπορούμε να σας παραδώσουμε έως την 5η Ιουνίου τα 800 σεντόνια και τις 1.200 πετσέτες, δηλαδή το 70% της παραγγελίας. 2. ΠΛΗΡΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΜΕ ΠΑΡΑΤΑΣΗ: αν μας παρατείνετε τον χρόνο παράδοσης έως την 25η Ιουνίου, θα εκτελέσουμε το σύνολο της παραγγελίας, ΜΕ ΠΡΟΣΘΕΤΗ ΕΚΠΤΩΣΗ 5% ως αποζημίωση για την αναμονή. 3. ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΟΣ ΚΩΔΙΚΟΣ: για τις παπλωματοθήκες διαθέτουμε άμεσα ισοδύναμο κωδικό, τον οποίο μπορούμε να σας αποστείλουμε ως δείγμα αύριο. Παρακαλούμε να μας γνωρίσετε την προτίμησή σας το συντομότερο δυνατό, ώστε να δεσμεύσουμε την αντίστοιχη παραγωγή. Λυπούμαστε ειλικρινά που δεν μπορούμε να σας εξυπηρετήσουμε πλήρως αυτή τη φορά και σας διαβεβαιώνουμε ότι θα καταβάλουμε κάθε προσπάθεια για την ομαλή συνέχιση της συνεργασίας μας. Με ιδιαίτερη εκτίμηση ΜΙΧΑΗΛ ΓΡΗΓΟΡΙΑΔΗΣΟ κανόνας της αρνητικής απάντησης
● ΠΟΤΕ ΣΚΕΤΟ «ΟΧΙ» — η άρνηση χωρίς εναλλακτική ΚΛΕΙΝΕΙ τη σχέση ● ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΑ ΠΡΩΤΑ — αναγνωρίζει την προτίμηση ● ΕΙΛΙΚΡΙΝΗΣ ΚΑΙ ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗ ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ — όχι αόριστες δικαιολογίες ● ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΕΣ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ — εδώ ΤΡΕΙΣ, με ΑΝΤΙΣΤΑΘΜΙΣΜΑ (πρόσθετη έκπτωση 5%) ● ΑΙΤΗΜΑ ΤΑΧΕΙΑΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗΣ και ΔΙΑΒΕΒΑΙΩΣΗ για το μέλλον → υπηρετεί ΤΗΝ ΚΑΛΗ ΘΕΛΗΣΗ, το 4ο ποιοτικό κριτήριο (§6.5.2): «το πώς ΑΙΣΘΑΝΕΤΑΙ ο αναγνώστης»ΧΡΟΝΟΛΟΓΙΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: 3-5 παραγγελία · 8-5 αδυναμία εκτέλεσης — και στη συνέχεια η απάντηση του αγοραστή, ώστε ο φάκελος να δείχνει πώς κατέληξε η υπόθεση.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσονται δύο αλληλοδιάδοχες επιστολές, με τον κύκλο να διακόπτεται από τον πωλητή. Πρώτη είναι η επιστολή ανάθεσης παραγγελίας, με αναφορά στον τιμοκατάλογο, απαρίθμηση των ειδών και των ποσοτήτων και δήλωση των όρων έκπτωσης, πληρωμής και χρόνου παράδοσης. Δεύτερη είναι η επιστολή αδυναμίας εκτέλεσης, η οποία ακολουθεί τον κανόνα της αρνητικής απάντησης: ευχαριστεί πρώτα για την προτίμηση, δηλώνει με λύπη την αδυναμία εκτέλεσης εντός του ζητούμενου χρόνου, δίνει ειλικρινή και συγκεκριμένη αιτιολογία, δηλαδή την πλήρη απασχόληση της δυναμικότητας και την καθυστέρηση στην παραλαβή πρώτων υλών, και στη συνέχεια προτείνει τρεις εναλλακτικές λύσεις: μερική εκτέλεση αμέσως για το εβδομήντα τοις εκατό της παραγγελίας, πλήρη εκτέλεση με παράταση του χρόνου και πρόσθετη έκπτωση πέντε τοις εκατό ως αντιστάθμισμα, ή εναλλακτικό ισοδύναμο κωδικό για τα είδη που λείπουν. Κλείνει με αίτημα ταχείας απάντησης και διαβεβαίωση για την ομαλή συνέχιση της συνεργασίας. Η άρνηση χωρίς εναλλακτική θα έκλεινε τη σχέση, ενώ η προτεινόμενη μορφή υπηρετεί το κριτήριο της καλής θέλησης. Και οι δύο αρχειοθετούνται χρονολογικά.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 14 — Κύκλος δ: τιμοκατάλογος, ανάθεση, αποδοχή, παράπονα
Ερώτηση: δ) 1. Αποστολής τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης. 2. Ανάθεσης παραγγελίας. 3. Αποδοχής παραγγελίας 4. Παραπόνων για μη εκτέλεση παραγγελίας.
Απάντηση:
-
Ο κύκλος: ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΣ → ΑΝΑΘΕΣΗ → ΑΠΟΔΟΧΗ → ΠΑΡΑΠΟΝΑ — ο πωλητής αποδέχθηκε και δεν εκτέλεσε, που είναι βαρύτερη παράβαση από την αδυναμία εκτέλεσης.
1. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΥ ΚΑΙ ΟΡΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ
ΜΕΤΑΛΛΟΤΕΧΝΙΚΗ ΘΕΣΣΑΛΙΑΣ Α.Ε. ΒΙ.ΠΕ. Λάρισας · 411 10 ΛΑΡΙΣΑ ────────────────────────────────────────────────────────── Λάρισα, 10 Ιανουαρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 18 Προς: ΤΕΧΝΙΚΗ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΗ «ΔΟΜΗ» Ε.Π.Ε. Ηρακλείου 62 · 142 31 Ν. ΙΩΝΙΑ ΘΕΜΑ: «Αποστολή τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η επιστολή σας 3/4-1-20.. Κύριοι, Σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας και σας αποστέλλουμε τον τιμοκατάλογο των μεταλλικών προφίλ και εξαρτημάτων που παράγουμε. ● ΕΚΠΤΩΣΗ: 10% για παραγγελίες άνω των 20 τόνων ● ΠΛΗΡΩΜΗ: συναλλαγματική 90 ημερών ● ΠΑΡΑΔΟΣΗ: εντός 20 ημερών από την παραγγελία ● ΙΣΧΥΣ ΤΙΜΩΝ: μέχρι 31-3-20.. Με εκτίμηση ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΜΠΑΛΤΑΣ2. ΑΝΑΘΕΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ
ΤΕΧΝΙΚΗ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΗ «ΔΟΜΗ» Ε.Π.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Ν. Ιωνία, 18 Ιανουαρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 9 ΘΕΜΑ: «Ανάθεση παραγγελίας» ΣΧΕΤΙΚΑ: Ο τιμοκατάλογός σας 18/10-1-20.. Κύριοι, Σας αναθέτουμε την προμήθεια 25 τόνων μεταλλικών προφίλ, σύμφωνα με τη συνημμένη αναλυτική κατάσταση κωδικών και ποσοτήτων. ΟΡΟΙ: έκπτωση 10%, συναλλαγματική 90 ημερών, ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΕΩΣ 8-2-20.. στο εργοτάξιό μας. Επισημαίνουμε ότι τα υλικά προορίζονται για συγκεκριμένο δημόσιο έργο με αυστηρό χρονοδιάγραμμα. Με τιμή ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ ΦΩΤΙΟΥ3. ΑΠΟΔΟΧΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ
ΜΕΤΑΛΛΟΤΕΧΝΙΚΗ ΘΕΣΣΑΛΙΑΣ Α.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Λάρισα, 21 Ιανουαρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 34 ΘΕΜΑ: «Αποδοχή της παραγγελίας σας 9/18-1-20..» Κύριοι, Σας ευχαριστούμε για την παραγγελία σας, την οποία ΑΠΟΔΕΧΟΜΑΣΤΕ ΠΛΗΡΩΣ ΚΑΙ ΑΝΕΠΙΦΥΛΑΚΤΑ, με τους όρους που αναφέρετε. Σας ΒΕΒΑΙΩΝΟΥΜΕ ότι η παράδοση θα γίνει ΕΩΣ ΤΗΝ 8η ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΥ 20.., όπως ζητάτε. Με εκτίμηση ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΜΠΑΛΤΑΣ4. ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΠΑΡΑΠΟΝΩΝ ΓΙΑ ΜΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ
ΤΕΧΝΙΚΗ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΗ «ΔΟΜΗ» Ε.Π.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Ν. Ιωνία, 15 Φεβρουαρίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 21 ΘΕΜΑ: «Παράπονα για μη εκτέλεση της παραγγελίας μας 9/18-1-20..» ΣΧΕΤΙΚΑ: 1. Η παραγγελία μας 9/18-1-20.. 2. Η επιστολή σας 34/21-1-20.. (αποδοχή) 3. Η υπενθύμισή μας 17/10-2-20.. Κύριοι, Με την υπ' αριθ. 1 σχετική σας αναθέσαμε την προμήθεια 25 τόνων μεταλλικών προφίλ, με ρητή παράδοση ΕΩΣ ΤΗΝ 8η ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΥ 20... Με την υπ' αριθ. 2 σχετική σας ΑΠΟΔΕΧΘΗΚΑΤΕ ΠΛΗΡΩΣ ΚΑΙ ΑΝΕΠΙΦΥΛΑΚΤΑ την παραγγελία και ΜΑΣ ΒΕΒΑΙΩΣΑΤΕ για την τήρηση της ημερομηνίας. Παρά ταύτα, και παρά την υπ' αριθ. 3 υπενθύμισή μας, μέχρι σήμερα, δηλαδή ΕΠΤΑ ΗΜΕΡΕΣ ΜΕΤΑ ΤΗ ΣΥΜΦΩΝΗΜΕΝΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ, ΔΕΝ ΕΧΟΥΜΕ ΠΑΡΑΛΑΒΕΙ ΚΑΝΕΝΑ ΥΛΙΚΟ ούτε λάβαμε οποιαδήποτε εξήγηση. Η καθυστέρηση αυτή μας προκαλεί ΣΟΒΑΡΗ ΖΗΜΙΑ, καθώς: ● το εργοτάξιό μας παραμένει ΑΝΕΝΕΡΓΟ, με το προσωπικό και τα μηχανήματα σε αδράνεια, ● κινδυνεύουμε με ΕΠΙΒΟΛΗ ΠΟΙΝΙΚΩΝ ΡΗΤΡΩΝ από τον κύριο του έργου, και ● πλήττεται η ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ ΜΑΣ έναντι του εργοδότη. ΠΑΡΑΚΑΛΟΥΜΕ όπως, ΕΝΤΟΣ ΤΡΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΜΩΝ ΗΜΕΡΩΝ: α) μας γνωρίσετε ΤΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ της μη εκτέλεσης, και β) μας δηλώσετε ΤΗΝ ΟΡΙΣΤΙΚΗ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ. Σε αντίθετη περίπτωση, θα αναγκαστούμε να προμηθευτούμε τα υλικά από άλλη πηγή και να αναζητήσουμε κάθε νόμιμο δικαίωμά μας για την αποκατάσταση της ζημίας μας. Θέλουμε να πιστεύουμε ότι πρόκειται για μεμονωμένο περιστατικό και ότι θα ανταποκριθείτε άμεσα. Με τιμή ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ ΦΩΤΙΟΥΓιατί η επιστολή παραπόνων είναι εδώ αυστηρότερη
● Ο πωλητής ΑΠΟΔΕΧΘΗΚΕ ΑΝΕΠΙΦΥΛΑΚΤΑ και ΒΕΒΑΙΩΣΕ τον χρόνο → η παράβαση είναι ΣΑΦΗΣ και ΤΕΚΜΗΡΙΩΜΕΝΗ ● ΠΡΟΗΓΗΘΗΚΕ ΥΠΕΝΘΥΜΙΣΗ που έμεινε αναπάντητη ● Η ΖΗΜΙΑ είναι ΠΟΣΟΤΙΚΟΠΟΙΗΣΙΜΗ (αδράνεια, ποινικές ρήτρες, αξιοπιστία) ΩΣΤΟΣΟ διατηρείται το ΕΥΓΕΝΙΚΟ ΥΦΟΣ (§6.5.5) και αφήνεται ΑΝΟΙΧΤΗ η πόρτα («μεμονωμένο περιστατικό»), γιατί στόχος είναι Η ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ, όχι η δικαστική διένεξηΧΡΟΝΟΛΟΓΙΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: 10-1 τιμοκατάλογος · 18-1 παραγγελία · 21-1 αποδοχή · 10-2 υπενθύμιση · 15-2 παράπονα. Ο πλήρης φάκελος αποτελεί, κατά το κεφ. 4 (§4.1), ισχυρό αποδεικτικό στοιχείο αν η υπόθεση οδηγηθεί σε δικαστήριο.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσονται τέσσερις αλληλοδιάδοχες επιστολές. Πρώτη η αποστολή τιμοκαταλόγου και όρων πώλησης, με τις εκπτώσεις, τον τρόπο πληρωμής, τον χρόνο παράδοσης και τη χρονική ισχύ των τιμών. Δεύτερη η ανάθεση παραγγελίας, με αναφορά στον τιμοκατάλογο, τις ποσότητες, τους όρους και ρητή επισήμανση ότι τα υλικά προορίζονται για δημόσιο έργο με αυστηρό χρονοδιάγραμμα. Τρίτη η αποδοχή παραγγελίας, με την οποία ο πωλητής αποδέχεται πλήρως και ανεπιφύλακτα και βεβαιώνει την ημερομηνία παράδοσης. Τέταρτη η επιστολή παραπόνων για μη εκτέλεση, η οποία ταυτοποιεί στο πεδίο σχετικά την παραγγελία, την αποδοχή και την υπενθύμιση, υπενθυμίζει ότι ο πωλητής αποδέχθηκε ανεπιφύλακτα και βεβαίωσε τον χρόνο, διαπιστώνει με χρονική ακρίβεια τη μη παράδοση, περιγράφει τη ζημία με συγκεκριμένα στοιχεία, δηλαδή την αδράνεια του εργοταξίου, τον κίνδυνο ποινικών ρητρών και το πλήγμα στην αξιοπιστία, θέτει προθεσμία τριών εργασίμων ημερών για την αιτιολόγηση και τη δήλωση οριστικής ημερομηνίας παράδοσης και επιφυλάσσεται για κάθε νόμιμο δικαίωμα. Παρά την αυστηρότητα, το ύφος παραμένει ευγενικό και αφήνεται ανοιχτή η πόρτα, γιατί στόχος είναι η παραλαβή των υλικών. Όλες αρχειοθετούνται χρονολογικά και ο πλήρης φάκελος αποτελεί ισχυρό αποδεικτικό στοιχείο.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 15 — Απάντηση σε αγγελία με προσφορά υπηρεσιών
Ερώτηση: 1) Βρείτε μία αγγελία δημοσιευμένη σε εφημερίδα ή περιοδικό, η οποία είναι σχετική με τα προσόντα σας, και απαντήστε αποστέλλοντας επιστολή προσφοράς υπηρεσιών στην αναφερόμενη επιχείρηση ή οργανισμό.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (§8.7, σελ. 285). Η άσκηση είναι προσωπική — ο μαθητής απαντά σε πραγματική αγγελία με τα δικά του προσόντα. Δίνεται ενδεικτικό υπόδειγμα για απόφοιτο της ειδικότητας.
Η ΑΓΓΕΛΙΑ (ενδεικτική, όπως θα επισυναπτόταν κατά τη σημείωση της άσκησης):
Εφημερίδα «ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ», φύλλο της 8ης Ιουνίου 20.. «Εμπορική εταιρεία ΖΗΤΕΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟ ΓΡΑΦΕΙΟΥ για τη γραμματειακή υποστήριξη και τη διαχείριση της αλληλογραφίας. Απαραίτητα: απολυτήριο ΕΠΑ.Λ., άριστη γνώση Η/Υ, καλή γνώση αγγλικών. Αποστολή βιογραφικών στη δ/νση … υπόψη κ. Διευθυντή Προσωπικού.»ΜΑΡΙΑ ΓΕΩΡΓΙΟΥ Κολοκοτρώνη 24 185 31 ΠΕΙΡΑΙΑΣ ΤΗΛ.: 210-4127765 E-mail: [email protected] ────────────────────────────────────────────────────────── Πειραιάς, 11 Ιουνίου 20.. Προς ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΑΤΤΙΚΗΣ Α.Ε. Λ. Συγγρού 145 171 21 Ν. ΣΜΥΡΝΗ ΥΠΟΨΗ: κ. Διευθυντή Προσωπικού ΘΕΜΑ: «Προσφορά υπηρεσιών - Θέση υπαλλήλου γραφείου» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η αγγελία σας στην εφημερίδα «ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ» της 8ης Ιουνίου 20.. Αξιότιμε κύριε Διευθυντά, Με αφορμή την ανωτέρω αγγελία σας, με την οποία ζητείτε υπάλληλο γραφείου για τη γραμματειακή υποστήριξη και τη διαχείριση της αλληλογραφίας, σας υποβάλλω υποψηφιότητα για τη θέση αυτή. ΣΠΟΥΔΕΣ ● Απολυτήριο Επαγγελματικού Λυκείου, Τομέας Διοίκησης και Οικονομίας, ειδικότητα Υπαλλήλου Διοίκησης και Οικονομικών Υπηρεσιών, με βαθμό «Άριστα». ● Πιστοποιητικό γνώσης χειρισμού Η/Υ (επεξεργασία κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων, υπηρεσίες διαδικτύου). ● Πτυχίο αγγλικής γλώσσας επιπέδου B2. ΓΝΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ● Πληκτρολόγηση με το ΤΥΦΛΟ ΣΥΣΤΗΜΑ (touch system), με ταχύτητα 280 χαρακτήρων ανά λεπτό. ● Άνεση στη ΣΥΝΤΑΞΗ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ και στη διάταξη των στοιχείων της επιστολής. ● Γνώση ΤΗΡΗΣΗΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ και ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ, σε όλα τα συστήματα ταξινόμησης. ● Εξοικείωση με τα σύγχρονα μέσα επικοινωνίας (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τηλεομοιοτυπία, διαδίκτυο). ΕΜΠΕΙΡΙΑ ● Πρακτική άσκηση τριών μηνών στο λογιστήριο της εταιρείας «…», με αντικείμενο τη διακίνηση και την αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας. Θεωρώ ότι οι σπουδές μου ανταποκρίνονται πλήρως στις απαιτήσεις της θέσης και ότι η ειδικότητά μου με έχει προετοιμάσει ακριβώς για τα καθήκοντα που περιγράφετε. Διαθέτω εργατικότητα, ευσυνειδησία, τάξη και ακρίβεια και επιθυμώ να εργαστώ σε ένα οργανωμένο περιβάλλον όπως το δικό σας. Σας επισυνάπτω αναλυτικό βιογραφικό σημείωμα και αντίγραφα των τίτλων μου και είμαι στη διάθεσή σας για προσωπική συνέντευξη, οποιαδήποτε στιγμή σας εξυπηρετεί. Ευχαριστώ εκ των προτέρων για τον χρόνο σας. Με τιμή ΜΑΡΙΑ ΓΕΩΡΓΙΟΥ ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ 1. Βιογραφικό σημείωμα 2. Αντίγραφα τίτλων σπουδών 3. Αντίγραφο της αγγελίας (φύλλο της 8-6-20..)Η δομή της επιστολής προσφοράς υπηρεσιών
1. ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΤΗΝ ΑΓΓΕΛΙΑ — έντυπο και ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ, στο πεδίο ΣΧΕΤΙΚΑ· η σημείωση της άσκησης ζητεί ρητά «τον τίτλο και την ημερομηνία έκδοσης της εφημερίδας» 2. ΣΑΦΗΣ ΔΗΛΩΣΗ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΑΣ για ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗ θέση 3. ΠΡΟΣΟΝΤΑ ΜΕ ΚΟΥΚΚΙΔΕΣ, ταξινομημένα σε ΣΠΟΥΔΕΣ, ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ, ΕΜΠΕΙΡΙΑ — «για να ΔΩΣΟΥΝ ΕΜΦΑΣΗ ΣΕ ΣΗΜΑΝΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ» (§8.2) 4. ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΙΣΗ των προσόντων με ΤΙΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΑΓΓΕΛΙΑΣ — όχι απλή απαρίθμηση 5. ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ ΓΙΑ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ και ΣΥΝΗΜΜΕΝΑΗ αντιστοιχία με το §5.2: τα προσόντα που δηλώνονται είναι ακριβώς εκείνα που το βιβλίο ζητεί από τον χρήστη Η/Υ — ΕΡΓΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΥΣΥΝΕΙΔΗΣΙΑ, ΑΡΤΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ με ΤΥΦΛΟ ΣΥΣΤΗΜΑ, γνώση ΞΕΝΗΣ ΓΛΩΣΣΑΣ, ΤΑΞΗ ΚΑΙ ΑΚΡΙΒΕΙΑ. ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ (από την πλευρά του υποψηφίου): τηρείται αντίγραφο κάθε αίτησης σε προσωπικό φάκελο «ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ», με χρονολογική σειρά, ώστε να παρακολουθείται ποια αγγελία απαντήθηκε πότε και τι απάντηση δόθηκε.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή προσφοράς υπηρεσιών ως απάντηση σε αγγελία. Η επιστολή φέρει τα προσωπικά στοιχεία του υποψηφίου ως επικεφαλίδα, τόπο και ημερομηνία, τα στοιχεία της επιχείρησης με την ένδειξη υπόψη του Διευθυντή Προσωπικού, θέμα την προσφορά υπηρεσιών για τη συγκεκριμένη θέση και πεδίο σχετικά που αναφέρει τον τίτλο και την ημερομηνία έκδοσης της εφημερίδας, όπως ζητεί η σημείωση της άσκησης. Το κείμενο δηλώνει σαφώς την υποψηφιότητα και παραθέτει με κουκκίδες τα προσόντα ταξινομημένα σε τρεις ομάδες: σπουδές, με το απολυτήριο ΕΠΑ.Λ. της ειδικότητας, το πιστοποιητικό γνώσης χειρισμού υπολογιστή και το πτυχίο ξένης γλώσσας, γνώσεις και δεξιότητες, με την πληκτρολόγηση στο τυφλό σύστημα, τη σύνταξη εμπορικής αλληλογραφίας, την τήρηση πρωτοκόλλου και αρχειοθέτησης και τη χρήση των σύγχρονων μέσων επικοινωνίας, και εμπειρία από την πρακτική άσκηση. Ακολουθεί αντιστοίχιση των προσόντων με τις απαιτήσεις της αγγελίας, αναφορά στα προσωπικά χαρακτηριστικά της εργατικότητας, της ευσυνειδησίας, της τάξης και της ακρίβειας, δήλωση διαθεσιμότητας για συνέντευξη και τα συνημμένα, δηλαδή το βιογραφικό, τα αντίγραφα τίτλων και η αγγελία. Τηρείται αντίγραφο σε προσωπικό φάκελο αιτήσεων με χρονολογική σειρά.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 16 — Θετική και αρνητική απάντηση της επιχείρησης
Ερώτηση: 2) Στη συνέχεια να συνταχθούν και να πληκτρολογηθούν δύο επιστολές-απαντήσεις της επιχείρησης στην οποία απευθυνθήκατε, η μία με θετικό και η άλλη με αρνητικό περιεχόμενο.
