Λύσεις εφαρμογών κεφαλαίου 8 (σελ. 187-209) – ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ Γ΄ ΕΠΑΛ
Λύσεις εφαρμογών κεφαλαίου 8
Αναλυτικές λύσεις στη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων της «Ιωάννης Παππάς & Σία Ο.Ε.».
Η έννοια της μηχανοργάνωσης και το αυτοματοποιημένο λογιστήριο
Ερώτηση: 8.1.2 Τι είναι το αυτοματοποιημένο Λογιστήριο. Είναι ένα λογιστήριο στο οποίο οι λειτουργίες της οργάνωσης, του ελέγχου και του προγραμματισμού των οικονομικών γεγονότων γίνονται αυτόματα με την εισαγωγή των δεδομένων στο πληροφοριακό σύστημα. Να εξηγηθεί με το παράδειγμα του βιβλίου.
Απάντηση:
-
Η ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ (§8.1.1, σελ. 187, αυτούσια) Μηχανοργάνωση ονομάζουμε ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ (του ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ, του ΕΛΕΓΧΟΥ, της ΣΤΕΛΕΧΩΣΗΣ και της ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ της επιχείρησης) καθώς και ΤΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ τις οποίες πρέπει να κάνει μια επιχείρηση για να μπορεί να ΛΑΜΒΑΝΕΙ, να ΑΞΙΟΠΟΙΕΙ και να ΕΠΕΞΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ σε ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών.
ΤΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (§8.1.2, αυτούσια) Η έκδοση ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ενός ΔΕΛΤΙΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ - ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ ΠΩΛΗΣΗΣ σημαίνει: 1) ΤΗΝ ΕΚΔΟΣΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ και 2) ΤΗΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ: α) ΙΣΟΖΥΓΙΩΝ, β) ΚΑΘΟΛΙΚΩΝ, γ) ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ, δ) ΚΑΡΤΕΛΑΣ ΤΟΥ ΠΕΛΑΤΗ, ε) ΚΑΡΤΕΛΑΣ ΤΟΥ ΕΙΔΟΥΣ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ.
Η ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΜΕ ΤΟ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΩΝ ΚΕΦ. 5-6
ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ — μία πώληση της 4/11 απαιτεί: 1. ΣΥΝΤΑΞΗ του Δ.Α. - Τ/γίου Νο 1 (χειρόγραφα, τριπλότυπο) 2. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ στο Α.Η. ΠΩΛΗΣΕΩΝ 3. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ της ΚΑΡΤΕΛΑΣ ΤΟΥ ΠΕΛΑΤΗ (Α.Κ. Πελάτες) 4. ΣΤΟ ΤΕΛΟΣ ΤΟΥ ΜΗΝΑ συγκεντρωτική εγγραφή στο Σ.Η. 5. ΜΕΤΑΦΟΡΑ στο ΓΕΝΙΚΟ ΚΑΘΟΛΙΚΟ 6. ΣΥΝΤΑΞΗ ΙΣΟΖΥΓΙΩΝ και ΣΥΜΦΩΝΙΑ → ΕΞΙ διαδοχικές εργασίες, ΤΕΣΣΕΡΙΣ αντιγραφές του ίδιου ποσού, ΤΕΣΣΕΡΙΣ ευκαιρίες ΛΑΘΟΥΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ — μία πληκτρολόγηση: ΜΙΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ → ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΗ ενημέρωση ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ + ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑ + ΚΑΘΟΛΙΚΑ + ΙΣΟΖΥΓΙΑ + ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ + ΚΑΡΤΕΛΑ ΑΠΟΘΗΚΗΣ → ΜΙΑ καταχώρηση, ΜΗΔΕΝ αντιγραφές, ΜΗΔΕΝ ευκαιρίες λάθους μεταφοράςΤΟ ΕΠΙΠΛΕΟΝ ΠΟΥ ΔΙΝΕΙ ΤΟ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ: η ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΟΥ ΕΙΔΟΥΣ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ. Στο χειρόγραφο σύστημα των κεφ. 5-6 δεν τηρείται βιβλίο αποθήκης — γι' αυτό και η ποσότητα των εμπορευμάτων στο τέλος της χρήσης προκύπτει μόνο από την εξωλογιστική απογραφή (§7.3). Μηχανογραφικά, η ποσότητα κάθε είδους είναι γνωστή κάθε στιγμή.
ΤΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ (§8.1.3): Ο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗΣ, Ο ΕΚΤΥΠΩΤΗΣ και ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ. Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΜΑΣ ΤΑ ΔΙΑΘΕΤΕΙ ΗΔΗ:
2/11 Δ.Α. - Τ/γιο Νο 7 Μπογιατζόγλου CPU ALTEC 386DX-40 · Οθόνη SVGA · Σκληρός δίσκος 245 MB · ΕΚΤΥΠΩΤΗΣ CITIZEN Sx 167,58 € 13/11 ETHERNET CARD 32 BIT (Microm) 8,91 € → Απομένει ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣΗ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟΤΗΤΑ (§3.7, σελ. 50): Η υποχρεωτική εφαρμογή της διάταξης αυτής και η ανάγκη για καλύτερη πληροφόρηση, ΑΝΑΓΚΑΣΕ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΕΠΙΤΗΔΕΥΜΑΤΙΕΣ ΠΟΥ ΕΝΤΑΣΣΟΝΤΑΙ ΣΤΗΝ ΤΡΙΤΗ (Γ΄) ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΝΑ ΤΗΡΟΥΝ ΤΑ ΒΙΒΛΙΑ ΤΟΥΣ ΜΕ ΤΗ ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ. Το βιβλίο διευκρινίζει (§3.7) ότι η χειρόγραφη τήρηση των κεφ. 5-7 γίνεται «ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΔΙΔΑΚΤΙΚΟΥΣ ΣΚΟΠΟΥΣ».
Σύνοψη: (ενδεικτική) Μηχανοργάνωση ονομάζουμε όλες τις λειτουργίες του προγραμματισμού, του ελέγχου, της στελέχωσης και της οργάνωσης, καθώς και τις διαδικασίες που πρέπει να κάνει μια επιχείρηση για να λαμβάνει, να αξιοποιεί και να επεξεργάζεται τις πληροφορίες σε ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών. Αυτοματοποιημένο λογιστήριο είναι εκείνο στο οποίο οι λειτουργίες αυτές γίνονται αυτόματα με την εισαγωγή των δεδομένων. Το παράδειγμα του βιβλίου είναι χαρακτηριστικό: η μηχανογραφική έκδοση ενός δελτίου αποστολής - τιμολογίου πώλησης σημαίνει αφενός την έκδοση του παραστατικού και αφετέρου την ταυτόχρονη ενημέρωση ισοζυγίων, καθολικών, ημερολογίων, της καρτέλας του πελάτη και της καρτέλας του είδους της αποθήκης. Στο χειρόγραφο σύστημα η ίδια πώληση απαιτεί έξι διαδοχικές εργασίες και τέσσερις αντιγραφές του ίδιου ποσού, δηλαδή τέσσερις ευκαιρίες λάθους, ενώ μηχανογραφικά αρκεί μία εισαγωγή δεδομένων. Επιπλέον, το μηχανογραφικό σύστημα τηρεί καρτέλα αποθήκης, οπότε η ποσότητα κάθε είδους είναι γνωστή κάθε στιγμή, ενώ χειρόγραφα προκύπτει μόνο από την εξωλογιστική απογραφή. Τα εργαλεία είναι ο υπολογιστής, ο εκτυπωτής και το πρόγραμμα λογιστικής.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Πλεονεκτήματα και σημεία προσοχής της μηχανοργάνωσης
Ερώτηση: 8.1.4 Ποια είναι τα μειονεκτήματα της μηχανοργάνωσης. Μειονεκτήματα δεν υπάρχουν στη μηχανοργάνωση αλλά απαιτείται προσεκτική καταγραφή των αναγκών της επιχείρησης για την ικανοποίησή τους. 8.1.5 Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της μηχανοργάνωσης. Είναι τα ακόλουθα: ποια;
Απάντηση:
- ΤΑ ΣΗΜΕΙΑ ΠΡΟΣΟΧΗΣ (§8.1.4, σελ. 187, αυτούσια)
Μειονεκτήματα ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ στη μηχανοργάνωση αλλά ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΠΡΟΣΕΚΤΙΚΗ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ για την ικανοποίησή τους π.χ. Η ΜΗ ΟΡΘΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ και Η ΜΗ ΣΩΣΤΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΔΙΔΕΙ ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ. Εάν ΔΕΝ ΠΡΟΒΛΕΦΘΕΙ ΣΩΣΤΑ Η ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ και αρχίσει η ενημέρωση, ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΕΥΚΟΛΗ Η ΑΛΛΑΓΗ ΜΕΣΑ ΣΤΗ ΧΡΗΣΗ.
ΓΙΑΤΙ Η ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΕΙΝΑΙ ΚΡΙΣΙΜΗ Στην επιχείρησή μας η μορφή είναι DD.DD.DDD, δηλαδή ΠΡΩΤΟΒΑΘΜΙΟΣ δύο ψηφία (30 ΠΕΛΑΤΕΣ) ΔΕΥΤΕΡΟΒΑΘΜΙΟΣ δύο ψηφία (30.00 Πελάτες εσωτερικού) ΤΡΙΤΟΒΑΘΜΙΟΣ τρία ψηφία (30.00.001 Ζήκος) ΤΟ ΟΡΙΟ: 999 τριτοβάθμιοι ανά δευτεροβάθμιο. Αν η επιχείρηση ΞΕΠΕΡΑΣΕΙ τους 999 πελάτες, θα πρέπει να ΑΝΑΔΙΑΡΘΡΩΣΕΙ ΟΛΟΚΛΗΡΟ το λογιστικό της σχέδιο — και αυτό ΔΕΝ ΓΙΝΕΤΑΙ ΜΕΣΑ ΣΤΗ ΧΡΗΣΗ, γιατί οι ΗΔΗ καταχωρημένες εγγραφές παραπέμπουν στους ΠΑΛΑΙΟΥΣ κωδικούς.ΤΑ ΕΠΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ (§8.1.5, σελ. 188, αυτούσια)
1. ΜΕΓΑΛΗ ΤΑΧΥΤΗΤΑ ΣΤΗΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 2. ΑΞΙΟΠΙΣΤΗ ΚΑΙ ΤΑΧΥΤΑΤΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ 3. ΛΙΓΟΤΕΡΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 4. ΤΑΞΗ ΣΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 5. ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗ ΤΟΥ ΡΟΛΟΥ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗ 6. ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ 7. ΛΙΓΟΤΕΡΟ ΑΓΧΟΣ, ΤΑΛΑΙΠΩΡΙΑ ΚΑΙ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΧΡΟΝΟΒΟΡΑΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΣΤΗΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥΤΟ ΠΙΟ ΟΥΣΙΩΔΕΣ — Η ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗ ΤΟΥ ΡΟΛΟΥ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗ (5)
ΤΙ ΚΑΝΕΙ Ο ΛΟΓΙΣΤΗΣ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ ΑΝΤΙΓΡΑΦΕΙ ποσά · ΑΘΡΟΙΖΕΙ στήλες · ΣΥΜΦΩΝΕΙ ισοζύγια · ΨΑΧΝΕΙ λάθη μεταφοράς → ΜΗΧΑΝΙΚΗ, ΕΠΑΝΑΛΗΠΤΙΚΗ εργασία ΤΙ ΚΑΝΕΙ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ΣΧΕΔΙΑΖΕΙ το λογιστικό σχέδιο · ΚΡΙΝΕΙ τη λογιστικοποίηση κάθε πράξης · ΑΝΑΛΥΕΙ τα αποτελέσματα · ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΕΙ τη Διοίκηση → ΚΡΙΤΙΚΗ, ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ εργασία ΤΟ ΟΡΙΟ (κεφ. 6, §6.5): «Αν η καταχώρηση ΔΕΝ ΕΓΙΝΕ ΣΤΟ ΣΩΣΤΟ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ, ΑΥΤΟ ΔΕΝ ΕΠΑΛΗΘΕΥΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟ ΙΣΟΖΥΓΙΟ» → ΟΥΤΕ και από τον υπολογιστή. Η ΚΡΙΣΗ του λογιστή παραμένει ΑΝΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΗ.Η ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ (6)
ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ τα ΙΣΟΖΥΓΙΑ ετοιμάζονται ΣΤΟ ΤΕΛΟΣ ΤΟΥ ΜΗΝΑ → η Διοίκηση μαθαίνει το αποτέλεσμα ΜΕ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΗ ΕΝΟΣ ΜΗΝΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ισοζύγιο ΟΠΟΤΕΔΗΠΟΤΕ, με ένα πλήκτρο → υπόλοιπο πελάτη ΠΡΙΝ την επόμενη πώληση, απόθεμα είδους ΠΡΙΝ την παραγγελία, Φ.Π.Α. ΠΡΙΝ τη δήλωση
Σύνοψη: (ενδεικτική) Το βιβλίο αναφέρει ότι μειονεκτήματα δεν υπάρχουν στη μηχανοργάνωση, απαιτείται όμως προσεκτική καταγραφή των αναγκών της επιχείρησης, γιατί η μη ορθή οργάνωση του λογιστηρίου και η μη σωστή ανάλυση δίνουν λανθασμένα αποτελέσματα. Κρίσιμο σημείο είναι η κωδικοποίηση των λογαριασμών: αν δεν προβλεφθεί σωστά και αρχίσει η ενημέρωση, δεν είναι εύκολη η αλλαγή μέσα στη χρήση, γιατί οι ήδη καταχωρημένες εγγραφές παραπέμπουν στους παλαιούς κωδικούς. Τα πλεονεκτήματα είναι επτά: μεγάλη ταχύτητα στην καταχώρηση των εγγραφών, αξιόπιστη και ταχύτατη παραγωγή πληροφοριών, λιγότερος χρόνος εργασίας, τάξη στην οργάνωση και εμφάνιση των εγγραφών, αναβάθμιση του ρόλου του λογιστή, αξιοποίηση των πληροφοριών από τη Διοίκηση και λιγότερο άγχος και ταλαιπωρία με περιορισμό της χρονοβόρας διαδικασίας. Το ουσιωδέστερο είναι η αναβάθμιση του ρόλου του λογιστή, ο οποίος παύει να αντιγράφει και να αθροίζει και περνά σε κριτική και συμβουλευτική εργασία, αφού άλλωστε ούτε ο υπολογιστής εντοπίζει την καταχώρηση σε λάθος λογαριασμό, οπότε η κρίση του παραμένει αναντικατάστατη.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Οι βασικές αρχές του πληροφοριακού συστήματος
Ερώτηση: 8.1.6 Οι βασικές αρχές ενός πληροφορικού συστήματος γενικής λογιστικής. Οι βασικές αρχές πάνω στις οποίες στηρίζεται ένα πρόγραμμα γενικής λογιστικής είναι οι ακόλουθες: 1. Αρχές λογιστικής 2. Αρχή τήρησης των Νόμων 3. Αρχή λειτουργικότητας. Να αναλυθούν.
Απάντηση:
-
1. ΑΡΧΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ (§8.1.6.1, σελ. 188, αυτούσια) Η βασική λειτουργία του προγράμματος ΣΤΗΡΙΖΕΤΑΙ ΣΤΙΣ ΑΡΧΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ ΤΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ. Εφαρμόζονται οι αρχές:
1) ΤΗΣ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΗΣ ΜΕΘΟΔΟΥ «δια της ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΗΣ ΧΡΕΩΣΗΣ ΕΝΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΙΣΤΩΣΗΣ ΕΝΟΣ ΑΛΛΟΥ με την οποία επιτυγχάνεται Ο ΔΙΑΡΚΗΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΤΩΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΓΕΓΟΝΟΤΩΝ» 2) ΤΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ «για την εξυπηρέτηση των σκοπών της λογιστικής, ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ και της ΑΠΕΙΚΟΝΙΣΗΣ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΗΣ ΙΣΟΤΗΤΑΣ Ε = Π.Π. + Κ.Π.» [ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ = ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΠΑΘΗΤΙΚΟ + ΚΑΘΑΡΗ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑ]Η ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΜΑΣ (1/11)
ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ 50.000,00 Μεταφορικά μέσα 16.000,00 Έπιπλα 4.500,00 Ταμείο 29.500,00 ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΠΑΘΗΤΙΚΟ (υποχρεώσεις) 0,00 ΚΑΘΑΡΗ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑ (κεφάλαιο) 50.000,00 ──────────────────────────────────────────────────── 50.000,00 = 0,00 + 50.000,00 ✓ΠΩΣ ΤΟ ΕΠΙΒΑΛΛΕΙ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ: το λογισμικό ΔΕΝ ΑΠΟΘΗΚΕΥΕΙ εγγραφή στην οποία σύνολο χρεώσεων ≠ σύνολο πιστώσεων. Ο έλεγχος που στο χειρόγραφο σύστημα γίνεται μία φορά τον μήνα (οριζόντια συμφωνία, §6.2), μηχανογραφικά γίνεται σε κάθε εγγραφή.
2. Η ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΝΟΜΩΝ (§8.1.6.2) Η πολιτεία με τους ΝΟΜΟΥΣ, τα ΠΡΟΕΔΡΙΚΑ ΔΙΑΤΑΓΜΑΤΑ και τις ΥΠΟΥΡΓΙΚΕΣ ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ που εκδίδει ΘΕΤΕΙ ΟΡΙΣΜΕΝΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ τους οποίους πρέπει να εφαρμόζουν τα λογιστήρια, ΕΙΔΙΚΟΤΕΡΑ ΤΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ.
ΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΠΟΥ ΣΥΝΑΝΤΗΣΑΜΕ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΑΡΘΡΟ 7 § 2 ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ εφαρμογή Ε.Γ.Λ.Σ. (§3.7) ΑΡΘΡΟ 19 ΘΕΩΡΗΣΗ βιβλίων και στοιχείων (§3.6) ΑΡΘΡΟ 20 § 1 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ έως 25 Μαΐου (§5.4) ΑΡΘΡΟ 20 § 7 ΥΠΟΒΟΛΗ ΙΣΟΖΥΓΙΟΥ — μηχανογραφικά ΜΕ ΔΙΣΚΕΤΑ (§7.4) ΑΡΘΡΟ 27 § 2 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΕΝΑΡΞΗΣ (§4.4) ΑΡΘΡΑ 27, 28 ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ (§7.3) ΑΡΘΡΟ 29 ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΣ, ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ, ΔΙΑΘΕΣΗ, ΓΕΝΙΚΗ ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΗ (§7.1) → Το πρόγραμμα ΠΡΕΠΕΙ να παράγει ΟΛΑ αυτά ΑΥΤΟΜΑΤΑ και στη ΝΟΜΙΜΗ μορφή3. Η ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ (§8.1.6.3) Το πρόγραμμα πρέπει να είναι εύχρηστο και προσαρμόσιμο στις ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησης:
● ΤΑΧΕΙΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ — ελάχιστα πλήκτρα ανά εγγραφή ● ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΙ — υπολογισμός Φ.Π.Α., αυτόματη συμπλήρωση στοιχείων πελάτη από τον κωδικό ● ΕΛΕΓΧΟΙ ΕΓΚΥΡΟΤΗΤΑΣ — δεν δέχεται ανύπαρκτο λογαριασμό, διπλό αριθμό παραστατικού, ημερομηνία εκτός χρήσης ● ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ — καρτέλα, ισοζύγιο, ΚΕ.Π.Υ.Ο. ΟΠΟΤΕΔΗΠΟΤΕ ● ΑΣΦΑΛΕΙΑ — ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΧΡΗΣΤΩΝ και ΑΝΤΙΓΡΑΦΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ (§8.2 «6. ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ»)Η ΙΕΡΑΡΧΙΑ ΤΩΝ ΤΡΙΩΝ ΑΡΧΩΝ
ΑΡΧΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΤΙ πρέπει να κάνει το πρόγραμμα → ΑΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΤΕΣ ΤΗΡΗΣΗ ΝΟΜΩΝ ΠΩΣ επιτρέπεται να το κάνει → ΑΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΠΟΣΟ ΕΥΚΟΛΑ το κάνει → ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΕΠΙΛΟΓΗΣ μεταξύ προγραμμάτων
Σύνοψη: (ενδεικτική) Οι βασικές αρχές ενός πληροφοριακού συστήματος γενικής λογιστικής είναι τρεις. Πρώτον, οι αρχές λογιστικής: η βασική λειτουργία του προγράμματος στηρίζεται στην επιστήμη της λογιστικής, με εφαρμογή αφενός της διπλογραφικής μεθόδου, δια της ταυτόχρονης χρέωσης ενός λογαριασμού και πίστωσης ενός άλλου, με την οποία επιτυγχάνεται ο διαρκής έλεγχος των εγγραφών, και αφετέρου του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου, για τη σύνταξη ισολογισμού και την απεικόνιση της πραγματικής ισότητας ενεργητικό ίσον πραγματικό παθητικό συν καθαρή περιουσία. Το πρόγραμμα δεν αποθηκεύει εγγραφή στην οποία οι χρεώσεις δεν ισούνται με τις πιστώσεις, οπότε ο έλεγχος που χειρόγραφα γίνεται μία φορά τον μήνα, μηχανογραφικά γίνεται σε κάθε εγγραφή. Δεύτερον, η αρχή της τήρησης των Νόμων: η πολιτεία με νόμους, προεδρικά διατάγματα και υπουργικές αποφάσεις θέτει κανόνες που πρέπει να εφαρμόζουν τα λογιστήρια, ειδικότερα τα μηχανογραφημένα, όπως τα άρθρα επτά, δεκαεννέα, είκοσι, είκοσι επτά, είκοσι οκτώ και είκοσι εννέα του Κ.Β.Σ. Τρίτον, η αρχή της λειτουργικότητας, δηλαδή η ευχρηστία, οι αυτοματισμοί, οι έλεγχοι εγκυρότητας, οι αναφορές και η ασφάλεια με δικαιώματα χρηστών και αντίγραφα ασφαλείας.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Οι αρχικές εργασίες και παράμετροι της εφαρμογής
Ερώτηση: 4. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ. Από τα βοηθητικά προγράμματα δημιουργήσατε την εταιρία, τα ημερολόγια και τα παραστατικά. Τώρα θα ορίσετε τους λογαριασμούς που θα χρησιμοποιήσετε για τις ανάγκες της εταιρίας σας από το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο. Η μορφή των κωδικών θα είναι DD.DD.DDD. Να περιγραφούν οι αρχικές εργασίες για την επιχείρησή μας.
Απάντηση:
- 1. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΤΑΙΡΙΑΣ
ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΟΥ ΚΑΤΑΧΩΡΟΥΝΤΑΙ ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΙΩΑΝΝΗΣ ΠΑΠΠΑΣ & ΣΙΑ Ο.Ε. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ ΑΡΤΟΠΟΙΙΑΣ ΕΔΡΑ ΛΕΒΕΝΤΗ 5 - ΑΘΗΝΑ Α.Φ.Μ. 092525865 Δ.Ο.Υ. Ε΄ ΑΘΗΝΩΝ ΝΟΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ Ο.Ε. ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΒΙΒΛΙΩΝ Γ΄ → Τα στοιχεία αυτά ΕΚΤΥΠΩΝΟΝΤΑΙ ΑΥΤΟΜΑΤΑ σε ΚΑΘΕ παραστατικό, όπως απαιτεί το §3.6.2: «να είναι ΠΡΟΕΚΤΥΠΩΜΕΝΑ … τα ΠΛΗΡΗ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ»2. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ «Γνωρίζετε από το χειρόγραφο σύστημα ότι θα πρέπει να ορίσετε τα ημερολόγια στα οποία θα …» (σελ. 191)
ΤΑ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΜΑΣ ΚΩΔ. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΩΡΗΜΕΝΟ 01 ΑΝΑΛΥΤΙΚΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΤΑΜΕΙΟΥ ΝΑΙ 02 ΑΝΑΛΥΤΙΚΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΑΓΟΡΩΝ ΝΑΙ 03 ΑΝΑΛΥΤΙΚΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΝΑΙ 04 ΑΝΑΛΥΤΙΚΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ ΝΑΙ 05 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΝΑΙ 06 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΟΧΙ → Η διάκριση ΘΕΩΡΗΜΕΝΟ / ΑΘΕΩΡΗΤΟ είναι ΑΚΡΙΒΩΣ εκείνη του §3.6.33. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ
ΓΙΑ ΚΑΘΕ ΤΥΠΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΟΡΙΖΟΝΤΑΙ ● ΚΩΔΙΚΟΣ και ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ● ΣΕΙΡΑ και ΑΡΧΙΚΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ (συνεχής αρίθμηση, §3.6.2) ● ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ στο οποίο καταχωρείται ΑΥΤΟΜΑΤΑ ● ΑΝ ΕΙΝΑΙ ΘΕΩΡΗΜΕΝΟ ΤΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΜΑΣ ΔΑΤ ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ - ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ → Α.Η. ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΝΑΙ ΠΤ ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ → Α.Η. ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΟΧΙ ΤΠΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ → Α.Η. ΑΓΟΡΩΝ — ΑΕ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ → Α.Η. ΤΑΜΕΙΟΥ ΝΑΙ ΑΠ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ → Α.Η. ΤΑΜΕΙΟΥ ΝΑΙ ΠΠΑ ΠΙΝΑΚΙΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ → Α.Η. ΔΙΑΦ.ΠΡ. — ΑΠΑ ΑΠΟΔ. ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ → Α.Η. ΔΙΑΦ.ΠΡ. —4. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ (σελ. 193) «Λογιστικό Σχέδιο. Η μορφή των κωδικών θα είναι DD.DD.DDD. Στην εφαρμογή αυτή ορίσαμε ότι θα έχουμε ΤΡΙΤΟΒΑΘΜΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗ»
ΓΙΑ ΚΑΘΕ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ ΟΡΙΖΟΝΤΑΙ ● ΚΩΔΙΚΟΣ (DD.DD.DDD) και ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ● ΒΑΘΜΟΣ (πρωτοβάθμιος - δευτεροβάθμιος - τριτοβάθμιος) ● ΤΥΠΟΣ (ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟΥ - ΠΑΘΗΤΙΚΟΥ - ΕΞΟΔΟΥ - ΕΣΟΔΟΥ) ● ΑΝ ΔΕΧΕΤΑΙ ΚΙΝΗΣΗ (μόνο οι ΤΕΛΕΥΤΑΙΟΥ βαθμού) ● ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΗΣ Φ.Π.Α. όπου απαιτείται ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 30 ΠΕΛΑΤΕΣ πρωτοβάθμιος ΟΧΙ κίνηση 30.00 Πελάτες εσωτερικού δευτεροβάθμιος ΟΧΙ κίνηση 30.00.001 Ζήκος Κων. & Σία Ο.Ε. τριτοβάθμιος ΝΑΙ κίνηση → ΜΟΝΟ ο ΤΡΙΤΟΒΑΘΜΙΟΣ δέχεται εγγραφές· οι ανώτεροι ΑΘΡΟΙΖΟΝΤΑΙ ΑΥΤΟΜΑΤΑ — αυτό ΑΝΤΙΚΑΘΙΣΤΑ τη «συμφωνία αναλυτικών και γενικού καθολικού» του §6.55. ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ (σελ. 195)
ΕΝΑΡΞΗ ΧΡΗΣΗΣ 1/11/20.. ΛΗΞΗ ΧΡΗΣΗΣ 31/12/20.. → Η πρώτη χρήση είναι ΜΙΚΡΟΤΕΡΗ των 12 μηνών, όπως επιτρέπει το §7.1: «Κατά την ΕΝΑΡΞΗ των εργασιών, η διαχειριστική χρήση μπορεί να είναι ΜΙΚΡΟΤΕΡΗ Ή ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΗ των δώδεκα μηνών» ΤΙ ΕΞΑΣΦΑΛΙΖΕΙ Ο ΟΡΙΣΜΟΣ ● Το πρόγραμμα ΔΕΝ ΔΕΧΕΤΑΙ εγγραφή με ημερομηνία ΕΚΤΟΣ της χρήσης ● Οι ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ (ισοζύγια, καθολικά) ΠΕΡΙΟΡΙΖΟΝΤΑΙ στη χρήση ● Στο ΤΕΛΟΣ γίνεται ΑΥΤΟΜΑΤΑ Η ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ στη νέα χρήσηΗ ΣΕΙΡΑ ΔΕΝ ΑΝΤΙΣΤΡΕΦΕΤΑΙ
ΕΤΑΙΡΙΑ → ΧΡΗΣΗ → ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ → ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑ → ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ → ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Κάθε βήμα ΠΡΟΫΠΟΘΕΤΕΙ το προηγούμενο: δεν ορίζεται παραστατικό χωρίς ημερολόγιο, ούτε εγγραφή χωρίς λογαριασμούς. Γι' αυτό ακριβώς «Εάν ΔΕΝ ΠΡΟΒΛΕΦΘΕΙ ΣΩΣΤΑ Η ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ … ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΕΥΚΟΛΗ Η ΑΛΛΑΓΗ ΜΕΣΑ ΣΤΗ ΧΡΗΣΗ» (§8.1.4)
Σύνοψη: (ενδεικτική) Οι αρχικές εργασίες είναι πέντε. Πρώτη, η δημιουργία εταιρίας, με καταχώρηση επωνυμίας, αντικειμένου, έδρας, ΑΦΜ, ΔΟΥ, νομικής μορφής και κατηγορίας βιβλίων, στοιχεία που εκτυπώνονται αυτόματα σε κάθε παραστατικό, όπως απαιτεί ο Κ.Β.Σ. Δεύτερη, η δημιουργία ημερολογίων, δηλαδή των τεσσάρων αναλυτικών, του ημερολογίου εγγραφών ισολογισμού και του συγκεντρωτικού, με σήμανση ποια είναι θεωρημένα. Τρίτη, η δημιουργία παραστατικών, όπου για κάθε τύπο ορίζονται κωδικός, σειρά και αρχικός αριθμός για τη συνεχή αρίθμηση, το ημερολόγιο στο οποίο καταχωρείται αυτόματα και αν είναι θεωρημένο. Τέταρτη, η δημιουργία λογαριασμών με μορφή κωδικών DD.DD.DDD και τριτοβάθμια ανάπτυξη, όπου ορίζονται βαθμός, τύπος, αν δέχεται κίνηση και ο συντελεστής ΦΠΑ. Μόνο οι λογαριασμοί τελευταίου βαθμού δέχονται εγγραφές και οι ανώτεροι αθροίζονται αυτόματα, γεγονός που αντικαθιστά τη χειρόγραφη συμφωνία αναλυτικών και γενικού καθολικού. Πέμπτη, ο ορισμός της διαχειριστικής χρήσης από την πρώτη Νοεμβρίου έως την τριακοστή πρώτη Δεκεμβρίου, που εμποδίζει εγγραφές εκτός χρήσης. Η σειρά των βημάτων δεν αντιστρέφεται, καθώς κάθε βήμα προϋποθέτει το προηγούμενο.
Κριτήρια αξιολόγησης:
Η καταχώρηση, οι εκτυπώσεις και η ασφάλεια των αρχείων
Ερώτηση: Κατά την παρουσίαση της εφαρμογής της Γενικής Λογιστικής μηχανογραφικά προσπαθήσαμε όσο το δυνατόν αναλυτικά να σας παρουσιάσουμε ένα πιθανό πρόγραμμα λογιστικής. Εκείνο που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι όλα τα προγράμματα που κυκλοφορούν στην αγορά αντιμετωπίζουν τα οικονομικά γεγονότα της γενικής λογιστικής με τον ίδιο τρόπο. Να περιγραφούν η καταχώρηση, οι εκτυπώσεις, τα αρχεία και η θεώρηση.
Απάντηση:
- Β. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ - ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ (§8.2.2, σελ. 196)
ΤΑ ΠΕΔΙΑ ΚΑΘΕ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ● ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ (επιλογή από τη λίστα) ● ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ (ελέγχεται αν ανήκει στη χρήση) ● ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ (τύπος και αριθμός) ● ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ● ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΧΡΕΩΣΗΣ και ΠΙΣΤΩΣΗΣ με τα ΠΟΣΑ ΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ ΠΟΥ ΚΑΝΕΙ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ 1. ΣΥΝΟΛΟ ΧΡΕΩΣΕΩΝ = ΣΥΝΟΛΟ ΠΙΣΤΩΣΕΩΝ (διπλογραφική αρχή) 2. Ο λογαριασμός ΥΠΑΡΧΕΙ και ΔΕΧΕΤΑΙ ΚΙΝΗΣΗ 3. Η ημερομηνία ΑΝΗΚΕΙ στη χρήση 4. Ο αριθμός παραστατικού ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΞΑΝΑΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΘΕΙ → Το βιβλίο σημειώνει (§8.2.6): «Σε πολλές εφαρμογές, όταν συμπληρώνετε το πεδίο των λογαριασμών, ΣΑΣ ΖΗΤΕΙΤΑΙ ΝΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΤΕ ΑΝ Ο ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ …»Γ. ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ (§8.2.3, σελ. 202-205)
1. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ αντιστοιχούν στα ΘΕΩΡΗΜΕΝΑ βιβλία — εκτυπώνονται σε ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΧΑΡΤΙ θεωρημένο από τη Δ.Ο.Υ. 2. ΑΝΑΛΥΤΙΚΩΝ ΚΑΘΟΛΙΚΩΝ οι ΚΑΡΤΕΛΕΣ πελατών, προμηθευτών, εξόδων — ΑΘΕΩΡΗΤΑ (§3.6.3) 3. ΙΣΟΖΥΓΙΩΝ Γενικού Καθολικού και Αναλυτικών — ΟΠΟΤΕΔΗΠΟΤΕ, όχι μόνο τέλος μήνα 4. ΚΕ.Π.Υ.Ο. οι ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ του άρθρου 20 § 1 Κ.Β.Σ. (§5.4)ΓΙΑΤΙ Η ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΚΕ.Π.Υ.Ο. ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΟ ΚΕΡΔΟΣ
ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ (§5.4): «Όταν τα λογιστικά βιβλία τηρούνται χειρόγραφα η σύνταξη των καταστάσεων του άρθρου 20 του Κ.Β.Σ είναι ΜΙΑ ΕΠΙΠΟΝΗ ΚΑΙ ΧΡΟΝΟΒΟΡΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ» — γι' αυτό απαιτείται ΑΛΦΑΒΗΤΙΚΗ αρχειοθέτηση ΑΝΑ ΕΚΔΟΤΗ και ΑΝΑ ΠΕΛΑΤΗ, ώστε να αθροίζεται ο φάκελος καθενός ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ: το πρόγραμμα ΗΔΗ ΓΝΩΡΙΖΕΙ τον Α.Φ.Μ. και το σύνολο κάθε αντισυμβαλλομένου από τις καρτέλες → Η κατάσταση παράγεται ΑΥΤΟΜΑΤΑ, με ΕΝΑ πλήκτροΔ. ΑΡΧΕΙΑ (§8.2.4, σελ. 206) «υπάρχουν τα αρχεία για τα οποία θα πρέπει να σας ενημερώσουμε» — τα δεδομένα της εφαρμογής (εταιρίες, λογαριασμοί, κινήσεις, παραστατικά).
ΟΙ ΔΥΟ ΚΡΙΣΙΜΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ (BACKUP) Χωρίς αυτά, ΜΙΑ βλάβη δίσκου καταστρέφει ΟΛΟΚΛΗΡΗ τη λογιστική της επιχείρησης — κάτι που στο ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΟ σύστημα θα απαιτούσε ΠΥΡΚΑΓΙΑ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ - ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ Το βιβλίο σημειώνει (§8.2.6): «Πολλές φορές εμφανίζεται η ένδειξη ΤΟ ΑΡΧΕΙΟ ΕΙΝΑΙ ΓΕΜΑΤΟ και η εφαρμογή ΔΕΝ ΕΠΙΤΡΕΠΕΙ ΤΗΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ»Ε. ΘΕΩΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ (§8.2.5, σελ. 206)
ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ΤΟ ΘΕΩΡΗΜΕΝΟ ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΒΙΒΛΙΟ ΑΛΛΑ ΤΟ ΧΑΡΤΙ ● Προσκομίζεται στη Δ.Ο.Υ. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΧΑΡΤΙ ΣΥΝΕΧΟΥΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ, ΑΡΙΘΜΗΜΕΝΟ και ΘΕΩΡΗΜΕΝΟ ● Οι εκτυπώσεις των ΘΕΩΡΗΜΕΝΩΝ ημερολογίων γίνονται ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΑ σε αυτό ● Το ΙΣΟΖΥΓΙΟ υποβάλλεται στη Δ.Ο.Υ. «ΜΕ ΗΛΕΚΤΡΟΜΑΓΝΗΤΙΚΑ ΜΕΣΑ (ΔΙΣΚΕΤΑ)» (§7.4) → Η ΑΡΧΗ ΤΟΥ §3.6 ΠΑΡΑΜΕΝΕΙ: η θεώρηση ΠΡΟΗΓΕΙΤΑΙ της χρήσης και εξασφαλίζει ότι η εγγραφή ΔΕΝ ΓΡΑΦΤΗΚΕ ΕΚ ΤΩΝ ΥΣΤΕΡΩΝΣΤ. ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ - ΟΔΗΓΙΕΣ (§8.2.6, σελ. 207) — αυτούσια:
● «Όλα τα προγράμματα ΔΙΔΟΥΝ ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΤΟΝ ΟΔΗΓΟ ΧΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ (αυτό είναι ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟ)» ● «Ο οδηγός εφαρμογής έχει ως σκοπό τον τρόπο με τον οποίο θα ΧΕΙΡΙΖΕΣΤΕ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ, ΤΗΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ - ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΗΣΗ …» ● «Όλα τα προγράμματα δίδουν … οδηγίες για ΤΑ ΠΛΗΚΤΡΑ ΚΛΕΙΔΙΑ στον υπολογιστή» ● «Συνήθως … σε ΟΠΟΙΟΔΗΠΟΤΕ ΣΤΑΔΙΟ και εάν βρίσκεσθε, ΣΤΟ ΚΑΤΩ ΜΕΡΟΣ …» εμφανίζονται οι διαθέσιμες επιλογέςΗ ΤΕΛΙΚΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (σελ. 207): Κατά την παρουσίαση … προσπαθήσαμε όσο το δυνατόν αναλυτικά να σας παρουσιάσουμε ΕΝΑ ΠΙΘΑΝΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ. Εκείνο που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι ΟΛΑ ΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΠΟΥ ΚΥΚΛΟΦΟΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΑΓΟΡΑ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΖΟΥΝ ΤΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΓΕΓΟΝΟΤΑ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΜΕ ΤΟΝ ΙΔΙΟ ΤΡΟΠΟ — η δομή που περιγράφεται είναι κοινή σε όλα τα προγράμματα γενικής λογιστικής, γιατί απορρέει από τις τρεις βασικές αρχές του §8.1.6.
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η καταχώρηση των λογιστικών εγγραφών περιλαμβάνει τα πεδία ημερολόγιο, ημερομηνία, παραστατικό, αιτιολογία και λογαριασμούς χρέωσης και πίστωσης με τα ποσά, ενώ το πρόγραμμα ελέγχει την ισότητα χρεώσεων και πιστώσεων, την ύπαρξη του λογαριασμού και τη δυνατότητα κίνησής του, το αν η ημερομηνία ανήκει στη χρήση και το αν ο αριθμός παραστατικού είναι μοναδικός. Οι εκτυπώσεις είναι τεσσάρων ειδών: των ημερολογίων, που αντιστοιχούν στα θεωρημένα βιβλία, των αναλυτικών καθολικών, δηλαδή των καρτελών, των ισοζυγίων, που πλέον παράγονται οποτεδήποτε και όχι μόνο στο τέλος του μήνα, και των καταστάσεων ΚΕΠΥΟ, δηλαδή των συγκεντρωτικών καταστάσεων του άρθρου είκοσι. Η τελευταία είναι το μεγαλύτερο κέρδος, γιατί χειρόγραφα η σύνταξή τους είναι επίπονη και χρονοβόρα και απαιτεί αλφαβητική αρχειοθέτηση ανά εκδότη και πελάτη, ενώ μηχανογραφικά παράγονται αυτόματα. Στα αρχεία κρίσιμες εργασίες είναι τα αντίγραφα ασφαλείας και η συντήρηση. Ως προς τη θεώρηση, μηχανογραφικά θεωρείται το μηχανογραφικό χαρτί συνεχούς εκτύπωσης, αριθμημένο, στο οποίο εκτυπώνονται αποκλειστικά τα θεωρημένα ημερολόγια, ενώ το ισοζύγιο υποβάλλεται με ηλεκτρομαγνητικά μέσα.
Κριτήρια αξιολόγησης:
