Λύσεις εφαρμογών κεφαλαίου 8 (σελ. 187-209) – ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ Γ΄ ΕΠΑΛ
Λύσεις εφαρμογών κεφαλαίου 8
Αναλυτικές λύσεις στη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων της «Ιωάννης Παππάς & Σία Ο.Ε.».
Η έννοια της μηχανοργάνωσης και το αυτοματοποιημένο λογιστήριο
Ερώτηση: 8.1.2 Τι είναι το αυτοματοποιημένο Λογιστήριο. Είναι ένα λογιστήριο στο οποίο οι λειτουργίες της οργάνωσης, του ελέγχου και του προγραμματισμού των οικονομικών γεγονότων γίνονται αυτόματα με την εισαγωγή των δεδομένων στο πληροφοριακό σύστημα. Να εξηγηθεί με το παράδειγμα του βιβλίου.
Απάντηση:
-
Η ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ (§8.1.1, σελ. 187, αυτούσια) Μηχανοργάνωση ονομάζουμε ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ (του ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ, του ΕΛΕΓΧΟΥ, της ΣΤΕΛΕΧΩΣΗΣ και της ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ της επιχείρησης) καθώς και ΤΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ τις οποίες πρέπει να κάνει μια επιχείρηση για να μπορεί να ΛΑΜΒΑΝΕΙ, να ΑΞΙΟΠΟΙΕΙ και να ΕΠΕΞΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ σε ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών.
ΤΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ (§8.1.2, αυτούσια) Η έκδοση ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ενός ΔΕΛΤΙΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ - ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ ΠΩΛΗΣΗΣ σημαίνει: 1) ΤΗΝ ΕΚΔΟΣΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ και 2) ΤΗΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ: α) ΙΣΟΖΥΓΙΩΝ, β) ΚΑΘΟΛΙΚΩΝ, γ) ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ, δ) ΚΑΡΤΕΛΑΣ ΤΟΥ ΠΕΛΑΤΗ, ε) ΚΑΡΤΕΛΑΣ ΤΟΥ ΕΙΔΟΥΣ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ.
Η ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΜΕ ΤΟ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΩΝ ΚΕΦ. 5-6
ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ — μία πώληση της 4/11 απαιτεί: 1. ΣΥΝΤΑΞΗ του Δ.Α. - Τ/γίου Νο 1 (χειρόγραφα, τριπλότυπο) 2. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ στο Α.Η. ΠΩΛΗΣΕΩΝ 3. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ της ΚΑΡΤΕΛΑΣ ΤΟΥ ΠΕΛΑΤΗ (Α.Κ. Πελάτες) 4. ΣΤΟ ΤΕΛΟΣ ΤΟΥ ΜΗΝΑ συγκεντρωτική εγγραφή στο Σ.Η. 5. ΜΕΤΑΦΟΡΑ στο ΓΕΝΙΚΟ ΚΑΘΟΛΙΚΟ 6. ΣΥΝΤΑΞΗ ΙΣΟΖΥΓΙΩΝ και ΣΥΜΦΩΝΙΑ → ΕΞΙ διαδοχικές εργασίες, ΤΕΣΣΕΡΙΣ αντιγραφές του ίδιου ποσού, ΤΕΣΣΕΡΙΣ ευκαιρίες ΛΑΘΟΥΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ — μία πληκτρολόγηση: ΜΙΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ → ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΗ ενημέρωση ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ + ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑ + ΚΑΘΟΛΙΚΑ + ΙΣΟΖΥΓΙΑ + ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ + ΚΑΡΤΕΛΑ ΑΠΟΘΗΚΗΣ → ΜΙΑ καταχώρηση, ΜΗΔΕΝ αντιγραφές, ΜΗΔΕΝ ευκαιρίες λάθους μεταφοράςΤΟ ΕΠΙΠΛΕΟΝ ΠΟΥ ΔΙΝΕΙ ΤΟ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ: η ΚΑΡΤΕΛΑ ΤΟΥ ΕΙΔΟΥΣ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ενημερώνεται αυτόματα με την έκδοση του παραστατικού. Στο χειρόγραφο σύστημα η παρακολούθηση των εμπορευμάτων κατά ποσότητα, τιμή μονάδας και αξία γίνεται μόνο προαιρετικά, με ειδικά γραμμογραφημένη καρτέλα για κάθε είδος (§3.7, σελ. 50: «Αν θελήσουμε να παρακολουθήσουμε την κίνηση των εμπορευμάτων κατά ποσότητα, τιμή μονάδας και αξία (αποθήκη) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την ειδικά γραμμογραφημένη καρτέλα»), η οποία πρέπει να ενημερώνεται χωριστά με το χέρι.
ΤΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ (§8.1.3): Ο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗΣ, Ο ΕΚΤΥΠΩΤΗΣ και ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ. Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΜΑΣ ΤΑ ΔΙΑΘΕΤΕΙ ΗΔΗ:
2/11 Δ.Α. - Τ/γιο Νο 7 Μπογιατζόγλου CPU ALTEC 386DX-40 · Οθόνη SVGA · Σκληρός δίσκος 245 MB · ΕΚΤΥΠΩΤΗΣ CITIZEN Sx 167,58 € 13/11 ETHERNET CARD 32 BIT (Microm) 8,91 € → Απομένει ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣΗ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΟΤΗΤΑ (§3.7, σελ. 50): Η υποχρεωτική εφαρμογή της διάταξης αυτής και η ανάγκη για καλύτερη πληροφόρηση, ΑΝΑΓΚΑΣΕ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΕΠΙΤΗΔΕΥΜΑΤΙΕΣ ΠΟΥ ΕΝΤΑΣΣΟΝΤΑΙ ΣΤΗΝ ΤΡΙΤΗ (Γ΄) ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΝΑ ΤΗΡΟΥΝ ΤΑ ΒΙΒΛΙΑ ΤΟΥΣ ΜΕ ΤΗ ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ. Το βιβλίο διευκρινίζει (§3.7) ότι η χειρόγραφη τήρηση των κεφ. 5-7 γίνεται «ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΔΙΔΑΚΤΙΚΟΥΣ ΣΚΟΠΟΥΣ».
Σύνοψη: (ενδεικτική) Μηχανοργάνωση ονομάζουμε όλες τις λειτουργίες του προγραμματισμού, του ελέγχου, της στελέχωσης και της οργάνωσης, καθώς και τις διαδικασίες που πρέπει να κάνει μια επιχείρηση για να λαμβάνει, να αξιοποιεί και να επεξεργάζεται τις πληροφορίες σε ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών. Αυτοματοποιημένο λογιστήριο είναι εκείνο στο οποίο οι λειτουργίες αυτές γίνονται αυτόματα με την εισαγωγή των δεδομένων. Το παράδειγμα του βιβλίου είναι χαρακτηριστικό: η μηχανογραφική έκδοση ενός δελτίου αποστολής - τιμολογίου πώλησης σημαίνει αφενός την έκδοση του παραστατικού και αφετέρου την ταυτόχρονη ενημέρωση ισοζυγίων, καθολικών, ημερολογίων, της καρτέλας του πελάτη και της καρτέλας του είδους της αποθήκης. Στο χειρόγραφο σύστημα η ίδια πώληση απαιτεί έξι διαδοχικές εργασίες και τέσσερις αντιγραφές του ίδιου ποσού, δηλαδή τέσσερις ευκαιρίες λάθους, ενώ μηχανογραφικά αρκεί μία εισαγωγή δεδομένων. Επιπλέον, το μηχανογραφικό σύστημα ενημερώνει αυτόματα την καρτέλα του είδους της αποθήκης, ενώ χειρόγραφα η παρακολούθηση των εμπορευμάτων κατά ποσότητα, τιμή μονάδας και αξία γίνεται προαιρετικά, με ειδική καρτέλα που ενημερώνεται χωριστά. Τα εργαλεία είναι ο υπολογιστής, ο εκτυπωτής και το πρόγραμμα λογιστικής.
Πλεονεκτήματα και σημεία προσοχής της μηχανοργάνωσης
Ερώτηση: 8.1.4 Ποια είναι τα μειονεκτήματα της μηχανοργάνωσης. Μειονεκτήματα δεν υπάρχουν στη μηχανοργάνωση αλλά απαιτείται προσεκτική καταγραφή των αναγκών της επιχείρησης για την ικανοποίησή τους. 8.1.5 Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της μηχανοργάνωσης. Είναι τα ακόλουθα: ποια;
Απάντηση:
- ΤΑ ΣΗΜΕΙΑ ΠΡΟΣΟΧΗΣ (§8.1.4, σελ. 187, αυτούσια)
Μειονεκτήματα ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΟΥΝ στη μηχανοργάνωση αλλά ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΠΡΟΣΕΚΤΙΚΗ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ για την ικανοποίησή τους π.χ. Η ΜΗ ΟΡΘΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ και Η ΜΗ ΣΩΣΤΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΔΙΔΕΙ ΛΑΝΘΑΣΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ. Εάν ΔΕΝ ΠΡΟΒΛΕΦΘΕΙ ΣΩΣΤΑ Η ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ και αρχίσει η ενημέρωση, ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΕΥΚΟΛΗ Η ΑΛΛΑΓΗ ΜΕΣΑ ΣΤΗ ΧΡΗΣΗ.
ΓΙΑΤΙ Η ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΕΙΝΑΙ ΚΡΙΣΙΜΗ (§8.2.1, σελ. 193-195) Στην επιχείρησή μας η μορφή είναι DD.DD.DDD, δηλαδή τριτοβάθμια ανάλυση, με τελεία ως διαχωριστικό και 9 χαρακτήρες (μαζί με τις τελείες), π.χ. 30 = ΠΕΛΑΤΕΣ πρωτοβάθμιος 30.00 = ΠΕΛΑΤΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ δευτεροβάθμιος 30.00.000 = Κ. ΖΗΚΟΣ & ΣΙΑ ΟΕ τριτοβάθμιος Αν ορίζαμε 11 χαρακτήρες, η μορφή θα ήταν DD.DD.DDDDD. Η μορφή δηλώνεται ήδη στη δημιουργία της εταιρίας και όλο το λογιστικό σχέδιο χτίζεται πάνω της· γι' αυτό δεν αντιγράφουμε το λογιστικό σχέδιο που προτείνει το πρόγραμμα, «γιατί η μορφή των κωδικών είναι διαφορετική από αυτή που εμείς ορίσαμε».ΤΑ ΕΠΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ (§8.1.5, σελ. 188, αυτούσια)
1. ΜΕΓΑΛΗ ΤΑΧΥΤΗΤΑ ΣΤΗΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 2. ΑΞΙΟΠΙΣΤΗ ΚΑΙ ΤΑΧΥΤΑΤΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ 3. ΛΙΓΟΤΕΡΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 4. ΤΑΞΗ ΣΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 5. ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗ ΤΟΥ ΡΟΛΟΥ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗ 6. ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ 7. ΛΙΓΟΤΕΡΟ ΑΓΧΟΣ, ΤΑΛΑΙΠΩΡΙΑ ΚΑΙ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΧΡΟΝΟΒΟΡΑΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΣΤΗΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥΤΟ ΠΙΟ ΟΥΣΙΩΔΕΣ — Η ΑΝΑΒΑΘΜΙΣΗ ΤΟΥ ΡΟΛΟΥ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗ (5)
ΤΙ ΚΑΝΕΙ Ο ΛΟΓΙΣΤΗΣ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ ΑΝΤΙΓΡΑΦΕΙ ποσά · ΑΘΡΟΙΖΕΙ στήλες · ΣΥΜΦΩΝΕΙ ισοζύγια · ΨΑΧΝΕΙ λάθη μεταφοράς → ΜΗΧΑΝΙΚΗ, ΕΠΑΝΑΛΗΠΤΙΚΗ εργασία ΤΙ ΚΑΝΕΙ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ΣΧΕΔΙΑΖΕΙ το λογιστικό σχέδιο · ΚΡΙΝΕΙ τη λογιστικοποίηση κάθε πράξης · ΑΝΑΛΥΕΙ τα αποτελέσματα · ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΕΙ τη Διοίκηση → ΚΡΙΤΙΚΗ, ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ εργασία ΤΟ ΟΡΙΟ (κεφ. 6, §6.5): «Αν η καταχώρηση ΔΕΝ ΕΓΙΝΕ ΣΤΟ ΣΩΣΤΟ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ, ΑΥΤΟ ΔΕΝ ΕΠΑΛΗΘΕΥΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟ ΙΣΟΖΥΓΙΟ» → ΟΥΤΕ και από τον υπολογιστή. Η ΚΡΙΣΗ του λογιστή παραμένει ΑΝΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΗ.Η ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ (6)
ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ τα ΙΣΟΖΥΓΙΑ ετοιμάζονται ΣΤΟ ΤΕΛΟΣ ΤΟΥ ΜΗΝΑ → η Διοίκηση μαθαίνει το αποτέλεσμα ΜΕ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΗ ΕΝΟΣ ΜΗΝΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ισοζύγιο ΟΠΟΤΕΔΗΠΟΤΕ, με ένα πλήκτρο → υπόλοιπο πελάτη ΠΡΙΝ την επόμενη πώληση, απόθεμα είδους ΠΡΙΝ την παραγγελία, Φ.Π.Α. ΠΡΙΝ τη δήλωση
Σύνοψη: (ενδεικτική) Το βιβλίο αναφέρει ότι μειονεκτήματα δεν υπάρχουν στη μηχανοργάνωση, απαιτείται όμως προσεκτική καταγραφή των αναγκών της επιχείρησης, γιατί η μη ορθή οργάνωση του λογιστηρίου και η μη σωστή ανάλυση δίνουν λανθασμένα αποτελέσματα. Κρίσιμο σημείο είναι η κωδικοποίηση των λογαριασμών: αν δεν προβλεφθεί σωστά και αρχίσει η ενημέρωση, δεν είναι εύκολη η αλλαγή μέσα στη χρήση· στην επιχείρησή μας ορίστηκε η μορφή DD.DD.DDD με τριτοβάθμια ανάλυση, π.χ. 30.00.000 Κ. Ζήκος και Σία ΟΕ. Τα πλεονεκτήματα είναι επτά: μεγάλη ταχύτητα στην καταχώρηση των εγγραφών, αξιόπιστη και ταχύτατη παραγωγή πληροφοριών, λιγότερος χρόνος εργασίας, τάξη στην οργάνωση και εμφάνιση των εγγραφών, αναβάθμιση του ρόλου του λογιστή, αξιοποίηση των πληροφοριών από τη Διοίκηση και λιγότερο άγχος και ταλαιπωρία με περιορισμό της χρονοβόρας διαδικασίας. Το ουσιωδέστερο είναι η αναβάθμιση του ρόλου του λογιστή, ο οποίος παύει να αντιγράφει και να αθροίζει και περνά σε κριτική και συμβουλευτική εργασία, αφού άλλωστε ούτε ο υπολογιστής εντοπίζει την καταχώρηση σε λάθος λογαριασμό, οπότε η κρίση του παραμένει αναντικατάστατη.
Οι βασικές αρχές του πληροφοριακού συστήματος
Ερώτηση: 8.1.6 Οι βασικές αρχές ενός πληροφορικού συστήματος γενικής λογιστικής. Οι βασικές αρχές πάνω στις οποίες στηρίζεται ένα πρόγραμμα γενικής λογιστικής είναι οι ακόλουθες: 1. Αρχές λογιστικής 2. Αρχή τήρησης των Νόμων 3. Αρχή λειτουργικότητας. Να αναλυθούν.
Απάντηση:
- 1. ΑΡΧΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ (§8.1.6.1, σελ. 188, αυτούσια)
Η βασική λειτουργία του προγράμματος ΣΤΗΡΙΖΕΤΑΙ ΣΤΙΣ ΑΡΧΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ ΤΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ. Εφαρμόζονται οι αρχές:
1) ΤΗΣ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΗΣ ΜΕΘΟΔΟΥ «δια της ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΗΣ ΧΡΕΩΣΗΣ ΕΝΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΙΣΤΩΣΗΣ ΕΝΟΣ ΑΛΛΟΥ με την οποία επιτυγχάνεται Ο ΔΙΑΡΚΗΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΤΩΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΓΕΓΟΝΟΤΩΝ» 2) ΤΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ «για την εξυπηρέτηση των σκοπών της λογιστικής, ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ και της ΑΠΕΙΚΟΝΙΣΗΣ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΗΣ ΙΣΟΤΗΤΑΣ Ε = Π.Π. + Κ.Π.» [ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ = ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΠΑΘΗΤΙΚΟ + ΚΑΘΑΡΗ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑ]Η ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΜΑΣ (1/11)
ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ 50.000,00 Μεταφορικά μέσα 16.000,00 Έπιπλα 4.500,00 Ταμείο 29.500,00 ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΠΑΘΗΤΙΚΟ (υποχρεώσεις) 0,00 ΚΑΘΑΡΗ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑ (κεφάλαιο) 50.000,00 ──────────────────────────────────────────────────── 50.000,00 = 0,00 + 50.000,00 ✓2. Η ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΝΟΜΩΝ (§8.1.6.2, σελ. 188, αυτούσια) Η πολιτεία με τους ΝΟΜΟΥΣ, τα ΠΡΟΕΔΡΙΚΑ ΔΙΑΤΑΓΜΑΤΑ και τις ΥΠΟΥΡΓΙΚΕΣ ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ που εκδίδει ΘΕΤΕΙ ΟΡΙΣΜΕΝΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ τους οποίους πρέπει να εφαρμόζουν τα λογιστήρια, ΕΙΔΙΚΟΤΕΡΑ ΤΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ. Τέτοιοι νόμοι είναι:
1) Ο ΚΩΔΙΚΑΣ ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ [Κ.Β.Σ.] άρθρα 22, 23, 24, 25 [Π.Δ. 186/92], ο οποίος θέτει τις ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ για την ΤΗΡΗΣΗ ΤΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ 2) Ο νόμος για τον Φ.Π.Α. [Φόρο Προστιθέμενης Αξίας] Ν 1642/86 3) Οι ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟΙ ΝΟΜΟΙ, π.χ. Ν 2238/943. Η ΑΡΧΗ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ (§8.1.6.3, σελ. 188, αυτούσια) Στο πρόγραμμα πρέπει να υπάρχει ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΔΟΜΗ, τα οικονομικά γεγονότα να απεικονίζονται κατά τέτοιο τρόπο ώστε να υπάρχει ΡΟΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ και να είναι ΕΥΧΡΗΣΤΟ ΚΑΙ ΦΙΛΙΚΟ ΣΤΟ ΧΡΗΣΤΗ. Η ΠΛΗΡΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΓΚΥΡΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΑΠΟΛΥΤΕΣ.
ΔΟΜΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ (ισχύει για κάθε εφαρμογή γενικής λογιστικής) 1. ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ 5. ΠΕΡΙΟΔΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ 2. ΑΡΧΕΙΑ 6. ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ 3. ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΑΡΘΡΑ 7. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ 4. ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ 8. ΟΔΗΓΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Κάθε επιλογή αναλύεται σε υποεπιλογές (σελ. 189), π.χ. ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΑΡΘΡΑ: Δημιουργία, Εισαγωγή, Τροποποίηση, Διαγραφή, Ακύρωση, Εμφάνιση, Έλεγχος, Αντιλογισμός ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ: Δημιουργία Εταιρίας, Ημερολογίων, Παραστατικών, Ομάδων Λογ/σμών, Λογιστικών Άρθρων, Δικαιώματα χρηστών, Στοιχεία ΚΕΠΥΟ-ΦΠΑ-Δηλώσεων, Προεκτύπωση εντύπων
Σύνοψη: (ενδεικτική) Οι βασικές αρχές ενός πληροφοριακού συστήματος γενικής λογιστικής είναι τρεις. Πρώτον, οι αρχές λογιστικής: η βασική λειτουργία του προγράμματος στηρίζεται στην επιστήμη της λογιστικής, με εφαρμογή αφενός της διπλογραφικής μεθόδου, δια της ταυτόχρονης χρέωσης ενός λογαριασμού και πίστωσης ενός άλλου, με την οποία επιτυγχάνεται ο διαρκής έλεγχος των εγγραφών, και αφετέρου του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου, για τη σύνταξη ισολογισμού και την απεικόνιση της πραγματικής ισότητας ενεργητικό ίσον πραγματικό παθητικό συν καθαρή περιουσία. Δεύτερον, η αρχή της τήρησης των Νόμων: η πολιτεία με νόμους, προεδρικά διατάγματα και υπουργικές αποφάσεις θέτει κανόνες που πρέπει να εφαρμόζουν τα λογιστήρια, ειδικότερα τα μηχανογραφημένα, όπως ο Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων με τα άρθρα είκοσι δύο έως είκοσι πέντε του Π.Δ. 186/92, που θέτει τις προϋποθέσεις για τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων, ο νόμος 1642/86 για τον ΦΠΑ και οι φορολογικοί νόμοι, π.χ. ο 2238/94. Τρίτον, η αρχή της λειτουργικότητας: το πρόγραμμα πρέπει να έχει εσωτερική λειτουργική δομή, να απεικονίζει τα οικονομικά γεγονότα ώστε να υπάρχει ροή εργασιών, να είναι εύχρηστο και φιλικό στον χρήστη και η πληρότητα και η εγκυρότητα των δεδομένων να είναι απόλυτες. Η δομή κάθε εφαρμογής γενικής λογιστικής περιλαμβάνει λογιστικό σχέδιο, αρχεία, λογιστικά άρθρα, εκτυπώσεις, περιοδικές εργασίες, βοηθητικά προγράμματα, οικονομική διαχείριση και οδηγό εφαρμογής.
Οι αρχικές εργασίες και παράμετροι της εφαρμογής
Ερώτηση: 4. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ. Από τα βοηθητικά προγράμματα δημιουργήσατε την εταιρία, τα ημερολόγια και τα παραστατικά. Τώρα θα ορίσετε τους λογαριασμούς που θα χρησιμοποιήσετε για τις ανάγκες της εταιρίας σας από το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο. Η μορφή των κωδικών θα είναι DD.DD.DDD. Να περιγραφούν οι αρχικές εργασίες για την επιχείρησή μας.
Απάντηση:
-
ΟΙ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΠΟΥ ΟΡΙΖΕΙ Ο ΧΡΗΣΤΗΣ (§8.2.1, σελ. 190)
1. Τα στοιχεία της εταιρίας - ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΤΑΙΡΙΑΣ 2. Πόσα και ποια ημερολόγια - ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ 3. Πόσα και ποια παραστατικά - ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ 4. Η μορφή των κωδικών - ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ → συνήθως από το μενού «6. ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ» 5. Η διαχειριστική περίοδος - ΟΡΙΣΜΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ → συνήθως από το μενού «5. ΠΕΡΙΟΔΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ»«Αν δεν ορισθούν οι παραπάνω παράμετροι, το λογισμικό ΔΕΝ ΕΠΙΤΡΕΠΕΙ ΤΗΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΩΝ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ.»
1. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΤΑΙΡΙΑΣ (σελ. 191)
1. ΚΩΔΙΚΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ = 001 ή ΠΑΠ 2. ΕΠΩΝΥΜΙΑ = ΙΩΑΝΝΗΣ ΠΑΠΠΑΣ & ΣΙΑ ΟΕ 3. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ = ΛΕΒΕΝΤΗ 5 ΑΘΗΝΑ Τ.Κ.15232 4. Δ.Ο.Υ. = Ε΄ ΑΘΗΝΩΝ 5. Α.Φ.Μ. = 092525865 6. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ = ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ ΑΡΤΟΠΟΙΙΑΣ 7. ΜΟΡΦΗ ΚΩΔΙΚΩΝ = DD.DD.DDDΟ κωδικός εταιρίας χρειάζεται γιατί με το ίδιο λογισμικό μπορεί να παρακολουθείται η λογιστική κίνηση πολλών εταιριών. Η αποδοχή γίνεται συνήθως με το πλήκτρο Esc.
2. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ (σελ. 191-192)
Α.Α. ΟΝΟΜΑΣΙΑ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟΥ ΚΩΔΙΚΟΣ 1. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΤΑΜΕΙΟΥ = 001 ή Η.Τ. 2. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΑΓΟΡΩΝ = 002 ή Η.Α. 3. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΕΩΝ = 003 ή Η.Π. 4. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ = 004 ή Η.Δ.Π. και στο τέλος της χρήσης προστίθεται: 5. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ = 005 ή Η.Κ.Ι.Ο πίνακας είναι παραμετρικός: ο χρήστης δημιουργεί τα ημερολόγια που χρειάζεται η επιχείρησή του.
3. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ (σελ. 192-193) Για κάθε τύπο παραστατικού ορίζεται κωδικός (αριθμός ή αρχικά), το ημερολόγιο που ενημερώνει και αν ενημερώνει ΚΕΠΥΟ (συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων πελατών ή προμηθευτών). Ενδεικτικά:
ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ ΚΕΠΥΟ ΚΩΔΙΚΟΣ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ Δελτίο Αποστολής-Τιμολόγιο (Πώλησης) Ναι 001 ή ΔΑΤ 003 ή Η.Π. Τιμολόγιο Πώλησης Ναι 002 ή ΤΠ 003 ή Η.Π. Πιστωτικό Τιμολόγιο Ναι 004 ή ΠΤ 003 ή Η.Π. Απόδειξη Είσπραξης Όχι 005 ή ΑΕ 001 ή Η.Τ. Απόδειξη Πληρωμής Όχι 006 ή ΑΠ 001 ή Η.Τ. Λογιστικό Σημείωμα Όχι 007 ή ΛΣ 004 ή Η.Δ.Π. Απόδ. Παραλαβής Αξιογράφων Όχι 008 ή ΑΠΑ 004 ή Η.Δ.Π. Πινάκιο Παράδοσης Αξιογράφων Όχι 009 ή ΠΠΑ 004 ή Η.Δ.Π. Δελτίο Αποστολής-Τιμολόγιο (Προμηθευτή) Ναι 051 ή ΔΑΤΠ 002 ή Η.Α. Τιμολόγιο (Προμηθευτή) Ναι 052 ή ΤΑΠ 002 ή Η.Α. Τιμολόγιο εξόδου (Προμηθευτή) Όχι 057 ή ΤΕΠ 001 ή Η.Τ. Ναι 058 ή ΤΕΠ 004 ή Η.Δ.Π. Απόδειξη εξόδου (Προμηθευτή) Όχι 100 ή ΑΕ 001 ή Η.Τ.Έτσι κάθε παραστατικό έχει σε όλη τη χρήση την ίδια συμπεριφορά: π.χ. το Δελτίο Αποστολής-Τιμολόγιο πελάτη ενημερώνει πάντα το 003 (Η.Π.) και του προμηθευτή το 002 (Η.Α.).
4. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ (σελ. 193-195) Οι λογαριασμοί ορίζονται από το Ε.Γ.Λ.Σ. με μορφή DD.DD.DDD: τριτοβάθμια ανάλυση, διαχωρισμός με τελεία (όχι - ή /), 9 χαρακτήρες μαζί με τις τελείες. Οι τριτοβάθμιοι είναι υποχρεωτικοί κατά το Ε.Γ.Λ.Σ.
30 = ΠΕΛΑΤΕΣ Πρωτοβάθμιος 30.00 = ΠΕΛΑΤΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ Δευτεροβάθμιος 30.00.000 = Κ. ΖΗΚΟΣ & ΣΙΑ ΟΕ Τριτοβάθμιος ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ (π.χ. 30 Πελάτες) Κωδικός = 30 · Ονομασία = Πελάτες Χαρακτηριστικά: Χρεωπιστωτικός = Ναι, Εξόδου = Όχι, Εσόδου = Όχι, Πελάτης = Ναι, Προμηθευτής = Όχι, Τροφοδοτούμενος = Ναι● Τροφοδοτούμενος: αναλύεται σε κατώτερους και δεν κινείται ο ίδιος αλλά οι αναλυτικοί του. ● Χρεωπιστωτικός: χρεώνεται και πιστώνεται. ● Εξόδου/Εσόδου: ο κέρσορας πηγαίνει στη χρέωση ή στην πίστωση και το υπόλοιπο μηδενίζεται στο τέλος της χρήσης και μεταφέρεται στα αποτελέσματα. ● Πελάτης/Προμηθευτής: λαμβάνονται υπόψη, μαζί με τον τύπο παραστατικού, για το ΚΕΠΥΟ. Κινείται ο 30.00.000 και οι ανώτεροι 30.00 και 30 ενημερώνονται αυτόματα. Το λογιστικό σχέδιο που προτείνει το πρόγραμμα δεν αντιγράφεται, γιατί έχει άλλη μορφή κωδικών και λογαριασμούς που δεν θα χρησιμοποιηθούν.
5. ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ (σελ. 195)
5. ΠΕΡΙΟΔΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ → 3. ΑΝΟΙΓΜΑ ΝΕΑΣ ΧΡΗΣΗΣ 1. ΑΡΧΗ = 1.11. 2. ΤΕΛΟΣ = 31.12.Μετά από αυτές τις πέντε εργασίες (εταιρία, ημερολόγια, παραστατικά, λογαριασμοί, χρήση) μπορεί να ξεκινήσει η καταχώρηση των παραστατικών (§8.2.2).
Σύνοψη: (ενδεικτική) Πριν από την καταχώρηση του πρώτου παραστατικού ορίζονται πέντε παράμετροι, αλλιώς το λογισμικό δεν επιτρέπει την καταχώρηση. Πρώτη, η δημιουργία εταιρίας από τα βοηθητικά προγράμματα, με κωδικό 001 ή ΠΑΠ, επωνυμία Ιωάννης Παππάς και Σία ΟΕ, διεύθυνση Λεβέντη 5 Αθήνα, ΔΟΥ Ε΄ Αθηνών, ΑΦΜ 092525865, αντικείμενο μηχανήματα αρτοποιίας και μορφή κωδικών DD.DD.DDD. Δεύτερη, η δημιουργία ημερολογίων: ταμείου 001, αγορών 002, πωλήσεων 003 και διαφόρων πράξεων 004, ενώ στο τέλος της χρήσης προστίθεται το ημερολόγιο κλεισίματος ισολογισμού 005. Τρίτη, η δημιουργία παραστατικών, όπου για κάθε τύπο ορίζονται κωδικός, το ημερολόγιο που ενημερώνει και αν ενημερώνει το ΚΕΠΥΟ, π.χ. το δελτίο αποστολής-τιμολόγιο πώλησης 001 ενημερώνει το ημερολόγιο πωλήσεων και την κατάσταση ΚΕΠΥΟ, ενώ η απόδειξη είσπραξης 005 το ημερολόγιο ταμείου. Τέταρτη, η δημιουργία λογαριασμών από το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο με τριτοβάθμια ανάλυση, π.χ. 30 Πελάτες, 30.00 Πελάτες εσωτερικού και 30.00.000 Κ. Ζήκος και Σία ΟΕ, με χαρακτηριστικά όπως χρεωπιστωτικός, εξόδου, εσόδου, πελάτης, προμηθευτής και τροφοδοτούμενος· κινείται μόνο ο τριτοβάθμιος και οι ανώτεροι ενημερώνονται αυτόματα. Πέμπτη, ο ορισμός της διαχειριστικής χρήσης από τις περιοδικές εργασίες, με το άνοιγμα νέας χρήσης, από την πρώτη Νοεμβρίου έως την τριακοστή πρώτη Δεκεμβρίου.
Η καταχώρηση, οι εκτυπώσεις και η ασφάλεια των αρχείων
Ερώτηση: Κατά την παρουσίαση της εφαρμογής της Γενικής Λογιστικής μηχανογραφικά προσπαθήσαμε όσο το δυνατόν αναλυτικά να σας παρουσιάσουμε ένα πιθανό πρόγραμμα λογιστικής. Εκείνο που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι όλα τα προγράμματα που κυκλοφορούν στην αγορά αντιμετωπίζουν τα οικονομικά γεγονότα της γενικής λογιστικής με τον ίδιο τρόπο. Να περιγραφούν η καταχώρηση, οι εκτυπώσεις, τα αρχεία και η θεώρηση.
Απάντηση:
-
Β. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ - ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ (§8.2.2, σελ. 196-202) Καταχώρηση είναι η διαδικασία την οποία κάνει ο χρήστης όταν έχει μπροστά του ένα παραστατικό και ΤΟ ΠΛΗΚΤΡΟΛΟΓΕΙ ΣΤΟΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗ ΤΟΥ. Με την πληκτρολόγηση κινούνται οι λογαριασμοί και … ΔΗΜΙΟΥΡΓΟΥΝΤΑΙ ΤΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΑΡΘΡΑ. Γίνεται από το μενού «3. ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΑΡΘΡΑ → 1. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΡΘΡΩΝ».
ΤΑ ΠΕΔΙΑ ΚΑΘΕ ΑΡΘΡΟΥ 1. Ημερομηνία (του παραστατικού, μέσα στη χρήση) 2. Ημερολόγιο (από τη δημιουργία ημερολογίων) 3. Τύπος παραστατικού (από τη δημιουργία παραστατικών) 4. Αριθμός παραστατικού 5. Αύξων αριθμός άρθρου (ΑΥΤΟΜΑΤΑ από το πρόγραμμα, δεν αλλάζει — το προβλέπει ο Κ.Β.Σ.) 6. Αιτιολογία 7. Κωδικοί/τίτλοι λογαριασμών και ποσά χρέωσης-πίστωσης ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ (σελ. 197): 4.11 · 003 ή Η.Π. · 001 ή ΔΑΤ · ΔΑ-Τ Νο 001 · 000001 · Κ. ΖΗΚΟΣ & ΣΙΑ ΟΕ 30.00.000 Κ. ΖΗΚΟΣ & ΣΙΑ ΟΕ 216,00 70.00.008 ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΕΜΠ/ΤΩΝ ΧΟΝΔΡ. 8% 200,00 54.00.708 Φ.Π.Α. ΠΩΛΗΣΕΩΝ 8% 16,00Σε κάθε παραστατικό (πελάτη, προμηθευτή, είσπραξη, πληρωμή, έξοδο) εμφανίζεται η ίδια οθόνη και συμπληρώνονται τα ίδια πεδία.
Γ. ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ (§8.2.3, σελ. 202-205) Σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. (άρθρα 22-25 του Π.Δ. 186/92) οι εκτυπώσεις πρέπει να έχουν ομοιόμορφη απεικόνιση, ώστε ο φορολογικός έλεγχος να διακρίνει τις πράξεις κατά ημερομηνία και κατά ημερολόγιο.
1. ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΩΝ κάθε παραστατικό = ένα άρθρο με αύξοντα αριθμό· π.χ. 001 Η.Τ. από 1/11 έως 20/11, γενικό σύνολο 1.283,9 2. ΑΝΑΛΥΤΙΚΩΝ η κίνηση χρέωσης-πίστωσης ενός ΚΑΘΟΛΙΚΩΝ λογαριασμού, π.χ. 38.00.000 ΤΑΜΕΙΟ: χρέωση 1.100,0 · πίστωση 183,9 · υπόλοιπο 916,1 3. ΙΣΟΖΥΓΙΩΝ π.χ. ισοζύγιο πρωτοβάθμιων λογαριασμών από 1/11 έως 20/11 4. ΚΕΠΥΟ συγκεντρωτική κατάσταση πελατών (άρθρο 20 §1 Π.Δ. 186/1992), π.χ. ΖΗΚΟΣ ΚΩΝ. & ΣΙΑ ΟΕ, ΑΦΜ 081427608, 1 στοιχείο, καθαρή αξία 200,0· ζητείται με το πρώτο παραστατικό για να ελεγχθεί η σωστή κωδικοποίηση του τύπου παραστατικούΔ. ΑΡΧΕΙΑ (§8.2.4, σελ. 206) Αρχείο είναι μια συλλογή πληροφοριών. Χειρόγραφα τα αρχεία ήταν οι καρτέλες σε χαρτί· μηχανογραφικά βρίσκονται σε δισκέτες, στο σκληρό δίσκο ή σε ταινίες.
ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΕΛΑΤΗ - ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ 1. Κωδικός 8. Τόπος παράδοσης 2. Επωνυμία 9. Πωλητής 3. Α.Φ.Μ. 10. Προμήθεια 4. ΔΟΥ 11. Όριο πίστωσης 5. Διεύθυνση 12. Τρόπος πληρωμής 6. Τηλέφωνο 13. Έκπτωση 7. ΦΑΞ 14. Κατηγορία Φ.Π.Α.Ε. ΘΕΩΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ (§8.2.5, σελ. 206-207)
● Συμπληρώνεται το ίδιο έντυπο θεώρησης [Β1], αλλά ΔΕ θεωρούνται χωριστά ημερολόγια· θεωρείται ΕΝΑ ΕΝΙΑΙΟ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΕΝΤΥΠΟ, από το οποίο εκτυπώνονται τα θεωρημένα ημερολόγια, καθολικά και ισοζύγια ● Γενική αρίθμηση σελίδων, π.χ. Νο 0001 έως Νο 1000, και εσωτερική αρίθμηση κάθε βιβλίου π.χ. Α.Η. Ταμείου 10 σελ.: εσωτ. 0001-0010, ενιαίου 0001-0010 · Α.Η. Αγορών 8 σελ.: εσωτ. 0001-0008, ενιαίου 0011-0018 ● Με το Β1 δηλώνονται τα βιβλία (ημερολόγια πωλήσεων, αγορών, διαφόρων πράξεων, ταμείου, κλεισίματος ισολογισμού)· νέο ημερολόγιο (π.χ. απογραφής) γνωστοποιείται στη ΔΟΥ ● Ομοίως θεωρείται το ενιαίο έντυπο πολλαπλής χρήσης για τα στοιχεία (δελτίο αποστολής, δελτίο αποστολής- τιμολόγιο, τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών, τιμολόγιο πώλησης)· κάθε νέα χρήση, π.χ. για πιστωτικό τιμολόγιο, γνωστοποιείται στη ΔΟΥΣΤ. ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ - ΟΔΗΓΙΕΣ (§8.2.6, σελ. 207-208), ενδεικτικά:
● Όλα τα προγράμματα αντιμετωπίζουν τα οικονομικά γεγονότα της γενικής λογιστικής με τον ίδιο τρόπο ● Οι οδηγίες στον οδηγό χρήσης είναι υποχρεωτικές από τον Κ.Β.Σ. ● Οι εγγραφές κλεισίματος καταχωρούνται με τον ίδιο τρόπο, αλλά στο ημερολόγιο ισολογισμού ● Δεν διαγράφονται ημερολόγια ή παραστατικά με κινήσεις ● Στο ενιαίο έντυπο δεν παίρνονται παράλληλα αναλυτικά και συγκεντρωτικό ημερολόγιο ● «Το αρχείο είναι γεμάτο» → αυξάνεται η χωρητικότητα από την τροποποίηση αρχείων ● Πρώτα ο πρωτοβάθμιος, μετά δευτεροβάθμιοι, τριτοβάθμιοι ● Αναζήτηση λογαριασμού με τα αρχικά ή με τον ΑΦΜ ● Τιμολόγια πάνω από 150 ευρώ καταχωρούνται με πίστωση, ακόμη κι αν είναι «μετρητοίς», για να μπουν στο ΚΕΠΥΟ ● Συνηθισμένο λάθος: το Ο (όμικρον) αντί για 0 (μηδέν)
Σύνοψη: (ενδεικτική) Η καταχώρηση γίνεται από τα λογιστικά άρθρα, με τη δημιουργία άρθρου για κάθε παραστατικό. Συμπληρώνονται ημερομηνία, ημερολόγιο, τύπος και αριθμός παραστατικού, αιτιολογία και λογαριασμοί με τα ποσά χρέωσης και πίστωσης, ενώ ο αύξων αριθμός άρθρου δίνεται αυτόματα από το πρόγραμμα, όπως προβλέπει ο Κ.Β.Σ. Η οθόνη και τα πεδία είναι τα ίδια για κάθε παραστατικό. Οι εκτυπώσεις είναι των ημερολογίων, των αναλυτικών καθολικών, δηλαδή των καρτελών, των ισοζυγίων και του ΚΕΠΥΟ, δηλαδή των συγκεντρωτικών καταστάσεων πελατών και προμηθευτών του άρθρου είκοσι του Κ.Β.Σ., και πρέπει να έχουν ομοιόμορφη απεικόνιση ώστε ο έλεγχος να διακρίνει τις πράξεις κατά ημερομηνία και ημερολόγιο. Αρχείο είναι μια συλλογή πληροφοριών που βρίσκεται σε δισκέτες, σκληρό δίσκο ή ταινίες· το αρχείο πελάτη ή προμηθευτή περιέχει δεκατέσσερα βασικά στοιχεία, όπως κωδικό, επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, όριο πίστωσης και κατηγορία ΦΠΑ. Για τη θεώρηση συμπληρώνεται το έντυπο Β1 και θεωρείται ένα ενιαίο μηχανογραφικό έντυπο με γενική αρίθμηση σελίδων, από το οποίο εκτυπώνονται όλα τα θεωρημένα βιβλία, ενώ κάθε βιβλίο έχει και εσωτερική αρίθμηση. Όλα τα προγράμματα της αγοράς αντιμετωπίζουν τα οικονομικά γεγονότα της γενικής λογιστικής με τον ίδιο τρόπο.
