Λύσεις — Ενότητα 2.10: Διαχείριση Πληροφοριών (σελ. 121-122) – ΑΡΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Γ΄ ΕΠΑΛ

Λύσεις — Ενότητα 2.10: Διαχείριση Πληροφοριών (σελ. 121-122)

Λύσεις των 6 ερωτήσεων της ενότητας 2.10 (σχολιασμός, ορισμοί, σύγκριση πρωτογενών-δευτερογενών).

Ερώτηση 1 — Ο ρόλος των πληροφοριών στη λήψη αποφάσεων (σχολιασμός)

Ερώτηση: Η αποτελεσματική αξιοποίηση των πληροφοριών σήμερα διαδραματίζει αποφασιστικό ρόλο στη λήψη των κατάλληλων αποφάσεων από τη διοίκηση. Σχολιάστε.

Απάντηση:

• Η πρόταση είναι η εναρκτήρια θέση της ενότητας (σελ. 118): «Η αποτελεσματική αξιοποίηση των πληροφοριών διαδραματίζει σήμερα αποφασιστικό ρόλο στη λήψη των κατάλληλων αποφάσεων από τη διοίκηση».
• Γιατί: η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει μηχανισμούς που της επιτρέπουν να προσαρμόζεται έγκαιρα και με επιτυχία στις αλλαγές του περιβάλλοντος. Οι πληροφορίες που σχετίζονται με την τεχνολογία, τις ανάγκες των καταναλωτών, τις δυνατότητες των ανταγωνιστών κ.τ.λ. πρέπει να συγκεντρώνονται, να αποθηκεύονται, να υπόκεινται σε επεξεργασία και να αξιοποιούνται σε διαρκή βάση — έτσι διασφαλίζεται η επιτυχής ανάπτυξη. Αυτές οι δραστηριότητες συνιστούν την ξεχωριστή λειτουργία «Διοίκηση – Διαχείριση Πληροφοριών».
• Σύνδεση με το βιβλίο: η λήψη αποφάσεων διατρέχει όλες τις λειτουργίες του management (2.4)· ο διευθυντής marketing αποφασίζει με βάση εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες (2.2)· το εξωτερικό περιβάλλον «παίζει τον πρωτεύοντα ρόλο» και η επιχείρηση παίρνει από αυτό «τις απαραίτητες πληροφορίες για να πάρει αποφάσεις» (1.4)· η συστημική λειτουργία (1.2) περιλαμβάνει τη συστηματική εξέταση του περιβάλλοντος. Στο κεφ. 3 (3.5) η διαδικασία λήψης αποφάσεων ξεκινά από τη συλλογή πληροφοριών.
• Οι προϋποθέσεις: για να είναι χρήσιμες, οι πληροφορίες πρέπει να είναι κατάλληλες για τη χρήση, πλήρεις και ακριβείς, διαθέσιμες έγκαιρα (σελ. 119) — μια απόφαση με ελλιπή ή καθυστερημένη πληροφορία είναι λάθος απόφαση. Το πληροφοριακό σύστημα (άνθρωποι + εξοπλισμός + διαδικασίες) υπάρχει ακριβώς για να «επιτρέπει στη διοίκηση να λαμβάνει τις κατάλληλες αποφάσεις κάθε φορά».
• Σχόλιο: στον σύγχρονο ανταγωνισμό (αυτοματοποίηση, δίκτυα, διαδίκτυο) η προσαρμογή είναι «προϋπόθεση επιβίωσης» (σελ. 120) — η πληροφορία έχει γίνει συντελεστής παραγωγής δίπλα στα κεφάλαια και την εργασία.

Σύνοψη: (ενδεικτική) Οι αποφάσεις είναι τόσο καλές όσο οι πληροφορίες τους: η επιχείρηση προσαρμόζεται στο περιβάλλον μόνο αν συλλέγει, αποθηκεύει, επεξεργάζεται και αξιοποιεί διαρκώς κατάλληλες, πλήρεις-ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες μέσω πληροφοριακού συστήματος.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Να αναφερθούν οι τρεις ιδιότητες των πληροφοριών και η σύνδεση με τη λήψη αποφάσεων/προσαρμογή στο περιβάλλον.
• Ενδεικτική ως σχολιασμός.

Ερώτηση 2 — Οι πηγές των πληροφοριών

Ερώτηση: Από ποιες πηγές είναι δυνατόν να προέρχονται οι πληροφορίες;

Απάντηση:

• Οι πληροφορίες μπορεί να προέρχονται από δύο μεγάλες πηγές (σελ. 118):
• Από το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης — π.χ. πελάτες, ανταγωνιστές, στατιστικοί πίνακες που εμφανίζουν την πορεία του κλάδου, το θεσμικό πλαίσιο (φορολογικό, τραπεζικό, τελωνειακό κ.ά.).
• Από τις δραστηριότητες της ίδιας της επιχείρησης (εσωτερικό περιβάλλον) — π.χ. εργαζόμενοι, λογιστικές καταστάσεις, καρτέλες συνεργατών (πελατών, προμηθευτών, μισθοδοσίας προσωπικού κ.ά.).
• Ως προς τη μορφή τους, τα στοιχεία μπορεί να είναι πρωτογενή (συγκεντρώνονται για πρώτη φορά) ή δευτερογενή (από Τράπεζες Πληροφοριών / Βάσεις Δεδομένων — της επιχείρησης ή οργανισμών όπως η Εθνική Στατιστική Υπηρεσία, ένα Επιμελητήριο, ένα Ερευνητικό Κέντρο).

Σύνοψη: (ενδεικτική) Από το εξωτερικό περιβάλλον (πελάτες, ανταγωνιστές, στατιστικοί πίνακες κλάδου, θεσμικό πλαίσιο) και από τις δραστηριότητες της ίδιας της επιχείρησης (λογιστικές καταστάσεις, καρτέλες πελατών/προμηθευτών/μισθοδοσίας)· πρωτογενή ή δευτερογενή.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Δύο πηγές με παραδείγματα η καθεμία.

Ερώτηση 3 — Τι εννοούμε με τον όρο «πληροφορίες»

Ερώτηση: Τι εννοούμε με τον όρο «πληροφορίες»;

Απάντηση:

• Ορισμός (σελ. 118): Με τον όρο «πληροφορίες» εννοούμε οποιοδήποτε στοιχείο μπορεί να αξιοποιηθεί από την επιχείρηση — και το οποίο προέρχεται είτε από το εξωτερικό περιβάλλον (στατιστικοί πίνακες του κλάδου, θεσμικό πλαίσιο) είτε από τις δραστηριότητες της ίδιας της επιχείρησης (λογιστικές καταστάσεις, καρτέλες πελατών, προμηθευτών, μισθοδοσίας).
• Στη συλλογή, αποθήκευση και επεξεργασία των στοιχείων καθοριστική είναι η συμβολή της Πληροφορικής, που με τις εφαρμογές της συνεισφέρει στην ασφαλή και πολύπλευρη ενημέρωση της διοίκησης — στοιχείο σημαντικό για τη λήψη των κατάλληλων αποφάσεων.
• Για να είναι χρήσιμες, οι πληροφορίες πρέπει να έχουν τρία χαρακτηριστικά (σελ. 119): (1) να είναι κατάλληλες για τη συγκεκριμένη χρήση, (2) να είναι πλήρεις και ακριβείς, (3) να είναι διαθέσιμες έγκαιρα.

Σύνοψη: (ενδεικτική) Οποιοδήποτε στοιχείο μπορεί να αξιοποιηθεί από την επιχείρηση (από έξω ή από μέσα)· με τρεις ιδιότητες: κατάλληλες, πλήρεις-ακριβείς, έγκαιρες.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Ο ορισμός + οι τρεις ιδιότητες.

Ερώτηση 4 — Πρωτογενή vs δευτερογενή στοιχεία ως προς την πιστότητα

Ερώτηση: Ποιες είναι οι διαφορές μεταξύ των πρωτογενών και των δευτερογενών στοιχείων ως προς την πιστότητα των εξαγόμενων συμπερασμάτων;

Απάντηση:

• Πρωτογενή στοιχεία (σελ. 119): δεν είναι έτοιμα και δεν υπάρχουν καταχωρημένα σε κάποια Βάση Δεδομένων· πρέπει να συγκεντρωθούν για πρώτη φορά από τον ενδιαφερόμενο. Παράδειγμα: μια δημοσκόπηση για τα βιβλία που διαβάζουν οι κάτοικοι μιας πόλης τη συγκεκριμένη περίοδο της έρευνας.
• Δευτερογενή στοιχεία: έχουν ήδη καταχωρηθεί στις Τράπεζες Πληροφοριών ή στις Βάσεις Δεδομένων — της ίδιας της επιχείρησης ή εξειδικευμένων δημόσιων/ιδιωτικών οργανισμών (Εθνική Στατιστική Υπηρεσία, Επιμελητήριο με πίνακες στοιχείων των μελών του, Ερευνητικό Κέντρο). Η αναζήτησή τους γίνεται συνήθως εύκολα και με χαμηλό κόστος.
• Οι διαφορές ως προς την πιστότητα των συμπερασμάτων: τα δευτερογενή δεν διαθέτουν την αμεσότητα, την επικαιρότητα και την αποκλειστικότητα χρήσης των πρωτογενών (σελ. 119). Δηλαδή: (1) αμεσότητα — τα πρωτογενή συλλέγονται ακριβώς για το ερώτημα της επιχείρησης (κατάλληλα για τη συγκεκριμένη χρήση), ενώ τα δευτερογενή συλλέχθηκαν για άλλο σκοπό και μπορεί να μην ταιριάζουν απόλυτα (διαφορετικός ορισμός, δείγμα, περιοχή)· (2) επικαιρότητα — τα πρωτογενή αποτυπώνουν τη σημερινή κατάσταση, ενώ τα δευτερογενή μπορεί να είναι παλιά, άρα τα συμπεράσματα να έχουν ξεπεραστεί· (3) αποκλειστικότητα — τα πρωτογενή τα έχει μόνο η επιχείρηση (ανταγωνιστικό πλεονέκτημα), τα δευτερογενή τα βλέπουν και οι ανταγωνιστές.
• Το αντιστάθμισμα: τα πρωτογενή κοστίζουν σε χρόνο και χρήμα· τα δευτερογενή είναι φθηνά και άμεσα διαθέσιμα. Στην πράξη η επιχείρηση ξεκινά από τα δευτερογενή και συλλέγει πρωτογενή όπου η πιστότητα το απαιτεί.

Σύνοψη: (ενδεικτική) Πρωτογενή: νέα, για το δικό μας ερώτημα → αμεσότητα, επικαιρότητα, αποκλειστικότητα, άρα πιστότερα συμπεράσματα, αλλά ακριβά. Δευτερογενή: από βάσεις δεδομένων, φθηνά και εύκολα, αλλά συλλεγμένα για άλλο σκοπό, ίσως παλιά, διαθέσιμα σε όλους.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Οι τρεις διαφορές του βιβλίου (αμεσότητα, επικαιρότητα, αποκλειστικότητα) με εξήγηση πώς επηρεάζουν την πιστότητα.
• Ενδεικτική στην εξήγηση — το βιβλίο δίνει τους τρεις όρους χωρίς ανάλυση.

Ερώτηση 5 — Τι είναι το πληροφοριακό σύστημα

Ερώτηση: Τι είναι το πληροφοριακό σύστημα;

Απάντηση:

• Ορισμός (σελ. 119): Ως πληροφοριακό σύστημα αναφέρεται εκείνο το οποίο συνενώνει τους ανθρώπους, τον εξοπλισμό και τις διαδικασίες μιας επιχείρησης σε ένα «ενιαίο λειτουργικό σύστημα», το οποίο παράγει και διαχειρίζεται όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Η κατάλληλη αξιοποίηση των πληροφοριών αυτών επιτρέπει στη διοίκηση να λαμβάνει τις κατάλληλες αποφάσεις κάθε φορά.
• Το πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης περιλαμβάνει διάφορα υποσυστήματα για επιμέρους δραστηριότητες — παραγωγή, αποθήκευση, πωλήσεις, λογιστήριο κ.τ.λ.
• Το υλικό της πληροφορίας που προορίζεται για επεξεργασία: στοιχεία για τα τιμολόγια, τους πελάτες, τα είδη εμπορευμάτων, το προσωπικό κ.ά. — η επιχείρηση πρέπει να το επεξεργάζεται σωστά και έγκαιρα, για να διεκπεραιώνει τις καθημερινές της δραστηριότητες και να λαμβάνει σωστές αποφάσεις.
• Προσοχή: το πληροφοριακό σύστημα δεν είναι μόνο οι υπολογιστές — είναι άνθρωποι + εξοπλισμός + διαδικασίες.

Σύνοψη: (ενδεικτική) Σύστημα που συνενώνει ανθρώπους, εξοπλισμό και διαδικασίες σε ενιαίο λειτουργικό σύστημα, το οποίο παράγει και διαχειρίζεται τις απαραίτητες πληροφορίες για τις αποφάσεις της διοίκησης· με υποσυστήματα (παραγωγή, αποθήκευση, πωλήσεις, λογιστήριο).

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Ο ορισμός αυτολεξεί με τα τρία συστατικά (άνθρωποι, εξοπλισμός, διαδικασίες).

Ερώτηση 6 — Σε ποιους τομείς εφαρμόζονται οι «διαχειριστικές εφαρμογές»

Ερώτηση: Σε ποιους τομείς εφαρμόζονται οι «διαχειριστικές εφαρμογές»;

Απάντηση:

• Η εξέλιξη (σελ. 120): αρχικά η χρήση του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή εστιάστηκε στη μισθοδοσία του προσωπικού και στην παρακολούθηση των τραπεζικών λογαριασμών, των προμηθευτών κ.ά. Σήμερα γίνεται χρήση για το σύνολο σχεδόν των δραστηριοτήτων της επιχείρησης — Παραγωγή, Λογιστήριο, Αγορές, Πωλήσεις.
• Οι διαχειριστικές εφαρμογές που προέκυψαν αφορούν: τη Γενική Λογιστική, τα τιμολόγια και τις παραγγελίες πελατών, τον προγραμματισμό και τον έλεγχο της παραγωγής κ.τ.λ.
• Ευρύτερα, η χρήση Η/Υ και Πληροφοριακών Συστημάτων έχει επεκταθεί σε όλους σχεδόν τους τομείς δραστηριότητας: αυτοματοποίηση της παραγωγής, επικοινωνίες μεταξύ επιχειρήσεων και οργανισμών με ειδικά δίκτυα, χρήση του διαδικτύου σε παγκόσμιο επίπεδο. Αυτά διαφοροποιούν το περιεχόμενο των εργασιών και τη μορφή οργάνωσης — η προσαρμογή της επιχείρησης αποτελεί πλέον προϋπόθεση επιβίωσης και επιτυχούς ανάπτυξης.
• Σημείωση εποχής: το βιβλίο περιγράφει την κατάσταση γύρω στο 2000· σήμερα οι διαχειριστικές εφαρμογές έχουν ενοποιηθεί σε συστήματα ERP και επεκταθεί σε ηλεκτρονικό εμπόριο, διαχείριση πελατών κ.ά. — στις εξετάσεις απαντάμε όπως το βιβλίο.

Σύνοψη: (ενδεικτική) Γενική Λογιστική, τιμολόγια και παραγγελίες πελατών, προγραμματισμός και έλεγχος παραγωγής — και γενικά Παραγωγή, Λογιστήριο, Αγορές, Πωλήσεις (από τη μισθοδοσία αρχικά σε όλες τις δραστηριότητες).

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Να αναφερθεί η εξέλιξη (μισθοδοσία → όλες οι δραστηριότητες) και τα τέσσερα παραδείγματα εφαρμογών.