Απάντηση:
-
Το είδος: απαντητικές επιστολές σε προσφορά υπηρεσιών (§8.7). Και οι δύο οφείλουν να είναι σύντομες, σαφείς και ευγενικές — η αρνητική ιδίως, γιατί ο απορριπτόμενος υποψήφιος μπορεί αύριο να είναι πελάτης ή συνεργάτης.
Α. ΘΕΤΙΚΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ
ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΑΤΤΙΚΗΣ Α.Ε. Λ. Συγγρού 145 · 171 21 Ν. ΣΜΥΡΝΗ ΤΗΛ.: 210-9345620 FAX: 210-9345621 ────────────────────────────────────────────────────────── Ν. Σμύρνη, 19 Ιουνίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 384 Προς Κυρία ΜΑΡΙΑ ΓΕΩΡΓΙΟΥ Κολοκοτρώνη 24 185 31 ΠΕΙΡΑΙΑΣ ΘΕΜΑ: «Απάντηση στην αίτησή σας - Πρόσκληση σε συνέντευξη» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η από 11-6-20.. επιστολή σας Αξιότιμη κυρία Γεωργίου, Λάβαμε την ανωτέρω επιστολή σας και το βιογραφικό σας σημείωμα για τη θέση του υπαλλήλου γραφείου και σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον που δείξατε για την εταιρεία μας. Με ιδιαίτερη ευχαρίστηση σας γνωρίζουμε ότι, ύστερα από την αξιολόγηση των αιτήσεων, ΤΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ ΣΑΣ ΑΝΤΑΠΟΚΡΙΝΟΝΤΑΙ ΣΤΙΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΘΕΣΗΣ και σας ΠΡΟΣΚΑΛΟΥΜΕ ΣΕ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ. ● ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: Τρίτη, 25 Ιουνίου 20.. ● ΩΡΑ: 11:00 ● ΤΟΠΟΣ: στα γραφεία μας, 3ος όροφος, Τμήμα Προσωπικού Παρακαλούμε να έχετε μαζί σας τα πρωτότυπα των τίτλων σπουδών σας και ένα αποδεικτικό ταυτότητας. Σε περίπτωση που η ανωτέρω ημερομηνία δεν σας εξυπηρετεί, παρακαλούμε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο τηλέφωνο 210-9345620 για τον ορισμό νέας. Αναμένουμε να σας γνωρίσουμε από κοντά. Με εκτίμηση Για την ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΑΤΤΙΚΗΣ Α.Ε. Ο Διευθυντής Προσωπικού ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΣΤΑΘΗΣΒ. ΑΡΝΗΤΙΚΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ
ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΑΤΤΙΚΗΣ Α.Ε. ────────────────────────────────────────────────────────── Ν. Σμύρνη, 19 Ιουνίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 385 Προς Κυρία ΜΑΡΙΑ ΓΕΩΡΓΙΟΥ Κολοκοτρώνη 24 185 31 ΠΕΙΡΑΙΑΣ ΘΕΜΑ: «Απάντηση στην αίτησή σας» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η από 11-6-20.. επιστολή σας Αξιότιμη κυρία Γεωργίου, Λάβαμε την ανωτέρω επιστολή σας και το βιογραφικό σας σημείωμα για τη θέση του υπαλλήλου γραφείου και σας ευχαριστούμε θερμά για το ενδιαφέρον σας και για τον χρόνο που αφιερώσατε. Με λύπη μας, ωστόσο, σας γνωρίζουμε ότι Η ΘΕΣΗ ΚΑΛΥΦΘΗΚΕ ΑΠΟ ΑΛΛΟΝ ΥΠΟΨΗΦΙΟ, του οποίου η προϋπηρεσία ανταποκρινόταν περισσότερο στις ιδιαίτερες απαιτήσεις του τμήματος. Θέλουμε να σας διαβεβαιώσουμε ότι η αίτησή σας αξιολογήθηκε με ιδιαίτερη προσοχή και ότι τα προσόντα σας, και ειδικότερα η άρτια κατάρτισή σας στη διαχείριση της αλληλογραφίας, μας δημιούργησαν ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΗ ΕΝΤΥΠΩΣΗ. Για τον λόγο αυτό, ΤΗΡΟΥΜΕ ΤΟ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΑΣ ΣΤΟ ΑΡΧΕΙΟ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας σε περίπτωση που προκύψει αντίστοιχη θέση στο μέλλον. Σας ευχόμαστε ολόψυχα καλή επιτυχία στην επαγγελματική σας σταδιοδρομία. Με εκτίμηση Για την ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΑΤΤΙΚΗΣ Α.Ε. Ο Διευθυντής Προσωπικού ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΣΤΑΘΗΣΗ σύγκριση των δύο επιστολών
ΚΟΙΝΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ● Πεδίο ΣΧΕΤΙΚΑ με την ημερομηνία της αίτησης ● ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΑ για το ενδιαφέρον — ΠΡΩΤΗ παράγραφος ● ΣΑΦΗΣ και ΑΜΕΣΗ απάντηση, χωρίς περιστροφές ● ΕΥΓΕΝΙΚΟ ΥΦΟΣ (§6.5.5) ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΘΕΤΙΚΗ δίνει ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ — ημερομηνία, ώρα, τόπος, δικαιολογητικά, εναλλακτική επικοινωνία ΑΡΝΗΤΙΚΗ δίνει ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ χωρίς να μειώνει τον υποψήφιο, ΑΝΑΓΝΩΡΙΖΕΙ τα προσόντα του, ΚΡΑΤΑ ΤΟ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ για το μέλλον και κλείνει με ΕΥΧΗΓιατί η αρνητική απάντηση δεν παραλείπεται: η σιωπή είναι η χειρότερη απάντηση. Η γραπτή άρνηση κλείνει την εκκρεμότητα για τον υποψήφιο και προστατεύει την εικόνα της επιχείρησης — υπηρετεί δηλαδή την ΚΑΛΗ ΘΕΛΗΣΗ (§6.5.2), «το πώς ΑΙΣΘΑΝΕΤΑΙ ο αναγνώστης». ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: εξερχόμενα 384 και 385· φάκελος «ΠΡΟΣΛΗΨΕΙΣ - ΘΕΣΗ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 20..», όπου τηρούνται όλες οι αιτήσεις και οι απαντήσεις, και αρχείο υποψηφίων για τα βιογραφικά που κρατούνται.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσονται δύο απαντητικές επιστολές της επιχείρησης, μία θετική και μία αρνητική. Και οι δύο φέρουν επικεφαλίδα της εταιρείας, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία του υποψηφίου, θέμα την απάντηση στην αίτηση και πεδίο σχετικά με την ημερομηνία της αίτησης, ενώ και οι δύο ξεκινούν με ευχαριστίες για το ενδιαφέρον. Η θετική γνωστοποιεί ότι τα προσόντα ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της θέσης και καλεί τον υποψήφιο σε προσωπική συνέντευξη, δίνοντας με κουκκίδες την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο, ζητώντας τα πρωτότυπα των τίτλων και ένα αποδεικτικό ταυτότητας και προσφέροντας δυνατότητα ορισμού νέας ημερομηνίας. Η αρνητική γνωστοποιεί με λύπη ότι η θέση καλύφθηκε από άλλον υποψήφιο, δίνει αιτιολογία χωρίς να μειώνει τον υποψήφιο, αναγνωρίζει ρητά τα προσόντα του, δηλώνει ότι το βιογραφικό τηρείται στο αρχείο υποψηφίων για μελλοντική αντίστοιχη θέση και κλείνει με ευχή για καλή σταδιοδρομία. Η αρνητική απάντηση δεν παραλείπεται ποτέ, γιατί η σιωπή είναι η χειρότερη απάντηση, ενώ η γραπτή άρνηση κλείνει την εκκρεμότητα και προστατεύει την εικόνα της επιχείρησης. Και οι δύο πρωτοκολλούνται και αρχειοθετούνται στον φάκελο της πρόσληψης.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 17 — Ζήτηση πληροφοριών από τράπεζα
Ερώτηση: α) Η επιχείρηση Γ.Δ. ΚΑΡΚΟΥΛΙΑ ζητά με επιστολή της στις 20-1-19.., από την Τράπεζα «X» πληροφορίες για την οικονομική κατάσταση και τη συναλλαγματική ικανότητα της επιχείρησης Μ.Δ. ΤΡΑΝΟΥΔΗΣ.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΖΗΤΗΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ (§8.8, σελ. 293) — για φερεγγυότητα τρίτου.
Οι δύο κανόνες που διέπουν τέτοιες επιστολές: ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ (η ένδειξη τίθεται και στον φάκελο, κατά το §6.5.3) και ΑΝΑΛΗΨΗ ΕΥΘΥΝΗΣ από τον αιτούντα ότι θα τις χρησιμοποιήσει αποκλειστικά για τον δηλωθέντα σκοπό.
Γ.Δ. ΚΑΡΚΟΥΛΙΑΣ ΕΜΠΟΡΙΑ ΟΙΚΟΔΟΜΙΚΩΝ ΥΛΙΚΩΝ Θηβών 96 122 41 ΑΙΓΑΛΕΩ ΤΗΛ.: 210-5915540 FAX: 210-5915541 ────────────────────────────────────────────────────────── Αιγάλεω, 20 Ιανουαρίου 19.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 27 Προς ΤΡΑΠΕΖΑ «Χ» Διεύθυνση Πιστοδοτήσεων Πανεπιστημίου 40 106 79 ΑΘΗΝΑ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΘΕΜΑ: «Ζήτηση πληροφοριών για την οικονομική κατάσταση και τη συναλλαγματική ικανότητα της επιχείρησης Μ.Δ. ΤΡΑΝΟΥΔΗΣ» Κύριοι, Η επιχείρησή μας πρόκειται να συνάψει σημαντικές εμπορικές συναλλαγές με την επιχείρηση: ● ΕΠΩΝΥΜΙΑ: Μ.Δ. ΤΡΑΝΟΥΔΗΣ ● ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ: εμπορία οικοδομικών υλικών ● ΕΔΡΑ: … (οδός, αριθμός, Τ.Κ., πόλη) Επειδή πρόκειται για ΝΕΑ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΠΙΣΤΩΣΗ, και επειδή γνωρίζουμε ότι η ανωτέρω επιχείρηση συναλλάσσεται με το κατάστημά σας, παρακαλούμε να μας γνωρίσετε, ΜΕ ΚΑΘΕ ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ, ό,τι είναι γνωστό σε εσάς σχετικά με: 1. Την ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ και τη ΦΕΡΕΓΓΥΟΤΗΤΑ της επιχείρησης, 2. Τη ΣΥΝΑΛΛΑΓΜΑΤΙΚΗ ΤΗΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ, δηλαδή τη συνέπεια με την οποία ανταποκρίνεται στις υποχρεώσεις της (τυχόν διαμαρτυρήσεις συναλλαγματικών, ακάλυπτες επιταγές κτλ.), 3. Τη ΓΕΝΙΚΟΤΕΡΗ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΤΗΣ ΥΠΟΛΗΨΗ, και 4. Το ΥΨΟΣ ΤΗΣ ΠΙΣΤΩΣΗΣ που, κατά τη γνώμη σας, μπορεί να της χορηγηθεί με ασφάλεια. Σας δηλώνουμε ρητά ότι οι πληροφορίες αυτές ΖΗΤΟΥΝΤΑΙ ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΑ ΓΙΑ ΔΙΚΗ ΜΑΣ ΧΡΗΣΗ, θα τηρηθούν ΑΥΣΤΗΡΩΣ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΕΣ και ότι ΟΥΔΕΜΙΑ ΕΥΘΥΝΗ ΑΝΑΛΑΜΒΑΝΕΤΕ ως προς το περιεχόμενό τους. Ευχαρίστως θα ανταποδώσουμε την εξυπηρέτηση σε ανάλογη περίπτωση. Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων και περιμένουμε απάντησή σας. Με τιμή ΓΕΩΡΓΙΟΣ Δ. ΚΑΡΚΟΥΛΙΑΣ Γ.Κ./Ε.Π.Τα πέντε στοιχεία της επιστολής ζήτησης πληροφοριών
1. Η ΕΝΔΕΙΞΗ «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ» — ένδειξη ειδικής μεταχείρισης (§6.5.7 δ), και στο ΕΠΙΣΤΟΛΟΧΑΡΤΟ και στον ΦΑΚΕΛΟ 2. ΑΚΡΙΒΗΣ ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗ του προσώπου για το οποίο ζητούνται πληροφορίες (επωνυμία, αντικείμενο, έδρα) 3. Ο ΛΟΓΟΣ ΤΟΥ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ — «νέα συνεργασία ΜΕ ΠΙΣΤΩΣΗ»· χωρίς έννομο συμφέρον το αίτημα δεν δικαιολογείται 4. ΑΡΙΘΜΗΜΕΝΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ, ώστε να απαντηθούν όλα 5. ΔΗΛΩΣΗ ΕΧΕΜΥΘΕΙΑΣ και ΑΠΑΛΛΑΓΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ του πληροφορούντος + ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΑΝΤΑΠΟΔΟΣΗΣΓιατί ερωτάται τράπεζα: η τράπεζα γνωρίζει την κίνηση των λογαριασμών, τις διαμαρτυρήσεις συναλλαγματικών και τις ακάλυπτες επιταγές — στοιχεία που δεν δημοσιεύονται. Η συναλλαγματική ικανότητα (η δυνατότητα και συνέπεια εξόφλησης των αξιογράφων) είναι ακριβώς το ζητούμενο πριν χορηγηθεί πίστωση. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 27 / 20-1-19... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΣ φάκελος «ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΕΛΑΤΩΝ», ο οποίος φυλάσσεται κλειδωμένος και είναι προσιτός μόνο στη διεύθυνση της επιχείρησης — κατά την αρχή της διαβάθμισης (κεφ. 4, §4.3.1).
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή ζήτησης πληροφοριών προς τράπεζα για τη φερεγγυότητα τρίτης επιχείρησης. Η επιστολή φέρει επικεφαλίδα της επιχείρησης Γ.Δ. ΚΑΡΚΟΥΛΙΑ, τόπο, την ημερομηνία 20-1-19 που ορίζει η άσκηση και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία της Τράπεζας Χ, την ένδειξη ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ και θέμα τη ζήτηση πληροφοριών για την οικονομική κατάσταση και τη συναλλαγματική ικανότητα της επιχείρησης Μ.Δ. ΤΡΑΝΟΥΔΗΣ. Το κείμενο ταυτοποιεί ακριβώς την επιχείρηση για την οποία ζητούνται πληροφορίες, εξηγεί τον λόγο του αιτήματος, δηλαδή τη σύναψη νέας συνεργασίας με πίστωση, και υποβάλλει αριθμημένα ερωτήματα για την οικονομική κατάσταση και τη φερεγγυότητα, τη συναλλαγματική ικανότητα με αναφορά σε τυχόν διαμαρτυρήσεις συναλλαγματικών και ακάλυπτες επιταγές, τη γενικότερη εμπορική υπόληψη και το ύψος της πίστωσης που μπορεί να χορηγηθεί με ασφάλεια. Τέλος δηλώνει ρητά ότι οι πληροφορίες ζητούνται αποκλειστικά για δική του χρήση, θα τηρηθούν αυστηρώς εμπιστευτικές και ότι ουδεμία ευθύνη αναλαμβάνει η τράπεζα, ενώ προσφέρεται ανταπόδοση της εξυπηρέτησης. Πρωτοκολλείται και αρχειοθετείται σε εμπιστευτικό φάκελο που φυλάσσεται κλειδωμένος.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Άσκηση 18 — Παροχή θετικών πληροφοριών για πρώην υπάλληλο
Ερώτηση: β) Η επιχείρηση «Ω» αποστέλλει επιστολή στην επιχείρηση «Ψ» παρέχοντας θετικές πληροφορίες για το χαρακτήρα, τη φιλεργατικότητα κτλ. πρώην υπαλλήλου της.
Απάντηση:
- Το είδος: ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ (§8.8, σελ. 293) — εδώ συστατική, για πρόσωπο και όχι για επιχείρηση.
Η διαφορά από τη ζήτηση πληροφοριών φερεγγυότητας: εδώ κρίνεται ο χαρακτήρας και η εργασιακή συμπεριφορά — άρα ο πληροφορών οφείλει αντικειμενικότητα και τεκμηρίωση, όχι γενικόλογους επαίνους.
ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ «Ω» Α.Ε. Αγίου Κωνσταντίνου 42 104 37 ΑΘΗΝΑ ΤΗΛ.: 210-5240970 FAX: 210-5240971 ────────────────────────────────────────────────────────── Αθήνα, 12 Μαρτίου 20.. ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 118 Προς ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ «Ψ» Ε.Π.Ε. Διεύθυνση Προσωπικού Μιχαλακοπούλου 78 115 28 ΑΘΗΝΑ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΘΕΜΑ: «Παροχή πληροφοριών για τον πρώην υπάλληλό μας κ. …» ΣΧΕΤΙΚΑ: Η από 6-3-20.. επιστολή σας Κύριοι, Σε απάντηση της ανωτέρω επιστολής σας, με την οποία μας ζητάτε πληροφορίες για τον κ. …, ο οποίος υπηρέτησε στην επιχείρησή μας, σας γνωρίζουμε ευχαρίστως τα εξής: ● ΧΡΟΝΟΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ: από τον Σεπτέμβριο του 20.. έως τον Ιανουάριο του 20.., δηλαδή επί τετραετία. ● ΘΕΣΗ ΚΑΙ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ: υπάλληλος του Τμήματος Αλληλογραφίας, με αντικείμενο την παραλαβή, πρωτοκόλληση, διανομή και αρχειοθέτηση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, καθώς και τη σύνταξη εμπορικών επιστολών. ● ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΠΑΡΚΕΙΑ: επέδειξε άρτια γνώση του αντικειμένου, ταχύτητα και ακρίβεια στην πληκτρολόγηση και άριστη διαχείριση του αρχείου. Κατά τη διάρκεια της θητείας του ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΕ ΤΟ ΑΡΧΕΙΟ του τμήματος, μειώνοντας αισθητά τον χρόνο ανεύρεσης των εγγράφων. ● ΦΙΛΕΡΓΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΣΥΝΕΠΕΙΑ: υπήρξε ΕΡΓΑΤΙΚΟΣ, ΕΥΣΥΝΕΙΔΗΤΟΣ ΚΑΙ ΑΠΟΛΥΤΩΣ ΣΥΝΕΠΗΣ στην τήρηση του ωραρίου και των προθεσμιών. Δεν παρουσίασε αδικαιολόγητες απουσίες. ● ΧΑΡΑΚΤΗΡΑΣ ΚΑΙ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ: διακρίνεται για την ΕΝΤΙΜΟΤΗΤΑ, την ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ και το ΗΘΟΣ του. Συνεργάστηκε άψογα με τους συναδέλφους και τους προϊσταμένους του και αντιμετώπισε με ευγένεια τους συναλλασσομένους. ● ΛΟΓΟΣ ΑΠΟΧΩΡΗΣΗΣ: αποχώρησε ΟΙΚΕΙΟΘΕΛΩΣ, για λόγους επαγγελματικής εξέλιξης, και η επιχείρησή μας τον αποχαιρέτησε με ιδιαίτερη λύπη. Με βάση τα παραπάνω, ΤΟΝ ΣΥΝΙΣΤΟΥΜΕ ΑΝΕΠΙΦΥΛΑΚΤΑ και είμαστε βέβαιοι ότι θα αποτελέσει πολύτιμο στέλεχος για την επιχείρησή σας. Οι πληροφορίες αυτές παρέχονται ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΑ και αποκλειστικά ΓΙΑ ΤΗ ΧΡΗΣΗ ΣΑΣ. Πάντοτε πρόθυμοι για συνεργασία. Με εκτίμηση Για τις ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ «Ω» Α.Ε. Ο Διευθυντής Προσωπικού …Οι έξι άξονες μιας τεκμηριωμένης συστατικής
1. ΧΡΟΝΟΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ — ακριβής, με έτη 2. ΘΕΣΗ ΚΑΙ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ — τι ΑΚΡΙΒΩΣ έκανε 3. ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΠΑΡΚΕΙΑ — με ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ παράδειγμα (η αναδιοργάνωση του αρχείου) 4. ΦΙΛΕΡΓΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΣΥΝΕΠΕΙΑ 5. ΧΑΡΑΚΤΗΡΑΣ ΚΑΙ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ — εντιμότητα, εχεμύθεια, ήθος 6. ΛΟΓΟΣ ΑΠΟΧΩΡΗΣΗΣ — κρίσιμο· η ΟΙΚΕΙΟΘΕΛΗΣ αποχώρηση αίρει κάθε υπόνοια + ΡΗΤΗ ΣΥΣΤΑΣΗ και ΔΗΛΩΣΗ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑΣΗ αντιστοιχία με τα προσόντα του §5.2: οι ιδιότητες που πιστοποιούνται είναι ακριβώς εκείνες που το βιβλίο ζητεί από τον υπάλληλο γραφείου — ΕΡΓΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΥΣΥΝΕΙΔΗΣΙΑ, ΑΡΤΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ, ΤΑΞΗ ΚΑΙ ΑΚΡΙΒΕΙΑ — και, από το κεφ. 1 (§1.3.1), η ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ και το ΗΘΟΣ. Η ευθύνη του πληροφορούντος: οι πληροφορίες πρέπει να είναι αληθείς. Ψευδώς επαινετική συστατική εκθέτει τον συντάκτη· ψευδώς δυσμενής μπορεί να θεμελιώσει αδικοπραξία σε βάρος του προσώπου. ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ: εξερχόμενο αρ. 118 / 12-3-20... ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ: αντίγραφο στον ατομικό φάκελο του πρώην υπαλλήλου, στο εμπιστευτικό αρχείο του Τμήματος Προσωπικού.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Συντάσσεται επιστολή παροχής πληροφοριών, συστατικού χαρακτήρα, για πρώην υπάλληλο. Φέρει επικεφαλίδα της επιχείρησης Ω, τόπο, ημερομηνία και αριθμό πρωτοκόλλου, τα στοιχεία της επιχείρησης Ψ, την ένδειξη ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ, θέμα την παροχή πληροφοριών και πεδίο σχετικά με την επιστολή ζήτησης. Το κείμενο απαντά με έξι άξονες: τον ακριβή χρόνο απασχόλησης, τη θέση και τα καθήκοντα, δηλαδή την παραλαβή, πρωτοκόλληση, διανομή και αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας και τη σύνταξη εμπορικών επιστολών, την επαγγελματική επάρκεια με συγκεκριμένο τεκμήριο, δηλαδή την αναδιοργάνωση του αρχείου που μείωσε τον χρόνο ανεύρεσης των εγγράφων, τη φιλεργατικότητα και τη συνέπεια στην τήρηση ωραρίου και προθεσμιών, τον χαρακτήρα και τη συνεργασία, με έμφαση στην εντιμότητα, την εχεμύθεια και το ήθος, και τέλος τον λόγο αποχώρησης, που ήταν οικειοθελής για λόγους επαγγελματικής εξέλιξης, στοιχείο που αίρει κάθε υπόνοια. Κλείνει με ρητή ανεπιφύλακτη σύσταση και δήλωση ότι οι πληροφορίες παρέχονται εμπιστευτικά και αποκλειστικά για τη χρήση του παραλήπτη. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι αληθείς, γιατί τόσο η ψευδώς επαινετική όσο και η ψευδώς δυσμενής συστατική δημιουργούν ευθύνη. Αρχειοθετείται στον ατομικό φάκελο του υπαλλήλου, στο εμπιστευτικό αρχείο του Τμήματος Προσωπικού.
Κριτήρια αξιολόγησης:
