Λύσεις — Ενότητα 3.4: Η λειτουργία του Ελέγχου (σελ. 215) – ΑΡΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Γ΄ ΕΠΑΛ

Λύσεις — Ενότητα 3.4: Η λειτουργία του Ελέγχου (σελ. 215)

Λύσεις των 5 ερωτήσεων της ενότητας 3.4 (τρεις ανάπτυξης, μία Σωστό/Λάθος τεσσάρων προτάσεων, μία Ναι/Όχι δύο προτάσεων).

Ερώτηση 1 — Η έννοια του ελέγχου και η σπουδαιότητά του

Ερώτηση: Ποια είναι η έννοια του ελέγχου; Αιτιολογείστε τη σπουδαιότητά του.

Απάντηση:

• Ορισμός (σελ. 203): Ο Έλεγχος είναι η διαδικασία, τα συστήματα και τα μέσα με τα οποία μετρούμε τα αποτελέσματα σε σχέση με τα πρότυπα που έχουμε θέσει στα σχέδια δράσης και στα προγράμματα, καθώς και η διόρθωση των παρεκκλίσεων, ώστε να εξασφαλίζεται η επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών και στόχων της επιχείρησης. Είναι δηλαδή διαδικασία μέτρησης αλλά και παρέμβασης για διορθώσεις.
• Τι ελέγχεται: άνθρωποι, πρώτες ύλες, υλικά, ενδιάμεσα και τελικά προϊόντα, απόδοση κεφαλαίων, χώροι παραγωγής και αποθήκευσης, διαδικασίες, συστήματα εξυπηρέτησης πελάτη. Κάθε στέλεχος, σε όλα τα επίπεδα της πυραμίδας, οφείλει να μετρά την πραγματική απόδοση, να τη συγκρίνει με τα πρότυπα και να διορθώνει — οι τρεις λέξεις-κλειδιά: μέτρηση, σύγκριση, διόρθωση.
• Σπουδαιότητα (σελ. 204): (1) πολλοί επιστήμονες τον θεωρούν «ακρογωνιαίο λίθο της διοίκησης»: δίνει έννοια και περιεχόμενο σε όλες τις άλλες λειτουργίες, γιατί είναι το στάδιο όπου εξετάζεται η αποτελεσματικότητά τους και αν πραγματοποιήθηκε ό,τι προγραμματίστηκε — χωρίς έλεγχο ο προγραμματισμός μένει ευχή. (2) Ένας καλά οργανωμένος έλεγχος οδηγεί σε νέους στόχους, νέα προγράμματα και σχέδια δράσης, νέα πρότυπα, ικανότερα στελέχη, βελτίωση τεχνολογίας, ομάδες εργασίας — τροφοδοτεί τον επόμενο κύκλο (2.4: ο έλεγχος οδηγεί στην αναθεώρηση του προγραμματισμού). (3) Είναι κανονιστικός (επαναφέρει τη λειτουργία στον κανονικό ρυθμό) και δημιουργικός (προτρέπει σε εναλλακτικούς τρόπους δράσης, βελτίωση απόδοσης, περισσότερες πληροφορίες, καλύτερο έργο)· κατά περίπτωση κυρωτικός, αλλά πρέπει να είναι εποικοδομητικός.
• Οι ρήσεις του βιβλίου: Fayol — ο έλεγχος «υποδεικνύει τις αδυναμίες και τα σφάλματα, ώστε να διορθώνονται και να προλαμβάνεται η επανάληψή τους»· Goetz — «αναγκάζει τα γεγονότα να συμμορφώνονται με τα σχέδια».

Σύνοψη: (ενδεικτική) Έλεγχος = διαδικασία/συστήματα/μέσα μέτρησης των αποτελεσμάτων ως προς τα πρότυπα και διόρθωσης των παρεκκλίσεων (μέτρηση-σύγκριση-διόρθωση). Σπουδαιότητα: ακρογωνιαίος λίθος — δίνει περιεχόμενο σε όλες τις λειτουργίες, γεννά νέους στόχους/πρότυπα/στελέχη, είναι κανονιστικός και δημιουργικός.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Ορισμός αυτολεξεί + τουλάχιστον τρία επιχειρήματα σπουδαιότητας (ακρογωνιαίος λίθος, νέοι στόχοι, κανονιστικός/δημιουργικός).

Ερώτηση 2 — Οι αρχές ενός αποτελεσματικού ελέγχου

Ερώτηση: Ποιες είναι οι αρχές ενός αποτελεσματικού ελέγχου;

Απάντηση:

• Οι βασικές αρχές ενός αποτελεσματικού συστήματος ελέγχου είναι δέκα (σελ. 206-207):
• 1. Αρχή των κρίσιμων σημείων: συγκέντρωση στα πιο σημαντικά στοιχεία του συστήματος, που αποκαλύπτουν αμεσότερα και ευκολότερα τις αποκλίσεις από τους στόχους. 2. Αρχή της εξαίρεσης: ιδιαίτερη βαρύτητα στις εξαιρέσεις, δηλαδή στις αποκλίσεις, ανεξάρτητα από το μέγεθός τους — η πρώτη αρχή αφορά τους παράγοντες που οδηγούν σε αποκλίσεις, η δεύτερη το μέγεθος των αποκλίσεων.
• 3. Αρχή της ελαστικότητας ή ευκαμψίας: ο έλεγχος να προσαρμόζεται εύκολα σε κάθε μεταβολή των συνθηκών εργασίας. 4. Αρχή της οργανωτικής δομής: προσαρμοσμένος στη δομή, στα προγράμματα, στα σχέδια δράσης και στις θέσεις εργασίας — ο έλεγχος των πωλήσεων δεν εξυπηρετεί την παραγωγή ή την αποθήκη· ιδιαίτερα συστήματα για κάθε διαδικασία. 5. Αρχή της προσαρμογής στις ανάγκες των στελεχών: λογιστές → πίνακες, υπεύθυνοι πωλήσεων → διαγράμματα, οικονομικοί διευθυντές → χρηματοοικονομικοί δείκτες.
• 6. Αρχή της ευθύνης: σε κάθε σύστημα ελέγχου να φαίνεται ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη. 7. Αρχή του προληπτικού ελέγχου: δυνατότητα πρόβλεψης για την αποφυγή αποκλίσεων. 8. Αρχή της οικονομικότητας: τα οφέλη του ελέγχου να είναι περισσότερα από τις δαπάνες (τα πολυκαταστήματα εγκατέστησαν ηλεκτρονικά αντικλεπτικά όταν οι απώλειες ξεπέρασαν το κόστος τους).
• 9. Αρχή της αμεσότητας: άμεση επαφή μεταξύ ελεγκτών και ελεγχομένων. 10. Αρχή του σεβασμού στον ανθρώπινο παράγοντα: αποφυγή συγκρούσεων από αντίδραση προς τον έλεγχο — με κατάλληλες εξηγήσεις, περιγραφές, προδιαγραφές (πόσο δύσκολο είναι να επιβληθεί η απαγόρευση καπνίσματος όταν δεν γίνεται αποδεκτή).

Σύνοψη: (ενδεικτική) Δέκα αρχές: κρίσιμων σημείων, εξαίρεσης, ελαστικότητας, οργανωτικής δομής, προσαρμογής στις ανάγκες των στελεχών, ευθύνης, προληπτικού ελέγχου, οικονομικότητας, αμεσότητας, σεβασμού στον ανθρώπινο παράγοντα.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Και οι δέκα αρχές ονομαστικά με μια πρόταση· η διάκριση κρίσιμων σημείων/εξαίρεσης είναι συχνό θέμα.

Ερώτηση 3 — Τα είδη ελέγχου

Ερώτηση: Ποια είδη ελέγχου γνωρίζετε;

Απάντηση:

• Ο έλεγχος παίρνει διάφορες μορφές, ανάλογα με πέντε κριτήρια (σελ. 205-206):
• Ανάλογα με την προέλευση του φορέα: Εσωτερικός — από τους ανθρώπους ή τις μηχανές της ίδιας της επιχείρησης· Εξωτερικός — από εξωτερικούς συνεργάτες, άλλες εταιρίες, τρίτους.
• Ανάλογα με το εύρος των εργασιών: Γενικός — καλύπτει το σύνολο των εργασιών και διαδικασιών· Ειδικός — σε μία μόνο Διεύθυνση ή Τμήμα.
• Ανάλογα με τον χρόνο διάρκειας: Μόνιμος — συνεχώς, από τους προϊσταμένους διευθύνσεων/τμημάτων· Περιστασιακός — σε έκτακτες περιπτώσεις, από εσωτερικούς υπαλλήλους ή εξωτερικούς συνεργάτες.
• Ανάλογα με τον χρόνο έναρξης: Προγενέστερος ή Προληπτικός — πριν ξεκινήσει η δραστηριότητα· ελέγχονται οι πόροι (άνθρωποι, μηχανήματα, υλικά) πριν τη χρήση τους· «Αντιδραστικός» — κατά τη διάρκεια της παραγωγικής διαδικασίας, σε όλα τα ενδιάμεσα στάδια, για έγκαιρο εντοπισμό παρεκκλίσεων· «Μεταδραστικός» ή Κατασταλτικός — αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία· μέτρηση και αξιολόγηση αν το αποτέλεσμα συμφωνεί με τις προδιαγραφές.
• Ανάλογα με τον βαθμό αυτοματισμού: Κυβερνητικός — εσωτερικός, από το ίδιο το σύστημα, με μηχανισμό αυτορρύθμισης και αυτόματη διόρθωση (ο θερμοστάτης που σταματά τη μηχανή)· Μη κυβερνητικός — εξωτερικός, όχι αυτόματος, από τον υπεύθυνο ελέγχου ποιότητας.

Σύνοψη: (ενδεικτική) Εσωτερικός/εξωτερικός (φορέας), γενικός/ειδικός (εύρος), μόνιμος/περιστασιακός (διάρκεια), προληπτικός/«αντιδραστικός»/«μεταδραστικός»-κατασταλτικός (χρόνος έναρξης), κυβερνητικός/μη κυβερνητικός (αυτοματισμός).

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Πέντε κριτήρια με τις κατηγορίες τους και τον ορισμό καθεμιάς· το παράδειγμα του θερμοστάτη.

Ερώτηση 4 — Σωστό/Λάθος με αιτιολόγηση (τέσσερις προτάσεις)

Ερώτηση: Βάλτε σε κύκλο το γράμμα που αντιστοιχεί στις παρακάτω φράσεις (Σ για τη σωστή, Λ για τη λανθασμένη), αιτιολογώντας την απάντησή σας. ● Οι Προϋπολογισμοί εκφράζουν μόνο οικονομικά μεγέθη ● Ο επιχειρησιακός έλεγχος γίνεται από τους εσωτερικούς λογιστές της επιχείρησης ● Ο μη Κυβερνητικός Έλεγχος είναι εσωτερικός, γιατί γίνεται απευθείας από την ίδια τη μηχανή παραγωγής ● Ο «μεταδραστικός» έλεγχος καλείται και κατασταλτικός, γιατί πραγματοποιείται αφού ολοκληρωθεί η παραγωγική διαδικασία

Απάντηση:

• 1. ΛΑΘΟΣ. Οι προϋπολογισμοί εκφράζονται και σε μη οικονομικούς όρους (σελ. 210): εκτός από έσοδα, δαπάνες, ταμειακή κίνηση και ισολογισμό, υπάρχουν προϋπολογισμοί για τις ώρες απασχόλησης του εργατικού δυναμικού, τις ώρες λειτουργίας των μηχανημάτων, την κατανομή του χώρου, τον επανασχεδιασμό της παραγωγικής διαδικασίας.
• 2. ΛΑΘΟΣ. Ο επιχειρησιακός έλεγχος «γίνεται από ελεγκτικές εταιρίες» και οι μεγάλες επιχειρήσεις δημοσιεύουν «το πιστοποιητικό ελέγχου των ορκωτών λογιστών» (σελ. 212) — δηλαδή από εξωτερικούς, ανεξάρτητους ελεγκτές, όχι από τους εσωτερικούς λογιστές. (Το βιβλίο τον ονομάζει «εσωτερικό έλεγχο» με την έννοια ότι ελέγχει τα εσωτερικά της επιχείρησης, αλλά ο φορέας είναι εξωτερικός.)
• 3. ΛΑΘΟΣ. Η περιγραφή αντιστοιχεί στον κυβερνητικό έλεγχο, που «γίνεται από το ίδιο το σύστημα» με αυτορρύθμιση (θερμοστάτης). Ο μη κυβερνητικός έλεγχος είναι εξωτερικός, «γιατί δεν γίνεται αυτόματα από την ίδια τη μηχανή κατά τη διάρκεια της παραγωγής, αλλά από τον υπεύθυνο ελέγχου ποιότητας» (σελ. 206). Η πρόταση αντιστρέφει τους όρους.
• 4. ΣΩΣΤΟ. «Ο “Μεταδραστικός” ή Κατασταλτικός Έλεγχος πραγματοποιείται αφού ολοκληρωθεί η παραγωγική διαδικασία και γενικότερα οποιαδήποτε δράση. Στην ουσία, με τον έλεγχο αυτό μετρούμε και κατόπιν αξιολογούμε κατά πόσο το αποτέλεσμα συμφωνεί με τις προδιαγραφές» (σελ. 205).

Σύνοψη: 1: Λάθος (και μη οικονομικοί προϋπολογισμοί: ώρες εργασίας, μηχανών, χώρος) · 2: Λάθος (ελεγκτικές εταιρίες, ορκωτοί λογιστές) · 3: Λάθος (αυτό είναι ο κυβερνητικός· ο μη κυβερνητικός είναι εξωτερικός, από τον υπεύθυνο ποιότητας) · 4: Σωστό.

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Κάθε αιτιολόγηση με τη σωστή διατύπωση από το βιβλίο· στην 3η να δηλωθεί η αντιστροφή των όρων.

Ερώτηση 5 — Ναι/Όχι (δύο προτάσεις)

Ερώτηση: Σημειώσατε με X τη σωστή απάντηση στις παρακάτω ερωτήσεις: ● Ο έλεγχος συνδέεται άμεσα με τον προγραμματισμό, γιατί με αυτόν εξετάζουμε το βαθμό υλοποίησης των προγραμμάτων. Ναι / Όχι ● Η ανάλυση των αποκλίσεων, ως βήμα των συστημάτων ελέγχου, έπεται της μέτρησης και αξιολόγησης των αποτελεσμάτων. Ναι / Όχι

Απάντηση:

• 1. ΝΑΙ. Ο έλεγχος «αποτελεί το στάδιο κατά το οποίο εξετάζεται η αποτελεσματικότητα όλων των λειτουργιών, και κυρίως κατά πόσο πραγματοποιήθηκαν όλα αυτά που προγραμματίστηκαν» (σελ. 204)· τα πρότυπα με τα οποία συγκρίνουμε προέρχονται από «τα σχέδια δράσης και τα προγράμματα» (ορισμός, σελ. 203)· και η φάση 6 του προγραμματισμού είναι η αξιολόγηση (σελ. 140), ενώ ο έλεγχος «οδηγεί στην αναθεώρηση ή μη του προγραμματισμού» (σελ. 80). Προγραμματισμός και έλεγχος είναι η αρχή και το τέλος του ίδιου κύκλου.
• 2. ΝΑΙ. Στα πέντε βήματα (σελ. 207-208) η σειρά είναι: (1) καθορισμός προτύπων → (2) μέτρηση και αξιολόγηση → (3) σύγκριση με τα πρότυπα → (4) ανάλυση αποκλίσεων και εντοπισμός αιτίων → (5) ενίσχυση/διόρθωση. Η ανάλυση αποκλίσεων είναι το τέταρτο βήμα, άρα έπεται της μέτρησης (δεύτερο) — λογικά, δεν μπορούμε να αναλύσουμε αποκλίσεις πριν μετρήσουμε και συγκρίνουμε.

Σύνοψη: 1: Ναι (ο έλεγχος εξετάζει αν υλοποιήθηκε ό,τι προγραμματίστηκε — ίδιος κύκλος) · 2: Ναι (ανάλυση αποκλίσεων = 4ο βήμα, μετά τη μέτρηση = 2ο και τη σύγκριση = 3ο).

Κριτήρια αξιολόγησης:

• Στη 2η απάντηση να αναφερθεί η πλήρης σειρά των πέντε βημάτων.