Λύσεις — Κεφάλαιο 13: Σχεδιασμός διαδικασιών με τη χρήση τεχνολογιών (σελ. 94) – ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Γ΄ ΕΠΑΛ

Λύσεις — Κεφάλαιο 13: Σχεδιασμός διαδικασιών με τη χρήση τεχνολογιών (σελ. 94)

Λύσεις των 3 ερωτήσεων του κεφαλαίου 13.

Ερώτηση 1 — Κύρια βήματα της περισυλλογής

Ερώτηση: Περιγράψτε τα κύρια βήματα της περισυλλογής.

Απάντηση:

• Η εκτέλεση παραγγελιών περιλαμβάνει (α) την καταχώρηση της παραγγελίας (ERP/λογιστικό, χειροκίνητα, web-store, EDI — με διασύνδεση ERP-WMS ή χειροκίνητα) και (β) τη διεκπεραίωση: έλεγχος αποθέματος (επάρκεια), ανάθεση της συλλογής σε αποθηκάριους και εκτέλεση (σελ. 86-87). Στόχος η ελαχιστοποίηση των αποστάσεων και του χρόνου περισυλλογής (travel time) του συλλέκτη (picker) — με χώρο forward/fast pick για ταχυκίνητα, βέλτιστες θέσεις, αυτόματα συστήματα, conveyors, δυναμικές ζώνες εργασίας. Βήματα περισυλλογής: 1. Με τη λήψη της παραγγελίας και τον έλεγχο αποθέματος εκδίδεται το έντυπο περισυλλογής (δελτίο συλλογής) — διαφέρει από το δελτίο παραγγελίας γιατί περιλαμβάνει κωδικό λίστας, θέση αποθήκευσης, αρμόδιο αποθηκάριο, τύπο κλαρκ. Χωρίς RF (σελ. 88): 2. ο υπεύθυνος αποθήκης εκδίδει τις λίστες περισυλλογής βάσει των δελτίων παραγγελιών και ορίζει τους κύκλους συλλογής (αριθμός γραμμών παραγγελίας, μονάδες φόρτωσης ανά γραμμή)· 3. ο αποθηκάριος ξεκινά τη συλλογή βάσει πλάνου που καταρτίζει ο υπεύθυνος με λογική σειρά προσέγγισης των θέσεων (τυπωμένη στη λίστα — το «δρομολόγιο» του συλλέκτη) για βέλτιστη απόσταση-χρόνο· 4. συλλέγει τα εμπορεύματα χειροκίνητα ή με κλαρκ και κατευθύνεται στο συσκευαστήριο ή τον χώρο αποστολών· 5. όπου υπάρχει καρτέλα είδους ανά θέση, αφαιρεί την ποσότητα που συνέλεξε (παρακολούθηση αποθέματος για μονάδες μικρότερες της παλέτας)· 6. επανάληψη μέχρι να ολοκληρωθεί το έργο. Με RF (σελ. 88-89): 2. ο υπεύθυνος παραδίδει έντυπη λίστα ή αναθέτει τις εργασίες μέσω WMS στη μνήμη του RF του αποθηκάριου· 3. ο αποθηκάριος λαμβάνει εντολή στο RF: αρχική θέση (θέση αποθήκευσης του είδους) → συλλογή της συμφωνηθείσας ποσότητας → απόθεση στην τελική θέση (χώρος διαλογής ή αποστολών)· 4. η αρχική θέση που προτείνει το σύστημα λαμβάνει υπόψη τη σειρά ανάλωσης (FIFO, LIFO, FEFO), τη μονάδα πώλησης (χαρτοκιβώτιο, παλέτα) και δυναμικές μεταβολές (απογραφή, δέσμευση αποθέματος, κλείδωμα θέσης)· η πρόταση αφορά συγκεκριμένο SSCC· 5. σε λάθος το σύστημα ειδοποιεί για παραβίαση και επιτρέπει υπό προϋποθέσεις τροποποίηση· 6. υποστήριξη με pick-to-light (ρυθμός συλλογής-χρόνος) και pick-to-voice (ακρίβεια). Ακολουθεί η έξοδος: συσκευασία-σήμανση, τελικός ποσοτικός έλεγχος, δρομολόγηση, φόρτωση.

Σύνοψη: (ενδεικτική) Καταχώρηση παραγγελίας → έλεγχος αποθέματος → έκδοση εντύπου περισυλλογής (λίστα, θέση, αποθηκάριος, κλαρκ) → ανάθεση. Χωρίς RF: λίστες-κύκλοι συλλογής από τον υπεύθυνο, πλάνο-δρομολόγιο θέσεων, συλλογή χειροκίνητα/κλαρκ → συσκευαστήριο/αποστολές, ενημέρωση καρτέλας θέσης, επανάληψη. Με RF: ανάθεση στη μνήμη του RF, εντολή αρχική θέση → ποσότητα → τελική θέση, με FIFO/LIFO/FEFO-μονάδα πώλησης-δυναμικές μεταβολές, SSCC, ειδοποίηση λαθών, pick-to-light/voice.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Έντυπο + βήματα χωρίς/με RF.

Ερώτηση 2 — Διαδικασία επιστροφών

Ερώτηση: Περιγράψτε τη διαδικασία των επιστροφών.

Απάντηση:

• Οι επιστροφές εμπορευμάτων από τον πελάτη είναι ένα άλλο είδος παραλαβών (είσοδος αγαθών — σελ. 84)· γίνονται για διάφορους λόγους ανάλογα με την πολιτική κάθε εταιρείας (λάθος ή κατεστραμμένα προϊόντα, μη πώληση, ληγμένα). Βήματα: 1. Εντολή: για να δεχθεί η αποθήκη επιστρεφόμενα εμπορεύματα πρέπει να έχει εντολή από την εταιρεία-πελάτη (αποθέτη) — δεν παραλαμβάνονται αυθαίρετα. 2. Ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος των επιστρεφόμενων: καταμέτρηση και αντιπαραβολή με το δελτίο αποστολής της επιστροφής, έλεγχος κατάστασης (φθορές, λήξη, ακεραιότητα συσκευασίας). 3. Χαρακτηρισμός καταλληλότητας: εφόσον η ποσότητα του δελτίου είναι σωστή, η αποθήκη, πάντα σε συνεργασία με τον πελάτη-αποθέτη, ορίζει αν τα προϊόντα είναι κατάλληλα προς πώληση ή όχι. 4α. Ακατάλληλα προς πώληση → εισάγονται στο τμήμα μη συμμορφούμενων της αποθήκης (τμήμα αχρήστων, ληγμένων κ.λπ. — χώρος μη συμμορφούμενων του Σχήματος 2.1), για καταστροφή, επιστροφή στον προμηθευτή ή άλλη διαχείριση. 4β. Κατάλληλα → η εισαγωγή τους γίνεται κανονικά, όπως στις παραλαβές: καταγραφή στο WMS/καρτέλα, ετικέτες barcode (κωδικός, παρτίδα, ημερομηνία), εντολή απόθεσης στη θέση αποθήκευσης — και το απόθεμα αυξάνεται. Στο κεφ. 2 τα επιστρεφόμενα «λαμβάνονται από τους πελάτες» στην περιοχή παραλαβών με ενημέρωση αποθεμάτων και έλεγχο, ενώ στο κεφ. 1 η «διαδικασία χειρισμού επιστροφών» είναι μία από τις εργασίες της αποθήκης· ο κύκλος παράδοσης στο WMS περιλαμβάνει και την επιστροφή (σελ. 78). Εκδίδονται τα αντίστοιχα παραστατικά (πιστωτικό προς τον πελάτη από το λογιστήριο).

Σύνοψη: (ενδεικτική) Εντολή από τον πελάτη-αποθέτη → ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος με το δελτίο αποστολής → σε συνεργασία με τον πελάτη κρίνεται αν είναι κατάλληλα προς πώληση → ακατάλληλα: τμήμα μη συμμορφούμενων (άχρηστα, ληγμένα)· κατάλληλα: κανονική εισαγωγή όπως οι παραλαβές (WMS/καρτέλα, ετικέτες, απόθεση) → παραστατικά (πιστωτικό).

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Τέσσερα βήματα.

Ερώτηση 3 — Τρόποι απογραφής

Ερώτηση: Ποιοι οι τρόποι απογραφής;

Απάντηση:

• Η απογραφή — μία από τις σημαντικότερες διοικητικές εργασίες — περιλαμβάνει την καταγραφή (καταμέτρηση) του επιπέδου αποθεμάτων όλων των προϊόντων σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή· συγκρίνονται τα λογιστικά αποθέματα (λογιστικά έντυπα) με τα φυσικά (αποθήκη), με στόχους τον έλεγχο του συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων (ελάχιστη απόκλιση) και την καταγραφή ενός κύριου περιουσιακού στοιχείου (σελ. 91-92). Διακρίνονται τέσσερις τρόποι φυσικής απογραφής: 1. Ετήσια περιοδική απογραφή — μετρώνται φυσικά όλα τα αποθέματα της αποθήκης κατά την ημερομηνία συμπλήρωσης του ισολογισμού. 2. Συνεχής απογραφή — τα αποθέματα μετρώνται συνεχώς καθ' όλη τη διάρκεια του έτους (π.χ. με την καρτέλα υλικού για κρίσιμα προϊόντα — κεφ. 2). 3. Κυκλική ή τακτική απογραφή — μέτρηση σε κανονικά (τακτά) χρονικά διαστήματα (ανά τρίμηνο ή εξάμηνο· το WMS υποστηρίζει κυκλικές απογραφές κατά σημαντικότητα — κίνηση, τζίρο, ευαισθησία, αξία). 4. Δειγματοληπτική απογραφή — καταμετρώνται υλικά που επιλέγονται τυχαία. Συνήθως εφαρμόζονται και οι τέσσερις: συνδυασμός κυκλικής (τρίμηνο/εξάμηνο) και δειγματοληπτικής για τα υλικά με μεγάλη κίνηση, συνεχούς για τα προϊόντα μεγάλης αξίας, και φυσικά η ετήσια. Διαδικασία ετήσιας: προγραμματισμός (πίνακας ομάδων καταγραφής, χρονοδιάγραμμα), ανακοίνωση έναρξης-λήξης, ενημέρωση προσωπικού-προμηθευτών, ομάδες των 2 ατόμων με συγκεκριμένες θέσεις (πίνακας κατανομής) και εκτυπωμένες καταστάσεις προϊόντων από το σύστημα — βάσει θέσης ή βάσει προϊόντος (καταστάσεις θέσεων ανά κωδικό). Χωρίς RF: συμπλήρωση πίνακα καταγραφής αποθεμάτων (κωδικός προϊόντος-θέσης, τίτλος-περιγραφή, μονάδα μέτρησης/μοναδιαίο φορτίο, ποσότητα, παρατηρήσεις, αξία μονάδας-συνολική για αποτίμηση). Με RF: καθορισμός περιοχών, ηλεκτρονικό κλείδωμα θέσεων, σκανάρισμα κωδικού θέσης και ειδών, δυνατότητα επαναληπτικών απογραφών, οριστικοποίηση → εγγραφές διαφορών → παραστατικά διόρθωσης αποθέματος. Οι διαφορές φυσικών-λογιστικών ελέγχουν τόσο τα παραστατικά εισαγωγής-εξαγωγής όσο και τη συνολική οργάνωση της αποθήκης.

Σύνοψη: (ενδεικτική) Τέσσερις τρόποι φυσικής απογραφής: ετήσια περιοδική (όλα, στην ημερομηνία ισολογισμού), συνεχής (όλο το έτος), κυκλική/τακτική (τακτά διαστήματα — τρίμηνο/εξάμηνο), δειγματοληπτική (τυχαία υλικά)· συνήθως συνδυάζονται (κυκλική + δειγματοληπτική για μεγάλη κίνηση, συνεχής για μεγάλη αξία, ετήσια)· διαδικασία με ομάδες-καταστάσεις βάσει θέσης ή προϊόντος· χωρίς RF πίνακας καταγραφής, με RF κλείδωμα θέσεων-σκανάρισμα-διαφορές.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Τέσσερις τρόποι + συνδυασμός + διαδικασία.