Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 6 (σελ. 217) – ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΥΓΧΡΟΝΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Γ΄ ΕΠΑΛ
Λύσεις ασκήσεων κεφαλαίου 6
Αναλυτικές απαντήσεις στις 12 ερωτήσεις του κεφαλαίου 6.
Ερώτηση 1 — Έννοια και στοιχεία της εμπορικής αλληλογραφίας
Ερώτηση: Τι καλείται εμπορική αλληλογραφία και ποια στοιχεία πρέπει να συνυπάρχουν για να χαρακτηρίζεται "εμπορική";
Απάντηση:
- Ο ορισμός (§6.1, σελ. 181): ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΚΑΛΕΙΤΑΙ Η ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ ΠΟΥ ΔΙΕΞΑΓΕΤΑΙ ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥ ΕΜΠΟΡΙΚΟΥ ΚΟΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ ΤΩΝ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΤΟΥΣ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ.
Η επέκταση: Εμπορική χαρακτηρίζεται ΚΑΙ η αλληλογραφία που διεξάγεται μεταξύ του εμπορικού κόσμου ΚΑΙ ΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΑΡΧΩΝ, ΤΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ Ή ΚΑΙ ΤΩΝ ΚΑΤΑΝΑΛΩΤΩΝ.
ΤΑ ΔΥΟ ΣΩΡΕΥΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ (αυτούσια): Από τα πιο πάνω, αλλά και από ΤΟΝ ΕΜΠΟΡΙΚΟ ΝΟΜΟ (ΑΡΘΡΟ 1), γίνεται αντιληπτό ότι για να χαρακτηριστεί η αλληλογραφία εμπορική, ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΕΚΤΟΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΥΠΑΡΞΗ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ (ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ) ΚΑΙ Η ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΙΔΙΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΣΥΝΤΑΚΤΗ (ΚΥΡΙΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ Ή ΕΜΠΟΡΙΑ).
ΤΑ ΔΥΟ ΣΤΟΙΧΕΙΑ — ΚΑΙ ΤΑ ΔΥΟ ΑΝΑΓΚΑΙΑ 1. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟ Η ΥΠΑΡΞΗ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ — διενέργεια εμπορικών πράξεων 2. ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΙΚΟ Η ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΙΔΙΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΣΥΝΤΑΚΤΗ — κύριο επάγγελμα ή εμπορία ΑΝ ΛΕΙΠΕΙ ΤΟ 1ο → π.χ. ευχετήρια επιστολή εμπόρου προς πελάτη: ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ, όχι εμπορική ΑΝ ΛΕΙΠΕΙ ΤΟ 2ο → π.χ. ιδιώτης που πουλά ευκαιριακά ένα έπιπλο: ΙΔΙΩΤΙΚΗ πράξη, όχι εμπορική αλληλογραφίαΟ σκοπός: Η εμπορική αλληλογραφία ΕΧΕΙ ΣΚΟΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΩΝ ΕΜΠΟΡΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥΣ Ή ΜΕ ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΤΟΥΣ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΚΑΝΟΝΙΣΜΟ, ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΚΑΙ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ. Η ευρύτερη κάλυψη: με την εμπορική αλληλογραφία ΚΑΛΥΠΤΕΤΑΙ ΚΑΘΕ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ, ΝΟΜΙΚΗ ΑΝΑΓΚΗ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ του εμπορικού κόσμου ή των οικονομικών μονάδων. Η θέση της στη γενική κατάταξη (κεφ. 4, §4.2, σελ. 95): η εμπορική είναι υποδιαίρεση της ΙΔΙΩΤΙΚΗΣ αλληλογραφίας — όταν διεξάγεται μεταξύ του εμπορικού κόσμου ή μεταξύ των εμπόρων και των πελατών τους για την πραγματοποίηση εμπορικών συναλλαγών.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Εμπορική καλείται η αλληλογραφία που διεξάγεται μεταξύ του εμπορικού κόσμου για την εξυπηρέτηση των επαγγελματικών τους σχέσεων και συναλλαγών. Εμπορική χαρακτηρίζεται επίσης η αλληλογραφία που διεξάγεται μεταξύ του εμπορικού κόσμου και των δημόσιων αρχών, των πελατών ή και των καταναλωτών. Για να χαρακτηριστεί μια αλληλογραφία εμπορική απαιτείται, σύμφωνα και με το άρθρο πρώτο του Εμπορικού Νόμου, η συνύπαρξη δύο στοιχείων: αφενός η ύπαρξη συναλλαγής, δηλαδή η διενέργεια εμπορικών πράξεων, και αφετέρου η εμπορική ιδιότητα του συντάκτη, δηλαδή το κύριο επάγγελμά του να είναι η εμπορία. Αν λείπει το πρώτο, η επιστολή είναι προσωπική, ενώ αν λείπει το δεύτερο πρόκειται για απλή ιδιωτική πράξη.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 2 — Πώς υποβοηθά τις εμπορικές συναλλαγές
Ερώτηση: Με ποιο τρόπο υποβοηθά την ανάπτυξη και προώθηση των εμπορικών συναλλαγών;
Απάντηση:
- Ο σκοπός (§6.1, σελ. 181): Η εμπορική αλληλογραφία έχει σκοπό ΤΗΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΩΝ ΕΜΠΟΡΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥΣ Ή ΜΕ ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΤΟΥΣ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΚΑΝΟΝΙΣΜΟ, ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΚΑΙ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ.
Η ευρύτερη λειτουργία: Επίσης, με την εμπορική αλληλογραφία ΚΑΛΥΠΤΕΤΑΙ ΚΑΘΕ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ, ΝΟΜΙΚΗ ΑΝΑΓΚΗ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΤΟΥ ΕΜΠΟΡΙΚΟΥ ΚΟΣΜΟΥ Ή ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΜΟΝΑΔΩΝ.
ΤΕΣΣΕΡΙΣ ΤΡΟΠΟΙ ΣΥΜΒΟΛΗΣ — από την ίδια παράγραφο (αυτούσια): με την Ε.Α.:
1. «ΑΠΟΔΕΙΚΝΥΕΤΑΙ Η ΕΠΙΘΥΜΙΑ ΤΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΩΝ» → η πρόταση και η αποδοχή αποτυπώνονται γραπτά 2. «ΑΝΑΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ» → η παραγγελία, η προσφορά, η αποδοχή δεσμεύουν 3. «ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΝΤΑΙ ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ Ή ΑΠΟΚΤΩΝΤΑΙ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ» → η αλληλογραφία ΣΥΝΑΠΤΕΙ την ίδια τη σύμβαση 4. «ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΑΙ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΣΤΑ ΔΙΚΑΣΤΗΡΙΑ ΚΑΙ ΣΤΟΝ ΕΛΕΓΧΟ ΤΩΝ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ ΣΤΙΣ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ» → η ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΔΙΚΑΙΟΥ που επιτρέπει στους συναλλασσομένους να αναλάβουν κίνδυνοΟ κύκλος της συναλλαγής μέσα από την αλληλογραφία
ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ / ΠΡΟΣΦΟΡΑ → γνωστοποιεί το προϊόν, ΑΝΟΙΓΕΙ την αγορά (κεφ. 7 και 8) ΖΗΤΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ → μειώνει την αβεβαιότητα ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ → ΚΑΤΑΡΤΙΖΕΙ τη σύμβαση ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ / ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ → ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΕΙ την εκτέλεση ΠΑΡΑΠΟΝΟ / ΥΠΕΝΘΥΜΙΣΗ / ΕΞΟΦΛΗΣΗ → ΡΥΘΜΙΖΕΙ τα προβλήματα και ΚΛΕΙΝΕΙ τον κύκλοΗ σύνδεση με το κεφ. 4 (§4.1, σελ. 93): η αλληλογραφία ως ΓΡΑΠΤΟΣ ΛΟΓΟΣ, ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΙΣΧΥΡΟ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ — και ακριβώς αυτή η αποδεικτική δύναμη είναι που επιτρέπει σε ανθρώπους που δεν γνωρίζονται και βρίσκονται μακριά να συναλλάσσονται με εμπιστοσύνη. Η ποιότητα ως παράγοντας προώθησης (§6.5.2, σελ. 184): τα ποιοτικά κριτήρια αφορούν ρητά τη δημιουργία ΕΥΝΟΪΚΗΣ ΠΡΟΔΙΑΘΕΣΗΣ ΤΟΥ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ — δηλαδή την ΠΕΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑ («πώς θα ΕΝΕΡΓΗΣΕΙ ο αναγνώστης») και την ΚΑΛΗ ΘΕΛΗΣΗ («πώς ΑΙΣΘΑΝΕΤΑΙ ο αναγνώστης»).
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η εμπορική αλληλογραφία έχει σκοπό την επικοινωνία των εμπόρων μεταξύ τους ή με τους πελάτες τους για τον διακανονισμό, την ανάπτυξη και την πραγματοποίηση εμπορικών συναλλαγών, ενώ καλύπτει κάθε οργανωτική, οικονομική και νομική ανάγκη και υποχρέωση του εμπορικού κόσμου. Υποβοηθά τις συναλλαγές με τέσσερις τρόπους: αποδεικνύει την επιθυμία των συναλλασσομένων, αφού πρόταση και αποδοχή αποτυπώνονται γραπτά· δημιουργεί ανάληψη υποχρεώσεων, αφού η προσφορά και η παραγγελία δεσμεύουν· καταρτίζει εμπορικές συμβάσεις και δημιουργεί δικαιώματα· και τέλος χρησιμοποιείται στην αποδεικτική διαδικασία στα δικαστήρια και στον έλεγχο των εμπορικών πράξεων από τις φορολογικές υπηρεσίες. Έτσι εξασφαλίζει την ασφάλεια δικαίου που επιτρέπει σε πρόσωπα τα οποία δεν γνωρίζονται και βρίσκονται μακριά να συναλλάσσονται με εμπιστοσύνη.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 3 — Εγκύκλια και προσωπική επιστολή
Ερώτηση: Ποια η διαφορά της εγκυκλίου από την προσωπική επιστολή;
Απάντηση:
- Οι δύο ορισμοί (§6.5.1, σελ. 184, αυτούσια): Η εμπορική επιστολή διακρίνεται σε:
α. ΕΓΚΥΚΛΙΑ ΕΠΙΣΤΟΛΗ «Είναι εκείνη που ΑΠΕΥΘΥΝΕΤΑΙ ΣΤΟ ΕΥΡΥ ΚΟΙΝΟ ΤΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΩΝ και έχει ως αντικείμενο ΘΕΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΟΥ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ, π.χ., επιστολές ενημέρωσης για ΑΛΛΑΓΗ Δ/ΝΣΗΣ, ΙΔΡΥΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ, ΠΡΟΩΘΗΣΗ ΕΝΟΣ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ κτλ.» β. ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ «Είναι εκείνη που ΕΝΔΙΑΦΕΡΕΙ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΤΟ ΣΥΝΤΑΚΤΗ ΚΑΙ ΑΠΟΔΕΚΤΗ Ή ΚΑΙ ΤΡΙΤΟ ΠΡΟΣΩΠΟ, ΠΟΤΕ ΟΜΩΣ ΤΟ ΕΥΡΥ ΚΟΙΝΟ. Για παράδειγμα, επιστολές ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ, επιστολές ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ κτλ.»Η ΟΥΣΙΩΔΗΣ ΔΙΑΦΟΡΑ
ΕΓΚΥΚΛΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ───────────────────────────────────────────────────────── ΑΠΟΔΕΚΤΗΣ ΤΟ ΕΥΡΥ ΚΟΙΝΟ των ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ πρόσωπο — συναλλασσομένων «ΠΟΤΕ … ΤΟ ΕΥΡΥ ΚΟΙΝΟ» ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΘΕΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΟΥ θέμα που ΕΝΔΙΑΦΕΡΕΙ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ τα μέρη ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ αλλαγή διεύθυνσης, προσφορά εμπορευμάτων, ίδρυση επιχείρησης, ζήτηση και παροχή προώθηση προϊόντος πληροφοριών ΑΝΤΙΤΥΠΑ ΠΟΛΛΑ — αναπαράγε- ΕΝΑ πρωτότυπο ται μαζικά ΚΕΦΑΛΑΙΟ κεφ. 7 κεφ. 8Η αναπαραγωγή της εγκυκλίου (κεφ. 4, §4.5.2 γ, σελ. 101): Αν το έγγραφο είναι ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ, γίνεται ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΣΕ ΠΟΛΛΑ ΑΝΤΙΓΡΑΦΑ με διάφορα μηχανικά μέσα (ΠΟΛΥΓΡΑΦΟΣ, ΦΩΤΟΑΝΤΙΓΡΑΦΙΚΟ ΜΗΧΑΝΗΜΑ, ΕΚΤΥΠΩΤΙΚΟ κτλ.), ΜΠΑΙΝΕΙ ΚΑΤΩ ΑΠΟ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ Η ΦΡΑΣΗ «ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ» ΚΑΙ ΥΠΟΓΡΑΦΕΤΑΙ ΑΠΟ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΟ ΠΡΟΣΩΠΟ. Η προσοχή στην ορολογία: «ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ» εδώ σημαίνει απευθυνόμενη σε συγκεκριμένο πρόσωπο — παραμένει ΕΜΠΟΡΙΚΗ επιστολή. Είναι διαφορετική έννοια από:
● την «ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ» ΙΔΙΩΤΙΚΗ αλληλογραφία (κεφ. 4, §4.2 δ): «μεταξύ των ιδιωτών στα πλαίσια των ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ τους σχέσεων» — ΜΗ εμπορική ● την ένδειξη «ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ» ως ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗ (κεφ. 4, §4.3.1 α): «όταν πρέπει Ο ΙΔΙΟΣ Ο ΠΑΡΑΛΗΠΤΗΣ … ΚΑΙ ΚΑΝΕΙΣ ΑΛΛΟΣ, να λάβει γνώση»
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η εγκύκλια επιστολή είναι εκείνη που απευθύνεται στο ευρύ κοινό των συναλλασσομένων και έχει ως αντικείμενο θέματα γενικού ενδιαφέροντος, όπως η ενημέρωση για αλλαγή διεύθυνσης, η ίδρυση οικονομικής μονάδας ή η προώθηση ενός προϊόντος. Η προσωπική επιστολή, αντίθετα, είναι εκείνη που ενδιαφέρει προσωπικά τον συντάκτη και τον αποδέκτη ή και τρίτο πρόσωπο, ποτέ όμως το ευρύ κοινό, όπως οι επιστολές προσφοράς εμπορευμάτων και οι επιστολές πληροφοριών. Η βασική διαφορά είναι επομένως ο αποδέκτης και το αντικείμενο, ενώ πρακτικά η εγκύκλιος αναπαράγεται σε πολλά αντίγραφα με την ένδειξη ακριβές αντίγραφο, ενώ η προσωπική συντάσσεται μία φορά. Σημειώνεται ότι η προσωπική εμπορική επιστολή παραμένει εμπορική και δεν ταυτίζεται με την προσωπική ιδιωτική αλληλογραφία.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 4 — Επιστολή και εμπορική επιστολή
Ερώτηση: Τι είναι επιστολή και τι εμπορική επιστολή;
Απάντηση:
- Η ΕΠΙΣΤΟΛΗ (§6.4, σελ. 183): Η επιστολή, ως μέσο με το οποίο διεξάγεται η αλληλογραφία, είναι ΕΝΑ ΚΕΙΜΕΝΟ ΠΟΥ ΓΡΑΦΕΤΑΙ ΑΠΟ ΚΑΠΟΙΟ ΠΡΟΣΩΠΟ, ΤΟΝ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ Ή ΣΥΝΤΑΚΤΗ, ΚΑΙ ΣΤΕΛΝΕΤΑΙ ΣΕ ΚΑΠΟΙΟ ΑΛΛΟ, ΤΟΝ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ Ή ΑΠΟΔΕΚΤΗ.
Το περιεχόμενό της: ΔΙΑΤΥΠΩΝΕΙ ΖΗΤΗΜΑΤΑ ή ΕΚΦΡΑΖΕΙ ΣΥΝΑΙΣΘΗΜΑΤΑ ή ΠΛΗΡΟΦΟΡΕΙ ΓΙΑ ΓΕΓΟΝΟΤΑ ή έχει ΜΕΙΚΤΟ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ. Υπάρχουν και επιστολές που έχουν ΛΟΓΟΤΕΧΝΙΚΗ ΜΟΡΦΗ και άλλες με περιεχόμενο ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟ.
Το ενδιαφέρον της: από ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ (οικογενειακές, πολιτιστικές σχέσεις), από ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ (κατάρτιση συμβάσεων πάσης φύσεως, οικονομικές συνεννοήσεις), από ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΙΣΤΟΡΙΚΗΣ (από τις επίσημες επιστολές ΜΕΛΕΤΑΤΑΙ Η ΙΣΤΟΡΙΑ ΕΝΟΣ ΤΟΠΟΥ), από ΝΟΜΙΚΗΣ κτλ.
Οι γενικές διακρίσεις (σελ. 183):
α. ΦΙΛΙΚΕΣ — «φιλικές, οικογενειακές και αισθηματικές» β. ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΝΑΓΚΗΣ — «ευχετήριες, συγχαρητήριες, ευχαριστήριες, παρηγορητικές, προσκλητήριες και απαντητικές» γ. ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΩΝ ΑΣΧΟΛΙΩΝ — «συστατικές, συμβουλευτικές, πληροφοριακές, περιγραφικές, αιτητικές, ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ, επιστημονικές, λογοτεχνικές, καλλιτεχνικές, πολιτικές»Η ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ (§6.5.1, σελ. 183-184): Η εμπορική επιστολή είναι ΕΝΑ ΑΠΟ ΤΑ ΜΕΣΑ ΜΕ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΔΙΕΞΑΓΕΤΑΙ Η ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ ΚΑΙ ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΑ ΟΙ ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ. ΑΝΤΑΛΛΑΣΣΕΤΑΙ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΕΜΠΟΡΩΝ Ή ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΜΕΣΑ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΩΝ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΤΟΥΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ.
Η ΣΧΕΣΗ ΓΕΝΟΥΣ - ΕΙΔΟΥΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗ (γένος) κείμενο από αποστολέα προς παραλήπτη, με οποιοδήποτε περιεχόμενο και σκοπό ↓ ειδικεύεται ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ (είδος) + ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΙΔΙΟΤΗΤΑ των μερών + σκοπός η ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗ + ΤΥΠΙΚΗ ΔΟΜΗ (§6.5.7) και ΠΟΙΟΤΙΚΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ (§6.5.2) + ΝΟΜΙΚΗ ΔΕΣΜΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ και ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΗ ΔΥΝΑΜΗ → διακρίνεται σε ΕΓΚΥΚΛΙΑ και ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΤα υπόλοιπα μέσα της εμπορικής αλληλογραφίας (§6.3, σελ. 182): εκτός από την εμπορική επιστολή, το ΕΜΠΟΡΙΚΟ ΔΕΛΤΑΡΙΟ, οι ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ, το ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ και τα ΤΗΛΕΓΡΑΦΗΜΑΤΑ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Επιστολή είναι ένα κείμενο που γράφεται από κάποιο πρόσωπο, τον αποστολέα ή συντάκτη, και στέλνεται σε κάποιο άλλο, τον παραλήπτη ή αποδέκτη. Διατυπώνει ζητήματα, εκφράζει συναισθήματα, πληροφορεί για γεγονότα ή έχει μεικτό χαρακτήρα, ενώ παρουσιάζει ενδιαφέρον από κοινωνικής, οικονομικής, πνευματικής και ιστορικής και νομικής άποψης. Οι επιστολές διακρίνονται σε φιλικές, κοινωνικής ανάγκης και καθημερινών ασχολιών, στις οποίες ανήκουν και οι εμπορικές. Η εμπορική επιστολή ειδικότερα είναι ένα από τα μέσα με τα οποία διεξάγεται η εμπορική αλληλογραφία και συγκεκριμένα οι εμπορικές συναλλαγές, και ανταλλάσσεται μεταξύ των εμπόρων ή επιχειρήσεων μέσα στο πλαίσιο των επαγγελματικών τους δραστηριοτήτων. Διακρίνεται σε εγκύκλια και σε προσωπική.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 5 — Εσωτερική και εξωτερική εμφάνιση
Ερώτηση: Σε ποια εμφάνιση της εμπορικής επιστολής πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή, στην εσωτερική ή την εξωτερική και γιατί;
Απάντηση:
- Ο κανόνας (§6.5.3, σελ. 184-185): Η ΚΑΛΗ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΤΗΣ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΒΑΣΙΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΟ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ, ΓΙΑΤΙ ΤΗ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΖΕΙ. ΑΝΑΦΕΡΕΤΑΙ ΤΟΣΟ ΣΤΗΝ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΟΣΟ ΚΑΙ ΣΤΗΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΤΗΣ ΕΜΦΑΝΙΣΗ.
Η ΑΠΑΝΤΗΣΗ: ΚΑΙ ΣΤΙΣ ΔΥΟ — αλλά με διαφορετική λειτουργία και σειρά.
Η ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΕΜΦΑΝΙΣΗ — Ο ΦΑΚΕΛΟΣ «αφορά ΣΤΟ ΦΑΚΕΛΟ, ο οποίος, κατά κάποιο τρόπο, είναι Η ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ. Ο φάκελος ΠΡΟΣΤΑΤΕΥΕΙ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ και ΔΕΝ ΠΑΡΕΧΕΙ ΤΗ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΔΙΕΙΣΔΥΣΗΣ ΑΛΛΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ» Η ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΕΜΦΑΝΙΣΗ — ΤΟ ΕΠΙΣΤΟΛΟΧΑΡΤΟ η διάταξη των στοιχείων, τα περιθώρια, οι παράγραφοι, η γραμματοσειρά, η καθαρότητα της εκτύπωσηςΓιατί προηγείται η ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ: είναι το πρώτο που βλέπει ο παραλήπτης — πριν καν ανοίξει την επιστολή. Δημιουργεί την πρώτη εντύπωση για την επιχείρηση και, αν είναι ελλιπής (λάθος διεύθυνση, κακή καθαρογραφή), η επιστολή δεν φτάνει καν. Γιατί κρίνει η ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ: εκεί ο παραλήπτης διαβάζει και αποφασίζει. Τα ποιοτικά κριτήρια (§6.5.2, σελ. 184) το δηλώνουν ρητά:
1. ΕΜΦΑΝΙΣΗ «το τι ΒΛΕΠΕΙ ο αναγνώστης» 2. ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ «το τι ΔΙΑΒΑΖΕΙ ο αναγνώστης» 3. ΠΕΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑ «το πώς θα ΕΝΕΡΓΗΣΕΙ ο αναγνώστης» 4. ΚΑΛΗ ΘΕΛΗΣΗ «το πώς ΑΙΣΘΑΝΕΤΑΙ ο αναγνώστης» → η ΕΜΦΑΝΙΣΗ είναι το ΠΡΩΤΟ κριτήριο, αλλά ΜΟΝΟ ΤΟ ΠΡΩΤΟ: ανοίγει τον δρόμο, δεν κλείνει τη συμφωνίαΟι απαιτήσεις του φακέλου (§6.5.3): Ο φάκελος πρέπει να φέρει ΣΤΟ ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΠΑΝΩ ΜΕΡΟΣ ΤΗΝ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΤΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ. Στο ΚΑΤΩ ΔΕΞΙΟ ΜΕΡΟΣ γράφεται ΤΟ ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΚΑΙ Η ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ … αναγράφεται, όταν είναι απαραίτητο, η ένδειξη «ΣΥΣΤΗΜΕΝΗ», «ΕΠΕΙΓΟΥΣΑ» (EXPRESS), κτλ., και στο ΠΑΝΩ ΔΕΞΙΟ ΜΕΡΟΣ τοποθετείται το ΓΡΑΜΜΑΤΟΣΗΜΟ. Η διεύθυνση πληκτρολογείται ή εκτυπώνεται, σε μορφή ΚΑΘΕΤΗ Ή ΔΙΑΓΩΝΙΑ. Ο θυριδωτός φάκελος: δε χρειάζεται να γραφτεί η διεύθυνση του παραλήπτη. Πρέπει όμως το επιστολόχαρτο να γραφτεί και να διπλωθεί ΚΑΤΑΛΛΗΛΑ — εδώ εσωτερική και εξωτερική εμφάνιση συνδέονται άμεσα. Το συμπέρασμα: ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται ΚΑΙ ΣΤΙΣ ΔΥΟ, αφού η εξωτερική εξασφαλίζει την παράδοση και την πρώτη εντύπωση, ενώ η εσωτερική την κατανόηση και την πειστικότητα — και οι δύο μαζί χαρακτηρίζουν την επιχείρηση.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Κατά το βιβλίο, η καλή εμφάνιση της εμπορικής επιστολής αποτελεί βασικό στοιχείο της επιχείρησης, γιατί τη χαρακτηρίζει, και αναφέρεται τόσο στην εξωτερική όσο και στην εσωτερική εμφάνιση. Προσοχή επομένως πρέπει να δίνεται και στις δύο, με διαφορετική όμως λειτουργία η καθεμία. Η εξωτερική εμφάνιση αφορά τον φάκελο, ο οποίος αποτελεί τη συσκευασία της επιστολής, προστατεύει το περιεχόμενο και φέρει την επωνυμία του αποστολέα πάνω αριστερά, τα στοιχεία του παραλήπτη κάτω δεξιά, τις τυχόν ενδείξεις συστημένη ή επείγουσα και το γραμματόσημο πάνω δεξιά. Η εξωτερική εμφάνιση δημιουργεί την πρώτη εντύπωση, πριν καν ανοιχθεί η επιστολή, και εξασφαλίζει την ορθή παράδοση. Η εσωτερική εμφάνιση όμως είναι εκείνη που κρίνει το αποτέλεσμα, γιατί εκεί ο παραλήπτης διαβάζει και αποφασίζει, σύμφωνα με τα τέσσερα ποιοτικά κριτήρια, δηλαδή την εμφάνιση, το περιεχόμενο, την πειστικότητα και την καλή θέληση.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 6 — Το μέρος προ του κυρίως κειμένου
Ερώτηση: Ποια στοιχεία αποτελούν το μέρος προ του κυρίως κειμένου; Εξηγήστε το καθένα χωριστά.
Απάντηση:
- Η δομή (§6.5.7, σελ. 193): Το περιεχόμενο της εμπορικής επιστολής χωρίζεται σε ΤΡΙΑ ΜΕΡΗ … 1. Το μέρος πριν από το κυρίως κείμενο ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ:
α. Την ΕΠΙΚΕΦΑΛΙΔΑ β. Τον ΤΟΠΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ σύνταξης ή έκδοσης γ. Το ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΤΟΥ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ δ. ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ ΕΙΔΙΚΗΣ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗΣ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ε. Το ΘΕΜΑ ή την ΠΕΡΙΛΗΨΗ στ. ΣΧΕΤΙΚΑ ζ. ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ η. ΑΝΑΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ υπόψη του οποίου πρέπει να τεθεί η επιστολήα. ΕΠΙΚΕΦΑΛΙΔΑ: Καταλαμβάνει ΤΟ ΠΑΝΩ ΜΕΡΟΣ ΤΟΥ ΕΠΙΣΤΟΛΟΧΑΡΤΟΥ προς τα αριστερά ή τα δεξιά ή το μέσο και περιλαμβάνει ΤΗΝ ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ, ΤΟΥΣ ΑΡΙΘΜΟΥΣ ΤΗΛΕΦΩΝΩΝ, ΤΕΛΕΞ ΚΑΙ ΦΑΞ, ως και ΔΙΑΦΟΡΑ ΣΥΝΘΗΜΑΤΑ (διαφημιστικά και άλλα). Πολλές φορές και η χρονολογία ίδρυσης, το όνομα του συντάκτη και άλλες ενδείξεις. Ο σχεδιασμός της … ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΗ ΕΡΓΑΣΙΑ. β. ΤΟΠΟΣ ΚΑΙ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: αποτελούν ΤΟ ΔΕΙΚΤΗ ΤΟΥ ΔΕΞΙΟΥ ΠΕΡΙΘΩΡΙΟΥ, γι' αυτό πρέπει να υπολογίζεται η ακριβής θέση τους ΠΡΙΝ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΘΕΙ Η ΕΠΙΣΤΟΛΗ. Συνήθως, η ημερομηνία γράφεται ΣΤΗΝ ΕΥΘΕΙΑ ΤΗΣ ΤΕΛΕΥΤΑΙΑΣ ΣΕΙΡΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΚΕΦΑΛΙΔΑΣ ή ένα διάστημα κάτω … Συνηθίζεται ΜΕΤΑ ΤΟΝ ΤΟΠΟ ΝΑ ΣΗΜΕΙΩΝΕΤΑΙ ΚΟΜΜΑ (,). γ. ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ: ΚΑΤΩ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΚΕΦΑΛΙΔΑ ΚΑΙ ΑΡΙΣΤΕΡΑ, σπανιότερα δεξιά ή στο μέσο … και Η ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΤΟΥ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ … σε ΔΙΑΓΩΝΙΑ ΔΙΑΤΑΞΗ Ή ΚΑΘΕΤΗ. Οι τίτλοι δακτυλογραφούνται ΣΥΝΤΕΤΜΗΜΕΝΑ Ή ΟΛΟΓΡΑΦΩΣ: Κύριο ή Κο · Κυρίους · Κυρία ή Κα · Δεσποινίδα ή Δίδα · Αδελφοί ή Αφοί · Δόκτορα ή Δρα. δ. ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ ΕΙΔΙΚΗΣ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗΣ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗΣ: καθορίζουν την ειδική μεταχείριση του εγγράφου — π.χ. ΣΥΣΤΗΜΕΝΗ, ΕΠΕΙΓΟΥΣΑ (EXPRESS), ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ, ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΩΣ. ε. ΘΕΜΑ Ή ΠΕΡΙΛΗΨΗ: δηλώνει με μία φράση το αντικείμενο, ώστε ο παραλήπτης να κατευθύνει αμέσως την επιστολή στο αρμόδιο τμήμα και να αρχειοθετηθεί σωστά — π.χ. ΘΕΜΑ: «Εκτέλεση παραγγελίας». στ. ΣΧΕΤΙΚΑ: αναφέρει τα προηγούμενα έγγραφα με τα οποία συνδέεται — π.χ. ΣΧΕΤΙΚΑ: Η 899/18-4-19.. Αντιστοιχεί στη στήλη «Σχετικοί αριθμοί» του βιβλίου πρωτοκόλλου (κεφ. 4, §4.5.1 ε). ζ. ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ: Οι επιστολές … ΚΑΤΑΧΩΡΙΖΟΝΤΑΙ ΣΤΟ ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΚΑΙ ΠΑΙΡΝΟΥΝ ΕΝΑΝ ΑΡΙΘΜΟ, Ο ΟΠΟΙΟΣ ΜΑΖΙ ΜΕ ΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΤΟ ΘΕΜΑ ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΤΗΝ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ. η. ΑΝΑΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ: η ένδειξη «ΥΠΟΨΗ κ. …», ώστε η επιστολή να φτάσει στο συγκεκριμένο στέλεχος μέσα σε μεγάλη επιχείρηση, χωρίς να χαρακτηρίζεται «προσωπική» κατά τη διαβάθμιση. ΤΟ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (σελ. 209, κλασικό σύστημα):
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ Ο.Ε. ΔΑΣΚΑΛΟΠΟΥΛΟΣ ΙΩΑΝΝΗΣ Πετμεζά 115 115 42 ΚΙΑΤΟ - ΚΟΡΙΝΘΙΑΣ ΤΗΛ.: 0742-28749 Κιάτο, 15 Μαΐου 19.. FAX.: 0742-28748 ΑΡ. ΠΡΩΤ.: 582 «ΗΛΕΚΤΡΟΝ Α.Ε.» Α. ΠΑΠΑΝΔΡΕΟΥ 35 187 32 ΠΕΙΡΑΙΑΣ ΘΕΜΑ : «Εκτέλεση παραγγελίας» ΣΧΕΤΙΚΑ : Η 899/18-4-19..
Σύνοψη: (ενδεικτική) Το μέρος πριν από το κυρίως κείμενο περιλαμβάνει οκτώ στοιχεία. Πρώτον, την επικεφαλίδα, που καταλαμβάνει το πάνω μέρος του επιστολόχαρτου και περιέχει την επωνυμία και τη διεύθυνση της επιχείρησης, τα τηλέφωνα, το τέλεξ και το φαξ και τυχόν συνθήματα. Δεύτερον, τον τόπο και την ημερομηνία σύνταξης, που αποτελούν τον δείκτη του δεξιού περιθωρίου και γράφονται συνήθως στην ευθεία της τελευταίας σειράς της επικεφαλίδας. Τρίτον, το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία του παραλήπτη με τη διεύθυνσή του, κάτω από την επικεφαλίδα και αριστερά, σε κάθετη ή διαγώνια διάταξη. Τέταρτον, τις ενδείξεις ειδικής ταχυδρομικής μεταχείρισης, όπως συστημένη ή επείγουσα. Πέμπτον, το θέμα ή την περίληψη, που δηλώνει με μια φράση το αντικείμενο. Έκτον, τα σχετικά, δηλαδή τα προηγούμενα έγγραφα με τα οποία συνδέεται. Έβδομον, τον αριθμό πρωτοκόλλου, ο οποίος μαζί με την ημερομηνία και το θέμα αποτελεί την ταυτότητα του εγγράφου. Όγδοον, την αναγραφή του προσώπου υπόψη του οποίου πρέπει να τεθεί η επιστολή.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 7 — Φράσεις φιλοφρόνησης
Ερώτηση: Δώστε μερικές φράσεις φιλοφρόνησης.
Απάντηση:
- Η θέση της (§6.5.7, μέρος 2 δ, σελ. 202): Η ΦΙΛΟΦΡΟΝΗΣΗ ΓΡΑΦΕΤΑΙ ΣΥΝΗΘΩΣ 2 ΚΑΘΕΤΑ ΔΙΑΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΤΩ ΑΠΟ ΤΟ ΚΥΡΙΩΣ ΚΕΙΜΕΝΟ ΣΤΟ ΔΕΞΙ ΜΕΡΟΣ ΚΑΙ ΤΕΛΕΙΩΝΕΙ ΣΤΗΝ ΙΔΙΑ ΚΑΘΕΤΗ ΕΥΘΕΙΑ ΜΕ ΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ.
Ο ρόλος της: Η φιλοφρόνηση, που ΕΚΦΡΑΖΕΙ ΤΑ ΑΙΣΘΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ ΠΡΟΣ ΤΟΝ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ, ΕΞΑΡΤΑΤΑΙ ΑΠΟ ΤΙΣ ΣΧΕΣΕΙΣ ΤΟΥΣ καθώς επίσης και από ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΚΟΠΟ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ.
ΟΙ ΦΡΑΣΕΙΣ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ — Χρησιμοποιούνται, συνήθως, φράσεις όπως:
● ΜΕ (ΙΔΙΑΙΤΕΡΗ) ΤΙΜΗ ● ΜΕ ΕΚΤΙΜΗΣΗ ● ΜΕ ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΗ ΤΙΜΗ ● ΜΕ ΥΠΟΛΗΨΗ ● ΜΕ ΠΡΟΘΥΜΙΑ ● ΠΑΝΤΟΤΕ ΠΡΟΘΥΜΟΙ ΓΙΑ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ● ΦΙΛΙΚΟΤΑΤΑ ● ΜΕ ΦΙΛΙΚΟΥΣ ΧΑΙΡΕΤΙΣΜΟΥΣΗ επιλογή κατά περίπτωση
ΤΥΠΙΚΗ - ΑΥΣΤΗΡΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΣΧΕΣΗ «Με τιμή» · «Με εξαιρετική τιμή» · «Με υπόληψη» → πρώτη επαφή, επιστολή προς αρχή ή ανώτερο ΚΑΘΙΕΡΩΜΕΝΗ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ «Με εκτίμηση» · «Με προθυμία» ΠΡΟΩΘΗΣΗ - ΔΙΑΘΕΣΗ ΓΙΑ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ «Πάντοτε πρόθυμοι για συνεργασία» → κατάλληλη σε εγκύκλιο ή προσφορά ΣΤΕΝΗ - ΜΑΚΡΟΧΡΟΝΙΑ ΣΧΕΣΗ «Φιλικότατα» · «Με φιλικούς χαιρετισμούς»Η διάκριση από το ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ (§6.5.7, μέρος 2 γ, σελ. 201): το κλείσιμο είναι στερεότυπες φράσεις που ανήκουν ακόμη στο κυρίως κείμενο, ενώ η φιλοφρόνηση έπεται και μπαίνει δεξιά:
ΦΡΑΣΕΙΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ (αυτούσια, σελ. 201) ● «Περιμένουμε απάντησή σας, νέα σας ή ειδήσεις σας» ● «Σας ευχαριστούμε για την προτίμηση που μας δείχνετε» ● «Σας στέλνουμε τους φιλικούς μας χαιρετισμούς» ● «Έχουμε την ελπίδα ότι θα δεχτείτε τους όρους μας» ● «Περιμένουμε ευχάριστες ειδήσεις σας» ● «Ελπίζουμε σε μια μελλοντική συνεργασία» ● «Έχουμε την πεποίθηση ότι θα βρείτε τους όρους μας ευνοϊκούς» ● «Ζητήστε για το συμφέρον σας τιμές και όρους συνεργασίας»Η αυτοματοποίηση: επειδή η φιλοφρόνηση είναι στοιχείο κοινό σε όλες τις επιστολές, το βιβλίο (§6.7.3) την αναφέρει ρητά ως τυπική περίπτωση Αυτόματου Κειμένου (Auto Text). Η παράλειψή της: στο αμερικάνικο σύστημα ΝΟΜΑ (§6.6, σελ. 208) ΠΑΡΑΛΕΙΠΕΤΑΙ Η ΠΡΟΣΦΩΝΗΣΗ ΚΑΙ Η ΦΙΛΟΦΡΟΝΗΣΗ.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η φιλοφρόνηση γράφεται συνήθως δύο κάθετα διαστήματα κάτω από το κυρίως κείμενο, στο δεξί μέρος, και τελειώνει στην ίδια κάθετη ευθεία με την ημερομηνία. Εκφράζει τα αισθήματα του αποστολέα προς τον παραλήπτη και εξαρτάται από τις σχέσεις τους, καθώς και από το περιεχόμενο και τον σκοπό της επιστολής. Χρησιμοποιούνται συνήθως οι φράσεις: Με ιδιαίτερη τιμή, Με εκτίμηση, Με εξαιρετική τιμή, Με υπόληψη, Με προθυμία, Πάντοτε πρόθυμοι για συνεργασία, Φιλικότατα και Με φιλικούς χαιρετισμούς. Οι πιο τυπικές, όπως το Με τιμή και το Με υπόληψη, ταιριάζουν σε αυστηρά επαγγελματική σχέση ή σε επιστολή προς αρχή, ενώ οι πιο οικείες, όπως το Φιλικότατα, ταιριάζουν σε μακροχρόνια συνεργασία. Στο σύστημα ΝΟΜΑ η φιλοφρόνηση παραλείπεται.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 8 — Το υστερόγραφο
Ερώτηση: Προκειμένου να συμπληρώσουμε τα στοιχεία που λησμονήσαμε να συμπεριλάβουμε στο κυρίως κείμενο, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε υστερόγραφο και γιατί;
Απάντηση:
- Η ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ ΕΙΝΑΙ ΟΧΙ — και η αιτιολογία δίνεται ρητά (σελ. 205):
Το υστερόγραφο ΠΡΟΣΤΙΘΕΤΑΙ ΓΙΑ ΝΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΕΙ ΚΑΠΟΙΑ ΤΥΧΟΝ ΠΑΡΑΛΕΙΨΗ ΤΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ. ΑΥΤΟ ΘΕΩΡΕΙΤΑΙ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ ΑΠΡΟΣΕΞΙΑΣ ΚΑΙ ΕΛΛΕΙΨΗΣ ΣΩΣΤΟΥ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ. ΓΙ' ΑΥΤΟ ΕΙΝΑΙ ΠΡΟΤΙΜΟΤΕΡΟ ΝΑ ΜΗΝ ΤΟ ΓΡΑΦΟΥΜΕ, ΑΛΛΑ, ΣΕ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΛΑΘΟΥΣ Ή ΠΑΡΑΛΕΙΨΗΣ, ΝΑ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΟΥΜΕ ΠΑΛΙ ΤΗΝ ΕΠΙΣΤΟΛΗ.
ΓΙΑΤΙ ΟΧΙ ● Το υστερόγραφο ΠΡΟΔΙΔΕΙ ΑΠΡΟΣΕΞΙΑ και ΕΛΛΕΙΨΗ ΣΩΣΤΟΥ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ● Θίγει το 1ο ποιοτικό κριτήριο (§6.5.2): ΤΗΝ ΕΜΦΑΝΙΣΗ — «το τι ΒΛΕΠΕΙ ο αναγνώστης» ● Και το 4ο: ΤΗΝ ΚΑΛΗ ΘΕΛΗΣΗ — «το πώς ΑΙΣΘΑΝΕΤΑΙ ο αναγνώστης»· η προχειρότητα δεν δημιουργεί «ΕΥΝΟΪΚΗ ΠΡΟΔΙΑΘΕΣΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ» ● Με τον ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΤΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ (κεφ. 5) η επαναπληκτρολόγηση ΔΕΝ ΚΟΣΤΙΖΕΙ ΤΙΠΟΤΑ: αρκεί να ΔΙΟΡΘΩΣΕΤΕ και να ΕΚΤΥΠΩΣΕΤΕ ξανά — το επιχείρημα της γραφομηχανής («κρίμα η σελίδα») ΔΕΝ ΙΣΧΥΕΙ ΠΛΕΟΝΗ ΜΟΝΗ ΕΠΙΤΡΕΠΤΗ ΧΡΗΣΗ — και είναι ΣΚΟΠΙΜΗ, όχι διορθωτική (αυτούσια): Υπάρχει όμως περίπτωση να χρησιμοποιηθεί ΟΤΑΝ ΕΠΙΘΥΜΟΥΜΕ ΝΑ ΕΠΙΣΤΗΣΟΥΜΕ ΤΗΝ ΠΡΟΣΟΧΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ ΣΕ ΕΝΑ ΣΠΟΥΔΑΙΟ ΣΗΜΕΙΟ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ. ΣΕ ΑΥΤΗ ΤΗΝ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΠΑΡΑΛΕΙΠΟΥΜΕ ΕΣΚΕΜΜΕΝΑ ΑΠΟ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟ ΣΗΜΕΙΟ ΠΟΥ ΘΕΛΟΥΜΕ ΝΑ ΤΟΝΙΣΟΥΜΕ ΚΑΙ ΤΟ ΓΡΑΦΟΥΜΕ ΜΕ ΤΗ ΜΟΡΦΗ ΤΟΥ ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟΥ.
Η ΑΝΤΙΘΕΣΗ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΟ ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ ξέχασα κάτι → ΑΠΟΡΡΙΠΤΕΤΑΙ ΣΚΟΠΙΜΟ ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ αφήνω κάτι ΕΞΩ ΕΠΙΤΗΔΕΣ, για να το ΤΟΝΙΣΩ → ΕΠΙΤΡΕΠΕΤΑΙΟι τυπικοί κανόνες γραφής του (αυτούσια): Το υστερόγραφο ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΚΑΛΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΕΝΟ ΚΑΙ ΝΑ ΣΥΝΔΕΕΤΑΙ ΑΠΟΛΥΤΑ ΜΕ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ. ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΕΙΤΑΙ ΚΑΤΩ ΑΠΟ ΤΗΝ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΑΡΧΙΖΕΙ ΑΠΟ ΤΟ ΑΡΙΣΤΕΡΟ ΜΕΡΟΣ. ΟΙ ΓΡΑΜΜΕΣ ΤΟΥ ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟΥ ΔΕΝ ΕΧΟΥΝ ΤΟ ΜΗΚΟΣ ΤΩΝ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΤΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΑΛΛΑ ΠΕΡΙΠΟΥ ΤΟ ΜΙΣΟ ΑΠΟ ΑΥΤΕΣ.
ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΘΕΣΗΣ (σελ. 205) Με πολλή εκτίμηση ……………………………… (υπογραφή) Υ.Γ. Σας υπενθυμίζουμε ότι η προσφορά ισχύει μέχρι την 30ή Ιουνίου. (γραμμές περίπου στο μισό μήκος του κειμένου)
Σύνοψη: (ενδεικτική) Όχι, το βιβλίο απορρίπτει αυτή τη χρήση. Το υστερόγραφο προστίθεται για να συμπληρώσει κάποια τυχόν παράλειψη του κειμένου, αυτό όμως θεωρείται χαρακτηριστικό απροσεξίας και έλλειψης σωστού σχεδιασμού της επιστολής. Γι' αυτό είναι προτιμότερο να μην το γράφουμε, αλλά σε περίπτωση λάθους ή παράλειψης να πληκτρολογούμε πάλι την επιστολή, κάτι που με τον επεξεργαστή κειμένου δεν έχει πλέον κανένα κόστος. Η προχειρότητα άλλωστε θίγει το πρώτο και το τέταρτο ποιοτικό κριτήριο, δηλαδή την εμφάνιση και την καλή θέληση. Υπάρχει όμως μία επιτρεπτή περίπτωση, όταν επιθυμούμε να επιστήσουμε την προσοχή του παραλήπτη σε ένα σπουδαίο σημείο. Τότε παραλείπουμε εσκεμμένα από το κείμενο το σημείο που θέλουμε να τονίσουμε και το γράφουμε ως υστερόγραφο. Το υστερόγραφο πληκτρολογείται κάτω από την υπογραφή, αρχίζει από το αριστερό μέρος και οι γραμμές του έχουν περίπου το μισό μήκος των υπολοίπων.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 9 — Τα συστήματα διάταξης
Ερώτηση: Ποια είναι τα συστήματα διάταξης των επιστολών; Ποιο προτιμάτε και γιατί;
Απάντηση:
- Τα τέσσερα συστήματα (§6.6, σελ. 208, αυτούσια): Υπάρχουν ΤΕΣΣΕΡΑ ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΤΑΞΗΣ ΤΗΣ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ:
α. ΤΟ ΚΛΑΣΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ (ή ΚΛΙΜΑΚΩΤΟ) β. ΤΟ ΣΥΓΧΡΟΝΟ (ΚΑΘΕΤΟ) ΣΥΣΤΗΜΑ γ. ΤΟ ΜΕΙΚΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ (συνδυασμός κλασικού και σύγχρονου) δ. ΤΟ ΑΜΕΡΙΚΑΝΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΝΟΜΑ «από τα αρχικά του NATIONAL OFFICE MANAGEMENT ASSOCIATION που το καθιέρωσε»ΤΟ ΚΛΑΣΙΚΟ: ΔΙΔΕΙ ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΗ ΣΗΜΑΣΙΑ ΣΤΗΝ ΙΣΟΡΡΟΠΗΜΕΝΗ ΚΑΙ ΑΡΜΟΝΙΚΗ ΔΙΑΤΑΞΗ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΠΑΝΩ ΣΤΟ ΕΠΙΣΤΟΛΟΧΑΡΤΟ, ΣΤΗΝ ΤΗΡΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΩΝ, ΠΕΡΙΘΩΡΙΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΣΤΗΜΑΤΩΝ και, γενικότερα, ΣΤΗΝ ΕΠΙΜΕΛΗΜΕΝΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ. ΤΟ ΣΥΓΧΡΟΝΟ: είναι ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΟ ΑΠΛΟ, ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΚΑΙ ΕΥΚΟΛΟ. ΟΛΑ ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΓΡΑΦΟΝΤΑΙ ΚΑΘΕΤΑ ΞΕΚΙΝΩΝΤΑΣ ΑΠΟ ΑΡΙΣΤΕΡΑ. ΔΕΝ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ. ΜΙΑ ΠΑΡΑΛΛΑΓΗ ΤΟΥ … είναι εκείνη στην οποία Η ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΤΟΠΟΘΕΤΕΙΤΑΙ ΔΕΞΙΑ, και αυτό για να ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΟΜΑΣΤΕ ΣΤΗΝ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Ή ΤΗΝ ΑΝΕΥΡΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ. ΤΟ ΜΕΙΚΤΟ: είναι ΕΝΑΣ ΣΥΝΔΥΑΣΜΟΣ ΤΩΝ ΔΥΟ ΠΡΟΑΝΑΦΕΡΘΕΝΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ. ΤΟ ΝΟΜΑ: Στο ΑΠΛΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΝΟΜΑ ΠΑΡΑΛΕΙΠΕΤΑΙ Η ΠΡΟΣΦΩΝΗΣΗ ΚΑΙ Η ΦΙΛΟΦΡΟΝΗΣΗ.
ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΤΑΞΗ ΤΑΧΥΤΗΤΑ ΥΦΟΣ ───────────────────────────────────────────────────────── ΚΛΑΣΙΚΟ κλιμακωτή, αργή — ΕΠΙΣΗΜΟ, ισορροπημένη απαιτεί ΕΠΙΜΕΛΗΜΕΝΟ μετρήσεις ΣΥΓΧΡΟΝΟ όλα ΚΑΘΕΤΑ γρήγορη — ΠΡΑΚΤΙΚΟ, από αριστερά χωρίς ΣΥΓΧΡΟΝΟ υπολογισμούς ΜΕΙΚΤΟ συνδυασμός μέτρια ΙΣΟΡΡΟΠΗΜΕΝΟ ΝΟΜΑ κάθετη, ΧΩΡΙΣ ταχύτατη ΑΠΡΟΣΩΠΟ, προσφώνηση και ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΟ φιλοφρόνησηΤΟ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΤΟΥ ΚΛΑΣΙΚΟΥ (σελ. 209): επικεφαλίδα αριστερά, τόπος-ημερομηνία και ΑΡ. ΠΡΩΤ. δεξιά, παραλήπτης αριστερά, ΘΕΜΑ και ΣΧΕΤΙΚΑ, προσφώνηση «Κύριοι,», παράγραφοι με εσοχή, φιλοφρόνηση και υπογραφή δεξιά. Η ΠΡΟΤΙΜΗΣΗ — τεκμηριωμένη επιλογή (η ερώτηση ζητά προσωπική τοποθέτηση· ενδεικτικά):
ΠΡΟΤΙΜΩ ΤΟ ΣΥΓΧΡΟΝΟ (ΚΑΘΕΤΟ) με την ΠΑΡΑΛΛΑΓΗ ΤΗΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ ΔΕΞΙΑ, γιατί: 1. ΤΑΧΥΤΗΤΑ — «ΔΕΝ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ» → υπηρετεί την ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΡΧΗ (κεφ. 1, §1.9): μέγιστο αποτέλεσμα με την ελάχιστη προσπάθεια 2. ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ — η ημερομηνία δεξιά «για να ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΟΜΑΣΤΕ ΣΤΗΝ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ Ή ΤΗΝ ΑΝΕΥΡΕΣΗ» → συνδέεται άμεσα με το ΧΡΟΝΟΛΟΓΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ταξινόμησης (κεφ. 3) 3. ΣΥΜΒΑΤΟΤΗΤΑ ΜΕ ΤΟΝ Η/Υ — η κάθετη διάταξη είναι η ΠΡΟΕΠΙΛΟΓΗ του επεξεργαστή κειμένου και συνδυάζεται άψογα με ΚΕΦΑΛΙΔΑ και ΑΥΤΟΜΑΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ (§6.7) 4. ΔΙΑΤΗΡΕΙ την ΠΡΟΣΦΩΝΗΣΗ και τη ΦΙΛΟΦΡΟΝΗΣΗ, σε αντίθεση με το ΝΟΜΑ → δεν θυσιάζει την ΚΑΛΗ ΘΕΛΗΣΗ, το 4ο ποιοτικό κριτήριο ΠΟΤΕ ΟΜΩΣ ΤΟ ΚΛΑΣΙΚΟ: σε επίσημη αλληλογραφία προς δημόσιες αρχές ή σε επιστολές που χαρακτηρίζουν το ΚΥΡΟΣ της επιχείρησης
Σύνοψη: (ενδεικτική) Υπάρχουν τέσσερα συστήματα διάταξης της εμπορικής επιστολής. Το κλασικό ή κλιμακωτό, το οποίο δίνει μεγαλύτερη σημασία στην ισορροπημένη και αρμονική διάταξη των στοιχείων, στην τήρηση παραγράφων, περιθωρίων και διαστημάτων και στην επιμελημένη παρουσίαση. Το σύγχρονο ή κάθετο, που είναι απλό, πρακτικό και εύκολο, αφού όλα τα στοιχεία γράφονται κάθετα ξεκινώντας από αριστερά και δεν απαιτούνται μετρήσεις και υπολογισμοί, με μια παραλλαγή στην οποία η ημερομηνία τοποθετείται δεξιά για να διευκολύνεται η αρχειοθέτηση. Το μεικτό, που είναι συνδυασμός των δύο προηγουμένων. Και το αμερικάνικο ΝΟΜΑ, από τα αρχικά του National Office Management Association, στο οποίο παραλείπεται η προσφώνηση και η φιλοφρόνηση. Ενδεικτικά προτιμάται το σύγχρονο με την ημερομηνία δεξιά, γιατί εξοικονομεί χρόνο, διευκολύνει την αρχειοθέτηση, ταιριάζει με τις προεπιλογές του επεξεργαστή κειμένου και διατηρεί την προσφώνηση και τη φιλοφρόνηση, σε αντίθεση με το ΝΟΜΑ. Για επίσημη αλληλογραφία προς δημόσιες αρχές προτιμάται το κλασικό.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 10 — Σημεία προσοχής κατά τη σύνταξη
Ερώτηση: Ποια σημεία πρέπει να προσέχουμε όταν γράφουμε μια επιστολή;
Απάντηση:
- ΟΙ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ (§6.5.4, σελ. 191, αυτούσια): Για τη σύνταξη της εμπορικής επιστολής (προσωπικής ή εγκυκλίου) ισχύουν οι παρακάτω βασικές προϋποθέσεις:
α. Η ΥΠΑΡΞΗ ΤΟΥ ΚΑΤΑΛΛΗΛΟΥ ΕΠΙΣΤΟΛΟΧΑΡΤΟΥ β. Η ΥΠΑΡΞΗ ΤΟΥ Ή ΤΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΟΥ Ή ΤΟΥ ΕΙΔΙΚΟΥ ΣΥΝΤΑΚΤΗ ΤΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ γ. Η ΤΗΡΗΣΗ ΤΩΝ ΑΡΧΩΝ ΠΟΥ ΔΙΕΠΟΥΝ ΤΗ ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ δ. Η ΓΝΩΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΤΑΞΗΣ ΤΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΑΛΛΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ (§6.5.5, σελ. 191, αυτούσια): Η επιστολή πρέπει να έχει ΕΥΧΑΡΙΣΤΗ ΕΜΦΑΝΙΣΗ, και το περιεχόμενό της να έχει ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝ, ΣΑΦΗΝΕΙΑ ΚΑΙ ΑΠΛΟΤΗΤΑ, και να είναι ΑΠΑΛΛΑΓΜΕΝΟ ΑΠΟ ΛΕΞΕΙΣ ΑΜΦΙΣΒΗΤΟΥΜΕΝΗΣ ΣΗΜΑΣΙΑΣ. ΝΑ ΑΠΟΦΕΥΓΟΝΤΑΙ ΟΙ ΜΑΚΡΟΣΚΕΛΕΙΣ ΦΡΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΤΑ ΠΕΡΙΤΤΑ ΛΟΓΙΑ, γιατί ΜΑΛΛΟΝ ΣΥΓΧΥΣΗ ΚΑΙ ΑΜΦΙΒΟΛΙΕΣ ΠΡΟΚΑΛΟΥΝ ΠΑΡΑ ΣΑΦΗ ΑΝΤΙΛΗΨΗ ΤΟΥ ΘΕΜΑΤΟΣ. Επίσης, το περιεχόμενο της επιστολής πρέπει να είναι ΣΥΝΤΟΜΟ ΚΑΙ ΜΕ ΕΥΓΕΝΙΚΟ ΥΦΟΣ ΔΟΣΜΕΝΟ, γιατί Η ΕΥΓΕΝΕΙΑ ΕΠΗΡΕΑΖΕΙ ΕΥΜΕΝΩΣ ΤΟΝ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ με αποτέλεσμα να βλέπει ΜΕ ΣΥΜΠΑΘΕΙΑ ΚΑΙ ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΤΟΝ ΑΠΟΣΤΟΛΕΑ. Το περιεχόμενο, τέλος, πρέπει να είναι ΚΑΘΑΡΟΓΡΑΜΜΕΝΟ, ΟΡΘΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ ΚΑΙ ΚΑΛΑ ΣΥΝΤΑΓΜΕΝΟ. ΤΑ ΤΕΣΣΕΡΑ ΠΟΙΟΤΙΚΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ (§6.5.2, σελ. 184) — συμβάλλουν στη ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΥΝΟΪΚΗΣ ΠΡΟΔΙΑΘΕΣΗΣ ΤΟΥ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ:
1. ΕΜΦΑΝΙΣΗ «το τι ΒΛΕΠΕΙ ο αναγνώστης» 2. ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ «το τι ΔΙΑΒΑΖΕΙ ο αναγνώστης» 3. ΠΕΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑ «το πώς θα ΕΝΕΡΓΗΣΕΙ ο αναγνώστης» 4. ΚΑΛΗ ΘΕΛΗΣΗ «το πώς ΑΙΣΘΑΝΕΤΑΙ ο αναγνώστης»ΤΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ ΤΟΥ ΣΥΝΤΑΚΤΗ (§6.5.6, σελ. 192): Οποιοσδήποτε και εάν είναι ο αλληλογράφος ή ο συντάκτης των επιστολών πρέπει να συγκεντρώνει τα εξής βασικά προσόντα: α. Να ΓΝΩΡΙΖΕΙ ΠΟΛΥ ΚΑΛΑ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ, δηλαδή ΟΛΗ ΤΗΝ ΕΚΤΑΣΗ ΤΩΝ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΤΗΣ ΚΑΙ ΤΙΣ ΣΥΝΑΛΛΑΚΤΙΚΕΣ ΤΗΣ ΣΥΝΗΘΕΙΕΣ. β. Να ΓΝΩΡΙΖΕΙ ΠΟΛΥ ΚΑΛΑ ΤΑ ΒΑΣΙΚΑ ΓΝΩΡΙΣΜΑΤΑ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ. γ. Να ΚΑΤΑΝΟΕΙ ΑΠΟΛΥΤΑ ΤΟ ΘΕΜΑ στο οποίο θα αναφέρεται το έγγραφο. δ. Να ΔΙΑΘΕΤΕΙ ΠΛΟΥΣΙΟ ΛΕΞΙΛΟΓΙΟ ΚΑΙ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΙ ΠΟΛΥ ΚΑΛΑ ΒΑΣΙΚΟΥΣ ΓΡΑΜΜΑΤΙΚΟΥΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΑΚΤΙΚΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ. ΣΥΝΟΨΗ ΤΩΝ ΣΗΜΕΙΩΝ ΠΡΟΣΟΧΗΣ
ΠΡΙΝ ΓΡΑΨΩ κατάλληλο ΕΠΙΣΤΟΛΟΧΑΡΤΟ · ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ του θέματος · έλεγχος των ΣΧΕΤΙΚΩΝ εγγράφων · ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, ώστε να μη χρειαστεί ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ ΚΑΘΩΣ ΓΡΑΦΩ ΣΑΦΗΝΕΙΑ και ΑΠΛΟΤΗΤΑ · ΚΑΜΙΑ λέξη αμφισβητούμενης σημασίας · ΟΧΙ μακροσκελείς φράσεις και περιττά λόγια · ΣΥΝΤΟΜΙΑ · ΕΥΓΕΝΙΚΟ ΥΦΟΣ · σωστή ΔΙΑΤΑΞΗ των στοιχείων ΠΡΙΝ ΣΤΕΙΛΩ ΚΑΘΑΡΟΓΡΑΜΜΕΝΟ, ΟΡΘΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ, ΚΑΛΑ ΣΥΝΤΑΓΜΕΝΟ · ΠΡΟΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ (κεφ. 5, §5.21) · ΥΠΟΓΡΑΦΗ · ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ · ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ · σωστός ΦΑΚΕΛΟΣ και ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ
Σύνοψη: (ενδεικτική) Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής πρέπει να προσέχουμε τα εξής. Ως προϋποθέσεις, την ύπαρξη του κατάλληλου επιστολόχαρτου, την ύπαρξη του αλληλογράφου ή ειδικού συντάκτη, την τήρηση των αρχών που διέπουν τη σύνταξη και τη γνώση της διάταξης του περιεχομένου και των στοιχείων. Ως προς το περιεχόμενο, η επιστολή πρέπει να έχει ευχάριστη εμφάνιση, ενδιαφέρον, σαφήνεια και απλότητα, να είναι απαλλαγμένη από λέξεις αμφισβητούμενης σημασίας και να αποφεύγει τις μακροσκελείς φράσεις και τα περιττά λόγια, γιατί προκαλούν σύγχυση και αμφιβολίες. Πρέπει επίσης να είναι σύντομη και με ευγενικό ύφος, γιατί η ευγένεια επηρεάζει ευμενώς τον παραλήπτη, καθώς και καθαρογραμμένη, ορθογραφημένη και καλά συνταγμένη. Όλα αυτά υπηρετούν τα τέσσερα ποιοτικά κριτήρια, δηλαδή την εμφάνιση, το περιεχόμενο, την πειστικότητα και την καλή θέληση. Τέλος, ο συντάκτης οφείλει να γνωρίζει το αντικείμενο της επιχείρησης, τα γνωρίσματα των εμπορικών συναλλαγών, να κατανοεί απόλυτα το θέμα και να διαθέτει πλούσιο λεξιλόγιο και γνώση των γραμματικών και συντακτικών κανόνων.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 11 — Εισαγωγή της επωνυμίας και των στοιχείων
Ερώτηση: Με ποιους τρόπους μπορείτε να εισαγάγετε σε μια επιστολή την επωνυμία και τα στοιχεία της επιχείρησης;
Απάντηση:
- Η υποχρέωση (§6.7.1, σελ. 211): Σε μια εμπορική επιστολή ΠΡΕΠΕΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΩΣ ΝΑ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΑΙ Η ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΚΑΙ ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ.
ΟΙ ΤΡΕΙΣ ΤΡΟΠΟΙ (αυτούσια): Αυτό γίνεται:
1. «είτε ΜΕ ΠΡΟΤΥΠΩΜΕΝΗ ΣΕΛΙΔΑ, οπότε εσείς χρειάζεται ΜΟΝΟ ΝΑ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΕΤΕ ΤΗΝ ΕΠΙΣΤΟΛΗ» 2. «είτε ΜΕ ΤΗΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΕΦΑΛΙΔΑΣ ΠΟΥ ΘΑ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΕΤΕ ΜΟΝΟΙ ΣΑΣ» 3. «είτε ΜΕ ΑΠΛΗ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ»Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΤΗΣ ΚΕΦΑΛΙΔΑΣ (αυτούσια, σελ. 211): Στην περίπτωση που θέλετε να εισαγάγετε επικεφαλίδα, ΠΗΓΑΙΝΕΤΕ ΣΤΟ ΜΕΝΟΥ ΠΡΟΒΟΛΗ (VIEW) ΚΑΙ ΕΠΙΛΕΓΕΤΕ ΤΗΝ ΕΝΤΟΛΗ ΚΕΦΑΛΙΔΕΣ - ΥΠΟΣΕΛΙΔΑ (HEADERS AND FOOTERS). Αμέσως, στο επάνω μέρος της επιστολής, ΕΜΦΑΝΙΖΕΤΑΙ ΕΝΑ ΠΛΑΙΣΙΟ ΜΕ ΔΙΑΚΕΚΟΜΜΕΝΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ, στο οποίο ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΕΙΤΕ ΤΗΝ ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ, ΣΥΝΗΘΩΣ ΜΕ ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΚΑΙ ΕΝΤΟΝΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ, ΚΑΙ ΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΚΡΙΒΩΣ ΑΠΟ ΚΑΤΩ, ΜΕ ΜΙΚΡΟΤΕΡΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ ΚΑΙ ΜΕ ΠΛΑΓΙΑ ΓΡΑΦΗ. Στο κάτω μέρος του πλαισίου ΥΠΑΡΧΕΙ ΜΙΑ ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ ΜΕ ΕΙΚΟΝΙΔΙΑ, με τα οποία μπορείτε να εκτελέσετε ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ.
ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΤΩΝ ΤΡΙΩΝ ΤΡΟΠΩΝ ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑ ───────────────────────────────────────────────────────── ΠΡΟΤΥΠΩΜΕΝΗ ΑΡΙΣΤΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΚΟΣΤΟΣ εκτύπωσης, ΣΕΛΙΔΑ εκτύπωσης· κύρος· αποθέματα άχρηστα καμία πληκτρολόγηση αν αλλάξουν στοιχεία ΚΕΦΑΛΙΔΑ ΑΥΤΟΜΑΤΑ σε ΚΑΘΕ απαιτεί μία φορά (Headers and σελίδα· εύκολη διαμόρφωση Footers) ΑΛΛΑΓΗ στοιχείων· αποθηκεύεται στο ΠΡΟΤΥΠΟ ΑΠΛΗ ΑΜΕΣΗ, χωρίς ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ σε κάθε ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΗ προετοιμασία επιστολή· κίνδυνος ΛΑΘΩΝ και ΑΝΟΜΟΙΟΜΟΡΦΙΑΣΤο υπόδειγμα κεφαλίδας του βιβλίου (σελ. 211):
ΝΑΥΠΗΓΕΙΑ ΕΛΕΥΣΙΝΑΣ Α.Ε. Παλαιολόγου 28 Τ.Κ. 138 45 ΕΛΕΥΣΙΝΑ ΤΗΛ: 4321567-11 FAX: 4321565 ──────────────────────────────────────────────── Ελευσίνα, 6 Αυγούστου 1999 Αρ. Πρωτ: Προς ΧΥΤΗΡΙΑ Α.Ε. ΒΙΤΩΛΙΩΝ 28 Τ.Κ. 132 68 ΘΗΒΑ ΘΕΜΑ: «Ζήτηση χρόνου παράδοσης και προσφοράς εμπορευμάτων»Η σύνδεση με την ΕΠΙΚΕΦΑΛΙΔΑ (§6.5.7, σελ. 193): όποιος τρόπος και αν επιλεγεί, το περιεχόμενο παραμένει το ίδιο — ΤΗΝ ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ, ΤΟΥΣ ΑΡΙΘΜΟΥΣ ΤΗΛΕΦΩΝΩΝ, ΤΕΛΕΞ ΚΑΙ ΦΑΞ, ως και ΔΙΑΦΟΡΑ ΣΥΝΘΗΜΑΤΑ. Η τέταρτη δυνατότητα: η κεφαλίδα μπορεί να αποθηκευτεί ως ΑΥΤΟΜΑΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ (§6.7.3) και να εισάγεται με ένα πλήκτρο σε κάθε νέα επιστολή.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Σε μια εμπορική επιστολή πρέπει απαραιτήτως να αναφέρονται η επωνυμία και τα στοιχεία της επιχείρησης. Αυτό γίνεται με τρεις τρόπους. Πρώτον, με προτυπωμένη σελίδα, οπότε χρειάζεται μόνο να πληκτρολογηθεί η επιστολή. Δεύτερον, με την εισαγωγή κεφαλίδας που θα διαμορφώσετε μόνοι σας. Τρίτον, με απλή πληκτρολόγηση των στοιχείων. Στην περίπτωση της κεφαλίδας πηγαίνετε στο μενού Προβολή και επιλέγετε την εντολή Κεφαλίδες και Υποσέλιδα. Αμέσως στο επάνω μέρος της επιστολής εμφανίζεται ένα πλαίσιο με διακεκομμένες γραμμές, στο οποίο πληκτρολογείτε την επωνυμία της επιχείρησης, συνήθως με κεφαλαία και έντονα γράμματα, και τα υπόλοιπα στοιχεία ακριβώς από κάτω, με μικρότερα γράμματα και πλάγια γραφή. Στο κάτω μέρος του πλαισίου υπάρχει μια γραμμή εργαλείων με εικονίδια για διάφορες χρήσιμες λειτουργίες. Η κεφαλίδα πλεονεκτεί, γιατί επαναλαμβάνεται αυτόματα σε κάθε σελίδα και αλλάζει εύκολα.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Ερώτηση 12 — Οι λέξεις και φράσεις που επαναλαμβάνονται
Ερώτηση: Πώς μπορείτε να εισάγετε στο κείμενο λέξεις ή φράσεις που επαναλαμβάνονται συχνά;
Απάντηση:
- Η απάντηση είναι το ΑΥΤΟΜΑΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ (§6.7.3, σελ. 213-214).
Το πρόβλημα (αυτούσια): Στις εμπορικές επιστολές, ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΚΟΙΝΑ ΣΕ ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ, ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΑ ΑΠΟ ΤΟ ΚΥΡΙΩΣ ΚΕΙΜΕΝΟ Ή ΤΟΝ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ, ΟΠΩΣ ΕΙΝΑΙ Η ΦΙΛΟΦΡΟΝΗΣΗ, Η ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ, ΤΟ ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΤΟΥ ΥΠΟΓΡΑΦΟΝΤΑ κ.ά.
Η λύση: Τα παραπάνω στοιχεία ΜΕΣΩ ΤΟΥ WORD ΜΠΟΡΕΙΤΕ ΝΑ ΤΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΕΤΕ ΣΕ ΟΣΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ ΘΕΛΕΤΕ, ΧΩΡΙΣ ΝΑ ΕΙΣΤΕ ΥΠΟΧΡΕΩΜΕΝΟΙ ΝΑ ΤΑ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΕΙΤΕ ΣΕ ΚΑΘΕ ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΧΩΡΙΣΤΑ.
Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ (αυτούσια): Η διαδικασία έχει ως εξής:
α) «ΓΡΑΦΕΤΕ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΠΟΥ ΘΕΛΕΤΕ ΚΑΙ ΤΟ ΔΙΑΜΟΡΦΩΝΕΤΕ» β) «ΜΑΥΡΙΖΕΤΕ ΤΟ ΔΙΑΜΟΡΦΩΜΕΝΟ ΚΕΙΜΕΝΟ» γ) «Από το μενού ΕΙΣΑΓΩΓΗ, επιλέγετε την εντολή ΑΥΤΟΜΑΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ (AUTO TEXT) και στο υπομενού επιλέγετε πάλι την εντολή ΑΥΤΟΜΑΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ» δ) «Στην καρτέλα που εμφανίζεται, στο πλαίσιο ΠΡΟΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ (PREVIEW), ΒΛΕΠΕΤΕ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΠΟΥ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΑΤΕ. Τοποθετείτε τον δρομέα στο πλαίσιο ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΩΝ ΑΥΤΟΜΑΤΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ, όπου έχει ήδη καταχωρηθεί η επιλογή σας»Η χρήση στη συνέχεια: κάθε φορά που χρειάζεται η φράση, ο χρήστης την ανακαλεί από τον κατάλογο των καταχωρήσεων — χωρίς επαναπληκτρολόγηση και χωρίς κίνδυνο λάθους. Τα τυπικά περιεχόμενα μιας βιβλιοθήκης Αυτόματου Κειμένου
ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΦΙΛΟΦΡΟΝΗΣΕΙΣ «Με τιμή» · «Με εκτίμηση» · «Με υπόληψη» ΠΡΟΣΦΩΝΗΣΕΙΣ «Κύριοι,» · «Αξιότιμε κύριε,» ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΚΑΙ ΙΔΙΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΥΠΟΓΡΑΦΟΝΤΑ ΦΡΑΣΕΙΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ (§6.5.7) «Περιμένουμε απάντησή σας…» · «Σας ευχαριστούμε για την προτίμηση…» · «Ελπίζουμε σε μια μελλοντική συνεργασία» ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΟΙ ΟΡΟΙ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ και ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΟΡΟΛΟΓΙΑ (CIF, FOB, COD — κεφ. 5, σελ. 176)Οι συμπληρωματικοί αυτοματισμοί του Word (§6.7):
§6.7.1 ΚΕΦΑΛΙΔΕΣ - ΥΠΟΣΕΛΙΔΑ (Headers and Footers) από το μενού ΠΡΟΒΟΛΗ (View) — η επικεφαλίδα επαναλαμβάνεται ΑΥΤΟΜΑΤΑ σε κάθε σελίδα §6.7.2 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΗΜΕΡΑΣ ΚΑΙ ΩΡΑΣ (Date and Time) «πηγαίνετε στο μενού ΕΙΣΑΓΩΓΗ (Insert) και επιλέξτε την εντολή ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΩΡΑ … ΑΥΤΟΜΑΤΩΣ τα στοιχεία αυτά εισάγονται στο κείμενο, στο σημείο που εσείς επιλέξατε» §5.25 ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (Replace) — για μαζική αλλαγή λέξης που ήδη επαναλαμβάνεται μέσα στο κείμενοΤο όφελος: εξοικονόμηση χρόνου, ομοιομορφία σε όλη την αλληλογραφία της επιχείρησης και αποφυγή λαθών — δηλαδή ακριβώς οι αυτοματισμοί που διαθέτει ο υπολογιστής και από τους οποίους, κατά το §5.2, ο άρτια καταρτισμένος χρήστης οφείλει να επωφελείται.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Οι λέξεις και φράσεις που επαναλαμβάνονται εισάγονται με τη λειτουργία του Αυτόματου Κειμένου. Στις εμπορικές επιστολές υπάρχουν στοιχεία κοινά σε όλες, ανεξάρτητα από το κυρίως κείμενο ή τον παραλήπτη, όπως η φιλοφρόνηση, η επωνυμία της επιχείρησης και το ονοματεπώνυμο του υπογράφοντα. Τα στοιχεία αυτά μπορείτε μέσω του Word να τα χρησιμοποιήσετε σε όσες επιστολές θέλετε, χωρίς να τα πληκτρολογείτε κάθε φορά χωριστά. Η διαδικασία έχει ως εξής: γράφετε το κείμενο που θέλετε και το διαμορφώνετε, μαυρίζετε το διαμορφωμένο κείμενο, από το μενού Εισαγωγή επιλέγετε την εντολή Αυτόματο Κείμενο και στο υπομενού πάλι την εντολή Αυτόματο Κείμενο, και στην καρτέλα που εμφανίζεται βλέπετε στο πλαίσιο Προεπισκόπηση το κείμενο που πληκτρολογήσατε, τοποθετώντας τον δρομέα στο πλαίσιο Εισαγωγή Καταχωρήσεων Αυτομάτου Κειμένου, όπου έχει ήδη καταχωρηθεί η επιλογή σας. Συμπληρωματικά χρησιμεύουν οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα, η εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας και η εντολή αντικατάστασης.
Κριτήρια αξιολόγησης:
