Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 3 (σελ. 89) – ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΓΧΡΟΝΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Γ΄ ΕΠΑΛ
Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 3
Αναλυτικές απαντήσεις στις 14 ερωτήσεις του κεφαλαίου 3.
Ερώτηση 1 — Η αναγκαιότητα του αρχείου
Ερώτηση: Χρειάζεται το αρχείο; Γιατί;
Απάντηση:
- ΝΑΙ, είναι απολύτως αναγκαίο.
Η αφετηρία (§3.1, σελ. 69): Οι επιχειρήσεις καθημερινά ΚΑΤΑΚΛΥΖΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΠΛΗΘΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ (παραγγελίες, δελτία φόρτωσης και παράδοσης, επιταγές, συναλλαγματικές, καταστάσεις, επιστολές κτλ.) και ως εκ τούτου ΣΥΜΠΙΕΖΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΧΑΡΤΙΝΕΣ ΧΙΟΝΟΣΤΙΒΑΔΕΣ. Όλο αυτό το χάρτινο υλικό ΣΥΛΛΕΓΕΤΑΙ, ΤΑΞΙΝΟΜΕΙΤΑΙ ΚΑΙ ΔΙΑΤΗΡΕΙΤΑΙ σε ένα ειδικό τμήμα της επιχείρησης, ΤΟ ΑΡΧΕΙΟ.
Ο πρώτος λόγος — η μνήμη: Το αρχείο αποτελεί ΤΗ ΜΝΗΜΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ Ή ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ, γιατί οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται σε αυτό ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΩΣ ΠΗΓΕΣ ΣΤΟΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟ ΤΗΣ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΔΡΑΣΗΣ.
Ο δεύτερος λόγος — ο βασικός σκοπός: η ΚΑΛΥΤΕΡΗ ΔΥΝΑΤΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ — γι' αυτό πρέπει να είναι ΚΑΛΑ ΟΡΓΑΝΩΜΕΝΟ, ώστε, όταν κάποιος ζητήσει μια αρχειοθετημένη πληροφορία, να μπορεί να τη βρει ΣΥΝΤΟΜΑ ΚΑΙ ΕΥΚΟΛΑ.
Ο τρίτος λόγος — η νομική υποχρέωση (§3.9, σελ. 87): ΟΛΕΣ ΟΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΕΙΝΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΜΕΝΕΣ ΑΠΟ ΤΟΝ ΕΜΠΟΡΙΚΟ ΝΟΜΟ ΝΑ ΔΙΑΤΗΡΟΥΝ ΓΙΑ ΟΡΙΣΜΕΝΟ ΧΡΟΝΙΚΟ ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΟΛΑ ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΙΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ ΤΟΥΣ.
ΟΙ ΤΡΕΙΣ ΣΚΟΠΟΙ ΠΟΥ ΤΟ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΟΥΝ (§3.2, σελ. 69-70) 1. ΤΑΞΗ — «Να συγκεντρώνονται ΜΕ ΤΑΞΗ όλα τα έγγραφα που εισέρχονται και εξέρχονται» 2. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ — «Να διατηρούνται και να προστατεύονται τα έγγραφα ΓΙΑ ΜΕΓΑΛΟ ΧΡΟΝΙΚΟ ΔΙΑΣΤΗΜΑ» 3. ΑΝΕΥΡΕΣΗ — «Να είναι ΕΥΚΟΛΗ ΚΑΙ ΓΡΗΓΟΡΗ η ανεύρεση των πληροφοριών, πράγμα το οποίο αποτελεί ΤΗΝ ΠΙΟ ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ»Η προειδοποίηση του βιβλίου (§3.9, σελ. 87): Το αρχείο ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΘΕΩΡΕΙΤΑΙ ΣΑΝ ΜΙΑ ΑΠΛΗ ΑΠΟΘΗΚΗ ΜΕ ΣΚΟΝΙΣΜΕΝΑ ΣΥΡΤΑΡΙΑ ΚΑΙ ΦΟΡΙΑΜΟΥΣ, στην οποία είναι πολύ δύσκολο και πολλές φορές ΑΚΑΤΟΡΘΩΤΟ να βρει κάποιος ένα έγγραφο. Η σύνδεση με το κεφ. 1 (§1.2, σελ. 15): μία από τις διοικητικές δραστηριότητες του γραφείου είναι ρητά η ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΚΑΙ ΦΥΛΑΞΗ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ, ενώ η καταγραφή πληροφοριών απαιτεί να είναι διαθέσιμα σε πρώτη ζήτηση.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Ναι, το αρχείο είναι απολύτως αναγκαίο. Οι επιχειρήσεις κατακλύζονται καθημερινά από πλήθος εγγράφων, όπως παραγγελίες, δελτία φόρτωσης, επιταγές, συναλλαγματικές και επιστολές, τα οποία συλλέγονται, ταξινομούνται και διατηρούνται στο αρχείο. Το αρχείο αποτελεί τη μνήμη της υπηρεσίας ή της επιχείρησης, γιατί οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται σε αυτό χρησιμοποιούνται ως πηγές στον προγραμματισμό της μελλοντικής δράσης. Βασικός σκοπός του είναι η καλύτερη δυνατή παραγωγή και επεξεργασία πληροφοριών, γι' αυτό πρέπει να είναι καλά οργανωμένο ώστε κάθε αρχειοθετημένη πληροφορία να βρίσκεται σύντομα και εύκολα. Τέλος, όλες οι επιχειρήσεις είναι υποχρεωμένες από τον εμπορικό νόμο να διατηρούν για ορισμένο χρονικό διάστημα όλα τα έγγραφα που αφορούν τις συναλλαγές τους.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 2 — Ταξινόμηση και ταξιθέτηση
Ερώτηση: Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στην ταξινόμηση και την ταξιθέτηση;
Απάντηση:
- Η ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ (§3.3, σελ. 70): ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΚΑΛΕΙΤΑΙ Η ΚΑΤΑΤΑΞΗ ΤΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΣΕ ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ, ανάλογα με ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ, ΤΟΥΣ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ, ΤΗ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΗ ΘΕΣΗ των συναλλασσομένων με την επιχείρηση ΚΑΙ ΤΗ ΧΡΟΝΟΛΟΓΙΑ της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας.
Και συμπληρωματικά (§3.3.1, σελ. 74): ταξινόμηση είναι Η ΚΑΤΑΤΑΞΗ ΠΡΑΓΜΑΤΩΝ ΚΑΤΑ ΜΕΘΟΔΙΚΗ ΚΑΙ ΛΟΓΙΚΗ ΤΑΞΗ, με σκοπό την εύκολη ανεύρεσή τους … ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΤΙΠΟΤΑ ΑΛΛΟ ΑΠΟ ΤΗΝ ΟΜΑΔΟΠΟΙΗΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕ ΒΑΣΗ ΕΝΑ ΚΟΙΝΟ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ ΤΟΥΣ.
Η ΤΑΞΙΘΕΤΗΣΗ (§3.4, σελ. 75): Με τον όρο ταξιθέτηση εννοούμε ΤΗΝ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ ΤΩΝ ΦΑΚΕΛΩΝ, ΟΙ ΟΠΟΙΟΙ ΠΕΡΙΕΧΟΥΝ ΗΔΗ ΤΗΝ ΤΑΞΙΝΟΜΗΜΕΝΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ, ΜΕΣΑ ΣΕ ΑΡΧΕΙΟΘΗΚΕΣ που έχουν συρτάρια ξύλινα ή μεταλλικά.
ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΤΑΞΙΘΕΤΗΣΗ ───────────────────────────────────────────────────────── ΤΙ ΑΦΟΡΑ τα ΕΓΓΡΑΦΑ τους ΦΑΚΕΛΟΥΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑ ΚΑΤΑΤΑΞΗ σε ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ μέσα σε κατηγορίες αρχειοθήκες ΦΥΣΗ ΛΟΓΙΚΗ / ΝΟΗΤΙΚΗ ΦΥΣΙΚΗ / ΥΛΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΙ αλφαβητική, οριζόντια, ορθή, αριθμητική, κάθετη γεωγραφική, κατά θέμα, χρονολογική, χρωματολογική ΜΕΣΑ ΦΑΚΕΛΟΙ, οδηγοί, ΑΡΧΕΙΟΘΗΚΕΣ, έπιπλα, διαχωριστήρες, ράφια, συρτάρια δείκτες ΣΕΙΡΑ ΠΡΩΤΑ ΜΕΤΑΗ χρονική σχέση: η ταξιθέτηση προϋποθέτει την ταξινόμηση — οι φάκελοι που τοποθετούνται στις αρχειοθήκες περιέχουν ΗΔΗ την ταξινομημένη αλληλογραφία. Τα μέσα ταξιθέτησης (§3.4, σελ. 75-76): τα διάφορα ΕΠΙΠΛΑ, η εκλογή των οποίων απαιτεί ΜΕΛΕΤΗ, ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ ΚΑΙ ΠΡΟΒΛΕΨΗ ΤΩΝ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ — αρχειοθήκες-ντουλάπια με κυλιόμενα συρτάρια, μεταλλικά ντουλάπια με ράφια, σκελετοί για κρεμαστούς φακέλους, αρχειοθήκες καρτελών, επιτραπέζιες περιστρεφόμενες συσκευές (κάθετο κυκλικό αρχείο) και κάθετοι κυλινδρικοί σκελετοί.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η ταξινόμηση είναι η κατάταξη της αλληλογραφίας σε διάφορες κατηγορίες, ανάλογα με το αντικείμενο, τους αποδέκτες, τη γεωγραφική θέση των συναλλασσομένων και τη χρονολογία, δηλαδή η ομαδοποίηση στοιχείων με βάση ένα κοινό χαρακτηριστικό τους. Η ταξιθέτηση, αντίθετα, είναι η τοποθέτηση των φακέλων, οι οποίοι περιέχουν ήδη την ταξινομημένη αλληλογραφία, μέσα σε αρχειοθήκες. Η ταξινόμηση είναι λοιπόν λογική ενέργεια που αφορά τα έγγραφα και γίνεται με μέσα τους φακέλους, τους οδηγούς και τους δείκτες, ενώ η ταξιθέτηση είναι φυσική ενέργεια που αφορά τους φακέλους και γίνεται με μέσα τις αρχειοθήκες και τα έπιπλα. Η ταξιθέτηση προϋποθέτει και ακολουθεί χρονικά την ταξινόμηση.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 3 — Οι μέθοδοι ταξινόμησης
Ερώτηση: Ποιες οι μέθοδοι ταξινόμησης;
Απάντηση:
- Οι έξι μέθοδοι (§3.3.1, σελ. 74-79, αυτούσια):
α. ΑΛΦΑΒΗΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ «το έγγραφο - επιστολή ταξινομείται αλφαβητικά ανάλογα με ΤΟ ΑΡΧΙΚΟ ΓΡΑΜΜΑ ΤΗΣ ΕΠΙΚΕΦΑΛΙΔΑΣ ΤΟΥ … όπως ακριβώς συμβαίνει στον ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ ΚΑΤΑΛΟΓΟ … Αρχικά ταξινομούμε με βάση ΤΟ ΠΡΩΤΟ ΓΡΑΜΜΑ ΤΟΥ ΕΠΩΝΥΜΟΥ και στη συνέχεια εξετάζουμε ένα προς ένα τα γράμματα. Εάν έχουμε ΤΟ ΙΔΙΟ ΕΠΩΝΥΜΟ, τότε ΑΝΑΤΡΕΧΟΥΜΕ ΣΤΟ ΟΝΟΜΑ» «ιδεώδης για ΜΙΚΡΑ ΑΡΧΕΙΑ που το υλικό δεν είναι πολύ» β. ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ γ. ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ «για την αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας ΠΕΛΑΤΩΝ, ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΩΝ ΚΑΙ ΠΩΛΗΤΩΝ από ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ, ΕΞΑΓΩΓΙΚΕΣ Ή ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ επιχειρήσεις, ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΟΝ ΤΟΠΟ ΔΙΑΜΟΝΗΣ ΤΟΥΣ» δ. ΜΕΘΟΔΟΣ ΚΑΤΑ ΘΕΜΑ «η συγκέντρωση του υλικού … γίνεται ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΑ ΚΟΙΝΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΤΟΥ … συνδυάζεται με την αλφαβητική ή αριθμητική» ε. ΧΡΟΝΟΛΟΓΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ «με βάση ΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΝΤΑΙ, ΕΚΔΙΔΟΝΤΑΙ Ή ΕΞΕΡΧΟΝΤΑΙ από την επιχείρηση» στ. ΧΡΩΜΑΤΟΛΟΓΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ «εφαρμόζεται ΜΟΝΟ ΣΕ ΟΡΙΣΜΕΝΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ. Στις περισσότερες περιπτώσεις χρησιμοποιείται ΣΕ ΣΥΝΔΥΑΣΜΟ με την αλφαβητική ή την αριθμητική ή τη γεωγραφική»Το παράδειγμα της αλφαβητικής (σελ. 74):
ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ Λεβέτσιου Παναγιώτα Γκιώνης Χαρ. Σιμάκος Δημήτρης Λεβέτσιου Κυριακή Λεβέτσιου Κυριακή Λεβέτσιου Παναγιώτα Σάρδης Παναγιώτης Σάρδης Παναγιώτης Γκιώνης Χαρ. Σιμάκος ΔημήτρηςΗ κρίσιμη παρατήρηση για τους συνδυασμούς: Η αλφαβητική ταξινόμηση αποτελεί ΤΗ ΒΑΣΗ ΠΟΛΛΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι στην πράξη ΔΕΝ ΠΑΡΟΥΣΙΑΖΟΝΤΑΙ ΔΥΣΚΟΛΙΕΣ. Για να ξεπεράσουμε τις δυσκολίες … ΕΦΑΡΜΟΖΟΥΜΕ ΤΗΝ ΑΛΦΑΒΗΤΙΚΗ ΣΕ ΣΥΝΔΥΑΣΜΟ ΜΕ ΚΑΠΟΙΑ ΑΛΛΗ ΜΕΘΟΔΟ. Τα μέσα ταξινόμησης (§3.3, σελ. 70): φάκελοι ΚΡΕΜΑΣΤΟΙ, φάκελοι ΜΕ ΑΥΤΙΑ, φάκελοι ΜΕ ΕΛΑΣΜΑ Ή ΧΩΡΙΣ και φάκελοι όπου τα έγγραφα συγκρατούνται ΜΕ ΠΙΕΣΗ Ή ΜΕ ΤΗ ΒΟΗΘΕΙΑ ΡΑΒΔΟΥ, με ΟΔΗΓΟΥΣ Ή ΔΙΑΧΩΡΙΣΤΗΡΕΣ (καρτέλες με προεξοχή) και ΔΕΙΚΤΕΣ (συνδετήρες-clips).
Σύνοψη: (ενδεικτική) Οι περισσότερο γνωστές μέθοδοι ταξινόμησης είναι έξι. Πρώτη, η αλφαβητική, κατά την οποία το έγγραφο ταξινομείται ανάλογα με το αρχικό γράμμα της επικεφαλίδας του, όπως στον τηλεφωνικό κατάλογο, και είναι ιδεώδης για μικρά αρχεία. Δεύτερη, η αριθμητική. Τρίτη, η γεωγραφική, που χρησιμοποιείται για την αλληλογραφία πελατών, αντιπροσώπων και πωλητών με βάση τον τόπο διαμονής τους. Τέταρτη, η μέθοδος κατά θέμα, με βάση τα κοινά χαρακτηριστικά του περιεχομένου. Πέμπτη, η χρονολογική, με βάση την ημερομηνία που τα έγγραφα εισέρχονται, εκδίδονται ή εξέρχονται. Έκτη, η χρωματολογική, που εφαρμόζεται σε ορισμένες μόνο περιπτώσεις και συνήθως σε συνδυασμό με την αλφαβητική, την αριθμητική ή τη γεωγραφική. Στην πράξη η αλφαβητική αποτελεί τη βάση πολλών συστημάτων και συνδυάζεται με κάποια άλλη μέθοδο.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 4 — Αλφαβητική ταξινόμηση ονομάτων
Ερώτηση: Να ταξινομηθούν αλφαβητικά τα παρακάτω ονόματα πελατών: Χρηστάκος Ελευθέριος, Διαμαντοπούλου Ελευθερία, Δέδες Αθανάσιος, Αρφαράς Δημήτριος, Χρηστάκος Παναγιώτης.
Απάντηση:
-
Ο κανόνας (§3.3.1 α, σελ. 74): Αρχικά ταξινομούμε ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΟ ΠΡΩΤΟ ΓΡΑΜΜΑ ΤΟΥ ΕΠΩΝΥΜΟΥ και στη συνέχεια ΕΞΕΤΑΖΟΥΜΕ ΕΝΑ ΠΡΟΣ ΕΝΑ ΤΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ. ΕΑΝ ΕΧΟΥΜΕ ΤΟ ΙΔΙΟ ΕΠΩΝΥΜΟ, ΤΟΤΕ ΑΝΑΤΡΕΧΟΥΜΕ ΣΤΟ ΟΝΟΜΑ.
ΒΗΜΑ 1 — Κατάταξη κατά το πρώτο γράμμα του επωνύμου
Α Αρφαράς Δ Διαμαντοπούλου, Δέδες Χ Χρηστάκος, ΧρηστάκοςΒΗΜΑ 2 — Διάκριση μέσα στο ίδιο αρχικό γράμμα (Δ)
ΔΕΔΕΣ Δ-Ε-Δ-Ε-Σ ΔΙΑΜΑΝΤΟΠΟΥΛΟΥ Δ-Ι-Α-Μ-… Δεύτερο γράμμα: Ε < Ι στο ελληνικό αλφάβητο → ΔΕΔΕΣ ΠΡΙΝ από ΔΙΑΜΑΝΤΟΠΟΥΛΟΥΒΗΜΑ 3 — Διάκριση στο ίδιο επώνυμο (Χρηστάκος)
«Εάν έχουμε ΤΟ ΙΔΙΟ ΕΠΩΝΥΜΟ, τότε ΑΝΑΤΡΕΧΟΥΜΕ ΣΤΟ ΟΝΟΜΑ» ΕΛΕΥΘΕΡΙΟΣ Ε-Λ-… ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ Π-Α-… Ε < Π → Ελευθέριος ΠΡΙΝ από ΠαναγιώτηΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ
ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ───────────────────────────────────────────────────────── Χρηστάκος Ελευθέριος 1. Αρφαράς Δημήτριος Διαμαντοπούλου Ελευθ. 2. Δέδες Αθανάσιος Δέδες Αθανάσιος 3. Διαμαντοπούλου Ελευθερία Αρφαράς Δημήτριος 4. Χρηστάκος Ελευθέριος Χρηστάκος Παναγιώτης 5. Χρηστάκος ΠαναγιώτηςΗ επαλήθευση με το παράδειγμα του βιβλίου (σελ. 74): εκεί οι Λεβέτσιου Παναγιώτα και Λεβέτσιου Κυριακή έχουν το ίδιο επώνυμο και κατατάσσονται Λεβέτσιου Κυριακή πριν από Λεβέτσιου Παναγιώτα — δηλαδή Κ πριν από Π στο όνομα — ακριβώς ο κανόνας που εφαρμόζεται εδώ για τους δύο Χρηστάκο. Ο πρακτικός κανόνας: το ΕΠΩΝΥΜΟ ΠΡΟΗΓΕΙΤΑΙ ΠΑΝΤΟΤΕ στην επικεφαλίδα του φακέλου. Η καταχώριση γίνεται ΕΠΩΝΥΜΟ, ΟΝΟΜΑ — αλλιώς η αλφαβητική σειρά θα προέκυπτε λανθασμένη.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Εφαρμόζοντας τον κανόνα ότι ταξινομούμε πρώτα με βάση το αρχικό γράμμα του επωνύμου, εξετάζοντας στη συνέχεια ένα προς ένα τα γράμματα, και ότι σε περίπτωση ίδιου επωνύμου ανατρέχουμε στο όνομα, η σωστή σειρά είναι: πρώτος ο Αρφαράς Δημήτριος, δεύτερος ο Δέδες Αθανάσιος, τρίτη η Διαμαντοπούλου Ελευθερία, τέταρτος ο Χρηστάκος Ελευθέριος και πέμπτος ο Χρηστάκος Παναγιώτης. Το Δέδες προηγείται της Διαμαντοπούλου γιατί το δεύτερο γράμμα έψιλον προηγείται του γιώτα, ενώ μεταξύ των δύο Χρηστάκων προηγείται ο Ελευθέριος του Παναγιώτη με βάση το όνομα.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 5 — Ταξιθέτηση βιβλίων στη βιβλιοθήκη
Ερώτηση: Ποια μέθοδο ταξιθέτησης χρησιμοποιούμε όταν τοποθετούμε τα βιβλία στη βιβλιοθήκη;
Απάντηση:
- Χρησιμοποιούμε την ΟΡΘΗ ΤΑΞΙΘΕΤΗΣΗ.
Ο ορισμός (§3.4.1 β, σελ. 81): Κατά την ΟΡΘΗ ΤΑΞΙΘΕΤΗΣΗ, οι φάκελοι τοποθετούνται ΟΡΘΙΑ, Ο ΕΝΑΣ ΠΛΑΙ ΣΤΟΝ ΑΛΛΟ ΜΕ ΤΗ ΡΑΧΗ ΠΡΟΣ ΤΑ ΕΜΠΡΟΣ ΓΙΑ ΝΑ ΦΑΙΝΕΤΑΙ.
Οι τρεις μέθοδοι για σύγκριση (§3.4.1, αυτούσια):
α. ΟΡΙΖΟΝΤΙΑ «οι φάκελοι τοποθετούνται ΟΡΙΖΟΝΤΙΑ, Ο ΕΝΑΣ ΠΑΝΩ ΣΤΟΝ ΑΛΛΟ ΜΕ ΤΗ ΡΑΧΗ ΠΡΟΣ ΤΑ ΕΜΠΡΟΣ, για να φαίνεται» β. ΟΡΘΗ ← Η ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ «τοποθετούνται ΟΡΘΙΑ, Ο ΕΝΑΣ ΠΛΑΙ ΣΤΟΝ ΑΛΛΟ ΜΕ ΤΗ ΡΑΧΗ ΠΡΟΣ ΤΑ ΕΜΠΡΟΣ για να φαίνεται» γ. ΚΑΘΕΤΗ «τοποθετούνται ΚΑΘΕΤΑ, Ο ΕΝΑΣ ΠΙΣΩ ΑΠΟ ΤΟΝ ΑΛΛΟ με τους ΔΕΙΚΤΕΣ Ή ΟΔΗΓΟΥΣ ΠΡΟΣ ΤΑ ΕΠΑΝΩ και τη ράχη ΠΡΟΣ ΤΑ ΚΑΤΩ»Γιατί ακριβώς η ορθή
ΤΑ ΒΙΒΛΙΑ ΣΤΟ ΡΑΦΙ ● στέκονται ΟΡΘΙΑ ✓ ορθή ● το ένα ΠΛΑΙ στο άλλο ✓ ορθή ● η ΡΑΧΗ (με τον τίτλο) βλέπει ΠΡΟΣ ✓ ορθή ΤΑ ΕΜΠΡΟΣ, ώστε να διαβάζεται Στην ΟΡΙΖΟΝΤΙΑ θα ήταν στοιβαγμένα το ένα ΠΑΝΩ στο άλλο Στην ΚΑΘΕΤΗ η ράχη θα έβλεπε ΠΡΟΣ ΤΑ ΚΑΤΩ και δεν θα διαβαζόταν ο τίτλοςΗ πρακτική σημασία της ράχης: και στις τρεις μεθόδους ο κοινός στόχος είναι να ΦΑΙΝΕΤΑΙ Η ΕΝΔΕΙΞΗ — στην οριζόντια και στην ορθή η ράχη, στην κάθετη οι δείκτες ή οδηγοί. Χωρίς ορατή ένδειξη, ο τρίτος σκοπός του αρχείου (§3.2) — ΕΥΚΟΛΗ ΚΑΙ ΓΡΗΓΟΡΗ ΑΝΕΥΡΕΣΗ — δεν επιτυγχάνεται. Το πλεονέκτημα της ορθής: επιτρέπει άμεση οπτική σάρωση ολόκληρης της σειράς και αφαίρεση ενός τεμαχίου χωρίς μετακίνηση των υπολοίπων — γι' αυτό επικράτησε τόσο στις βιβλιοθήκες όσο και στα σύγχρονα αρχεία με κλασέρ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Όταν τοποθετούμε τα βιβλία στη βιβλιοθήκη χρησιμοποιούμε την ορθή ταξιθέτηση. Κατά τη μέθοδο αυτή οι φάκελοι, ή εν προκειμένω τα βιβλία, τοποθετούνται όρθια, ο ένας πλάι στον άλλο, με τη ράχη προς τα εμπρός για να φαίνεται. Έτσι διαβάζεται ο τίτλος στη ράχη και μπορεί κανείς να αφαιρέσει ένα τεμάχιο χωρίς να μετακινήσει τα υπόλοιπα. Αντίθετα, στην οριζόντια ταξιθέτηση τα τεμάχια τοποθετούνται το ένα πάνω στο άλλο, ενώ στην κάθετη το ένα πίσω από το άλλο, με τους δείκτες ή οδηγούς προς τα επάνω και τη ράχη προς τα κάτω.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 6 — Πλεονεκτήματα της μικροφωτογράφησης
Ερώτηση: Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της μικροφωτογράφησης;
Απάντηση:
-
Ο ορισμός (§3.7, σελ. 84): ΜΙΚΡΟΦΩΤΟΓΡΑΦΗΣΗ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ, κατά το οποίο, ΜΙΚΡΟΦΩΤΟΓΡΑΦΙΖΟΝΤΑΣ ΕΝΤΥΠΟ ΥΛΙΚΟ, ΜΕΤΑΤΡΕΠΟΥΜΕ ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΕΝΟΣ ΣΥΜΒΑΤΙΚΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΣΕ ΜΙΚΡΟΕΙΚΟΝΕΣ.
ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ (αυτούσια):
1. ΝΟΜΙΚΗ ΙΣΧΥΣ «Τα μικροφωτογραφημένα αρχεία έχουν ΝΟΜΙΚΗ ΙΣΧΥ ΙΣΟΔΥΝΑΜΗ ΜΕ ΤΟ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ» 2. ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΤΟΥ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ «γεγονός που δίνει τη δυνατότητα να ΚΑΤΑΣΤΡΑΦΕΙ ΤΟ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ΥΛΙΚΟ και να διατηρηθεί το μικροφωτογραφημένο» 3. ΤΕΡΑΣΤΙΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΧΩΡΟΥ «Έτσι, ΑΠΕΛΕΥΘΕΡΩΝΕΤΑΙ ΤΟ 95% ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ»Και τα πρακτικά πλεονεκτήματα που προκύπτουν
● ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ — το μικροφίλμ δεν φθείρεται όπως το χαρτί ● ΑΣΦΑΛΕΙΑ — εύκολη δημιουργία ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ που φυλάσσονται σε άλλο χώρο ● ΜΕΤΑΦΟΡΑ — ολόκληρο αρχείο χωρά σε ελάχιστο όγκο ● ΜΕΙΩΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ — λιγότερος χώρος και λιγότερα έπιπλα («Τούτο συνεπάγεται κάποιο σημαντικό ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ που επιβαρύνει την επιχείρηση», §3.9, σελ. 87)Οι μορφές του μικροφιλμικού αρχείου (§3.7, σελ. 85-86): ρολό (καρούλι) μικροφίλμ 35mm — για μεγάλου μεγέθους πρωτότυπα, όπως ΕΦΗΜΕΡΙΔΕΣ, ΣΧΕΔΙΑ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΑ-ΝΑΥΠΗΓΙΚΑ-ΜΗΧΑΝΟΛΟΓΙΚΑ, με κάθε καρούλι μήκους 30 μέτρα που μπορεί να περιέχει μέχρι και 600 σχέδια · operture card διαστάσεων 19Χ8,5 εκ. · ΜΙΚΡΟΦΑΚΕΛΟΙ (Jacket) με κανάλια ή θήκες (lanes), όπου κάθε κανάλι μπορεί να συμπεριλάβει 14 εικόνες εγγράφου Α4 και συνήθως υπάρχουν 5 κανάλια ανά Jacket — με πλεονέκτημα όταν κατά την αρχειοθέτηση χρειάζεται η διαρκής (συνεχής) προσθήκη σε ένα φάκελο πληροφοριών, όπως, π.χ., είναι ο ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΝΟΣ ΑΣΘΕΝΟΥΣ · ΜΙΚΡΟΔΕΛΤΙΑ (Microfiche). Το μειονέκτημα: Το μειονέκτημα αυτής της εφαρμογής είναι ότι ΑΠΑΙΤΕΙ ΕΙΔΙΚΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟ — κάμερες που έχουν πολύ μεγάλο όγκο και απαιτούν τις περισσότερες φορές ΕΙΔΙΚΟ ΧΩΡΟ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ, καθώς και συσκευές ανάγνωσης. Η κρίσιμη αντιδιαστολή με το ηλεκτρονικό αρχείο (§3.6): το μικροφιλμ έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με το πρωτότυπο, ενώ ο σκληρός δίσκος, οι δισκέτες και τα CD-ROM … ΔΕΝ ΑΠΟΤΕΛΟΥΝ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Μικροφωτογράφηση είναι το σύστημα αρχειοθέτησης κατά το οποίο, μικροφωτογραφίζοντας έντυπο υλικό, μετατρέπουμε τα έγγραφα ενός συμβατικού αρχείου σε μικροεικόνες. Τα πλεονεκτήματά της είναι, πρώτον, ότι τα μικροφωτογραφημένα αρχεία έχουν νομική ισχύ ισοδύναμη με το πρωτότυπο. Δεύτερον, ότι αυτό δίνει τη δυνατότητα να καταστραφεί το πρωτότυπο υλικό και να διατηρηθεί μόνο το μικροφωτογραφημένο. Τρίτον, ότι έτσι απελευθερώνεται το ενενήντα πέντε τοις εκατό του χώρου του αρχείου, με αντίστοιχη μείωση του κόστους σε χώρο και έπιπλα. Επιπλέον, το μικροφίλμ προστατεύει το υλικό από τη φθορά και επιτρέπει εύκολη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Βασικό μειονέκτημα είναι ότι απαιτεί ειδικό τεχνολογικό εξοπλισμό, τόσο για τη λήψη όσο και για την ανάγνωση.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 7 — Συγκεντρωτικό και αποκεντρωτικό σύστημα
Ερώτηση: Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο συγκεντρωτικό και το αποκεντρωτικό σύστημα; Ποιο είναι το προτιμότερο κατά τη γνώμη σας;
Απάντηση:
- Τα δύο συστήματα (§3.5, σελ. 82, αυτούσια):
α. ΤΟ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟ «όλα τα έγγραφα και όλα, γενικά, τα στοιχεία που αφορούν μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό αρχειοθετούνται ΣΕ ΕΝΑ ΚΕΝΤΡΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ και ΟΧΙ στα επιμέρους αρχεία των διαφόρων υπηρεσιών και τμημάτων» β. ΤΟ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟ «ΚΑΘΕ ΥΠΗΡΕΣΙΑ Ή ΤΜΗΜΑ … αρχειοθετεί τα έγγραφα που την αφορούν ΣΕ ΕΝΑ ΔΙΚΟ ΤΗΣ ΑΡΧΕΙΟ»Η αξιολόγηση του βιβλίου: Το σύστημα αυτό [το αποκεντρωτικό] ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΕΙ, ΒΕΒΑΙΑ, ΤΟ ΚΑΘΕ ΤΜΗΜΑ ΣΤΙΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ ΤΟΥ, αλλά από την άλλη πλευρά παρουσιάζει το ΒΑΣΙΚΟ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑ ΤΗΣ ΔΙΑΣΠΑΣΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΜΗ ΣΥΣΧΕΤΙΣΗΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ, με αποτέλεσμα να ΑΔΡΑΝΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΠΟΛΛΕΣ ΦΟΡΕΣ ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΑ.
ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟ ───────────────────────────────────────────────────────── ΘΕΣΗ ΕΝΑ κεντρικό αρχείο ΕΝΑ αρχείο ΑΝΑ ΤΜΗΜΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑ ΣΥΣΧΕΤΙΣΗ όλων των ΑΜΕΣΗ ΠΡΟΣΒΑΣΗ του πληροφοριών · ενιαία τμήματος · ταχύτητα μέθοδος · οικονομία στις καθημερινές εξοπλισμού συναλλαγές ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑ καθυστέρηση στην ΔΙΑΣΠΑΣΗ και ΜΗ πρόσβαση · εξάρτηση ΣΥΣΧΕΤΙΣΗ των από ένα σημείο πληροφοριών · ΑΔΡΑΝΟΠΟΙΗΣΗ χρήσιμων στοιχείωνΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ — Ο ΣΥΝΔΥΑΣΜΟΣ: ΓΙ' ΑΥΤΟ ΤΟ ΛΟΓΟ, ΟΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΚΑΝΟΥΝ ΣΥΝΔΥΑΣΜΟ ΤΩΝ ΔΥΟ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ, έτσι ώστε ΦΑΚΕΛΟΙ ΜΕ ΘΕΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΟΥ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΝΑ ΤΗΡΟΥΝΤΑΙ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ, ενώ ΦΑΚΕΛΟΙ ΜΕ ΘΕΜΑΤΑ ΕΙΔΙΚΑ, που αφορούν, π.χ., τμήματα πωλήσεων, παραγωγής, λογιστηρίου κτλ., ΝΑ ΤΗΡΟΥΝΤΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ. Η επιβεβαίωση από τον κύκλο ζωής (§3.9, σελ. 87-88): το ΕΝΕΡΓΟ αρχείο «τηρούνται δηλαδή ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ», το ΗΜΙΕΝΕΡΓΟ «τηρείται ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ και μπορεί κάθε επιχείρηση να έχει τόσα ημιενεργά αρχεία όσα και τα τμήματά της», ενώ το ΑΔΡΑΝΕΣ «τηρείται ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ» — ο συνδυασμός δηλαδή εφαρμόζεται ήδη μέσα από τον κύκλο ζωής των εγγράφων. Το προτιμότερο: ο συνδυασμός, γιατί συνενώνει την ταχύτητα της αποκέντρωσης στα τρέχοντα με τη συσχέτιση και τον έλεγχο της συγκέντρωσης στα γενικά και στα παλαιότερα.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Στο συγκεντρωτικό σύστημα όλα τα έγγραφα και τα στοιχεία που αφορούν την επιχείρηση αρχειοθετούνται σε ένα κεντρικό αρχείο και όχι στα επιμέρους αρχεία των τμημάτων. Στο αποκεντρωτικό, κάθε υπηρεσία ή τμήμα αρχειοθετεί τα έγγραφα που το αφορούν σε δικό του αρχείο. Το αποκεντρωτικό διευκολύνει το κάθε τμήμα στις συναλλαγές του, παρουσιάζει όμως το βασικό μειονέκτημα της διάσπασης και της μη συσχέτισης των πληροφοριών, με αποτέλεσμα να αδρανοποιούνται χρήσιμα στοιχεία. Γι' αυτόν τον λόγο, όπως αναφέρει και το βιβλίο, προτιμότερος είναι ο συνδυασμός των δύο συστημάτων, ώστε οι φάκελοι με θέματα γενικού ενδιαφέροντος να τηρούνται συγκεντρωτικά και οι φάκελοι με ειδικά θέματα των τμημάτων πωλήσεων, παραγωγής ή λογιστηρίου να τηρούνται αποκεντρωτικά.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 8 — Το εμπιστευτικό αρχείο
Ερώτηση: Τι χαρακτηρίζει ένα αρχείο ως Εμπιστευτικό; Τι ενδείξεις φέρει ένα εμπιστευτικό έγγραφο και τι γίνεται στην περίπτωση κατά την οποία ένα τέτοιο έγγραφο ή ένας φάκελος βγει από το εμπιστευτικό αρχείο;
Απάντηση:
-
Τι το χαρακτηρίζει (§3.8, σελ. 84): Οι επιχειρήσεις-οργανισμοί, εκτός από το κλασσικό αρχείο, διατηρούν και ΕΝΑ ΙΔΙΑΙΤΕΡΟ ΑΡΧΕΙΟ. Στο αρχείο αυτό φυλάσσονται έγγραφα ΤΩΝ ΟΠΟΙΩΝ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΑΝΑΦΕΡΕΤΑΙ ΣΕ ΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ, όπως είναι ΟΙ ΠΗΓΕΣ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ ΤΩΝ ΠΡΩΤΩΝ ΥΛΩΝ, ΟΙ ΤΡΟΠΟΙ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ, ΟΙ ΤΥΧΟΝ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ ΠΟΥ ΧΟΡΗΓΟΥΝΤΑΙ ΣΕ ΟΡΙΣΜΕΝΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ κτλ. Το αρχείο αυτό λέγεται ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ. Οι απαιτήσεις τήρησής του: Η τήρηση του εμπιστευτικού αρχείου, εκτός από ΤΗΝ ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ ΤΟΥ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥ που το χειρίζεται … απαιτεί ΙΔΙΑΙΤΕΡΗ ΠΡΟΣΟΧΗ ΚΑΙ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΑ τόσο στην ταξινόμηση, ταξιθέτηση και φύλαξη των εγγράφων όσο και στο χειρισμό των θεμάτων … Η ΑΠΩΛΕΙΑ ΕΝΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ή η ΕΠΙΠΟΛΑΙΗ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ενός θέματος ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΕΧΕΙ ΣΟΒΑΡΕΣ ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ Ή ΝΟΜΙΚΕΣ. Το χωριστό πρωτόκολλο: Τα έγγραφα του εμπιστευτικού αρχείου ΔΕΝ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥΝΤΑΙ ΣΤΟ ΚΟΙΝΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ, αλλά σε ένα άλλο, ΤΟ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ, ΠΟΥ ΕΧΕΙ ΔΙΚΗ ΤΟΥ ΑΡΙΘΜΗΣΗ.
ΟΙ ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ (αυτούσια)
«τα εμπιστευτικά έγγραφα ΣΤΟ ΕΠΑΝΩ ΔΕΞΙΟ ΜΕΡΟΣ ΤΟΥΣ, ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΤΟΝ ΑΡΙΘΜΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ, φέρουν τις ειδικές ενδείξεις: ΑΠ που σημαίνει «ΑΠΟΡΡΗΤΟ» ΕΠ που σημαίνει «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ» Οι ενδείξεις αυτές συχνά γράφονται ΟΛΟΓΡΑΦΩΣ ΚΑΙ ΜΕ ΚΟΚΚΙΝΟ ΜΕΛΑΝΙ, για να είναι εύκολη η διάκρισή τους»ΤΙ ΓΙΝΕΤΑΙ ΟΤΑΝ ΒΓΕΙ ΕΓΓΡΑΦΟ Ή ΦΑΚΕΛΟΣ
«Στην περίπτωση που κάποιο έγγραφο ή φάκελος χρειάζεται να βγει από το εμπιστευτικό αρχείο, τότε το έγγραφο ή τα έγγραφα του φακέλου ΦΩΤΟΤΥΠΟΥΝΤΑΙ, ΩΣΤΕ ΤΑ ΠΡΩΤΟΤΥΠΑ ΝΑ ΠΑΡΑΜΕΝΟΥΝ ΠΑΝΤΑ ΣΤΟ ΑΡΧΕΙΟ» «Η έξοδος των φωτοαντιγράφων πρέπει ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΩΣ ΝΑ ΣΥΝΟΔΕΥΕΤΑΙ ΑΠΟ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ, στην οποία να ΠΕΡΙΓΡΑΦΕΤΑΙ ΤΟ ΕΙΔΟΣ ΤΩΝ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ και να ΦΕΡΕΙ ΤΟ ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ»Η αρχή: το πρωτότυπο ΔΕΝ ΕΓΚΑΤΑΛΕΙΠΕΙ ΠΟΤΕ το εμπιστευτικό αρχείο· κυκλοφορεί μόνο αντίγραφο, και μάλιστα με ονομαστική ευθύνη παραλαβής. Η σύνδεση με το προσωπικό (§1.3.1, σελ. 19): γι' αυτό η ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ χαρακτηρίζεται «πολύ σημαντικό προσόν» της Ιδιαιτέρας Γραμματέως — «είναι δυνατόν να περιέρχονται συχνά στην αντίληψή της γεγονότα ή καταστάσεις-πληροφορίες που ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΙΑΡΡΕΟΥΝ».
Σύνοψη: (ενδεικτική) Εμπιστευτικό χαρακτηρίζεται το ιδιαίτερο αρχείο στο οποίο φυλάσσονται έγγραφα με περιεχόμενο εμπιστευτικού χαρακτήρα, όπως οι πηγές προέλευσης των πρώτων υλών, οι τρόποι παραγωγής και οι εκπτώσεις που χορηγούνται σε ορισμένους πελάτες. Τα έγγραφά του δεν πρωτοκολλούνται στο κοινό πρωτόκολλο αλλά στο εμπιστευτικό, που έχει δική του αρίθμηση. Τα εμπιστευτικά έγγραφα φέρουν στο επάνω δεξιό μέρος τους, πριν από την ημερομηνία και τον αριθμό πρωτοκόλλου, τις ενδείξεις ΑΠ, που σημαίνει Απόρρητο, ή ΕΠ, που σημαίνει Εμπιστευτικό, ενδείξεις που συχνά γράφονται ολογράφως και με κόκκινο μελάνι. Όταν κάποιο έγγραφο ή φάκελος χρειάζεται να βγει από το εμπιστευτικό αρχείο, τα έγγραφα φωτοτυπούνται ώστε τα πρωτότυπα να παραμένουν πάντα στο αρχείο, ενώ η έξοδος των φωτοαντιγράφων συνοδεύεται απαραιτήτως από απόδειξη παραλαβής με περιγραφή των εγγράφων και το ονοματεπώνυμο και την υπογραφή του παραλήπτη.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 9 — Αρχειοθέτηση στον υπολογιστή
Ερώτηση: Πώς γίνεται η αρχειοθέτηση των εγγράφων στον υπολογιστή;
Απάντηση:
-
Η αφετηρία (§3.6, σελ. 82): Οι επιχειρήσεις-οργανισμοί, λόγω του ΟΓΚΟΥ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ που τις κατακλύζουν καθημερινά, ΚΑΤΑΦΕΥΓΟΥΝ ΟΛΟ ΚΑΙ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΟ ΣΤΟΥΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΕΣ, για να … ΟΡΓΑΝΩΣΟΥΝ ΤΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΟΥΣ, να ΒΑΛΟΥΝ ΤΑΞΗ ΣΤΗΝ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ και να κάνουν ΕΥΚΟΛΗ, ΓΡΗΓΟΡΗ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ του υλικού. Η δομή: Η αρχειοθέτηση των εγγράφων στον υπολογιστή γίνεται με τη ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΦΑΚΕΛΩΝ (FOLDERS). Κάθε φάκελος έχει τη δυνατότητα να ΠΕΡΙΕΧΕΙ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΑ ΤΟΥ ΕΝΟΣ ΑΡΧΕΙΑ, ενώ είναι εύκολη και επιβεβλημένη πολλές φορές Η ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΕΝΟΣ ΑΡΧΕΙΟΥ ΑΠΟ ΦΑΚΕΛΟ ΣΕ ΦΑΚΕΛΟ. Οι φάκελοι και τα αρχεία ΤΑΞΙΝΟΜΟΥΝΤΑΙ ΣΕ ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ και αποθηκεύονται σε συγκεκριμένες θέσεις του ΣΚΛΗΡΟΥ ΔΙΣΚΟΥ. Τα αντίγραφα ασφαλείας: Για λόγους ασφαλείας, η αποθήκευση των φακέλων του αρχείου ΓΙΝΕΤΑΙ ΚΑΙ ΣΕ ΔΙΣΚΕΤΕΣ Ή ΣΕ CD ROM (Compact Disc Read Only Memory).
Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (αυτούσια)
«Η διαδικασία αρχειοθέτησης ενός εγγράφου στο ηλεκτρονικό αρχείο είναι ΑΠΛΗ: 1. ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΕΙΤΕ ΤΟ ΕΓΓΡΑΦΟ 2. στη συνέχεια το ΑΠΟΘΗΚΕΥΕΤΕ ΩΣ «ΑΡΧΕΙΟ» (FILE), ΔΙΝΟΝΤΑΣ ΤΟΥ ΕΝΑ ΟΝΟΜΑ ΣΧΕΤΙΚΟ ΜΕ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ. Το όνομα αυτό μπορεί να έχει ΜΕΧΡΙ 255 ΧΑΡΑΚΤΗΡΕΣ 3. Στη συνέχεια το ΤΟΠΟΘΕΤΕΙΤΕ ΣΤΟ ΦΑΚΕΛΟ ΠΟΥ ΕΠΙΘΥΜΕΙΤΕ»Η αντιστοιχία με το παραδοσιακό αρχείο
ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ───────────────────────────────────────────────────────── έγγραφο ΑΡΧΕΙΟ (file) φάκελος ΦΑΚΕΛΟΣ (folder) αρχειοθήκη ΣΚΛΗΡΟΣ ΔΙΣΚΟΣ επικεφαλίδα φακέλου ΟΝΟΜΑ ΑΡΧΕΙΟΥ (έως 255 χαρακτ.) ταξινόμηση σε κατηγορίες ταξινόμηση σε κατηγορίες αντίγραφα σε άλλο χώρο ΔΙΣΚΕΤΕΣ ή CD ROMΤο είδος των αρχειοθετούμενων πληροφοριών: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ, ΕΓΓΡΑΦΑ, ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ, ΜΙΣΘΟΔΟΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ, ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ, ΚΑΡΤΕΛΕΣ, ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΕΣ και, γενικά, ΟΤΙΔΗΠΟΤΕ ΕΧΕΙ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΤΗΝ ΕΥΡΥΘΜΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ. Σημείωση: οι δισκέτες και τα CD-ROM που περιγράφει το βιβλίο έχουν σήμερα αντικατασταθεί από εξωτερικούς δίσκους, μνήμες flash και υπηρεσίες νέφους, η αρχή όμως — αντίγραφο ασφαλείας σε χωριστό μέσο — παραμένει η ίδια.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η αρχειοθέτηση των εγγράφων στον υπολογιστή γίνεται με τη δημιουργία φακέλων. Κάθε φάκελος μπορεί να περιέχει περισσότερα του ενός αρχεία, ενώ είναι εύκολη και συχνά επιβεβλημένη η μετακίνηση ενός αρχείου από φάκελο σε φάκελο. Οι φάκελοι και τα αρχεία ταξινομούνται σε διάφορες κατηγορίες και αποθηκεύονται σε συγκεκριμένες θέσεις του σκληρού δίσκου, ώστε να είναι εύκολη και γρήγορη η ανεύρεση των πληροφοριών, ενώ για λόγους ασφαλείας η αποθήκευση γίνεται και σε δισκέτες ή CD-ROM. Η διαδικασία είναι απλή: πληκτρολογείται το έγγραφο, στη συνέχεια αποθηκεύεται ως αρχείο με όνομα σχετικό με το περιεχόμενό του, το οποίο μπορεί να έχει μέχρι διακόσιους πενήντα πέντε χαρακτήρες, και τέλος τοποθετείται στον φάκελο που επιθυμεί ο χρήστης.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 10 — Τα επίπεδα του κύκλου ζωής
Ερώτηση: Σε ποια επίπεδα κατατάσσονται τα έγγραφα, ανάλογα με τον βαθμό επικαιρότητάς τους;
Απάντηση:
- Η αφετηρία (§3.9, σελ. 87): για να μειωθούν οι δαπάνες αρχειοθέτησης πρέπει Να ΟΡΙΟΘΕΤΗΘΕΙ Ο «ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ» ΓΙΑ ΤΑ ΔΙΑΦΟΡΑ ΕΓΓΡΑΦΑ και να οργανωθεί ανάλογα το αρχείο. Ο κύκλος ζωής των εγγράφων, ΠΟΥ ΕΞΑΡΤΑΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΒΑΘΜΟ ΕΠΙΚΑΙΡΟΤΗΤΑΣ ΤΟΥΣ, ΚΑΘΟΡΙΖΕΤΑΙ ΣΕ ΤΡΙΑ ΕΠΙΠΕΔΑ:
1. ΕΝΕΡΓΟ (ACTIVE) ΑΡΧΕΙΟ «Σε αυτό βρίσκονται έγγραφα ΖΩΝΤΑΝΑ, ΝΕΟΑΦΙΧΘΕΝΤΑ, που χρειάζονται ΙΔΙΑΙΤΕΡΗ ΠΡΟΣΟΧΗ, ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ Ή ΑΠΑΝΤΗΣΗ. Διατηρούνται στο τμήμα της επιχείρησης που τα χρησιμοποιεί, τηρούνται δηλαδή ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ» 2. ΗΜΙΕΝΕΡΓΟ (SEMI-ACTIVE) ΑΡΧΕΙΟ «τηρούνται τα έγγραφα που ΕΧΟΥΝ ΦΥΓΕΙ ΑΠΟ ΤΟ ΕΝΕΡΓΟ ΑΡΧΕΙΟ, ΠΑΡΑΜΕΝΟΥΝ ΟΜΩΣ ΧΡΗΣΙΜΑ, γιατί προμηθεύουν τους ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΥΣ Ή ΤΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΑΡΧΕΣ με στοιχεία αναγκαία ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΤΩΝ ΕΚΤΕΛΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΑΣΙΩΝ … τηρείται ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ και μπορεί κάθε επιχείρηση να έχει ΤΟΣΑ ΗΜΙΕΝΕΡΓΑ ΑΡΧΕΙΑ ΟΣΑ ΚΑΙ ΤΑ ΤΜΗΜΑΤΑ ΤΗΣ» 3. ΑΔΡΑΝΕΣ (INACTIVE) ΑΡΧΕΙΟ «περιέχει όλα τα έγγραφα που ΕΧΟΥΝ ΧΑΣΕΙ ΚΑΘΕ ΑΞΙΑ, αλλά πρέπει να ΠΑΡΑΜΕΙΝΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ως στοιχεία, γιατί ΔΕΝ ΕΧΟΥΝ ΕΞΑΝΤΛΗΣΕΙ ΤΟ ΝΟΜΙΜΟ ΧΡΟΝΟ ΤΗΣ ΖΩΗΣ ΤΟΥΣ» «τηρείται ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ και ΤΡΟΦΟΔΟΤΕΙΤΑΙ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΟ ΑΠΟ ΤΟ ΗΜΙΕΝΕΡΓΟ ΚΑΙ ΛΙΓΟΤΕΡΟ ΑΠΟ ΤΟ ΕΝΕΡΓΟ»Η ροή
ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ ΕΓΓΡΑΦΟ ↓ ΕΝΕΡΓΟ (αποκεντρωτικά, στο τμήμα που το χρησιμοποιεί) ↓ όταν παύει να απαιτεί ενέργεια ΗΜΙΕΝΕΡΓΟ (αποκεντρωτικά, για έλεγχο από τους τμηματάρχες) ↓ όταν χάσει την τρέχουσα αξία του ΑΔΡΑΝΕΣ (συγκεντρωτικά, μέχρι τη λήξη του νόμιμου χρόνου) ↓ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗΗ επιφύλαξη για το αδρανές: δε δίνεται ιδιαίτερη προσοχή, αφού θεωρείται ότι έχει αποκτήσει ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΜΟΝΟ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝ … ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΟΜΩΣ ΝΑ ΞΕΧΝΑΜΕ ΟΤΙ ΠΟΛΛΕΣ ΦΟΡΕΣ ΚΑΛΕΙΤΑΙ ΣΕ ΕΝΕΡΓΕΙΑ. Ο λόγος της διάκρισης: κάθε επιχείρηση πρέπει να τηρεί ΜΕΓΑΛΟ ΟΓΚΟ ΧΑΡΤΙΩΝ … Τούτο συνεπάγεται κάποιο ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ … Για να μειωθούν όσο το δυνατόν περισσότερο οι δαπάνες αρχειοθέτησης, πρέπει να γίνεται ΛΕΠΤΟΜΕΡΗΣ ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΥΛΙΚΟΥ ΠΟΥ ΘΑ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΘΕΙ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Ο κύκλος ζωής των εγγράφων, που εξαρτάται από τον βαθμό επικαιρότητάς τους, καθορίζεται σε τρία επίπεδα. Πρώτο, το ενεργό αρχείο, στο οποίο βρίσκονται έγγραφα ζωντανά και νεοαφιχθέντα, που χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή, παρακολούθηση ή απάντηση, και τα οποία τηρούνται αποκεντρωτικά στο τμήμα που τα χρησιμοποιεί. Δεύτερο, το ημιενεργό αρχείο, στο οποίο τηρούνται έγγραφα που έφυγαν από το ενεργό αλλά παραμένουν χρήσιμα, γιατί προμηθεύουν τους προϊσταμένους και τους τμηματάρχες με στοιχεία για τον έλεγχο των εργασιών, και τηρείται επίσης αποκεντρωτικά. Τρίτο, το αδρανές αρχείο, που περιέχει έγγραφα τα οποία έχουν χάσει κάθε αξία αλλά πρέπει να παραμείνουν γιατί δεν έχουν εξαντλήσει τον νόμιμο χρόνο ζωής τους, και το οποίο τηρείται συγκεντρωτικά.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 11 — Το αδρανές αρχείο συνεχούς ενδιαφέροντος
Ερώτηση: Τι είναι το αδρανές αρχείο συνεχούς ενδιαφέροντος;
Απάντηση:
- Το αδρανές αρχείο (§3.9, σελ. 88): ΑΔΡΑΝΕΣ (INACTIVE) ΑΡΧΕΙΟ: Αυτό περιέχει όλα τα έγγραφα ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΧΑΣΕΙ ΚΑΘΕ ΑΞΙΑ, ΑΛΛΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΑΡΑΜΕΙΝΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΩΣ ΣΤΟΙΧΕΙΑ, ΓΙΑΤΙ ΔΕΝ ΕΧΟΥΝ ΕΞΑΝΤΛΗΣΕΙ ΤΟ ΝΟΜΙΜΟ ΧΡΟΝΟ ΤΗΣ ΖΩΗΣ ΤΟΥΣ.
Η τήρησή του: τηρείται ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΑ και ΤΡΟΦΟΔΟΤΕΙΤΑΙ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΟ ΑΠΟ ΤΟ ΗΜΙΕΝΕΡΓΟ ΑΡΧΕΙΟ ΚΑΙ ΛΙΓΟΤΕΡΟ ΑΠΟ ΤΟ ΕΝΕΡΓΟ.
Η μεταχείρισή του: ΔΕ ΔΙΝΕΤΑΙ ΙΔΙΑΙΤΕΡΗ ΠΡΟΣΟΧΗ, αφού θεωρείται ότι ΕΧΕΙ ΑΠΟΚΤΗΣΕΙ ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΜΟΝΟ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝ και ότι τα έγγραφα που περιέχει ΘΑ ΚΑΤΑΣΤΡΑΦΟΥΝ ΚΑΠΟΙΑ ΣΤΙΓΜΗ.
Η επιφύλαξη — και εδώ βρίσκεται η απάντηση: ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΟΜΩΣ ΝΑ ΞΕΧΝΑΜΕ ΟΤΙ ΠΟΛΛΕΣ ΦΟΡΕΣ ΚΑΛΕΙΤΑΙ ΣΕ ΕΝΕΡΓΕΙΑ.
ΤΟ «ΑΔΡΑΝΕΣ ΣΥΝΕΧΟΥΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ» Είναι το τμήμα του αδρανούς αρχείου που, παρότι έχει βγει από την τρέχουσα χρήση, ΔΕΝ ΠΡΟΚΕΙΤΑΙ ΝΑ ΚΑΤΑΣΤΡΑΦΕΙ, γιατί διατηρεί ΜΟΝΙΜΗ ΑΞΙΑ για την επιχείρηση — νομική, ιστορική ή αποδεικτική ΤΥΠΙΚΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ● καταστατικά και τροποποιήσεις τους ● τίτλοι ιδιοκτησίας ακινήτων ● διπλώματα ευρεσιτεχνίας, σήματα ● συμβάσεις μακράς διάρκειας ● ισολογισμοί και βιβλία που ο νόμος επιβάλλει να φυλάσσονται ● φάκελοι προσωπικούΗ αντιδιαστολή με το κοινό αδρανές
ΚΟΙΝΟ ΑΔΡΑΝΕΣ ΣΥΝΕΧΟΥΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ──────────────────────────────────────────────────────── ΤΥΧΗ «θα ΚΑΤΑΣΤΡΑΦΟΥΝ ΔΕΝ καταστρέφεται — κάποια στιγμή» διατηρείται ΜΟΝΙΜΑ ΑΞΙΑ εξαντλείται με τη ΝΟΜΙΚΗ, ΙΣΤΟΡΙΚΗ ή λήξη του νόμιμου ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΗ αξία που χρόνου δεν λήγει ΠΡΟΣΟΧΗ «δε δίνεται απαιτεί ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ιδιαίτερη προσοχή» (πυρασφαλείς αρχειοθήκες, αντίγραφα)Η σύνδεση με τη μικροφωτογράφηση (§3.7): ακριβώς για το υλικό αυτό ενδείκνυται το μικροφιλμικό αρχείο, αφού τα μικροφωτογραφημένα αρχεία έχουν ΝΟΜΙΚΗ ΙΣΧΥ ΙΣΟΔΥΝΑΜΗ ΜΕ ΤΟ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ και απελευθερώνεται το 95% του χώρου — διατηρείται δηλαδή η αποδεικτική αξία χωρίς το κόστος του χώρου. Η ρύθμιση του κανόνα ζ΄ (§3.10, σελ. 89): Όσα έγγραφα είναι ΒΕΒΑΙΟ ότι ΔΕΝ ΠΡΟΚΕΙΤΑΙ ΝΑ ΧΡΕΙΑΣΤΟΥΝ ΠΟΤΕ μεταφέρονται στο αδρανές αρχείο Ή ΚΑΤΑΣΤΡΕΦΟΝΤΑΙ — η επιλογή ανάμεσα στις δύο τύχες είναι ακριβώς το κριτήριο του συνεχούς ενδιαφέροντος.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Το αδρανές αρχείο περιέχει όλα τα έγγραφα που έχουν χάσει κάθε τρέχουσα αξία, αλλά πρέπει να παραμείνουν στην επιχείρηση ως στοιχεία, γιατί δεν έχουν εξαντλήσει τον νόμιμο χρόνο της ζωής τους, και τηρείται συγκεντρωτικά. Κατά κανόνα δεν του δίνεται ιδιαίτερη προσοχή, αφού θεωρείται ότι έχει αποκτήσει ιστορικό μόνο ενδιαφέρον και ότι τα έγγραφά του θα καταστραφούν κάποια στιγμή. Το αδρανές αρχείο συνεχούς ενδιαφέροντος είναι το τμήμα εκείνο του αδρανούς που δεν πρόκειται να καταστραφεί, γιατί διατηρεί μόνιμη νομική, ιστορική ή αποδεικτική αξία για την επιχείρηση, όπως τα καταστατικά, οι τίτλοι ιδιοκτησίας, τα διπλώματα ευρεσιτεχνίας, οι μακροχρόνιες συμβάσεις και οι φάκελοι προσωπικού. Το βιβλίο σημειώνει άλλωστε ότι το αδρανές αρχείο πολλές φορές καλείται σε ενέργεια.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 12 — Τι αρχειοθετείται στο ηλεκτρονικό αρχείο
Ερώτηση: Τι είδους έγγραφα αρχειοθετούνται στο ηλεκτρονικό αρχείο;
Απάντηση:
- Η απαρίθμηση (§3.6, σελ. 83): To είδος των πληροφοριών που αρχειοθετούνται στο ηλεκτρονικό αρχείο, είναι:
● ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ● ΕΓΓΡΑΦΑ ● ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ ● ΜΙΣΘΟΔΟΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ● ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ ● ΚΑΡΤΕΛΕΣ ● ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΕΣ ● «και, γενικά, ΟΤΙΔΗΠΟΤΕ ΕΧΕΙ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΤΗΝ ΕΥΡΥΘΜΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ»Η απαρίθμηση είναι ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΗ: η φράση «και, γενικά, οτιδήποτε έχει σχέση με την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης» δείχνει ότι κάθε ψηφιοποιήσιμο υλικό μπορεί να μπει στο ηλεκτρονικό αρχείο. Ο περιορισμός στη ΔΗΜΟΣΙΑ διοίκηση (§3.6, σελ. 83): η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕΤΑΞΥ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, Ν.Π.Δ.Δ. ΚΑΙ Ο.Τ.Α., ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ, ΑΦΟΡΑ ΜΟΝΟ τις ακόλουθες κατηγορίες εγγράφων:
ΓΝΩΜΟΔΟΤΗΣΕΙΣ · ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ · ΑΙΤΗΣΕΙΣ · ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΕΓΚΥΚΛΙΟΥΣ · ΟΔΗΓΙΕΣ · ΕΚΘΕΣΕΙΣ · ΜΕΛΕΤΕΣ · ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ · ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΑ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑ · ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΕΙΣΗΓΗΣΕΙΣ · ΑΠΟΦΑΣΕΙΣΟ λόγος του περιορισμού: ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΑΚΟΜΗ ΟΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΠΟΥ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΟΥΝ, ΣΕ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΒΑΘΜΟ, ΤΗ ΓΝΗΣΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΤΩΝ ΑΠΟΣΤΕΛΛΟΜΕΝΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ.
ΤΟ ΚΟΙΝΟ ΓΝΩΡΙΣΜΑ ΤΩΝ ΕΠΙΤΡΕΠΟΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Είναι έγγραφα ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ή ΓΝΩΜΟΔΟΤΙΚΟΥ χαρακτήρα — ΔΕΝ δημιουργούν από μόνα τους ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ που θα απαιτούσαν αδιάσειστη απόδειξη γνησιότηταςΗ σημερινή εικόνα: με την ψηφιακή υπογραφή και τα συστήματα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, ο περιορισμός αυτός έχει έκτοτε αρθεί — η γνησιότητα που το βιβλίο θεωρούσε τεχνικά ανέφικτη εξασφαλίζεται σήμερα κρυπτογραφικά. Η βασική επιφύλαξη παραμένει (§3.6): το ηλεκτρονικό αρχείο ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΗΣΕΙ ΠΛΗΡΩΣ ΤΟ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΟ ΑΡΧΕΙΟ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Στο ηλεκτρονικό αρχείο αρχειοθετούνται προγράμματα, έγγραφα, επιστολές, μισθοδοτικές καταστάσεις, τιμολόγια, καρτέλες, φωτογραφίες και, γενικά, οτιδήποτε έχει σχέση με την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Η απαρίθμηση είναι επομένως ενδεικτική και καλύπτει κάθε ψηφιοποιήσιμο υλικό. Ειδικά για τη δημόσια διοίκηση, το βιβλίο σημειώνει ότι η επικοινωνία μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών, νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορά μόνο ορισμένες κατηγορίες εγγράφων, δηλαδή γνωμοδοτήσεις, ερωτήματα, αιτήσεις, απαντήσεις, εγκυκλίους, οδηγίες, εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, υπηρεσιακά σημειώματα, εγγραφές, εισηγήσεις και αποφάσεις.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 13 — Γιατί δεν αντικαθίσταται το παραδοσιακό αρχείο
Ερώτηση: Γιατί το ηλεκτρονικό αρχείο δεν μπορεί να αντικαταστήσει πλήρως το παραδοσιακό αρχείο;
Απάντηση:
- Ο λόγος (§3.6, σελ. 83): Πρέπει να τονιστεί ότι ΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΗΣΕΙ ΠΛΗΡΩΣ ΤΟ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΟ ΑΡΧΕΙΟ. Τούτο συμβαίνει, γιατί Ο ΣΚΛΗΡΟΣ ΔΙΣΚΟΣ, ΟΙ ΔΙΣΚΕΤΕΣ ΚΑΙ ΤΑ CD-ROM, ΛΟΓΩ ΤΗΣ ΕΥΚΟΛΗΣ ΑΛΛΟΙΩΣΗΣ ΠΟΥ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΥΠΟΣΤΕΙ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΟΥΣ, ΔΕΝ ΑΠΟΤΕΛΟΥΝ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ.
Η άμεση συνέπεια: ΑΥΤΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΛΟΓΟΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΠΟΙΟ Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕΤΑΞΥ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, Ν.Π.Δ.Δ. ΚΑΙ Ο.Τ.Α., ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ, ΑΦΟΡΑ ΜΟΝΟ τις ακόλουθες κατηγορίες εγγράφων: γνωμοδοτήσεις, ερωτήματα, αιτήσεις, απαντήσεις, εγκυκλίους, οδηγίες, εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, υπηρεσιακά σημειώματα, εγγραφές, εισηγήσεις και αποφάσεις.
Η αιτιολόγηση του περιορισμού: Ο λόγος που μπαίνει ο περιορισμός αυτός είναι ότι ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΑΚΟΜΗ ΟΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΠΟΥ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΟΥΝ, ΣΕ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΒΑΘΜΟ, ΤΗ ΓΝΗΣΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΤΩΝ ΑΠΟΣΤΕΛΛΟΜΕΝΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ.
ΤΟ ΚΕΝΤΡΙΚΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΗ ΑΞΙΑ = ΓΝΗΣΙΟΤΗΤΑ + ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ ΧΑΡΤΙΝΟ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ● φέρει ΙΔΙΟΧΕΙΡΗ ΥΠΟΓΡΑΦΗ και ΣΦΡΑΓΙΔΑ ● η αλλοίωσή του αφήνει ΟΡΑΤΑ ΙΧΝΗ ΨΗΦΙΑΚΟ ΑΡΧΕΙΟ (στην εποχή του βιβλίου) ● αλλοιώνεται ΧΩΡΙΣ ΝΑ ΑΦΗΝΕΙ ΙΧΝΟΣ ● δεν αποδεικνύεται ΠΟΙΟΣ το δημιούργησε → γι' αυτό «ΔΕΝ ΑΠΟΤΕΛΟΥΝ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ»Η αντιδιαστολή με το μικροφίλμ (§3.7, σελ. 84): αντίθετα, τα μικροφωτογραφημένα αρχεία ΕΧΟΥΝ ΝΟΜΙΚΗ ΙΣΧΥ ΙΣΟΔΥΝΑΜΗ ΜΕ ΤΟ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ, γεγονός που δίνει τη δυνατότητα να καταστραφεί το πρωτότυπο υλικό — το μικροφίλμ είναι φυσικό μέσο και η αλλοίωσή του ανιχνεύσιμη. Η νομική υποχρέωση (§3.9, σελ. 87): ΟΛΕΣ ΟΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΕΙΝΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΜΕΝΕΣ ΑΠΟ ΤΟΝ ΕΜΠΟΡΙΚΟ ΝΟΜΟ ΝΑ ΔΙΑΤΗΡΟΥΝ ΓΙΑ ΟΡΙΣΜΕΝΟ ΧΡΟΝΙΚΟ ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΟΛΑ ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΙΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ ΤΟΥΣ — και η υποχρέωση αυτή απαιτεί μέσο με αποδεικτική ισχύ. Η σημερινή εξέλιξη: με την ψηφιακή υπογραφή, τα χρονοσήμαντρα και τα συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης, η τεχνική προϋπόθεση που έλειπε έχει καλυφθεί και το ηλεκτρονικό έγγραφο έχει πλέον πλήρη αποδεικτική ισχύ — η παρατήρηση του βιβλίου αποτυπώνει την κατάσταση της εποχής του.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Το ηλεκτρονικό αρχείο δεν μπορεί να αντικαταστήσει πλήρως το παραδοσιακό, γιατί ο σκληρός δίσκος, οι δισκέτες και τα CD-ROM, λόγω της εύκολης αλλοίωσης που μπορεί να υποστεί το περιεχόμενό τους, δεν αποτελούν αποδεικτικά στοιχεία. Για τον ίδιο λόγο η επικοινωνία μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών, νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιοριζόταν σε ορισμένες μόνο κατηγορίες εγγράφων, επειδή δεν υπήρχαν ακόμη οι τεχνικές προϋποθέσεις που να εξασφαλίζουν σε ικανοποιητικό βαθμό τη γνησιότητα της προέλευσης και του περιεχομένου των μηνυμάτων. Αντίθετα, τα μικροφωτογραφημένα αρχεία έχουν νομική ισχύ ισοδύναμη με το πρωτότυπο. Σημειώνεται ότι σήμερα, με την ψηφιακή υπογραφή και τα χρονοσήμαντρα, η τεχνική αυτή προϋπόθεση έχει καλυφθεί.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 14 — Ηλεκτρονική επικοινωνία δημόσιων υπηρεσιών
Ερώτηση: Σε ποια είδη εγγράφων περιορίζεται η επικοινωνία μεταξύ δημόσιων υπηρεσιών μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Απάντηση:
- Ο κατάλογος (§3.6, σελ. 83): η επικοινωνία μεταξύ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, Ν.Π.Δ.Δ. ΚΑΙ Ο.Τ.Α., μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ΑΦΟΡΑ ΜΟΝΟ ΤΙΣ ΑΚΟΛΟΥΘΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ:
ΓΝΩΜΟΔΟΤΗΣΕΙΣ ΕΡΩΤΗΜΑΤΑ ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΕΓΚΥΚΛΙΟΥΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ ΜΕΛΕΤΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΑ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑ ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΕΙΣΗΓΗΣΕΙΣ ΑΠΟΦΑΣΕΙΣΟ λόγος του περιορισμού (αυτούσια): Ο λόγος που μπαίνει ο περιορισμός αυτός είναι ότι ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΑΚΟΜΗ ΟΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΠΟΥ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΟΥΝ, ΣΕ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΒΑΘΜΟ, ΤΗ ΓΝΗΣΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΤΩΝ ΑΠΟΣΤΕΛΛΟΜΕΝΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ. Η θεμελίωση (§3.6): ο σκληρός δίσκος, οι δισκέτες και τα CD-ROM, ΛΟΓΩ ΤΗΣ ΕΥΚΟΛΗΣ ΑΛΛΟΙΩΣΗΣ που μπορεί να υποστεί το περιεχόμενό τους, ΔΕΝ ΑΠΟΤΕΛΟΥΝ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ.
ΤΙ ΕΠΙΤΡΕΠΕΤΑΙ ΚΑΙ ΓΙΑΤΙ Όλα τα επιτρεπόμενα έγγραφα είναι ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ, ΓΝΩΜΟΔΟΤΙΚΑ ή ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΙ ΕΞΑΙΡΕΙΤΑΙ ΣΙΩΠΗΡΑ Έγγραφα που ΔΗΜΙΟΥΡΓΟΥΝ ΑΜΕΣΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ και απαιτούν ΑΔΙΑΣΕΙΣΤΗ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΓΝΗΣΙΟΤΗΤΑΣ — συμβάσεις, τίτλοι, πιστοποιητικά, οικονομικά παραστατικάΗ αντιπαραβολή με το φαξ (κεφ. 2, §2.7.2): εκεί απαιτείται ρητά Το αποτύπωμα και το δελτίο αποστολής … να περιλαμβάνουν τα εξής στοιχεία — ακριβώς για να τεκμηριώνεται η αποστολή. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εποχής δεν διέθετε αντίστοιχο μηχανισμό. Η σημερινή εικόνα: με την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, τα κεντρικά συστήματα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων και τις θυρίδες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, ο περιορισμός έχει αρθεί και η ηλεκτρονική διακίνηση αποτελεί σήμερα τον κανόνα στη δημόσια διοίκηση.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η επικοινωνία μεταξύ δημόσιων υπηρεσιών, νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιοριζόταν, κατά το βιβλίο, σε δεκατέσσερις κατηγορίες εγγράφων, δηλαδή σε γνωμοδοτήσεις, ερωτήματα, αιτήσεις, απαντήσεις, εγκυκλίους, οδηγίες, εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, υπηρεσιακά σημειώματα, εγγραφές, εισηγήσεις και αποφάσεις. Ο λόγος του περιορισμού είναι ότι δεν υπήρχαν ακόμη οι τεχνικές προϋποθέσεις που να εξασφαλίζουν σε ικανοποιητικό βαθμό τη γνησιότητα της προέλευσης και του περιεχομένου των αποστελλόμενων μηνυμάτων. Όλα τα επιτρεπόμενα έγγραφα είναι πληροφοριακού ή γνωμοδοτικού χαρακτήρα, ενώ εξαιρούνται όσα δημιουργούν άμεσα δικαιώματα και υποχρεώσεις. Σήμερα, με την ψηφιακή υπογραφή και τα συστήματα ηλεκτρονικής διακίνησης, ο περιορισμός αυτός έχει αρθεί.
Κριτήρια αξιολόγησης:
